Compensatieboekingen zijn ofwel overboekingen tussen cliënt en dossier, tussen cliënten onderling of correctieboekingen van eerder gemaakte boekingen. Een compensatieboekstuk kan volgende boekingen bevatten:
- boekingen op cliënten
- boekingen op leveranciers
- afpuntingen van te ontvangen erelonen
- afpuntingen van leverancier of te betalen erelonen
- boekingen op algemene rekeningen
- afpuntingen van manuele overschrijvingen of cheques
- afpuntingen van uitgevoerde banklijsten
Een compensatiedagboek heeft dezelfde opties en hetzelfde boekingsgedrag als een financieel dagboek. Dit betekent dat ontvangsten positief worden ingegeven terwijl uitgaven vooraf gegaan worden door een min-teken. In tegenstelling tot een diversen dagboek zijn positieve bedragen hier credit-boekingen en negatieve bedragen hier debet-boekingen zoals dit ook het geval is bij alle financiële dagboeken.
Het doel van “Compensatieboekingen” is een bedrag te verplaatsen. Boekhoudkundig noemen we dit het overboeken (compenseren) van bedragen. Een compensatieboekstuk moet minstens 2 lijnen bevatten. Een compensatieboekstuk moet na het boeken van alle lijnen het saldo nul vertonen, m.a.w. alle geboekte bedragen moeten elkaar opheffen.
Als u met dossierboekhouding werkt zal u altijd “Compensatieboekingen” gebruiken voor boekingen op dossiers daar dit niet mogelijk is in een diversen dagboek.
Werkwijze boeken van compensatieboekingen
Overboeking tussen cliënt en dossier
U vergat een cheque af te punten
U vergat een aankoopfactuur af te punten
Werkwijze boeken van compensatieboekingen
- Voor het boeken van compensatieboekingen, gebruikt u Compensatieboekingen (menu Financieel) of kli op . Net zoals in andere boekingsvensters dient u eerst het gewenste dagboek te selecteren.
- Selecteer de lijn met het dagboek COMPEN en klik onderaan op de knop Boekingen (of dubbelklik op de lijn). Als u eerder al compensatieboekingen had geboekt in dit dagboek, krijgt u het laatste te zien. Zijn er nog geen geboekte compensatieboekingen, dan krijgt u een leeg venster te zien. Het boekingsvenster is opgedeeld in 2 delen, n.l. de hoofding en de detaillijnen van het compensatieboekstuk.
Compensatieboekstuk – hoofding
- Zorg ervoor dat de cursor in één van de twee velden (‘Stuknr’ of ‘Datum’) staat om een nieuw compensatieboekstuk toe te voegen, of om te navigeren of te zoeken naar een ander compensatieboekstuk.
- Gebruik de klassieke F7 of + button om een nieuw compensatieboekstuk toe te voegen. Het eerstvolgende stuknummer (Stuknr) wordt automatisch voorgesteld. Het boekstuknummer wordt automatisch toegekend.
- ls boekingsdatum geeft u de datum waarop u de compensatieboeking wenst uit te voeren.
- Bewaar de hoofding van het compensatieboekstuk met F9 en u komt op de detaillijnen terecht.
Compensatieboekstuk – detaillijnen
- Gebruik de klassieke F7 of + knop en het dialoogvenster “Creatie detail financieel uittreksel” wordt geopend.
- In dit venster dient u eerst aan te geven welk type boeking u wenst toe te voegen aan het compensatieboekstuk. De gewenste boeking kiezen kan het snelst door het nummer dat is onderstreept in te tikken, gevolgd door de Enter-toets. Uiteraard kunt u ook met de muis de gewenste optie aanklikken.
- Alle opties van 1 t.e.m. 6 kunnen geselecteerd worden, optie 7 ‘afpunten van een uitgevoerde banklijst kan enkel gebruikt worden bij “Boeken kas en bankuittreksels”. De verdere afhandeling van deze opties verloopt op de zelfde wijze als bij het boeken van bankuittreksels (zie handleiding Boekhouding “Boekingen kas en bankuittreksels”.)
Merk op: een compensatieboekstuk moet minstens 2 lijnen bevatten. Een compensatieboekstuk moet na het boeken van alle lijnen het saldo nul vertonen, m.a.w. alle geboekte bedragen moeten elkaar opheffen.
Bij het kopiëren van een lijn in een compensatieboekstuk wordt het bedrag van de gekopieerde lijn omgekeerd. Zo kan men gemakkelijk een overboeking van cliënt naar dossier invoeren. Na het aanklikken van de Kopie knop volstaat het een dossier aan te geven.
Specifieke voorbeelden:
Overboeking tussen cliënt en dossier
Dit is de meest gebruikte boeking als u met dossierboekhouding werkt. Na facturatie (onmiddellijk na het verlijden van de akte) van het AKB zal u het deel van de totale provisie, die ontvangen werd op de cliënt, overboeken (compenseren) naar het betreffende dossier. Een praktisch voorbeeld met volgende beginsituatie:
De aktekosten voor dossier 2130244 moeten we compenseren met een deel van de binnengekomen betaling. Dit bedrag komt overeen met effectieve provisie die we aan de cliënt hebben gevraagd (dus niet de werkelijke kosten). Hierbij gaat u als volgt tewerk:
- Maak een nieuw boekstuk in het dagboek “COMPEN” aan (menu Financieel --> Compensatieboekingen) met de klassieke F7 of + toets.
- Als datum geeft u de aktedatum in. Als deze boeking niet op dezelfde boekingsdatum als de aktedatum gebeurt, zorg er dan voor dat de boeking zeker binnen hetzelfde kwartaal gebeurt.
- Bewaar de hoofding van de compensatieboeking met de F9 toets.
- Voeg een eerste lijn toe via F7 of + en u selecteert de optie “1. Boeking op cliënt”.
- Vul de naam van de cliënt, het dossiernummer, het bedrag en de commentaar in en klik Voltooi (een lijst van dossiers voor de betreffende cliënt vind je terug door op ... te klikken in het veld “Dossier”).
- Via de knop “Kopie” maakt u een tweede lijn aan met dezelfde gegevens als de eerste lijn. Enkel het bedrag is automatisch veranderd van teken. Enkel het dossiernummer dient nu geschrapt te worden, zodat u een boeking doet op cliënt i.p.v. op dossier. Daarna klikt u op ‘Voltooi’. Nu is de compensatieboeking in evenwicht (saldo = 0,00) en kunt u dit boekstuk ventileren of een nieuwe lijn toevoegen om nog een compensatie te maken. We komen tot de volgende situatie:
Tip: Bij het invullen van de commentaar kan u gebruik maken van de standaardvermeldingen in ActaLibra (menu basisgegevens à boekhouding à standaardvermeldingen). Om de standaardvermelding op te roepen typ je ‘= + oproepcode’ + tabtoets. In dit voorbeeld ‘=CD’ wordt automatisch ‘Transfer cliënt – dossier’
U vergat een cheque af te punten
Een veel gemaakte fout is dat men naar oude gewoonte bij het boeken van een betaalde of geïnde cheque vergeet de cheque af te punten, en men rechtstreeks op een kostenrekening of rechtstreeks op een cliënt of leverancier boekt.
In dat geval blijft de cheque openstaan, en dient u dit op een later tijdstip (best op het moment dat u merkt dat deze fout zich heeft voorgedaan) op te lossen.
Hierbij gaat u als volgt tewerk:
- Maak een nieuw boekstuk in het dagboek “COMPEN” aan (menu Financieel --> Compensatieboekingen) met de klassieke F7 of + toets.
- Als datum geeft u de datum van de betaling/ontvangst op de bankrekening in tenzij deze datum in een reeds afgesloten periode valt. In dat geval neemt u als datum beter de eerste dag van de periode die u aan het controleren bent. Bewaar de hoofding van de compensatieboeking met de F9 toets.
- Als eerste lijn van dit compensatieboekstuk dient u de ‘vergeten’ cheque af te punten. Via F7 of + selecteert u optie “6. afpunting cheque”. Vul het bedrag van de cheque in bij Bedrag in EUR en klik Volgende. Selecteer de af te punten lijn door te dubbelklikken op het optievakje in de eerste kolom, of door de spatiebalk op uw toetsenbord te gebruiken en klik Voltooi.
- Als tweede lijn kiest u ofwel:
- optie “5. boeking op algemene rekening” indien u de betaling of inning eerder had geboekt op een kostenrekening (een R-lijn) en geef datzelfde rekeningnummer hier in. Het bedrag wordt automatisch voorgesteld. Specifieer in de omschrijving dat het een correctieboeking betreft, en klik Voltooi.
- optie “1. boeking op cliënt” indien u de betaling of inning eerder had geboekt op de cliënt (een K-lijn), en geef dezelfde cliënt hier in. Het bedrag wordt automatisch voorgesteld. Specifieer in de omschrijving dat het een correctieboeking betreft, en klik Voltooi.
- optie “4. afpunting van leverancier of te betalen erelonen” indien u de betaling eerder had geboekt op de leverancier (een L-lijn), en geef dezelfde leverancier hier in en klik Volgende. Selecteer de af te punten lijn door te dubbelklikken op het optievakje in de eerste kolom, of door de spatiebalk op uw toetsenbord te gebruiken en klik Voltooi.
Nu is de compensatieboeking in evenwicht (saldo = 0,00), en kunt u dit boekstuk ventileren.
U zal wellicht op deze fout botsen bij controle van de openstaande (niet-afgepunte) cheques.
U vergat een aankoopfactuur af te punten
Als u de betaling van een aankoopfactuur (via Boekingen kas en bankuittreksels (menu Financieel)) al had geboekt middels een rechtstreekse boeking op een algemene rekening (dus zonder de overeenstemmende factuur af te punten), moet dit best worden rechtgezet. Hierbij gaat u als volgt tewerk:
- Maak een nieuw boekstuk in het dagboek “COMPEN” aan (menu Financieel à Compensatieboekingen) met de klassieke F7 of + toets.
- Als datum geeft u de datum van betaling in tenzij deze datum in een reeds afgesloten periode valt. In dat geval neemt u als datum beter de eerste dag van de periode die u aan het controleren bent.
- Bewaar de hoofding van de compensatieboeking met de F9 toets.
- Als eerste lijn van dit compensatieboekstuk selecteert u via F7 of + optie “4. afpunting van leverancier of te betalen erelonen” Geef de naam van de leverancier in en klik Volgende.
- Selecteer de af te punten lijn door te dubbelklikken op het optievakje in de eerste kolom, of door de spatiebalk op uw toetsenbord te gebruiken, en klik Voltooi.
- Als tweede lijn kiest u optie “5. boeken op algemene rekening”.
- Selecteer de eerder gebruikte rekening. Het bedrag wordt automatisch voorgesteld.
- Specifieer in de omschrijving dat het een correctieboeking betreft, en klik Voltooi.
Nu is de compensatieboeking in evenwicht (saldo = 0,00), en kunt u dit boekstuk ventileren.
U zal wellicht op deze fout botsen bij controle van de openstaande leveranciers.
Merk op dat als een openstaande factuur en een openstaande betaling op de leverancier elkaar opheffen, u deze beide ook dient af te punten in een compensatieboekstuk.
