Persoonsfiches/dossiers samenvoegen of hernummeren

Indien er voor eenzelfde persoon of eenzelfde dossier meerdere fiches bestaan, kan je die samenvoegen. Het is ook mogelijk om een bestaande persoonsfiche of dossier een ander volgnummer te geven.

Dubbele persoonsfiches samenvoegen
Dubbele dossiers samenvoegen
De code van een persoonsfiche wijzigen
De code van een dossier wijzigen

Dubbele persoonsfiches samenvoegen

Wanneer er voor eenzelfde persoon meerdere persoonsfiches bestaan, kan je die best samenvoegen. Let wel, de persoonsfiche van een notaris voor zijn hoedanigheid als notaris (met code NOTxxxx) en zijn fiche als natuurlijk persoon (code Pxxxx) mag je niet versmelten. Om de fiches samen te voegen ga je naar Menu → Personenbeheer → Samenvoegen van personenfiches.

Om 2 fiches samen te voegen :

1. Zoek bovenaan links van dit venster met naar de persoonsfiche die de minste gegevens, of de meest foute gegevens bevat. Dit wordt immers de fiche die zal verwijderd worden.
2. Zoek bovenaan rechts van dit venster met naar de persoonsfiche die de meeste gegevens, of de minst foute gegevens bevat. Dit wordt immers de fiche die zal behouden blijven.
3. Met de knop  kan u eventueel de fiches omwisselen van plaats zodat links wel degelijk de fiche staat die zal verdwijnen en rechts de fiche die bewaard zal blijven.
4. Klik telkens op  om de info die op de fiche links staat over te zetten naar de fiche die rechts staat. Op die manier kan je toch info overnemen van de fiche die uiteindelijk zal verdwijnen.
5. Klik nu ook bovenaan op het tabblad ‘Not.Info’ of tabblad ‘Vennootschap’ om ook van die tabbladen eventueel info over te nemen uit de fiche die uiteindelijk zal verdwijnen.
6. De info op de tabbladen ‘Relaties’ en ‘Contacten’ en ‘Dossiers’ wordt allemaal behouden, zowel de info van de fiche links als de fiche rechts. Je zal dus bv. ALLE dossiers van beide fiches terugvinden in de uiteindelijk bewaarde fiche.
7. Klik op  om de fiches te versmelten.
   
8. Er verschijnt een venster waarin je Ja moet klikken om de versmelting te bevestigen.

_{naar boven}

Dubbele dossiers samenvoegen

Wanneer er voor eenzelfde dossier meerdere dossierfiches bestaan, kan je die best samenvoegen. De taken en de documenten van beide dossiers worden dan samengevoegd. Let wel, dit is slechts mogelijk onder bepaalde voorwaarden :

• Het fusiedossier mag niet afgesloten zijn. Heropen het afgesloten dossier dus eerst.
• Slechts 1 van beide dossiers mag goederen bevatten. Neem dus eventueel eerst de goederen over uit het dossier dat verdwijnt, in het dossier dat overblijft.
• Slechts 1 van beide dossiers mag aktekostenblad(en) hebben. Als beide dossiers een AKB hebben, moet je het AKB in een van beide wissen.
• Slechts 1 van beide dossiers mag expeditielijnen hebben die gekoppeld zijn aan taken. Verwijder dus indien nodig de expeditietaken in een van de dossiers.
• Slechts 1 van beide dossiers mag voorkomen in de boekhouding. Als beide voorkomen in de boekhouding is de samenvoeging niet mogelijk.

Om 2 dossiers samen te voegen :

1. Open de persoonsfiche van de persoon op wiens naam er dubbele dossiers gemaakt zijn en ga naar het tabblad Dossiers.
2. Hou de Ctrl-toets ingedrukt en klik op het dossier dat mag verdwijnen en vervolgens op het dossier dat moet overblijven.
3. Klik op .
4. Er verschijnt een venster waarin je Ja moet klikken om de versmelting te bevestigen.

_{naar boven}

De code van een persoonsfiche wijzigen

ActaLibra geeft zelf een volgnummer (code) aan iedere persoonsfiche die wordt aangemaakt. Indien nodig kan je deze code veranderen.

1. Open de persoonsfiche van de persoon (of de vennootschap) waarvan je de code wil veranderen en klik in het veld van de code.
   
2. Klik in het menu op Extra → Persooncode wijzigen.
   
3. Typ het nieuwe nummer in het veld Nieuwe code en klik op Wijzig Code.

Tip

Om te kijken welke het eerste vrije volgnummer is, ga je naar Menu → Basisgegevens → Instellingen→ Volgnummers. Indien je dat volgnummer toekent aan de fiche die je hernummert, vergeet dan hier niet het volgnummer met één te verhogen.

_{naar boven}

De code van een dossier wijzigen

ActaLibra geeft zelf een volgnummer (code) aan ieder dossier dat wordt aangemaakt. Indien nodig kan je deze code veranderen. Je kan dit doen bij opmaak van een dossier of achteraf, bv. nadat je van een hoofddossier een subdossier hebt gemaakt, door het te koppelen aan een ander hoofddossier.

Om de dossiercode te wijzigen bij opmaak van het dossier :

1. Ga naar de persoonfiche en klik Nieuw dossier om een dossier te maken.
2. In het venster Snelle creatie dossier kan je de voorgestelde dossiercode aanpassen.

Om de dossiercode te wijzigen nadat het dossier is opgemaakt :

1. Open het dossier waarvan je de code wil veranderen en klik in het veld van de code.
   
2. Klik in het menu op Extra → Dossiercode wijzigen.
   
3. Typ het nieuwe nummer in het veld Nieuwe code en klik op Wijzig Code.

Tip

Om te kijken welke het eerste vrije volgnummer is, ga je naar Menu → Basisgegevens → Instellingen→ Volgnummers. Indien je dat volgnummer toekent aan de fiche die je hernummert, vergeet dan hier niet het volgnummer met één te verhogen.

_{naar boven}