Veel gestelde vragen en plan van aanpak naar aanleiding van de hervorming hypotheekkantoren vanaf 1 november 2016

Ingediend door BertDP op ma, 05/12/2016 - 11:14

Wat verandert er aan de berekening van de kosten ?

Tot eind 2016 verandert er niets aan de berekening. Men spreekt niet meer van een loon, maar van een retributie.
[5 dec 2016] De vaste/forfaitaire retributie kan in ActaLibra nu al worden gehanteerd vanaf service pack 15.

Moeten we extra lopende rekeningen openen bij andere hypotheekkantoren ?

Heel wat andere hypotheekkantoren (kantoren waar u nu nog geen lopende rekening hebt) dringen aan om een lopende rekening te openen (en alvast 2500€ provisie te storten).
We raden u aan dit enkel te doen wanneer er doorgaans meer dan 20 stukken onderweg zijn naar/van dat hypotheekkantoor. Zijn er minder, dan is een aparte opvolging voor dat kantoor niet erg zinvol. U zal er enkel extra tijd insteken om periodiek (stand van) de lopende rekening na te zien.
Wilt u toch een extra lopende rekening openen, neem dan contact met de ActaLibra helpdesk (056 60 93 61 of actalibra@sdp.be). We voorzien dan voor u een extra HYP-Boekje.

Wat met uw huidige lopende rekening(en) ?

In principe hoeft u zelf in ActaLibra niets te doen. Uw HYP-boekjes blijven dezelfde en lopen gewoon door.
Echter bij het hypotheekkantoor zelf worden er intern nieuwe lopende rekeningen geopend. Nogmaals, dit heeft geen gevolg op uw eigen HYP-boekjes in ActaLibra.
Het hypotheekkantoor zal het saldo van de ene naar de andere interne rekening overdragen.

Hoe uw lopende rekening(en) controleren ?

Het hypotheekkantoor zal u (per e-mail) informeren over de toestand van de oude en de nieuwe lopende rekening.
Op de 'provisiebrief' zal u kunnen zien wat het werkelijk huidig saldo (aangeduid in rood op onderstaande afbeelding) is van uw lopende rekening op 31/10/2016, alsook de stukken die nog zullen verwerkt worden via uw oude lopende rekening (aangeduid in blauw op onderstaande afbeelding).

Daarnaast zal u ook een detail van beide lopende rekeningen ontvangen. Het eindsaldo van uw oude lopende rekening bedraagt de geschatte kost van uw stukken in verwerking (aangeduid in blauw op bovenstaande en onderstaande afbeelding).
Het verschil tussen uw werkelijk huidig saldo en het saldo van uw oude lopende rekening zal intern worden overgedragen naar uw nieuwe lopende rekening (aangeduid in oranje op onderstaande afbeelding).
Opgelet: Voor deze interne overboeking bij het hypotheekkantoor hoeft u in Acta Libra niets te doen!

Op het detail van uw nieuwe lopende rekening zal deze interne overboeking als volgt weergegeven worden:

Om uw toestand op 31/10/2016 na te kijken dient u beide provisierekeningen samen te tellen. In ons voorbeeld is dat de som van 467,83 en 3387,04.

Wat met staten en formaliteiten tijdens de overgangsperiode die toch moeten betaald worden na ontvangst ?

U schrijft de gegevens via het expeditieboek in (manueel voor staten of via feedback voor formaliteiten) en vervolgens klikt u op "werkelijke kosten", net zoals voorheen.
Vervolgens dient u in het boekingsvenster "Betaling ook boeken" zelf aan te vinken.

Betalingen aan hypotheekkantoren waar u een lopende rekening heeft

Dit verloopt vanuit ActaLibra net zoals voorheen.

Let op: wanneer u nu reeds provisies wil storten, zorg ervoor dat u het correcte bankrekeningnummer gebruikt. De software update zal deze voor elk hypotheekkantoor correct instellen.
U stort periodiek een bijkomende provisie via het betreffende HYP-boekje, optie 2.
Wanneer staten terugkomen, registreert u de gegevens met de hand in het expeditieboekje (datum, referentie en kost).
De opvolging van de formaliteiten verloopt via de feedback van eRegistration, waar u via de knop “Inschrijven” de gegevens automatisch kan overnemen in het expeditie-venster.
Telkens gebruikt u de knop “Werkelijke kost” om de verrekende retributie als werkelijke kost door te rekenen aan de cliënt.

Betalingen aan andere kantoren waar u geen lopende rekening heeft

Voor de andere hypotheekkantoren (kantoren waar u geen lopende rekening heeft) volgt u de onderstaande werkwijze voor
enerzijds hypotheekstaten, en
anderzijds de formaliteiten.

HYPOTHEEKSTATEN

Hierover kregen we van Dhr. Vanhoecke, Administrateur Rechtszekerheid van Patrimoniumdocumentatie FOD Financiën, de volgende toelichting :

Men dient in de overgangsperiode (1/11/16 – 1/1/17) niets op voorhand te storten voor een hypothecair certificaat. De betaling moet er zijn op datum van de aflevering door het hypotheekkantoor. Wanneer het certificaat is afgewerkt en bijgevolg de kost is gekend, en er wordt vastgesteld dat er geen provisie is, zal de precieze kost worden gevraagd en zijn er bijgevolg geen terugbetalingen.

Na 1 januari 2017 (als het wettelijk traject is doorlopen) is de forfaitaire kost wel op voorhand gekend, en kan er wel op voorhand overgeschreven worden.

Werkwijze in ActaLibra

Via de ActaLibra dossiertaken maak je een document aanvraag voor een hypothecaire staat, en stuur je die door naar het hypotheekkantoor
Opm.: Het eventueel hernemen van een vervallen hypotheekstaat moet gebeuren via de knop “Taak hernemen”.
Het hypotheekkantoor doet de opzoeking, waardoor men de te betalen retributie kent.
De retributie + referentie voor de opzoeking wordt aan het notariskantoor gemeld, maar voorlopig wordt de hypotheekstaat nog niet afgeleverd.
Vermeld de ontvangen gegevens (datum verwerkt + referentie + kostprijs) met de hand in het ActaLibra expeditieboek.

Klik daarna op de knop “Werkelijke kost”. Hiermee :
1. wordt de gevraagde retributie als werkelijke kost in het kostenblad ingeschreven,
2. en wordt een betalingsopdracht met deze referentie in een banklijst gezet.
Merk op : i.g.v. hypotheekstaten aan andere hypotheekkantoren wordt het vinkje “Betaling ook boeken” automatisch AAN gezet
Stuur de banklijst door via uw banksoftware.
Eenmaal het hypotheekkantoor de betaling (met referentie) heeft ontvangen, wordt de gevraagde hypotheekstaat afgeleverd.
Bij ontvangst van de hypotheekstaat moet je enkel nog de ontvangstdatum in het expeditieboekje inschrijven (dat kan eventueel ook direct vanuit de scan-module).

FORMALITEITEN

De retributies voor formaliteiten (inschrijving - overschrijving - doorhaling) door andere hypotheekkantoren (waar u geen lopende rekening heeft) moeten op voorhand overgeschreven worden.
naar andere hypotheekkantoren, met vermelding van het repertoriumnummer en de naam van het notariskantoor.

TOCH TWEE MANIEREN VAN WERKEN BIJ VREEMDE HYPOTHEEKKANTOREN

Volgens de algemene richtlijnen dient u kort na het verzenden van de stukken (via eRegistration) een voldoende bedrag over te schrijven naar het vreemde hypotheekkantoor.

In deze overgangsperiode (naar vaste retributies) blijken sommige hypotheekkantoren een à twee dagen na de verzending van de stukken via eRegistration toch de precies te betalen retributie mee te delen. Heb je te maken met zo'n hypotheekkantoor, dan kan je best wachten op die vraag tot betaling, en pas dan het juiste bedrag overschrijven. Dat kan je door in het ActaLibra venster "Betaling van de geselecteerde stukken"in de kolom "Nu betalen" het provisiebedrag met de hand aan te passen naar het effectief te betalen bedrag. [zie verderop]

Werkwijze in ActaLibra

Voor de voorafgaandelijke betaling aan andere hypotheekkantoren, volg je een gelijkaardige werkwijze zoals voor betalingen aan andere registratiekantoren.

De dossierbeheerder moet voor de hypothecaire formaliteiten uiteraard voldoende provisie in het AKB voorzien :
Dagelijks kan worden bekeken voor welke formaliteiten de voorziene provisie moet worden overgeschreven naar andere hypotheekkantoren.
Doe dit via het expeditieboek, met Selectie op type “Hypotheekkantoren”met status “Te betalen (à ANDERE RAA of HYP)”, gevolgd door Enter of de groene pijl.
Dit levert een overzicht van de formaliteiten bij andere hypotheekkantoren, waarvoor er een nog te betalen provisie (in AKB) is voorzien.
Vink aan welke formaliteiten je wilt betalen, en klik op de knop “Provisies betalen”
Nu krijg je de aangeduide stukken in een overzicht van betalingsopdrachten.

Wanneer het hypotheekkantoor u vooraf liet weten hoeveel de te betalen retributie is, kan je in onderstaand venster het bedrag in de kolom "Nu betalen" met de hand aanpassen naar het effectief te betalen bedrag. U zou hier bv. het bedrag 354,00€ kunnen veranderen naar 305,21€.

Kies onderaan via welke bank en banklijst je de betalingsopdrachten wilt doorgeven aan uw bank, en klik op de knop “Betalingen boeken”
Na deze operatie zie je rechts onderaan het expeditie-venster voor elke formaliteit welk bedrag is betaald.
Stuur de banklijst door naar de bank.
Voor formaliteiten wordt de feedback via eRegistration opgehaald.
Zoals voorheen gebruik je daar de knop “inschrijven”, waarmee je de ontvangen feedbackgegevens in het expeditieboekje overneemt.

Merk op dat de werkelijke kost (vb. 320€) normaal gezien lager zal zijn dan het eerder betaalde bedrag (354€).

Gebruik de knop “Werkelijke kost” om de exacte retributie te boeken.
Let op dat geen betaling meer wordt boekt (vinkje staat standaard AF, laat deze afgevinkt).

Heb je teveel betaald ?

In het ActaLibra expeditieboek zie je nu wanneer te veel hebt betaald.
Hierover kregen we ook nog volgende toelichting van Dhr. Vanhoecke, administrateur Rechtszekerheid Patrimoniumdocumentatie van FOD Financiën :

Indien er toch teveel is betaald, dan wordt dit overgeschreven op de rekening van de notaris waarmee is betaald, met vermelding van de akte.

Werkwijze in ActaLibra

[5 dec 2016: vanaf ActaLibra service pack 15 kan je de vorderingen correct boeken]

Om het terug te vorderen bedrag te boeken, ga je als volgt tewerk :

Klik op de “plus-min” knop om het verschil als vordering te boeken.

Je krijgt nu dit venster. Klik op “Vordering boeken” om de terugvordering te boeken.
Indien het terug te vorder bedrag niet klopt, kan je ook hier het correcte terug te vorderen verschil met de hand intypen (als negatief bedrag) in de kolom "Terugvorderen".

Wanneer het hypotheekkantoor het teveel betaalde bedrag (met referentie naar het repertoriumnummer) terugstort, volstaat het die vordering (fictieve cheque in RAA-IN) af te punten in uw financieel uittreksel.