Imprimez la liste Bilans et résultat --> Balance des comptes généraux pour l'exercice à clôturer et vérifiez les cas suivants :
Est-ce que le compte “Compte d'attente” (499) et/ou le compte “mouvements de fonds” (580000) affiche(nt) un solde?
Si oui, imprimez éventuellement l'historique et essayez de résoudre le problème. Vous pouvez éviter de devoir pointer manuellement en utilisant le nouveau module ‘Pointage comptes généraux’ sous le menu ‘Comptes généraux’
Est-ce que le compte “Transferts internes rubriques” (580100) affiche un solde ?
Utilisez la liste Financier --> Transferts rubrique non-pointés. Par cette recherche vous obtenez un aperçu de tous les transferts rubriques non-pointés.
S’il y a des transferts incorrects vous devez faire une correction. Créez une nouvelle écriture compte de rubrique avec solde de départ et solde de fin à zéro.
Via l’option “3 : ajout ou dégagement argent rubrique” vous faites le pointage du transfert. Vous créez une deuxième ligne, vous décochez “Transfert vers ou venant d’un compte d’étude”, vous remplissez le montant inversé de la première ligne.
Contrôlez si vous avez encore des honoraires à recevoir.
Utilisez la liste Clients --> Liste des honoraires reçus avec la sélection “Honoraires reçus“ et “seulement les non-pointés“ (sélection de période 01/01/20XX - 31/12/20XX).
Est-ce qu'il y a un solde sur les comptes “chèques reçus” et/ou les comptes “virements manuels”?
Si oui, utilisez en contrôle la liste Financier --> Impression des journaux financiers. Utilisez comme critères de sélection "uniquement les journaux de virements manuels ou chèques" et "non-pointés".
Si vous aviez déjà comptabilisé la réception/paiement du chèque par moyen d'écritures caisse-banque directement sur un compte général ou un client, il faut corriger cette situation. À cet effet, faites une écriture de compensation dans laquelle vous pointez le virement manuel/chèque, et puis contre-passez le montant sur le compte général/client.
Le compte 458700 (“Droits d’écriture comptabilisés”) contient le montant des droits d’écriture dû au bureau d’enregistrement (Vous effectuez ce contrôle tous les trimestres)
- Le solde du trimestre doit être le montant que vous payez au début du trimestre suivant.
- Si vous avez une différence, il est possible que vous avez comptabilisé un acte à une mauvaise date. (= date de l’acte et la date de facturation (de la FFA) dans un autre trimestre)
- Imprimez l’historique du compte 458xxx afin de pouvoir retrouver l’écriture incorrecte : Comptes généraux --> Historique comptes généraux
- Contrôlez également si vous n’avez pas comptabilisés DDE pour les prêts de ministères ou des actes sous seing privés.
- Utilisez les possibilités suivantes pour rechercher la différence, si le solde du compte 458700 n’est pas correcte :
- Via Recherches –> Recherches de feuille de frais d’acte --> Montant DDE anormal. Le résultat de la recherche vous donne un détail des actes où le montant DDE manque ou est incorrect. Double cliquez sur la ligne et corrigez la feuille de frais d’acte si nécessaire.
Si vous rencontrez ici une différence, contactez le helpdesk d’ActaLibra pour faire la correction avec vous.
Vérifiez également les soldes des comptes 4550xx salaires nets encore à payer, 4551xx rémunérations gérants encore à payer, 456xxx provision pécules de vacances à payer et 4520xx impôts dus enrôlés
(Comptes généraux --> Historique des comptes généraux). Ces comptes sont repris dans l’annexe 2 de la Chambre des Notaires. N'oubliez pas de comptabiliser les pécules de vacances, consulter votre expert comptable pour des spécifications.
