Dans une fiche personne, vous saisissez toutes les données personnelles relatives à une personne ou une société qui est partie dans un dossier. Cette fiche personne est liée à un ou plusieurs dossiers. Les données saisies sont également utilisées plus tard, lors de la rédaction des documents. ActaLibra contient des fiches personne pour tous les notaires et les administrations telles que les bureaux d'enregistrement, conservations des hypothèques et les administrations communales. Ces fiches sont mises à jour par SDP, mais vous pouvez également les modifier vous-même.
1. Créer une nouvelle fiche personne manuellement
2. Créer ou mettre à jour une fiche personne via la lecture de carte d'identité
3. Créer ou mettre à jour une fiche personne via une recherche dans le registre national
4. Faire une recherche dans la BCE
5. Supprimer une fiche personne
1. Créer une nouvelle fiche personne manuellement
Si une personne ou une société n'a pas de fiche dans ActaLibra, créez une nouvelle fiche personne. Si un confrère ou une administration communale intervient dans un dossier en tant que client, vous ne pouvez pas utiliser leur fiche de notaire ou de commune (avec respectivement le code NOT et GB) mais vous devez créer une nouvelle fiche.
Pour créer une nouvelle fiche personne:
- Cliquez dans la barre des icônes sur
.
Ceci ouvre la dernière fiche qui a été consultée sur votre PC. - Cliquez dans la barre des boutons sur
.
Une fiche vide s'ouvre.
- Complétez tous les champs sous les différents onglets (Voir Consulter et saisir des données dans une fiche de personne) et cliquez dans la barre des boutons sur
pour sauvegarder la fiche.
Attention
Ne modifiez pas les champs d'une fiche existante afin de créer une nouvelle fiche, car ceci écrase les données de la fiche existante. Si vous avez modifié une fiche par erreur, annulez vos modifications en cliquant sur
. Cette action restaure les données originales, à condition que vos modifications n'étaient pas encore sauvegardées.
2. Créer ou mettre à jour une fiche personne via la lecture de carte d'identité
Vous pouvez créer ou mettre à jour une fiche personne en lisant la carte d'identité de la personne. Pour ce faire, un lecteur de carte doit être installé ainsi que le logiciel Belgian eID.
Pour créer ou mettre à jour la fiche :
- Introduisez la carte d'identité dans le lecteur.
- Dans la barre des icônes, cliquez sur
.
Une fenêtre s'ouvre.
- Vous voyez les données sur la puce de la carte à gauche. Si cette personne a déjà une fiche dans ActaLibra, vous voyez les données de la fiche à droite. Les champs indiqués en vert, sont les données qui seront reprises dans la fiche. Vous pouvez éventuellement cliquer vous même un champ de la fiche à droite qui ne doit pas être écrasé par les données sur la puce. Dans l'exemple ci-dessus, on a cliqué sur la ligne Né(e) le champ à droite pour conserver le pays de naissance (Thailande)
Cliquez Mettre à jour la fiche Pxxxx. - Si aucune fiche n'a été trouvée, cliquez le bouton Créer une nouvelle fiche.
Dès la lecture d'une carte d'identité, le logiciel sauvegarde automatiquement un fichier PDF des données de la carte sous l'onglet Documents de la fiche personne.
Si plusieures fiches avec le même nom et prénom existent, vous pouvez cliquer la flèche en haut à droite pour les résultats. En cas de doute vous pouvez taper un nom dans le champ de recherche pour trouver les fiches similaires.
3. Créer ou mettre à jour une fiche personne via une recherche dans le registre national
La recherche peut être démarrée via le bouton en bas à droite sur une fiche Personne. (Sur un fiche de type société, vous verrez un bouton ave le logo KBO pour la recherche BCE. Voir plus loin sous 4. Faire une recherche BCE.)
Si vous n’avez pas encore de fiche pour le client, vous pouvez utiliser l’icône dans la barre d’icône sous les Favoris.
Une troisième possibilité est d’utiliser le bouton Contrôle RN sous l’onglet Parties dans la fiche dossier.
Si vous avez lu la carte d’identité de votre client, vous pouvez facilement démarrer la recherche dans le RN à partir de la fiche. Cliquez le bouton en bas à droite sous l’onglet Général. Ceci ouvre la (nouvelle) fenêtre de recherche dans le registre national .
Etape 1: encoder les données pour la recherche dans le registre national
Commencez par taper votre référence sous Détails (champ obligatoire) :
Si un dossier existe déjà, vous pouvez taper une partie de la description du dossier, le nom du client par exemple, ou le code.
Dès que vous avez sélectionné le dossier, ce que vous avez tapé est transformé en référence pour cette recherche : [initiales]/[code dossier]. Si le dossier n’existe pas encore, vous pouvez taper du texte libre en guise de référence. P.ex. vos initiales + le nom du client.
En haut à droite dans la fenêtre vous voyez qu’il s’agit d’une recherche dans le registre national. Utilisez l'option via BCE pour faire une recherche dans la Banque centrale des entreprises (voir plus loin).
Sous Recherche 1 vous voyez que la recherche se fera sur base du n° national qui a été repris de la fiche personne.
Les deux autres options de recherche sont également disponibles: par nom et date de naissance ou par adresse.
Si vous ne partez pas d’une fiche personne mais vous démarrez la recherche à l’aide de l’icône en haut de l’écran ActaLibra, vous sélectionnez l’option voulue et vous encodez les données.
L’option par numéro national permet d'ailleurs d’encoder un numéro de registre national bis.
Cliquez Suite >
Etape 2 : le résultat de votre recherche
Vous voyez ici le résultat de votre recherche y compris les personnes apparentées dans une arborescence.
Cochez toutes les personnes dont vous voulez récupérer les données. Notez que chaque personne cochée est effectivement recherchée dans le registre national, même si vous ne reprenez pas ces données dans une fiche.
Cliquez Suite >.
Etape 3 : comparer et compléter les données dans la fiche ActaLibra
La troisième étape consiste à reprendre les données dans ActaLibra.
Compléter une fiche existante
À gauche vous voyez le nom des personnes recherchées. Cliquez le nom de la personne pour comparer avec les données existantes dans ActaLibra.
Dans l’exemple ci-dessus, la personne sélectionnée a déjà une fiche dans ActaLibra. La rue dans la fiche est différente du résultat dans le RN. Les données différentes sont indiquées en vert. Cliquez les données que vous voulez sauvegarder dans la fiche ActaLibra et cliquez ensuite Mettre à jour la fiche Pxxx
La mise à jour est confirmée.
Si vous voulez accéder à la fiche personne trouvée dans ActaLibra, cliquez le code P en haut à droite.
Ne cliquez pas encore le bouton Finaliser, puisqu'il y a encore les données de la partenaire (Jana Maes) à comparer.
Créer une nouvelle fiche
Si aucune personne n'est trouvée, vous pouvez créer une fiche.
Dans notre exemple ci-dessous, la partenaire est sélectionnée à gauche pour comparer avec les données existantes dans ActaLibra. Puisqu'aucune fiche n'a été trouvée, vous pouvez cliquer le bouton : Créer une nouvelle fiche.
La création de la fiche est confirmée.
Après avoir traité les données de toutes les personnes recherchées, vous pouvez maintenant cliquer le bouton Finaliser.
Dans la fenêtre finale vous pouvez ajouter la personne pour laquelle vous avez créé une fiche en tant que partie dans le dossier. Indiquez la qualité à utiliser.
4. Faire une recherche dans la BCE
Vous utilisez la même icône pour démarrer la recherche. P.ex., si la fiche n'existe pas encore dans ActaLibra, vous pouvez démarrer la rechercher à l'aide l'icône en haut de l'écran.
- Tapez une référence P.ex. vos initiales et le nom du client.
- Cliquez Ajouter une recherche. Cliquez Via BCE en haut à droite.
- Vous pouvez maintenant encoder le n° d'entreprise ou le nom et code postal pour chercher l'entreprise . Cliquez Suite. 
- Continuez la procédure comme pour les personnes physiques.
- Sélectionnez :
- Créez la fiche et Finalisez.
Astuces pour les recherches
Recherche dans le cadre d'une succession
Vous pouvez indiquer ici que vous faites la recherche dans le cadre d’une succession ce qui aura un impact sur le résultat de la recherche. 
Si vous avez sélectionné l’option de faire une recherche dans le cadre d’une succession (voir étape 1), vous verrez l'arbre généalogique qui peut contenir plus de personnes que la situation familiale. Le filtre à droite permet de n'afficher que les résultats uniques.
La nouvelle fenêtre de recherche permet maintenant de rechercher un numéro national bis.
Rapport en PDF de la recherche
Le document PDF de la recherche est généré automatiquement et enregistré automatiquement parmi les documents de la fiche personne. 
En fin de rapport vous trouvez les informations concernant la capacité juridique et si d'application, la n° d'entreprise d'une personne physique.
Vous pouvez d'ailleurs ouvrir le PDF enregistré dans ActaLibra, à partir de la fenêtre (du résultat) de la recherche:
Recherche dans un champ
La recherche dans le champ Détails (pour la référence de la recherche) est devenue très intuitive : pas besoin de taper un %. Tapez une partie du nom du client ou un code et ActaLibra affiche une liste de résultats. Cliquez un des résultats pour faire votre sélection.
Plusieurs fiches trouvées
Si plusieurs fiches similaires sont trouvés dans ActaLibra, vous pouvez cliquez "<" pour voir une liste et comparer avec chacune de ces fiches.
Résultat identique à la fiche dans ActaLibra
Si vous avez les noms de plusieurs personnes dans votre recherche, par exemple si vous lancez la recherche à partir de l'onglet "Parties" de la fiche Dossier - via le bouton Contrôler RN..., vous verrez d'un coup d'oeil si une ou plusieurs personnes ont déjà des données identiques dans leur fiche ActaLibra : ce sont les personnes avec une coche verte à côté de leur nom.
La coche verte signifie donc que les données dans la fiche sont identiques à la source authentique (le RN) et que vous n'avez plus à traiter/mettre à jour leur fiche. Un PDF de la recherche de ces personnes est en tout cas enregistré parmi les documents de leur fiche.
Bon à savoir
Si vous n’êtes pas encore connecté à eNotariat au moment de lancer la recherche depuis ActaLibra, le logiciel vous demande de vous authentifier. L'authentification peut se faire par carte ID ou par ItsMe).
La recherche dans le RN et la BCE se fait à l'aide d'une application web. Vous voyez apparaître une nouvelle icône en bas de votre écran. Chaque nouvelle recherche ouvrira une nouvelle fenêtre qui est à fermer quand vous n'en n'avez plus besoin.
5. Supprimer une fiche personne
Vous pouvez supprimer une fiche personne. Notez qu'il est impossible de récupérer une fiche supprimée.
Pour supprimer une fiche personne:
- Ouvrez la fiche personne (Voir Rechercher une fiche personne).
- Cliquez dans la barre des boutons sur
.
Ce message apparaît.
- Cliquez Oui pour confirmer la suppression.
