Hieronder beschrijven we de te volgen aanpak voor de e-registratie van een aantal aktetypes waarvoor de werkwijze afwijkt van de normale weg.
Aktetype Handlichting
In de eRegistratie applicatie moet je bij een Aktetype ‘Handlichting’ zelf het bevoegde hypotheekkantoor aangeven (via de aanduiding van een Antenne). Daarom is in ActaLibra een extra zone zichtbaar op het tabblad Akte wanneer je Aktetype ‘Handlichting’ is. Daar kies je links het Hypotheekkantoor (fiscale Antenne) waar de inschrijving gebeurde. Rechts vul je de hypotheekreferentie in van de te schrappen inschrijving.
Naast elke antenne wordt ook het nummer van het hypotheekkantoor weergegeven. Dit nummer vind je terug als de eerste 2 cijfers in de referentie die je moet aanvullen.
Goederensoort Handelsfonds
In de eRegistratie applicatie moet je bij ‘Informatie Akte’ aangeven of er een handelsfonds betrokken is in de akte en de postcode(s) invullen. Via die postcode(s) zal de FOD Financiën dan bepalen welk(e) hypotheekkantoor (of kantoren) bevoegd is (zijn).
In ActaLibra wordt automatisch gedetecteerd of er sprake is van een handelsfonds op basis van de aard van het goed of de goederen in het Akte Type. In de goederenfiche moet zo’n goed dus als soort “handelsfonds” aangeduid zijn.
Op het tabblad Aktetype wordt dit ook weergegeven.
Bij de upload wordt de optie Handelspanden automatisch aangevinkt en wordt automatisch de postcode van (elk) handelsfonds online toegevoegd.
Akten die nu niet in het Repertorium opgenomen zijn
Ook voor dossiers waar de akte niet in het repertorium moet komen maar nu wel geregistreerd moet worden, zoals de registratie van een testament, kan je een Akte voorbereiden.
Voor de registratie van een testament raden we de volgende werkwijze aan:
Indien er in ActaLibra een dossier bestond voor de opmaak van het testament (met repertoriumnummer), maak dan een subdossier aan van het type: Registratie testament. Maak voor dit subdossier een AKB aan van het type REGTEST.
Op deze dossierfiche mag in Rep niet aangevinkt staan.
In dit subdossier staat er in principe slechts één taak : Registratie testament.
Duid in dit dossier aan dat de akte 'verleden' is op de dag van vandaag (dus NIET de originele datum van de opmaak van het testament.) Hiermee komt de taak 'registratie testament' op Te verzenden te staan en wordt er een lijntje in het Expedtieboekje voorzien voor het Registratiekantoor.
Wanneer je nu het eDossier aanmaakt zal je bovenaan de datum verlijden moeten aanpassen naar de datum van het testament en kan je hier het oude repertorium van het testament ingeven.
Een pandwissel registeren
De registratie van een pandwissel (hypotheekruil) vereist een bijzondere aanpak. Er is hier namelijk sprake van 2 aktetypes in één akte: een inschrijving op een nieuw goed en een doorhaling van een oud goed. Zorg er steeds voor dat beide goederen in de dossierfiche opgenomen zijn zodat de correcte kantoren rechtszekerheid bepaald kunnen worden.
De 2 goederen hangen af van 2 verschillende Kantoren rechtszekerheid (hypotheekkantoren)
De 2 goederen hangen af van een zelfde Kantoor Rechtszekerheid (hypotheekkantoor)
Voor elk van deze gevallen is een andere aanpak nodig.
Wat heb je nodig in het ActaLibra Dossier voor beide gevallen?
-2 goederen (het oude en het nieuwe)
-2 partijen: de hypotheekstellers (of kredietnemers) en de schuldeiser (of kredietgever/bank)
-2 documenten: uitgifte van de akte pandwissel en het borderel
1. De 2 goederen hangen af van 2 verschillende Kantoren Rechtszekerheid.
Een concreet voorbeeld:
Het eerste (oude) goed waarvoor een doorhaling van de inschrijving nodig is, hangt af van de fiscale antenne Ieper, het tweede (nieuwe) goed, waarvoor een nieuwe inschrijving nodig is, hangt af van de fiscale antenne Mechelen.
In dit geval mag het kantoor van het eerste goed (Ieper) de doorhaling niet uitvoeren, vooraleer het kantoor van het tweede goed (Mechelen) ingeschreven heeft. In eRegistration zal er dus aanvankelijk een weigering komen van Kantoor rechtszekerheid Ieper voor de doorhaling.
Na de inschrijving van het nieuwe goed door Mechelen, moet de hypothecaire staat van de inschrijving naar Ieper gestuurd worden. Pas dan zal Ieper de doorhaling van het oude goed uitvoeren.
Voorbereiding van het eDossier in ActaLibra:
Onder het eerste tabblad eDossier – Goederen en partijen, zie je beide partijen en beide goederen.
Het tweede tabblad Details en rechten mag je overslaan.
Onder het derde tabblad Aktetype maak je nu 2 aktetypes aan:
Kies als eerste aktetype Pandwissel : vink enkel het (nieuwe) goed aan waarop de inschrijving wordt genomen. Kijk de hoedanigheid na van beide partijen : kredietnemers moeten voor dit aktetype aangeduid worden als hypotheekstellers en de bank/kredietgever als schuldeiser. 
- Maak nu een tweede aktetype aan. Plaats hiervoor de cursor in het Type en drukt de toets F7 . Kies nu als aktetype Handlichting - Doorhaling - Opheffing - notarieel getuigschrift (zonder verschijning van de schuldeiser). Voor dit aktetype duid je links het kantoor aan waar de doorhaling zal moet gebeuren en rechts typ je de referentie van de inschrijving die daar doorgehaald moet worden.
- Onder het tabblad Documenten, link je de 2 documenten: de uitgifte van de akte pandwissel en het borderel.
- Zet met behulp van de SyncAkte-knop de gegevens online.
Klik op de knop Open akte om naar de DossierManager te gaan om de registratie verder af te werken.
Afwerking in DossierManager
Na validering van partijen en de aktetypes zet je deze pandwissel klaar in eRegistration. Dit ziet er uit al volgt:
De formaliteiten worden automatisch aangegeven:
de uitgifte van de akte gaat naar Registratie en Hypotheek en het borderel gaat enkel naar Hypotheek
Na verzending verloopt de verdere procedure in eRegistration in 3 stappen:
- De doorhaling van het oude goed mag niet gebeuren vooraleer het dat nieuwe goed als hypothecaire garantie ingeschreven is. Daarom wordt de doorhaling in eerste instantie geweigerd (door Ieper)
2. Er moet nu afgewacht te worden tot de hypotheek (Mechelen) de inschrijving van het nieuwe goed aanvaard heeft.
Van zodra je beschikt over deze hypothecaire staat, moet je deze uploaden naar het bestaande eDossier met als documenttype “andere"
Bij het klaarzetten om opnieuw te verzenden, moet je onderstaand venster voor eRegistration aanpassen: duid aan dat het document 'van het type "Kopie stuk hypotheken" (het hypothecair getuigschrift van de inschrijving in Mechelen dat je hebt toegevoegd) naar Hypotheek moet. (In onderstaande oudere afbeelding nog aangeduid als" Andere")
De notaris moet opnieuw ondertekenen omwille van het nieuwe toegevoegde document. Er kan opnieuw verzonden worden. Nu het hypotheekkantoor van het eerste goed de garantie heeft dat een andere inschrijving genomen is, mag de doorhaling plaatsvinden en zal deze na enge tijd in de feedback verschijnen.
Verwerking van de feedback in het Expedtieboekje
De formaliteiten die via de feedback binnenkomen, worden ingeschreven op de voorziene expeditielijnen. Deze expeditielijnen worden door ActaLibra klaargezet op basis van de aanwezige taken in de takenlijst en de aanwezigheid van de beide goederen en het AKB.
We gaan er ervan uit dat de volgende taken aanwezig zijn in de takenlijst:
-Registratie uitgifte akte
-Uitgifte & borderel neerleggen op hypotheekkantoor
-Afschrift akte voor doorhaling neerleggen
Op basis van deze taken worden in het Expeditieboekje de volgende lijnen klaargezet, zodra men aanduidt dat de akte verleden is:
(1) Een [REG]-expeditelijn voor het bevoegde Kantoor Rechtszekerheid (registratie) voor de registratie van de pandwissel
(2) Een [HYP]-expeditielijn lijn voor de nieuwe inschrijving op basis van de aanwezigheid van het goed in Mechelen en de taak "Uitgifte en borderel neerleggen op hypotheekkantoor"
(3) Een [HYP]-expeditielijn lijn voor de doorhaling op basis van de aanwezigheid van het goed in Ieper en de taak "Afschrift akte voor doorhaling neerleggen"
(4) Een overbodige [HYP]-expeditielijn op basis van de aanwezigheid van het goed in Mechelen en de taak Afschrift akte voor doorhaling neerleggen
(5) Een overbodige [HYP]-expeditielijn op basis van de aanwezigheid van het goed in Ieper en de taak Uitgifte en borderel neerleggen op hypotheekkantoor
De 2 overbodige lijnen zijn automatisch gegenereerd volgens de logica voor andere aktetypes waarbij voor elke taak met HYP-opvolging via het Expeditieboekje een lijn wordt aangemaakt per bevoegd kantoor op basis van de ligging van de goederen. Het volstaat om op de overbodige lijnen de ontvangstdatum in te vullen (dubbelklik in het veld "Ontvangen op" voor de datum van vandaag) en eventueel voor de duidelijkheid in het Opmerkingenveld te typen : n.v.t. (niet van toepassing). Op deze manier zullen uiteindelijk alle expeditielijnen op ontvangen staan.
2. De 2 goederen hangen af van hetzelfde Kantoor Rechtszekerheid
Er bestaat in eRegistration in de DossierManager nog geen systeem om zo een geval (doorhaling en inschrijving op het zelfde kantoor) vlot af te handelen.
Voorlopig mag je alleen de inschrijving elektronisch verzenden. Nadien zal je voor de doorhaling de uitgifte van de akte nog steeds op papier moeten verzenden naar het hypotheekkantoor.
Voorbereiding van het ActaLibra eDossier
1 aktetype pandwissel kiezen en enkel het goed voor de inschrijving aangevinkt laten.
Het goed van de doorhaling is uiteraard in de goederenfiche van het dossier opgenomen om de akte te kunnen opmaken, maar moet niet meegestuurd worden naar eRegistration. Zorg er dus voor dat enkel het goed waar de inschrijving op genomen moet worden, aangevinkt is!
2 partijen (hoedanigheden): de hypotheeksteller(s) en de schuldeiser
2 documenten: uitgifte van de akte “pandwissel” en het borderel
Verwerking van de feedback in het Expedtieboekje
De akte doorhaling wordt in dit geval dus op papier neergelegd. Het certificaat van de doorhaling wordt per post aan het notariskantoor overgemaakt en de feedback van deze doorhaling moet manueel ingeschreven worden in het Expeditieboekje (tabblad Expeditie van de dossierfiche).
Uiteindelijk zal in de feedback de aanvaarding terechtkomen van het hypotheekkantoor Ieper (en dit zal ook binnenkomen in de feedback in ActaLibra).
