In ActaLibra kan je bijhouden hoe lang je werkt aan een bepaald dossier. Per dossier krijg je dan een gedetailleerd overzicht van de gepresteerde uren. Dat overzicht kan je bijvoorbeeld voorleggen aan cliënten om te duiden hoe lang er in totaal aan het dossier gewerkt is. Die module noemen we “Tijdschrijven”.
De module werkt heel eenvoudig, met een minimum aan inspanning krijg je een maximum aan resultaat. Daarom kan je niet per dossier instellen of je de tijd ervan wil bijhouden: wie met het Tijdschrijven werkt, ziet permanent op het scherm van de Studie of Boekhouding welk dossier gechronometreerd wordt. Je kan dit Tijdschrijven wel op elk moment stoppen, en zelfs volledig uitschakelen per gebruiker.
De module Tijdschrijven is uitgewerkt rond volgende doelstellingen:
- Gemak: ActaLibra houdt automatisch de tijd van je prestaties bij: je moet (bijna) niets doen.
- Het is permanent zichtbaar welk dossier en welke activiteit ActaLibra chronometreert
- Beheersing: de gebruiker kan het dossier of de activiteit vastzetten (met een pinnetje)
- Controle: de gebruiker kan makkelijk de tijdschrijven-info aanpassen en aanvullen
- Nut: op het dossier venster is een extra tabblad “Chrono” voorzien, waarmee je een overzichtsvenster opent, waarop diverse selecties kunnen gebeuren. Deze informatie kan je ook opvragen in Excel.
Opmerking : het chrono-veld zie je enkel nadat de module Tijdschrijven werd geactiveerd
Dit zijn de uitgangspunten waarvan we zijn vertrokken:
- Wie wil Tijdschrijven moet ActaLibra Studie of Boekhouding openen op zijn/haar PC. Het Tijdschrijven gebeurt vanuit deze 2 modules, en niet vanuit Dataview, Word of Outlook.
- Als je begint te werken in een bepaald dossier: zet dit dossier open op je scherm.
- ActaLibra zal op elk moment slechts één activiteit per gebruiker chronometreren. Daarom moet elke gebruiker onder de eigen ActaLibra gebruikersnaam werken.
- Het programma verzamelt gebeurtenissen (events): (vb. gebruiker Karel opent het dossiervenster van dossier 2110302 op 17/2/2011 om 9:12:22) en stelt die events automatisch samen tot intervallen van tijdsbesteding: vb. “gebruiker Karel heeft in dossier X activiteit C gedaan van 09:12 tot 09:44”
De events worden gelogd tot op de seconde, terwijl de intervallen spreken over uren en minuten. Indien een interval minder dan een minuut duurt, wordt dit niet opgenomen in het dag-overzicht van de gebruiker. Elk event en elk interval van geregistreerde tijd verwijst steeds naar een dossier. - Als je tijd wil registreren die niet specifiek voor 1 klantdossier wordt gepresteerd, kan je werken met speciaal voor dat doel voorziene pseudo-dossiers. (bv. “Boekhouden”, “Archiveren”, “Post”, “Meeting” …)
- Als je pauzeert, hoef je het dossier of het programma niet te sluiten: je kunt de chrono stoppen met de STOPknop (vierkant blokje) rechts boven, en na de pauze terug starten.
- Wie met meerdere modules tegelijk werkt (Studie EN boekhouding), ziet bovenaan rechts in elk van deze programma’s het Chronopanel. Elk van deze programma’s kan Tijdschrijven-events registreren, maar er ontstaan nooit overlappingen in de automatisch bepaalde tijdsintervallen: de chrono loopt voor het laatst naar voren gehaald dossier. Wie wil, kan daarom de chrono uitschakelen in één van de open modules, via een optie in het Programmamenu.
- Afgesloten dossiers spelen geen rol: ze beïnvloeden de chrono niet, en worden ook niet meer opgenomen in de lijst van de laatst geopende dossiers.
- De gebruiker heeft de mogelijkheid om zijn eigen dagoverzicht aan te passen, waarbij achteraf zichtbaar is of een intervallijn er automatisch is gekomen, dan wel gewijzigd is, of manueel toegevoegd.
- Het programma probeert de events ook te stofferen met relevante gebeurtenissen: de creatie of het openen van een document in een dossier, of het starten of voltooien van een taak met ActaLibra. Deze handelingen komen ook in de events terecht.
- Voor elke gebruiker kan je een middagpauze instellen, per werkdag. Onderaan het beheer venster van de gebruikers is plaats voor 5 intervallen van – tot. De automatische aanmaak van tijdsintervallen houdt daar rekening mee. Indien de gebruiker in dossiers wat later in middagpauze gaat (of vroeger uit middagpauze) en nog in een dossier werkt in ActaLibra, wordt hier ook rekening mee gehouden. Je kan ook ZONDER ingestelde pauzes werken: gewoon het dossier sluiten of de chrono stoppen als men pauzeert.
