Le module “Paiements aux administration externes” permet de faire un suivi en compta de vos comptes courants (boni ou mali) auprès des administrations externes (ex. Bureaux d’enregistrement, conservation des hypothèques…)
Vous décidez vous-même pour quelle administration vous voulez faire ce suivi, sauf en ce qui concerne l’enregistrement et les hypothèques. Là, vous êtes obligé de faire un suivi pour les bureaux où vous avez un compte courant (provision).
Le module “Paiements aux administration externes” permet d’enregistrer tout le trafic de paiements entre l’étude et le bureau d’enregistrement. Ainsi vous avez une idée de l’état de votre compte (provision) auprès de cette administration. Le module contient:
- Les versements de provision à ces administrations.
- Le traitement de plusieurs types de frais d’acte.
Lors de l’enregistrement de virements de provision, ce paiement peut être automatiquement repris dans une nouvelle liste bancaire ou une liste bancaire existante. Cette liste d’ordre de paiements peut alors être chargée sous forme de fichier électronique dans l’application Isabel ou CBC Online for Business. Ou bien, un chèque émis est automatiquement comptabilisé. Lors de l’enregistrement (comptabilisation) d’un versement de provision, l’écriture se fait sur un compte de provision (sous-classe 416). Le compte courant (la provision) auprès de cette administration, augmente avec le montant du virement.
Les droits à payer (provision) sont inscrits dans la feuille de frais d’acte. Lors de la comptabilisation de cette feuille de frais (à la passation de l’acte) ou à l’inscription d’un coût préalable (avant la passation de l’acte) les droits à payer aux administration externes sont comptabilisés sur les comptes de dettes (sous-classe 458). Il en résulte donc un montant à payer aux administrations dont vous faites le suivi.
Lors ce que les frais d’acte sont portés en compte (inscription des frais réels), ce sont les frais réels qui sont comptés – qu’ils soient reliés à une feuille de frais d’acte existante ou non. Deux transactions sont exécutées automatiquement à ce moment:
Les véritables frais (frais réels) sont inscrits dans la feuille de frais concernée
Une écriture de transfert interne se fait (journal DIVADM) du compte 458 vers le compte de provision (sous-classe 416), pour le montant réellement payé. Le montant de débit pour cette administration disparaît donc pour cet acte et le compte courant est diminué avec ce même montant.
Dès qu’une feuille de frais d’acte est créée, il est possible d’imputer des frais préalables via les “Paiements aux administrations externes ”. Ce sont les frais avant acte faits par le notaire (ex . la demande de l’état hypothécaire, l’extrait cadastral …). A vous de décider pour quelles administrations vous voulez permettre des frais préalables.
