Druk de lijst Balansen en resultaat --> Balans algemene rekeningen af voor het af te sluiten kwartaal en controleer o.a. volgende zaken:
Staat er een bedrag op de rekening “wachtrekening” (rekening 499000) en/of de rekening “geldbewegingen” (rekening 580000)?
Indien er een bedrag op de wachtrekening of op de rekening geldbewegingen staat, gebruik Algemene rekeningen -->Historiek algemene rekeningenen probeer het op te lossen. U kunt manueel afpunten vermijden door gebruik te maken van de module “Afpunten algemene rekeningen” (menu Algemene rekeningen).
Staat er een bedrag op de rekening “Geldbewegingen rubrieken” (rekening 580100), gebruik Financieel --> Openstaande rubriektransfers.
Selecteer best alle openstaande rubriektransfers. Via deze zoeker krijgt u een overzicht van rubriektransfers die nog niet werden afgepunt in een rubriekuittreksel. Indien deze transfer ten onrechte openstaat, moet dit gecorrigeerd worden. Maak hiervoor een nieuw uittreksel aan in de betreffende rubriekbank metbegin- en eindstand nul. U punt via ‘3. Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek’ de ten onrechte openstaande rubriektransfer af. Vervolgens boekt u via ‘3 Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek’ het tegenovergestelde bedrag terug tegen op dezelfde cliënt, maar dan wel zonder ‘Transfer van of naar een studierekening.
Stemt het saldo van de rekening "Betaalde erelonen confraters" (rekening 613000) overeen met de bedragen op de lijst Leveranciers --> Lijst van betaalde erelonen. U neemt als selectieparameters "Betaalde erelonen" en selectiedatum 01/01/20XX- 31/12/20XX.
Stemt het saldo van de rekening "Ontvangen erelonen confraters" (rekening 705) overeen met de bedragen op de lijst Cliënten --> Lijst van ontvangen erelonen. U neemt als selectieparameters "Ontvangen erelonen" en selectiedatum 01/01/20XX- 31/12/20XX.
Indien deze niet overeenstemmen, kan dit als volgt gecontroleerd worden:
Zoekers --> zoekers algemene rekeningen --> details algemene rekeningen
Stel zoeker in voor de rekening 613000 en/of 705001
Bij dagboek kiest u respectievelijk ERE-BET en/of ERE-ONTV
Bij boekingsdatum stelt u dan de data in vah het te controleren kwartaal
Controleer of u nog erelonen moet ontvangen.
Gebruik hiervoor Cliënten --> Lijst van ontvangen erelonen. U neemt als selectieparameters “Ontvangen erelonen” en “enkel openstaande” en selectiedatum 01/01/2002- 31/12/20XX)
Staat er een bedrag op de rekeningen “ontvangen cheques” en/of de rekeningen “manuele overschrijving”?
- Zo ja, gebruik ter controle de lijst Financieel --> Afdruk financiële journalen.
- U neemt als selectieparameters “Enkel manuele overschr. en cheques” en “enkel die nog niet afgepunt werden”.
- Indien u de ontvangst/betaling toch al geboekt had via boekingen kas-bank rechtstreeks op een algemene rekening of een cliënt, moet dit gecorrigeerd worden. Maak hiervoor een compensatieboeking waarin u de manuele overschrijving/cheque afpunt, en vervolgens het tegengestelde bedrag op de eerder gebruikte algemene rekening/cliënt boekt.
Op rekening 458700 (“Aangerekend recht op geschriften”) staat het bedrag aan recht op geschriften die u nog verschuldigd bent aan het registratiekantoor. (Deze controle dient per kwartaal nagekeken te worden).
Het saldo op het einde van het kwartaal moet overeenkomen met het bedrag dat u betaald heeft bij het begin van het volgende kwartaal.
Opmerking: De rekening 416700 wordt niet opgenomen in de kwartaalstaat van de nationale kamer. Gebruik de rekening 458700 Aangerekend recht op geschriften om de trimestriële betaling te boeken. Indien u de stortingen toch boekte op de rekening 416700, dient U deze over te boeken naar de rekening 458700.
De oorzaak van het verschil kan zijn dat u een akte op een verkeerde datum heeft geboekt. (=akte verleden en facturatiedatum AKB vallen in een verschillende kwartaal).
- Probeer eventueel de foutieve boeking op te sporen door de historiek af te drukken van de betreffende 458-rekening (menu Algemene rekeningen-->Historiek algemene rekeningen)
- Controleer of er geen recht op geschriften zijn geboekt voor ambtsverleningen en onderhandse akten
- Indien het saldo op de rekening 458700 niet correct is, gebruik volgende mogelijkheden om eventueel het verschil te vinden:
- Via Zoekers --> zoekers Aktekostenbladen --> Abnormaal ROG bedrag. Deze zoeker geeft een overzicht van akten waarvoor het recht op geschriften ontbreekt of niet correct is.
- Pas eerst deze aktekostenbladen aan.
- Dubbelklik op de lijn, pas het bedrag aan en boek het aktekostenblad
Controleer ook de saldi van de rekeningen 4550xx nog te betalen netto lonen, 4551xx nog te betalen vergoedingen zaakvoerder(s), 456xxx provisie te betalen vakantiegeld en 4520xx In gekohierde verschuldigde belastingen
(Algemene rekeningen --> Historiek algemene rekeningen). Deze rekeningen worden immers mee opgenomen in de huidige kwartaalstaat. Vergeet niet in juni uw provisie vakantiegeld en in december uw provisie eindejaarspremie terug te draaien. Voor meer informatie gaat u best te rade bij uw externe boekhouder.
