ActaLibra Adaptations annuelles
Géré par SDP ActaLibra Team Dernière modification le 29 décembre 2021	version néerlandais Ce document vous aide à faire les adaptations annuelles nécessaires. Ces adaptations concernent les numéros d’ordre à utiliser à partir du 1er janvier 2022 Plus loin dans ce document : · Adaptations dans le module Étude · Adaptations dans le module Compta · Modifications de tarifs pour calcul de frais d’acte
ActaLibra Étude Gestion de dossiers	La numérotation
	Un nombre de numéros d’ordre (code de dossier, n° de répertoire, n° de pièces comptables dans divers journaux, ...) sont composés d’un numéro annuel + un numéro d’ordre dans l’année MODIFICATION AUTOMATIQUE Dans ActaLibra, certains numéros sont adaptés automatiquement vers le nouveau préfixe annuel. Notamment: · Les numéros de dossier · Tous les numéros de pièces comptables A MODIFIER MANUELLEMENT Avant de commencer à travailler dans la nouvelle année, vous devez encore adapter le numéro d’ordre pour les numéros de dossiers, numéros d’archive et numéros de répertoire (optionnel) Ouvrez Menuà Données de baseà Configuration à Gestion numéros d’ordre”. (Ce menu n’est accessible que pour les administrateurs (sa). Indiquez dans cette fenêtre le prochain numéro à utiliser. Action 1 : Numéro de dossier suivant Dans ActaLibra, il existe deux façons de numéroter les dossiers: 1. Code client + numéro de suivi Chaque numéro de dossier est automatiquement formaté sur la base du code personne et d'un numéro de série. Seulement si vous établissez un dossier séparé (ne partant pas d'un fichier personne), le numéro de dossier suivant doit être défini dans la fenêtre ci-dessus. 2. Numéro de l'année + numéro Dans ce cas, ActaLibra assure automatiquement la numérotation correcte des fichiers. Le premier dossier de 2022 sera automatiquement 20220001 ou 2220001. Certains bureaux utilisent un numéro de dossier continu (précédé ou non d’un préfixe d’année). Par exemple, 22100556 ... continue à 22200557. Avec cette méthode, ActaLibra ne proposera pas automatiquement le numéro souhaité pour le premier dossier de 2022, mais 2220001 ou 20220001. Vous pouvez ajuster cela à la main. Cela peut également être fait plus tard via le menu Extra -> "Changer le code du dossier". Dès que le premier dossier de 2022 existe et a reçu un numéro approprié, la numérotation se poursuit automatiquement. Attention : Ne changez pas la longueur de numérotation de code de dossier! Dans certaines études on utilise une numérotation de dossier qui continue sur plusieurs années, précédée par le préfixe de l’année. Dans ce cas, il suffit de modifier uniquement ce préfix annuel (221xxxxx devient 222xxxxx ; ou 2021xxxxx devient 2022xxxxx). Action 2 : le numéro d’archives suivant Si vous n’utilisez pas notre numéro d’archives, ou si vous utilisez un numéro sans préfix annuel, vous ne devez pas modifier le numéro d’ordre. Si non, procédez comme pour le numéro de dossier. Action 3 : le numéro de répertoire Si vous attribuez le numéro de répertoire manuellement, ou si le numéro de répertoire continue sur plusieurs années (sans préfix annuel), vous ne devez pas modifier le numéro d’ordre. Si non, procédez comme pour le numéro de dossier. Remarque: les utilisateurs du Répertoire électronique d’Actalibra ne doivent rien changer ici. Le répertoire électronique est configuré pour adapter la numérotation automatiquement pour les actes passés en 2021– ou bien, la numérotation continue, si c’est configuré ainsi.
ActaLibra Étude Système texte	Champ de fusion “A_ANNEE_EN_COURS’’ dans les modèles d’acte
	Si vos modèles d’actes contiennent le champ de fusion “A_ANNEE_EN_COURS”, la fusion remplit ici l’année. Par exemple L’an deux mille douze Pour une mention correcte de l’année en début d’acte (après la fusion) vous devez modifier le bloc de texte “A_JAARTAL” (que vous voyez en tant qu’A_ANNEE_EN_COURS). Module Étude à Menu (Ctrl+M) à Gestion des documents à Système de fusion à Blocs de texte. Positionnez le curseur dans le champ contenant le nom du bloc (Code-bloc unique) Démarrez la recherche (Ctrl+F ou ) et chercher dans le champ “code-bloc unique”, le bloc de texte commençant par “A_JAARTAL” (Si ce bloc de texte n’apparaît pas chez vous, il n’y a rien à modifier). Action 4 1. Adaptez dans le champ ‘Définition de bloc’ le texte concernant l’année en français et en néerlandais 2. Sauvegardez avec F9 ou ü.
ActaLibra Étude Gestion de dossiers	Encoder les jours fériés et les jours de congés
	Le planning dans ActaLibra tient compte des jours fériés et des jours de congés. Ainsi, lorsque le logiciel calcule une date (‘Au plus tôt le’ ou ‘Au plus tard le’), aucun jour de fête ou de congé ne sera proposé. Ces jours de congés sont à encoder chaque année. Pour 2022, les jours fériés officiels, le jour férié de votre région et deux jours CCT (convention collective de travail) ont été ajoutés via une mise à jour. Dans cette liste vous devez uniquement ajouter vos propres jours de congé (pour votre bureau ou vos employés) et / ou un troisième jour de congé CCT. Action 5 1. Ouvrez la fenêtre “Jours de fêtes et congés” (Menu explorateur à Données de base à Jours de fêtes et congés) dans le module Étude. 2. Tapez 2022 au lieu de 2021 dans le champ “Année” en cliquez la flèche verte 3. Encodez ici les jours de congés pour votre étude en 2022. Utilisez la touche F7 ou + pour ajouter ces jours de congé un par un. 4. Encodez la date et de la description et indiquez pour qui cette date est un jour de congé (un collaborateur en particulier ou toute l’étude). 5. Sauvegardez avec la touche F9 ou ü. 6. Répétez cette procédure pour chaque jour de congé que vous voulez encoder.
ActaLibra Compta	ActaLibra - COMPTA
ActaLibra Compta	Premier numéro de liste bancaire
	menu Données de baseà Comptabilité à Journaux Vous pouvez indiquer le numéro d’ordre de la dernière liste bancaire des journaux financiers pour lesquels vous utilisez ces listes bancaires. (onglet “Financier”). ATTENTION: · Si vous ne voyez pas de préfixe annuel (220…,221…) n’adaptez pas la numérotation! Action 6 1. Cliquez l’onglet ‘Financier’ pour chaque journal financier 2. Adapter la case “Dernière liste bancaire”, et sauvegarder avec F9 ou ü. - 221xxx à modifier vers 222000 (en cas d’utilisation de liste bancaire à 6 chiffres) - 221xxxx à modifier vers 2220000 (en cas d’utilisation de liste bancaire à 7 chiffres) - 2021xxxx à modifier vers 20220000 (en cas d’utilisation de liste bancaire à 6 chiffres) Remarquez le 0 (zéro) à la fin et non plus 1 3. Passez au journal financier suivant (avec F3/F4 ou les flèches noires), et reprenez la procédure 2.