ActaLibra Tolerantie betreffende de boeking van dossiergebonden kosten
Beheerd door het SDP ActaLibra Team Laatst gewijzigd 3 januari 2021	Franstalige versie Het totaal van de dossiergebonden kosten die aan de notaris zonder btw worden aangerekend en niet als inkomend factuur moeten worden geboekt, dienen echter wel één keer per jaar opgenomen worden in de btw-aangifte. In de BTW aangifte van de maand december of van het 4e kwartaal 2020 (aangifte in te dienen tegen 20 januari 2021) moeten de totaalbedragen worden opgenomen van alle kosten die niet onderworpen zijn aan BTW, doch die bij doorrekening aan de cliënt onder de belastbare basis vallen (zie ook bericht van 13/03/2012, ref 8330 op het e-notariaat). Het betreft de kosten van de hypothecaire staten en opzoekingen, OVAM/BIM, stedenbouw, kadaster, opzoekingen op de registratie en de kosten van de getuigen. De administratie is begin 2012 akkoord gegaan met het feit dat deze kosten niet moeten worden opgenomen in het boek voor inkomende facturen. De documenten mogen, afhankelijk van het geval, rechtstreeks betaald worden vanuit een kostenrekening, via de 4-klasse of in rekening van het lopende saldo bij de betreffende administratie gebracht worden. Op deze wijze werd vermeden dat deze documenten extra verwerkt moesten worden door de boekhouding. Voorwaarde van de tolerantie was wel dat de kosten opgenomen worden in het vak 82 “Bedrag van de inkomende handelingen rekening houdend met de ontvangen creditnota's en de andere verbeteringen”. De administratie eist dus dat de totaalbedragen van deze kosten één keer per jaar worden opgenomen, nl. in de btw-aangifte die betrekking heeft op de maand december of op het vierde kwartaal. Merk op : Het totaal bedrag te betalen of terug te vorderen BTW voor de maand december zal hierdoor geenszins beïnvloed worden. Deze kosten betreffen immers aankoopkosten waarop er geen Btw van toepassing is. Door deze handeling zal er nu wel aansluiting zijn tussen de 61-rekeningen (in de boekhouding) en het rooster “III inkomende handelingen” van de BTW aangifte. ActaLibra hulpmiddel Het ActaLibra team stelt u een Excel rekenblad ter beschikking waarmee u deze kosten uit uw ActaLibra boekhouding kan bekomen. Via dit document helpen we u op weg om hiervoor het nodige te installeren en te gebruiken. Verder in dit document : · Excel downloaden en uitpakken · Excel openen en gebruiken
ActaLibra Tools	1. Excel downloaden en uitpakken
	Wellicht hebt u dit bestand vroeger al gedownload, en is deze stap niet meer nodig. Kijk onder T:\STATS\ of u daar al het bestand AankoopTolerantie.xls ziet staan. Staat dat er niet, dan moet u hier toch eerst de download uitvoeren. Staat dat er wel, ga dan verder met Excel openen en gebruiken Dit moet slechts 1 x per kantoor worden uitgevoerd, en iedereen kan ondertussen in ActaLibra blijven werken. Klik bovenstaande knop, en kies ook ditmaal voor UITVOEREN. Nu opent het UNZIP venster. Kies voor UNZIP. Zodra dat lukte, ziet u onderstaande melding : Klik op Close, om het Unzip programma te sluiten. Het te gebruiken Excel bestand staat nu op zijn plaats, klaar voor gebruik.
ActaLibra Tools	2. Excel openen en gebruiken
	Open het zopas geïnstalleerde Excel bestand. In de voorgaande stap werd dat uitgepakt in de map T:\Stats, onder de bestandsnaam AankoopTolerantie.xls. Geef eerst aan dat de gegevensverbindingen in dit document wilt inschakelen (anders kan geen link worden gemaakt met uw ActaLibra boekhouding). Klik op de knop “inhoud inschakelen”. Bevestig onderstaande waarschuwing: Daarna gebruikt u de knop “Gegevens vernieuwen”. Dit zorgt ervoor dat een ActaLibra macro de gewenste gegevens uit uw boekhouding ophaalt, en in een voorgevormde draaitabel presenteert. Die kan er bv. als volgt uit zien : Filter hier (cel B8) op het juiste kalenderjaar (2020) In deze draaitabel vinden we : · de totalen van de geboekte bedragen · per 619-rekening (met uitzondering van de 619 rekening gebruikt voor DIVAK-boekingen) · per dagboek Rechts onderaan staat het eindtotaal. In principe mag u dat bedrag (in dit vb. € 13.892,11) manueel toevoegen in vak 82 van uw BTW-aangifte voor december. U kunt deze Excel best voorleggen aan uw accountant, en in samenspraak het nodige bedrag manueel aan vak 82 toevoegen. UITZONDERINGEN Om ervoor te zorgen dat er zeker geen boekingen dubbel zouden aangegeven worden, worden volgende boekingen uit deze Excel UITGESLOTEN: · Boekingen in dagboek “AKTE” (of “ACTE”), geboekt op een 619 rekening die geassocieerd is met een boekje (externe administraties) waarin de betalingen standaard met bijhorende aankoopfactuur worden geboekt (waar dus het vinkje AAN staat), worden NIET in deze Excel draaitabel opgenomen. Immers, voor deze kosten zijn de aankoopfacturen (normaal gezien) al geboekt, en moeten de kosten niet nogmaals in de BTW-aangifte(s) worden opgenomen. Voorbeeld: Voor betalingen aan KFBN (wanneer u de werkelijke kosten daarvoor opvolgt via onderstaand boekje) wordt standaard MET een aankoopfactuur gewerkt. Daarom wordt de hiermee geassocieerde 619-rekening, 619301, NIET opgenomen in de Excel-draaitabel. (opm. boekje en rekening kan bij u anders zijn) Tip Door in de Excel draaitabel te dubbelklikken op eender welk bedrag, krijgt u de details van de achterliggende boeking(en) te zien die tot dit cijfer hebben aanleiding gegeven. Die informatie wordt geopend in een extra rekenblad. Daarin vind je o.a. de kolommen dagboek, boekstuknummer, en boekstuklijnnummer. U kunt zo’n detail-blad, na consultatie, best terug schrappen. Dat doet u door op het tabblad (links onderaan het Excel-venster) met de rechter muisknop te klikken, en te kiezen voor “Verwijderen”.