Dans ce chapitre nous expliquons la façon de procéder pour quelques cas particuliers
Plusieurs actions juridiques dans un même acte
Si votre acte contient plusieurs actions juridiques (par ex. Une donation et une vente dans le même acte), vous pouvez après avoir compléter les données pour la donation positionnez votre curseur dans la section types d'acte et cliquez sur 
Sélectionnez votre deuxème types d'acte (action juridique) et compléter. Vous pouvez passer de l'un à l'autre avec les flêches.
Type d'acte Mainlevée
Dans l’application en ligne eRegistration, vous devez vous-même indiquer le bureau des hypothèques compétent en cas de type d’Acte Mainlevée (via l’indication de l’antenne). C’est pourquoi nous avons prévu une zone supplémentaire dans ActaLibra, visible dès que vous sélectionnez Mainlevée comme Type d’Acte. Sélectionnez dans le menu déroulant l’Antenne et inscrivez la référence de l’inscription du bureau des hypothèques à supprimer.
Vous voyez dans le menu déroulant le numéro de bureau affiché à droite de l’antenne. C’est le numéro que vous trouvez au début de la référence de l’inscription.
Type de bien Fonds de commerce
Dans l’application eRegistration sous ‘Information Acte’ il faut indiquer si l’acte concerne un fonds de commerce. Cela se fait en cochant l’option et en saisissant le code postal. Ce code postal permet à SPF Finances de déterminer le bureau des hypothèques compétent.
ActaLibra détecte automatiquement pour vous s’il s’agit d’un fonds de commerce sur base du type de bien que vous avez encodé. Veillez donc à encodez “fonds de commerce” dans la fiche Bien du dossier.
Vous le voyez également sous l’onglet eDossier.
Lors de l’upload le code postal de (chaque) fonds de commerce est ajouté en ligne pour vous.
Actes ne figurant pas dans le répertoire
Pour les dossiers dont l’acte ne doit pas figurer dans le répertoire (l’enregistrement d’un testament par exemple), vous pouvez quand même préparer un eDossier dans ActaLibra. Dans un tel cas, vous inscrivez le n° de répertoire et la date de passation manuellement dans l’eDossier. Cette info est alors dissociée de l’info du dossier ActaLibra.
Comme montré dans l’exemple ci-dessus, il est conseillé de mentionner l’année avant le n° de répertoire pour les anciens actes.
L'enregistrement d'un transfert d'hypothèque
L'enregistrement d'un transfert d'hypothèques exige une approche un peu différente. Il s'agit de deux actions juridiques dans un seul acte, notamment une inscription sur un nouveau bien et une radiation de l'inscription sur un ancien bien.
Vérifiez si les deux biens se trouvent bien dans la fiche dossier. Ainsi ActaLibra peut correctement déterminer le(s) bureau(x) de Sécurité juridique compétents.
Il existe deux cas pour les transferts d'hypothèque :
- Les deux biens (l'ancien et le nouveau) dépéndent chacun d'un bureau de Sécurité jurique (hypothèques) différent.
- Les deux biens dépendent d'un seul bureau de Sécurité jurique (hypothèques)
Ces deux cas exigent une approche différente.
Que faut-il prévoir dans le dossier ActaLibra pour les deux cas?
-2 biens (l'ancien et le nouveau)
-2 parties: l'affectant (ou emprunteur/crédité) et le créancier (of prêteur/banque)
-2 documents: l'expédition de l'acte de transfert d'hypothèque et le bordereau
1. Les 2 biens dépendent de 2 bureaux de sécurité juridique différents.
Un exemple concret:
Le premier (ancien) se trouve à Arlon. Il y a lieu de faire une radiation de l'inscription de ce bien au Bureau de Sécurité juridique d'Arlon. Le deuxième (nouveau) bien est situé à Malines et doit être inscrit au Bureau de Sécurité juridique de Malines (Kantoor Rechstzekerheid Mechelen)
Dans un tel cas, le bureau de l'ancien bien - Arlon - ne peut pas effectuer la radiation avant l'inscription du nouveau bien à Malines. Vous allez donc recevoir - dans un premier temps - un refus pour la radiation du bureau d'Arlon.
Dès que l'inscription à Malines a été effectuée, Le bureau d'Arlon doit recevoir le certifcat de l'inscription à Malines. Vous devez donc envoyer ce certificat à Arlon - via un upload vers l'eDossier existant en ligne. Le bureau d'Arlon se chargera ensuite de la radiation de l'ancien bien.
Préparation dans l'eDossier ActaLibra
- Sous le premier onglet eDosier - Biens et parties, vous voyez les deux parties et les deux biens encodés dans la fiche dossier.
- Vous pouvez ignorer le deuxième onglet Détails et droits.
- Sous le troisième onglet Type d'Acte vous devez créer 2 types d'acte :
- Sélectionnez le type d'acte Transfert d'hypothèque :
- Seul le (nouveau) bien qui doit être inscrit à Malines peut être coché. Décochez le bien qui doit être radié à Arlon.
- Vérifiez la qualité des deux parties : le emprunteur = affectant et la banque=créancier.
- Créez maintenant un deuxième type d'acte.Placez votre curseur dans le champ type d'acte et appuyez la touche F7. Sélectionnez comme type d'acte: Mainlevée - Radiation - Suppression - certificat notarial (sans comparution du créancier). Pour ce type d'acte vous indiquez à gauche quel bureau doit effectuer la radiation et à droite la référence de l'inscription à radier.
- Sous l'onglet Documentes, vous liez 2 documents: l'expédition de l'acte de transfert d'hypothèque et le bordereau.
- Utilisez le bouton Syncacte pour mettre les données en ligne dans le DM.
- Cliquez Ouvrir acte pour accéder au DossierManager pour finaliser l'enregistrement.
Finaliser l'enregistrement dans le DossierManager
Après la validation des parties et des types d'actes, vous cliquez eRegistration. Vous voyez les données prêtes à signer et envoyer de la façon suivante:
Les formalités sont sélectionnées automatiquement :
L'expédition de l'acte est envoyée au bureau d'enregistrement et aux bureaux des hypothèques. Le bordereau est uniquement envoyé aux hypothèques
Après l'envoi, la procédure dans eRegistration se déroule en 3 étapes:
- La radiation de l'ancien bien ne peut pas encore être effectuée avant que le nouveau bien ait été inscrit. En conséquence, le bureau d'Arlon refuse,en première instance la radiation.
- Il faut attendre que le bureau de Malines ait accepté l'inscription du nouveau bien
Le notaire doit signer ce nouveau document et on peut envoyer. Le bureau qui doit radier a maintenant la garantie qu'une nouvelle inscription a été prise et peut radier. Après quelque temps vous verrez arriver cette radiation acceptée dans le feedback.
Traitement des formalités dans le Livre des Expéditions
Les formalités qui rentrent via le feedback, sont inscrites dans le Livre des Expédition. ActaLibra a préparé les lignes d'expéditions nécessaires sur base des tâches et des deux biens présents dans le dossier.
Les tâches suivantes sont nécessaires dans le dossier :
-Enregistrement expédition de l'acte
-Dépôt expédition et bordereau au bureau de l'hypothèque
-Copie de l'acte pour radiation
Sur base de ces tâches ActaLibra a créé les lignes d'expédition suivantes - dès que l'on a coché que l'acte était passé : (voir Onglet Expédition du dossier)
-Une ligne expédition [ENR] (Kortrijk 2 dans notre exemple) pour votre bureau de Sécurité juridique, compétent pour l'enregistrement de l'acte (1)
-Une ligne expédition [HYP] Kantoor Rechtzekerheid Mechelen pour la nouvelle inscription sur base du bien à Malines et la tâche "Dépôt expédition et bordereau au bureau de l'hypothèque" (2)
-Une ligne expédition [HYP] pour la radiation sur base du bien à Arlon et la tâche "Copie de l'acte pour radiation" (3)
-Une ligne d'expédition superflue [HYP] sur base du bien à Malines et la tâche "Copie de l'acte pour radiation" (4)
-Une ligne d'expédition superflue [HYP] sur base du bien à Arlon et la tâche "Dépôt expédition et bordereau au bureau de l'hypothèque" (5)
Les deux lignes superflues ont été générées selon la logique habituelle pour les autres types d'acte. Pour chaque tâche avec un suivi [HYP] dans le livre des Expéditions, ActaLibra crée une ligne par bureau compétent sur base des biens dans le dossier. Pour traiter ces lignes superflues, il suffit de faire une double-clic dans le champ "Reçu le" pour y inscrire la date d'aujourd'hui et mettre cette tâche à "Reçu". Vous pouvez optionellement inscrire N/A (non applicable) dans le champ bloc-notes pour ces deux lignes. Ainsi, toutes les lignes d'expédition seront "Reçues" dès que toutes les formalités ont été inscrites.
2. Les 2 biens dépendent du même Bureau de Sécurité Jurdique.
L'application DossierManager et eRegistration (et l'application utilisée par les bureaux de SJ) ne disposent pas encore d'un système nécessaire pour traiter tout le flux d'inscription et de radiation via voie électronique par un même bureau SJ.
Pour l'instant, seule l'inscription du nouveau bien peut être envoyée par eRegistration. Ensuite, une fois que l'inscription est prise, vous devez envoyer la demande de radiation, avec le certificat de l'inscription sur papier au bureau SJ.
Préparation dans l'eDossier ActaLibra
-1 seul type d'acte à indiquer: "transfert d'hypothèque" et seul le bien pour l'inscription peut être coché.
Le bien pour la radiation se trouvera bien sûr dans le dossier. Le gestionnaire du dossier a fait son project d'acte avec les 2 biens mentionnées. Mais ce (ancien) bien ne doit donc pas être coché pour envoi vers le DM/eRegistration. N'oubliez pas de le décocher!
-2 parties : l'affectant et le créancier
-2 documents : l'expédition de l'acte de transfert d'hypothèque et le bordereau
Traitement des formalités via le feedback dans le Livre des Expéditions
Les formalités de l'enregistrement et de l'inscription vont arriver par voie électronique (le feedback). La radiation doit être déposée sur papier. Le certificat de la radiation est ensuite envoyé par poste à l'étude et la formalité des cette radiation doit être notée manuellement dans le Livre des Expéditions (onglet Expédition du la fiche dossier).
