ActaLibra Update 1 december 2017 - build 122

Ingediend door FilipVW op vr, 01/12/2017 - 12:58

Diverse aanpassingen

Langere email adressen

Sommige e-mailadressen kunnen nogal lang uitvallen. Daarom werd het e-mailadres op de ActaLibra persoonsfiche en de contactpersonen uitgebreid tot 60 tekens.

AKB

Op de hoofding van het AKB werden hoedanigheden van partijen soms niet correct weergegeven. Dat is nu verholpen.

Merge-modellen voor repertorium

Terwille van de recent toegevoegde akte-types en dossier(sub)soorten :

Verwerping nalatenschap.doc
Aanvaarding ovv boedelbeschrijving.doc
Déclaration acceptation succession sous bénéfice d'inventaire.doc
Déclaration renonciation succession.doc

werden er nu ook bijpassende merge-teksten voorzien voor het ActaLibra repertorium die u nu direct kunt gebruiken voor het automatisch opmaken van de repertoriumtekst (onder T:\Modellen\RepSDP\NL\MergeModellen\).

Voorbeeld:

Benaming van het kantoor

Met steeds grotere associaties komen ook steeds langere benamingen van een kantoor. Daarom is ook uw kantoorbenaming in ActaLibra van 40 naar 100 tekens verbreed.
Op diverse plaatsen in de software kan dan ook een eventueel langere benaming voluit worden gebruikt, zoals op bv. :

de kop (links boven de pagina) van diverse lijsten en rapporten
de kwartaalstaat

Bericht naar Dossier

Inkomende of uitgaande mail

Wanneer je vanuit je Verzonden berichten de optie Bericht naar Dossier gebruikt, moet ActaLibra voorstellen dat het om een uitgaande mail gaat. Dat gebeurt ook zo wanneer de verzender overeenstemt met jouw outlook profielnaam, zoals die is ingesteld in jouw ActaLibra gebruikersgegevens. Dat kon al eens fout gaan, omdat die profielnaam in Outlook soms erg lang is. Daarom werd dit gebruikerskenmerk in ActaLibra nu uitgebreid tot 80 tekens.

Wanneer je bij het overbrengen van een verzonden e-mail merkt dat ActaLibra dat niet als een uitgaande mail ziet (omdat je outlookprofiel niet wordt herkend), dan kan je dat als volgt snel verhelpen :

Klik linksonder de knop UIT, om aan te geven dat het een uitgaande mail betreft
Hierdoor verschijnt naast de naam van de verzender (Van) een knopje
Klik op het knopje om de aangegeven Verzender-naam in ActaLibra in te stellen als jouw Outlook-profielnaam
Klik OK om te bevestigen

Laatst gebruikte dossier

Bij het gebruik van Bericht naar Dossier wordt door ActaLibra steeds een dossier voorgesteld waarin e-mail en/of bijlagen geklasseerd mogen worden. Ofwel is dat het dossier waarnaar wordt gerefereerd in het onderwerp van de e-mail, ofwel is dat het dossier waarvan je de fiche laatst had geopend.

Wanneer je meerdere malen achtereenvolgens Bericht naar Dossier gebruikt, krijg je automatisch het zelfde dossier voorgesteld als hetgeen je net gebruikte bij de voorgaande e-mail.

Heb je tussendoor toch een ander dossier geopend, dan zal dat dossier worden voorgesteld, maar m.b.v. de knop Eerder dossier kan je alsnog het dossier waarop je de vorige e-mail klasseerde snel terugvinden.

aanpassing voor eRegistration

Fout hersteld

Onlang werden drie nieuwe akteypes toegevoegd : "Regelingsakte (in onverdeeldheid blijven)", "Ontbinding vereniging van mede-eigenaars" en "Vereffening vereniging van mede-eigenaars". Daarbij werden deze als een aktetype zonder goederen geclassificeerd, terwijl dat [immo] types moeten zijn. Hierdoor kon men fouten krijgen bij het uploaden van partijen naar het eDossier. Dat wordt in deze update aangepast.

Verwerking feedback hypotheken

Omdat feedback van hypotheekkantoren i.v.m. formaliteiten bijna altijd automatisch wordt ingeschreven (en niet meer met de hand wordt over getypt), wordt er bij input van een referentie van hypotheekkantoren geen gebruik meer gemaakt van een input-masker (automatisch streepjes zetten bij het typen). Dat gaf in sommige gevallen problemen en wordt daarom nu afgevoerd.

Ook wordt het relaas-type voor hypotheken nu iets duidelijker omschreven in onderstaande keuzelijst :

In het verleden kon het gebeuren dat bij het inschrijven van eRegistration feedback van een hypotheekkantoor, het relaastype daarna verkeerd werd geïnterpreteerd. Daarom wordt dit kenmerk in het expeditieboekje daar waar nodig (met terugwerkende kracht) gecorrigeerd op basis van alle eRegistration feedback.

Wanneer er voor één akte meerdere hypothecaire formaliteiten zijn gebeurd, worden die nu afzonderlijk, elk met hun individuele referentie en kost, vermeld in de automatisch opgemaakte tekst voor het afschrift. bv.

Opgelet :
Enkel wanneer de kosten ook in het expeditieboekje zijn ingeschreven, worden die als individuele kost voor elke formaliteit op het afschrift vermeld.
Vermeld je geen kost in het expeditieboekje, dan wordt in het afschrift bij elke formaliteit de gezamenlijke kost voor alle formaliteiten door een zelfde hypotheekkantoor vermeld, wat verkeerd kan geïnterpreteerd worden !

Verbeteringen in de module Boekhouding

Bankrekening aanduiden/instellen bij manele ingave van een uittreksel

Wanneer bij het bewaren van een verrichtingslijn (financieel uittreksel) geen bankrekeningnummer was gespecifieerd, werd een eventueel rekeningnummer dat vermeld werd in de toelichting automatisch als bankrekeningnummer van de tegenpartij overgenomen. Dat gebeurt nu niet meer. Bij manuele ingave moet het bankrekeningnummer van de tegenpartij nu met de hand worden gekozen worden uit de lijst van gekende rekeningnummers voor de betrokken persoon, of met de hand ingetypt worden. Desnoods staat er (Onbekend).

Net als de omschrijvingen kan nu ook het bankrekeningnummer van de tegenpartij ook na ventilatie van het een financieel uittreksel nog ingesteld of gewijzigd worden (ook bij rubriekuittreksels). Die wijzigingen zijn onmiddellijk zichtbaar op de cliënthistoriek.

Coda - verrichting toewijzen aan nieuwe cliënt

Bij het toewijzen van een Coda-verrichting aan een cliënt, lukte het niet om via de knop Nieuw een nieuwe persoon in ActaLibra toe te voegen.
Die mogelijkheid is nu toegevoegd.

Historiek cliënten - een reeks van cliënten

Soms wil je (op vraag van de externe accountant) een historiek van alle cliënten afdrukken (in PDF) voor het volledige of lopende boekjaar. Zo'n rapport kan gerust meer dan duizend pagina's beslaan, en dan lukt het niet meer zo'n rapport te genereren.

Om in zo'n geval alsnog alle gegevens te kunnen uitlijsten, is er een extra selectie voor dit rapport toegevoegd :

Rechts, naast de code (igv ALLE), kan je ook een bereik aangeven voor "Naam begint met".

Standaard staat er A-Z, wat alle namen selecteert.
Je kan ook (zoals in dit voorbeeld) kiezen voor A-M, wat alle clënten zal vermelden met een naam die begint met de letter A (of een cijfer of een speciaal teken zoals een weglatingsteken of een @) tot en met de letter M.
Met een eerste selectie op naam die begint met A-M, gevolgd door een tweede selectie op naam die begint met N-Z, heb je de volledige historiek voor alle cliënten.

Tip: gebruik in zo'n geval het vinkje "Dit selectievenster laten staat na afdruk van deze lijst" om na een eerste reeks-afdruk, niet alle andere selectieparameters ook opnieuw te moeten aanduiden.

Formulieren

Via de automatische update van 31/10 werden volgende modellen vernieuwd :

Goed voor volmacht.doc
Bon pour procuration.doc

Voorzieningen voor meerstandplaatsenkantoor (MSK)

Notarissen die een meerstandplaatsenkantoor (MSK) willen opzetten, kunnen daarbij rekenen op de diensten van SDP :

de IT-infrastructuur aanpassen voor gebruik vanuit meerdere kantoren (antennes)
overnemen van gegevens en documenten uit andere software-paketten
samenvoegen van de databanken (dossier, cliënten, ...) van de verschillende kantoren tot één centrale databank
heropstarten van een nieuwe boekhouding, overname van bepaalde gegevens (in overleg met de accountant)
aanpassen van tekstblokken voor briefmodellen, akten en het repertorium
begeleiden van de notarissen en medewerkers bij deze transformatie

Overweegt u de vorming van een MSK, neem dan tijdig contact met ons team (best een email sturen naar de helpdesk actalibra@sdp.be)

Met deze softwareupdate (build 122) kan ActaLibra ook overweg met een MSK opstelling waarbij er verschillende fiscale antennes zijn voor de betrokken notarissen.
Volgens de laatste berichten zou FODFIN tegen 1 januari 2018 alle akten in zo'n geval via eRegistration kunnen verwerken.