ActaLibra Jaarlijkse aanpassingen
Beheerd door het SDP ActaLibra Team Laatst gewijzigd op 30-dec-2021	Franstalige versie Dit document helpt u op weg om op een correcte manier de jaarlijkse aanpassingen aan te brengen. U dient ervoor te zorgen dat enkele volgnummers die worden gehanteerd vanaf 1 januari 2022 het juiste jaarnummer bevatten. Verderop wordt uitgelegd op welke wijze u de volgnummering in ActaLibra moet aanpassen. Verder in dit document · Aanpassingen voor dossierbeheer · Aanpassingen voor de boekhouding · Tariefwijzigingen voor berekening van aktekosten
ActaLibra Dossierbeheer	Instellen van de volgnummers
	Vele volgnummers (zoals dossiernummers, het repertoriumnummer, boekstuknummers voor de verschillende dagboeken, ...) worden gevormd door een jaarnummer en een volgnummer binnen het jaar. AUTOMATISCH INGESTELD Een aantal van deze nummers worden AUTOMATISCH INGESTELD, nl. · Dossiernummers · Alle boekstuknummers in de boekhouding MANUEEL IN TE STELLEN Vooraleer u aan de slag gaat in het nieuwe jaar, moet u bepaalde volgnummering bijstellen. Open het venster “Basisgegevens à Instellingen à Volgnummers”. (U kunt dit enkel indien u als ActaLibra admin bent aangeduid). [i.v.m. repertoriumnummer : zie ook Handeling 3] Handeling 1 : Eerstvolgend dossiernummer In ActaLibra zijn er twee manieren om dossiers te nummeren : 1. Code van de cliënt + volgnummer Elk dossiernummer wordt automatisch opgemaakt op basis van (een deel van) de persoonscode, en een volgnummer. Enkel voor het geval u eens een los dossier opmaakt (niet vertrekkend van een cliëntfiche) dient het eerstvolgend dossiernummer in bovenstaand venster ingesteld te worden. 2. Jaarnummer + volgnummer In dit geval zorgt ActaLibra automatisch voor een correcte dossiernummering. Het eerste dossier van 2022 zal automatisch 20220001 of 2220001 zijn. Sommige kantoren hebben een algemeen doorlopend dossiernummer (al dan niet voorafgegaan door een jaarprefix), bv. 22100556… loopt verder door naar 22200557. Bij deze werkwijze zal ActaLibra u voor het eerste dossier van 2022 niet automatisch het gewenste nummer voorstellen, maar wordt 2220001 of 20220001 voorgesteld. Dat kan je met de hand aanpassen. Ook later kan dat nog via het menu Extra à “Dossiercode wijzigen”. Zodra het eerste dossier voor 2022 bestaat en een passend nummer heeft gekregen, verloopt de nummering verder automatisch. Handeling 2 : Eerstvolgend archiefnummer Indien u het archiefnummer momenteel niet gebruikt, of u gebruikt hiervoor een nummering zonder jaarnummer, moet u dit volgnummer niet aanpassen. Anders stelt u dat in via “Basisgegevens à Instellingen à Volgnummers”. Handeling 3 : Eerstvolgend repertoriumnummer Merk op dat kantoren die het ActaLibra Repertorium gebruiken, het repertoriumnummer hier NIET kunnen aanpassen aangezien dit automatisch gebeurt. Indien u de repertoriumnummers manueel bijhoudt, of doorlopende repertoriumnummers gebruikt (zonder jaarprefix) moet u dit volgnummer niet aanpassen. Anders volgt u dezelfde procedure als voor het dossiernummer.
ActaLibra Dossierbeheer	Tekstblok met jaartalvermelding “A_JAARTAL”
	Voor een correcte vermelding (door de Merge) van het jaartal bovenaan de aktes, moet u het tekstblok “A_JAARTAL” bijwerken. Module Studie à menu (Ctrl+M) à Documentenbeheer à Merge-Systeem àTekstblokken. Start de zoeker (Ctrl+F of ) en zoek, via het veld Tekstblok-naam -> begint met -> “A_JAARTAL” (Indien deze tekstblok bij u niet voorkomt, valt er niets aan te passen). Handeling 4 : Pas in de tekst (onder ‘Blokdefinitie’) het jaartal aan (Nederlands en Frans) en bewaar met F9 of ü
ActaLibra Dossierbeheer	Toevoegen van eigen verlofdagen
	De taakplanning in ActaLibra houdt rekening met feest –en verlofdagen. Zo zal het planningsysteem geen data voorstellen op deze dagen. Voor 2022 werden de officiële feestdagen al voorzien via een eerdere update. U dient enkel uw eigen verlofdagen (voor uw kantoor of medewerkers) en CAO verlofdagen in deze lijst toe te voegen. Handeling 5 : 1. Open het venster “Feestdagen en verlof” (module Studie à menu Basisgegevens à Feestdagen en verlof) in de module Studie. 2. Typ bovenaan 2022 in het veld “Jaar” en klik op de groene pijl. 3. Voeg de feestdagen en verlofdagen toe die specifiek zijn voor uw kantoor. Hierbij maakt u gebruik van de klassieke F7-toets. 4. Geef een “Datum” en “Omschrijving” en duidt in het veld “Gelukkige(n)” aan op wie de feest –of verlofdag van toepassing zal zijn (een individuele werknemer of het ganse kantoor) 5. Bewaar telkens met de toets F9 of de knop ü. 6. Herhaal deze werkwijze voor elke verlofdag.
ActaLibra Boekhouding	Eerstvolgende banklijst-nummers instellen
	menu Basisgegevens à Boekhouding à Dagboeken Van de financiële dagboeken waarvoor u gebruik maakt van banklijsten, kan u via onderstaand venster het volgnummer van de Laatste Banklijst instellen (tabblad “Financieel”). OPGELET: · Als u hier geen jaar-prefix hanteert (zoals 222… of 2022…) hanteert, past dan de nummering van banklijsten niet aan! Handeling 6 : 1. Open het venster “Dagboeken” in het menu Basisgegevens à Boekhouding 2. Voor elk financieel dagboek waarbij u ook met banklijsten werkt, klikt u het tabblad “Financieel” aan. Pas veld “Laatste Banklijst” aan, en bewaar met de toets F9 of de knop ü. - 221xxx verandert u in 222000 (indien u banklijstnummers van 6 cijfers hanteert) - 221xxxx verandert u in 2220000 (indien u banklijstnummers van 7 cijfers hanteert) - 2021xxxx verandert u in 20220000 (indien u banklijstnummers van 8 cijfers hanteert) Merk op dat hier een 0 (nul) achteraan staat; geen 1 (één) 3. Kies telkens een volgend dagboek (met behulp van F3/F4 of de knoppen “Vorige/Volgende”), en herneem vanaf stap 2.
ActaLibra Aktekosten	Tariefwijzigingen voor 2022
	Eventuele tariefwijzigingen, doorgaans de laatste dagen van het jaar gepubliceerd in het B.S., worden zodra we die kennen via een automatische update bij u aangepast. Dit zal zoals steeds verlopen via automatische updates.