Het vernieuwde documentenoverzicht

Het vernieuwde documentenoverzicht is momenteel actief bij enkele pilootkantoren en wordt na deze pilootfase stapsgewijs uitgerold naar alle kantoren.

Het Documentenoverzicht werd volledig onder handen genomen. Het is de volgende stap in de nieuwe generatie van ActaLibra (vNext).

Het Documentenoverzicht blijft de plaats waar alle documenten voor het dossier verzameld worden. Hier vind je dus de documenten die van op een taak worden gemaakt, nieuwe documenten die je vanuit dit overzicht maakt maar ook alle documenten die je aan het dossier toevoegt vanuit Outlook, vanuit het Scan & Document Center of andere externe bronnen, bv. documenten gedownload van een internetpagina. 

Eén van de grootste troeven van dit Documentoverzicht is dat je nu beschikt over een voorbeeldvenster dat toelaat om de documenten (van verschillende types: Word, Excel, e-mailberichten...) snel visueel te overlopen. 
Je kan ook de documenten bekijken die in de subdossiers zitten. 

Bovendien heb je de mogelijkheid om in dit zelfde venster de persoonsgebonden documenten van de partijen te bekijken. 

Je beschikt  over een snelle, efficiënte zoeker en kopieer- en plakmogelijkheden.

Je kunt nog steeds de sortering bepalen, de naam van een document wijzigen, één of meerdere documenten als bijlage toevoegen aan een e-mail en een document in een andere categorie zetten.

Onderstaande videotutorial legt de voornaamste functies uit zodat je snel vertrouwd raakt met dit vernieuwde Documentenoverzicht en de nieuwe mogelijkheden.  Onderaan in dit artikel vind je nog enkele bijzonderheden en extra tips.

Extra tips

Hieronder een aantal extra tips en gebruiksaanwijzigingen die niet alle in de videotutorial aan bod kwamen.
 

• Oude versie of nieuwe versie van de Documentviewer?  
  Bij een eerste keer aanklikken van het tabblad Documenten, krijg je de vraag of je het oude klassieke Documenten-overzicht wil gebruiken of de vNext Documentviewer. Deze vraag krijg je telkens opnieuw tenzij je de optie aanvinkt om de vraag in de toekomst niet meer te stellen.  Mocht je achteraf toch terug de vraag willen krijgen om de andere optie te kiezen, gebruik dan de sneltoets Ctrl+Shift+klik op het tabblad Documenten.
  

   

  
   

• Meerdere vensters
  Wanneer je in een ander dossier of fiche op het tabblad “Documenten” of tabblad “Docs” op een persoonsfiche klikt, zal het bestaande venster gebruikt worden om de documenten te tonen van dit andere dossier. Wil je echter een tweede venster openen om zo de documenten van verschillende dossiers naast elkaar te hebben, gebruik je CTRL–klik op de het tabblad Documenten voor het andere dossier dat je geopend hebt. 
  
  Onderaan op de taakbalk zie je voor elk extra geopend Documentviewer-venster een extra A-icoon. 
  
  
   

   

• Voorbeeldvenster 
  Om aan de rechterkant een voorbeeldweergave van elk document te kunnen weergeven - ongeacht het type document - wordt elk document tijdelijk naar PDF gerenderd. Voor omvangrijke documenten kan dit enkele seconden duren. In zo een geval, krijg je onderstaande melding. Bij eventuele weergaveproblemen kan je zelf met de knop bovenaan rechts de PDF-weergave opnieuw genereren.
  

• Vensterindeling

  Je kunt steeds de blauwe splitter in het midden naar links of naar rechts verschuiven om ofwel het linkerdeel breder te maken ofwel het rechterdeel met de voorbeeldweergave van het document. Zorg er echter voor dat je bovenaan steeds de actieknoppen blijft zien  om een nieuw document te maken, toe te voegen of de achterliggende Windowsmap te openen in de Windows Verkenner.
  
   
   

   

• Uitklappen/dichtvouwen: 
  Overzicht kwijt door de grote hoeveelheid documenten in het overzicht? Klik dan op de pijl links van een categorie om deze open te klappen of dicht te vouwen. Bovenaan in de lijst kan je de pijl links van het woord "Onderwerp" gebruiken om dit in één klik voor alle categorieën te doen. Net zoals vroeger zie je ook het aantal documenten per categorie.
  
   

  
   

• Filteren: bovenaan links kan je drie verschillende filters toepassen op de lijst van getoonde documenten:
  • Mijn documenten: met deze filter worden enkel de documenten getoond waar je zelf de auteur van bent.
    
  • Ontkoppelde documenten; zijn de documenten die in dit Documentoverzicht nog in de lijst staan maar niet (meer) aanwezig zijn in de achterliggende Windowsmap van het dossier omdat ze wellicht verplaatst, hernoemd of gewist zijn via  de Windowsverkenner. Dergelijke ontkoppelde documenten worden steeds doorstreept getoond in het Documentenoverzicht.
    
  • Geselecteerde documenten : dit zijn alle documenten die je hebt aangevinkt hebt om er een gezamenlijke actie op uit te voren via de actieknoppen bovenaan.
    
     

• Bewerken:
  Wanneer je een document aangeklikt hebt, krijg je via een klik op de 3 puntjes toegang tot een aantal bewerkingtools.
  
   

• Tools van de PDF viewer 
  Het voorbeeldvenster rechts toont een gegenereerde PDF-versie van het document. De ingebouwde PDF viewer beschikt zelf over een aantal eigen tools om annotaties te maken op het - tijdelijke - PDF-document. Indien je gebruik maakt van deze tools om aantekeningen te maken, worden deze wijzigingen NIET opgeslagen in het originele document. Wel kan het nuttig zijn om met de  + en - symbolen in of uit te zoomen, met het vergrootglas naar een bepaald woord te zoeken, of een afdruk te maken van de gegenereerde PDF met de eventuele aantekeningen.
  

• De kleur van de documentcategorieën
  In het nieuwe Documentenoverzicht hebben de documentcategorieën dezelfde kleur zoals oorspronkelijk ingesteld in ActaLibra voor het oude Documentenoverzicht.
  Indien je kleuren wilt wijzigen kan dit nog steeds in ActaLibra via Menu > Documentenbeheer > Documentcategorieën. 
  Opgelet!  De wijzigingen die je hier aanbrengt zijn geldig voor het ganse kantoor en voor alle bestaande en toekomstige dossiers. De kleur die je hier kiest voor een bepaalde documentcategorie, zal je dus ook in het nieuwe Documentoverzicht terugvinden. (Sluit eerst het openstaand Documentenoverzicht-venster). In onderstaand voorbeeld hebben we de categorie Afrekeningen een groene kleur gegeven.
  
   

   

• Eigenschappen van het document
  Via het potlood (links van de drie puntjes) kan je een aantal eigenschappen van het aangeklikte document bewerken.

  - In het veld Onderwerp kan je de benaming van het document aanpassen

  - In het veld Categorie kan je een andere categorie voor het document kiezen

  - Bij Naam kan je een naam typen om een correspondent in te schrijven. Als je begint te typen, krijg je meteen een lijstje resultaten om uit te kiezen, naast de gekozen naam, kan je nog wat extra informatie typen. Deze informatie is dan te zien in de kolom Correspondent van het Documentenoverzicht. Klik op Bewerken om te bewaren.
   

  

   

   

• Submappen voor documenten 
  Je kunt nog steeds in de Windowsmap van het dossier (te openen vanuit dit Documentenoverzicht (via de drie puntjes>Open in verkenner) zelf een submap aanmaken om hier enkele documenten in te bewaren. Geef deze Windowsmap een passende naam.

  Deze submap is dan eveneens te zien in het Documentenoverzicht (op voorwaarde dat ze documenten bevat).
  Gebruik de refresh-knop bovenaan om de documenten die je in de submap hebt geplaatst te zien verschijnen in het Documentenoverzicht. De zelf gegeven naam aan de submap zal je pas zien als je eerst even het Documentenoverzicht hebt gesloten.