Bij aaanmaak van het dossier, zal je al een eerste opzoeking doen vanuit het tabblad Goed, namelijk de Consultimmo opzoeking die de gegevens uit het kadaster oppikt, zodat je deze onder het tabblad Goed kan overnemen.
Eens de gegevens van het perceel ingevuld, kan je ook een ActaMaps opzoeking doen. Deze opzoeking doe je dus niet vanuit de taaklijst maar van op het tabblad Goed. Andere opzoekingen zal je uitvoeren vanop de taakliijst. Dit kunnen opzoekingen zijn via een website, of aanvragen die je eventueel nog via een formulier doet. (zie verder Taken in een dossier)
ActaMaps is een softwaremodule van ActaLibra, waarmee je voor een goed of perceel gelegen in Vlaanderen, Brussel of Wallonië een uitgebreide set van kaarten + informatie kan opvragen via publieke webservices van verschillende overheden en agentschappen. Alle informatie wordt automatisch gebundeld en afgeleverd in één PDF document. Ook worden externe web-artikels (zoals bv. voor erfgoed) in aparte PDF-bijlagen toegevoegd. De rapporten kan je via "Bericht naar dossier" meteen in het dossier klasseren.
Opmerking:
Voor kantoren die intekenden voor de nieuwe ActaLibra gebruiks- en supportlicentie (prijs per akte) is deze opzoeking gratis
Andere kantoren die gebruik maken van deze service betalen per opgezocht goed. Voor elke opzoeking (per adres of CapaKey) via de ActaMaps service die een rapport oplevert, bedraagt het tarief per opzoeking 2,00€ (excl. BTW). Na elke maand wordt op basis van het gebruik een maandfactuur opgemaakt. Opzoekingen die geen rapport opleveren, worden niet aangerekend. Je kan ActaMaps eerst gratis proberen. De eerste 20 opzoekingen zijn kosteloos.
Het gebruik van ActaMaps valt binnen de gebruikslicentie voor ActaLibra webservices, en vereist enkel een eenmalige akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden van alle extern geraadpleegde diensten voor kaarten (WMS) en aanverwante informatie (WFS).
Lees hieronder verder hoe het werkt :
Een nieuwe opzoeking doen via ActaMaps
Het manueel bijeen zoeken, opslaan en afdrukken van de vele kaarten voor goederen en percelen is een tijdrovend werk voor elke dossierbeheerder. Via de module ActaMaps wordt dit werk grotendeels uit uw handen genomen.
Stap 1 : ActaMaps openen
- Klik onderaan het tabblad Goederen van de dossierfiche op de knop GEO.
- Wanneer het geselecteerde goed in Vlaanderen gelegen is, kom je via de GEO knop op onderstaand verster terecht :
- Kies optie 1 ActaMaps service en klik Volgende.
Opmerking : Via optie 2. kan je ook nog direct doorklikken naar het geoportaal van het overeenkomstig gewest.
Voor Vlaanderen is dat www.GeoPunt.be van informatie Vlaanderen.
Voor een goed gelegen in Wallonië is dat http://geoportail.wallonie.be/WalOnMap/
En voor een goed in het Brussels gewest, opent deze knop automatisch de geo.brussels website http://geonode.geobru.irisnet.be/nl/ (NL) of http://geonode.geobru.irisnet.be/fr/ (FR)
- Het venster ActaMaps opzoekingen opent.
Opmerking : Indien je dit voor de eerste maal doet, moet je eerst langs een eenmalige akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden van deze service. In onderstaande tip vind je hierover meer info.
Tip : Eenmalige akkoordverklaring
Bij een eerste gebruik van de module ActaMaps opent onderstaand venster.
Hier moet iemand met systeembeheerder-rechten in ActaLibra deze drie stappen doorlopen om de module te activeren:
- Klik op de hyperlink om de gebruiksvoorwaarden te openen en door te nemen.
- Vervolgens vink je aan dat je deze gebruiksvoorwaarden aanvaardt.
- Klik ten slotte op de knop ActaMaps module activeren om ermee van start te gaan en bevestig.
Stap 2 : De opzoeking voorbereiden
Nadat je ActaMaps geopend hebt, moet je kiezen voor welk goed/perceel je een ActaMaps opzoeking wilt aanvragen.
- Kies voor welke goederen/percelen je een opzoeking wil aanvragen
- voor één goed een ActaMaps opzoeking aanvragen
In de keuzelijst bovenaan kan je een van de goederen uit het dossier kiezen (standaard staat hier al het goed dat je in het dossiervenster had geselecteerd). Voor een gekozen goed wordt steeds getoond of er zal gezocht worden op CapaKey (= de samengestelde notatie van de kadaster-identificatie) of op adres.
De voorkeur gaat uit naar CapaKey. Als er in de goederenfiche enkel een adres staat, dan zal ActaMaps via het adres op zoek gaan naar het overeenkomstige kadasternummer. In de goederenfiche moet dan wel een correct adres (straatnaam én huisnummer én gemeente) ingevuld staan.
- voor een goed met meerdere percelen / kadasternummers een opzoeking voor één of alle percelen aanvragen
Wanneer voor het gekozen goed meerdere kadasternummers staan opgesomd in de fiche, dan krijg je ook bij CapaKey een keuzelijst waar je kan aangeven of je een ActaMaps opzoeking wilt voor elk van de percelen / kadasternummers, of voor enkel één van de percelen / kadasternummers.
- voor alle goederen in het dossier een ActaMaps opzoeking aanvragen
Zijn er meerdere goederen in het dossier, en wil je ineens voor alle goederen een ActaMaps opzoeking aanvragen, dan klik je op de knop "Alle x goederen en y percelen".
- Onderaan het selectievenster kan je aangeven naar welk e-mailadres je de resultaten van de ActaMaps opzoekingen wilt laten e-mailen. Standaard staat hier je eigen e-mailadres, maar je kan ook dat van een collega kiezen.
Ten slotte klik je op de knop Aanvragen.
Dit voegt de aangeduide goederen toe aan de lijst van aan te vragen goederen / percelen. Dat overzicht krijg je nu te zien op het tweede tabblad "vorige en lopende opzoekingen".
Stap 3 : De opzoeking versturen
Je opzoeking stuur je door vanaf het overzicht van aanvragen voor dit dossier. In dit overzicht zie je van elk geselecteerd goed of perceel in de eerste kolom de korte beschrijving en de ligging, in de tweede kolom de CapaKey, en in de derde kolom de status van de aanvraag.
- korte beschrijving en de ligging : Wanneer de eerste kolom met een grijze achtergrond wordt weergegeven, dan wil dat zeggen dat er een onvolledig adres (bv. geen huisnummer) staat in de goederenfiche. De ActaMaps service zal dus niet via het adres zal kunnen zoeken (mocht de CapaKey ontbreken of niet gekend zijn).
- CapaKey : Staat de CapaKey in de tweede kolom doorstreept in rode kleur, dan wil dat zeggen dat die door de externe webservice van Informatie Vlaanderen niet wordt herkend als een bestaand kadasternummer. In dat geval zal de ActaMaps service niet via de CapaKey kunnen zoeken, maar gebeurt de opzoeking op basis van het adres.
- status van de aanvraag : Telkens je na het versturen van je opzoeking nogmaals op Sync klikt, wordt de status van de online werkzaamheden in de derde kolom bijgewerkt. Zo zie je in dit voorbeeld dat al na een minuutje de eerste resultaten werden gemaild.
Initieel staan alle goederen / percelen als nog Aan te vragen, en kan je elkeen nog schrappen via de knop Schrap. Zodra een goed/perceel is doorgestuurd, kan het niet meer geschrapt worden. Om een opzoeking te versturen, klik je op de knop Sync. Alle "Aan te vragen" goederen / percelen worden nu verstuurd naar de ActaMaps service. Dat verloopt snel, en voor elke aanvraag krijg je links onderaan onmiddellijk te zien tegen wanneer je het resultaat in je mailbox mag verwachten. In dit voorbeeld zie je dat de service online gestart is met de eerste drie aanvragen, en dat je het resultaat van de eerste aanvraag in je mailbox mag verwachten tegen 16u18 25".
- Deze wachttijd wordt automatisch bepaald op basis van de actuele belasting van de webservice, en van de lengte van eventuele wachtrijen. Wachtrijen ontstaan wanneer er problemen zijn bij de achterliggende webservices van de verschillende agentschappen die instaan voor het aanleveren van alle nodige informatie. Je kan de status van alle ActaMaps gerelateerde services nagaan door te dubbelklikken op het SDP logo, rechts onderaan dit venster.
- Je hoeft dit venster uiteraard niet geopend te laten. De aanvragen worden verder online behandeld, en komen wel in je mailbox terecht.
Stap 4 : de ontvangen opzoeking klasseren in het dossier
Wanneer je een opzoeking ontvangt in je outlook inbox, volg je deze stappen om die te klasseren in je dossier :
- Selecteer of open de ActaMaps mail en klik op de knop Bericht naar Dossier.
- In het venster om de opzoeking in ActaLibra te bewaren klik je op Opslaan.
Voor e-mails van de ActaMaps service, wordt niet het e-mailbericht zelf maar wel de bijlagen opgeslagen in ActaLibra. Die bijlagen worden bovendien standaard geklasseerd in de categorie "Opzoekingen" (Dat kan je zo nodig aanpassen, zie verder Een documentcategorie instellen voor de ActaMaps bijlagen). Wanneer je dan via het venster ActaMaps terugkeert naar de TAB Vorige en lopende opzoekingen, staat daar aangegeven dat de PDF met het resultaat van de opzoeking is geklasseerd in het dossier. Een klik op de knop Document brengt je direct naar dat PDF-document in het dossier.
- Vanuit je ActaMaps rapport kan je klikken op het logo naast de getoonde kaart om direct het GEO-portaal in je browser openen op het overeenkomstige perceel.
Tip:
als je een opzoeking opnieuw wilt doen omdat deze geen resultaat heeft opgeleverd of om een oudere opzoeking opnieuw te doen, dan kan je Ctrl+klik gebruiken op de knop Aanvragen.
Een documentcategorie instellen voor de ActaMaps bijlagen
Wanneer je de bijlagen van een ActaMaps e-mail in ActaLibra klasseert met behulp van "Bericht naar Dossier", dan worden die standaard in de documentcategorie "Opzoekingen" ondergebracht. Indien je een andere standaard categorie wil instellen, ga je naar ActaLibra Studie -> menu Documentbeheer -> Document Categorieën. Plaats het patroon ActaMaps*.pdf; bij de categorie die je wenst te gebruiken voor deze bijlagen.
Instellingen voor ActaMaps
Via de knop Instellingen onderaan links kan je zelf instellen hoe je je kantoorgegevens wilt weergeven, en welke kaarten je wilt opnemen in de ActaMaps rapporten. Deze instellingen gelden voor alle aanvragen van het ganse kantoor, en niet voor één gebruiker of aanvraag.
Pas zo nodig bovenaan uw kantoorgegevens aan. In de PDF worden uw kantoorgegevens rechts bovenaan de eerste pagina vermeld :
- In de lijst van beschikbare datasets (kaarten + lagen + info) kan je met dubbel-klik (of spatie-balk) af- of aanvinken welke je voor jouw kantoor standaard in de PDF wilt opnemen. Klik op Instellen om de gewijzigde kenmerken te bewaren. Deze gewijzigde kenmerken worden al bij de eerstvolgende aanvraag gebruikt.
