Via de module “Betalingen aan externe administraties” hebt u de mogelijkheid om uw lopende rekeningen (boni of mali) bij externe administraties boekhoudkundig op te volgen. U beslist zelf welke lopende rekeningen bij welke administraties u wilt opvolgen behalve voor de registratie, vlabel en hypotheken. Deze bent u verplicht op te volgen voor de kantoren waarbij u een lopende rekening (provisie) hebt.
De module “Betalingen aan externe administraties” laat toe om op snelle en eenvoudige wijze alle betalingsverkeer tussen het notariskantoor en een externe administratie (zoals bvb. Hypotheekkantoor, Registratiekantoor, OVAM, …) te registreren, en zo een zicht te houden op de stand van uw rekening (provisie) bij die administratie. Dit omvat:
- de provisionele stortingen aan deze administraties
- de verrekening van verschillende soorten aktekosten
Bij de registratie van provisionele stortingen kan deze betaling automatisch worden opgenomen in een nieuwe of bestaande banklijst (lijst van betalingsopdrachten die je d.m.v. een bestand kan importeren in het betalingsprogramma Isabel of KBC Online for Business), of wordt er automatisch een uitgeschreven cheque geboekt.
Bij de registratie (boeking) van een provisionele storting wordt er op een provisierekening geboekt (subklasse 416). De lopende rekening (provisie) bij die externe administratie verhoogt met het bedrag van de provisionele storting.
De te betalen rechten (provisie) worden ingeschreven op het aktekostenblad. Bij de doorboeking van het aktekostenblad (verlijden akte) of bij het inschrijven van een voorafgaandelijke kost (voor het verlijden van de akte) worden de te betalen rechten aan externe administraties op de schuldenrekeningen (subklasse 458) geboekt. Er ontstaat een schuld (te betalen) tegenover de externe administratie(s) die u opvolgt.
Bij verrekening van aktekosten (inschrijven werkelijke kost) worden de effectief aangerekende kosten verrekend. Automatisch worden de volgende twee bewerkingen uitgevoerd:
- De effectieve kosten worden ingeschreven in het betreffende aktekostenblad
- Er wordt een interne overboeking (dagboek DIVADM) van de schuldenrekening (subklasse 458) naar de provisierekening (subklasse 416) aangemaakt voor het werkelijk betaald bedrag, waardoor de schuld tegenover de administratie verdwijnt voor die akte en de lopende rekening wordt verminderd met hetzelfde bedrag.
Zodra een aktekostenblad bestaat is het mogelijk om via “Betalingen aan externe administraties” voorafgaandelijke kosten in te geven. Dit zijn kosten in een akte voorafgaand aan het verlijden van die akte door de notaris (bvb een hypothecaire staat, een kadastraal uittreksel…). U beslist zelf voor welke administraties u voorafgaandelijke kosten toelaat.
