Mergevelden en vraagcodes (clausules) invoegen

Met de DataView kan je gegevens (velden uit de fiches of beschikbare tekstblokken) invoegen in een Word document. Je kan echter ook mergevelden plaatsen in een modeldocument zodanig dat met één klik op de Merge-knop alle mergevelden worden vervangen door de overeenkomstige info in het dossier.

Je kan ook vragen definiëren in een document, zodanig dat die vragen in een pop-up venster verschijnen en, afhankelijk van je antwoord, de overeenkomstige clausule wordt ingevoegd.

Indien je wenst dat een tekst zich aanpast naargelang de partijen mannelijk/vrouwelijk en enkelvoud/meervoud zijn, kan je hiervoor ook bepaalde codes invoegen.

Ten slotte kan je ook de hoedanigheden vervangen in een document, zonder dat je daarvoor het mergeveld moet verwijderen en opnieuw invoegen met een andere hoedanigheid.

Mergevelden in modeldocumenten zetten met DBLinker
Tekstblokken en hun resultaat na de merge
Clausule-vraagcodes
Verpersoonlijking
Documentmodellen uitwisselen
Hoedanigheid vervangen

Mergevelden in modeldocumenten zetten met DBLinker

Je kan mergevelden plaatsen zodanig dat je bepaalde gegevens automatisch kan invoegen of mergen in je document. Met een mergeveld kan je in je model een bepaald veld uit een fiche of een tekstblok (zie Tekstblokken maken en aanpassen) plaatsen. Een mergeveld kan je zetten in elk type Word-document .doc, .docx, .dot of .dotx.

Een mergeveld voeg je in via een aparte tool, namelijk de DBLinker.

Om een mergeveld te plaatsen:

1. Open het modeldocument in Word.
2. Start de DBLinker via Invoegtoepassingen → ActaLibra → DBLinker starten
   
   Het scherm van je computer wordt nu in twee helften verdeeld met bovenaan het Word-venster en onderaan het DBLinker-venster.
   
3. Plaats je cursor op de plaats waar je het mergeveld wil invoegen.
4. Het DBLinker venster is opgedeeld in 3 secties (links-midden-rechts). Maak je keuze in elk van de delen (zie verder) en klik op Plak om het mergeveld in te voegen.
5. Eenmaal je alle velden ingevoegd hebt in het document, sla je de wijzigingen op en je sluit het modeldocument.  Het is aan te raden om je model ten slotte te testen vanuit een dossier.

Om een mergeveld te plaatsen, kies je de geschikte optie in elk van de 3 delen van de DBLinker. Nadat je het mergeveld geplakt hebt, kan je de opties niet meer wijzigen. Dan kan je enkel het veld verwijderen en opnieuw plakken met andere opties :

1. Links - Beschikbare focussen :
   Kies welke focus je wil gebruiken, m.a.w. op wie/wat heeft het mergeveld betrekking.
   Er zijn 2 groepen focussen:

• De focus dossier omvat alles wat op de dossierfiche staat of wat enkel betrekking heeft op het dossier in het algemeen. Wanneer je dubbelklikt op dossier, zie je onderliggende beschikbare focussen, namelijk de focus ‘goed’ en alle mogelijke hoedanigheden. Via dubbelklik kan je voor elke hoedanigheid eventueel nog de mogelijke relaties weergeven en selecteren.
  
  
  Voorbeeld: In het model van de akte afstand wil je de tekstblok van de identiteit van de afstandhouder plaatsen. In dit geval gebruik je de focus 'afstandhouder'.
• De focus correspondent slaat op de correspondent van het document. Bij een brief is dit de geadresseerde. Via dubbelklik kan je de relaties van de correspondent weergeven en selecteren. Dit zijn de personen in het tabblad ‘Relaties’ van de persoonsfiche.
  
  

2. Midden - Focusvelden/modelvelden :
   In het middelste deel vind je 2 tabbladen :

• bij FocusVelden selecteer je een van de beschikbare velden (in kleine letters) of tekstblokken (in hoofdletters) voor de links geselecteerde focus.
  De benaming van tekstblokken geschikt voor aktemodellen begint altijd met 'A_'.
  
  
  Merk op dat er nog een uitklaplijst is om te kiezen tussen velden in het tabblad Algemeen en velden in het tabblad Notariële/Vennootschapsinfo.
• bij ModelVelden vind je de velden/tekstblokken die in het document staan. Bij een nieuw document zal dit tabblad nog leeg zijn bij aanvang. Voor ieder modelveld staan de eigenschappen vermeld :
  vb. A_IDENTITEIT koper (alle) [alle|ALI] ["$"]
  
      A_IDENTITEIT → naam van het tekstblok
      koper               → gebruikte focus
      (alle)                → herhaling
      [alle|ALI]         → tussenvoegsel
      ["$"]                 → optie
  
  
  
  Als de documentnaam niet overeenkomt met de naam in het kader, klik je op om het document met de DBLinker te synchroniseren. Met Ga naar veld ga je in het document naar het geselecteerde modelveld. Met schrap veld schrap je in het document het geselecteerde modelveld. Met nieuw veld ga je terug naar de focusvelden. Met de knop Open kan je een ander (ActaLibra) model openen.

3. Rechts - opties :
   In het rechtse deel bepaal je met welke opties je mergeveld wordt ingevoegd. Die opties bepalen hoe de tekst wordt ingevoegd bij de merge.

• Kies de optie Stand.Veld om het mergeveld in te voegen als gewone tekst of  Form. Veld om het in te voegen als een formulierveld. Een formulierveld is een plaats in een formulier waar je gegevens moet invoeren. De tekst buiten een formulierveld is beveiligd. De inhoud van een formulierveld is beperkt qua aantal in te vullen tekens.
• Kies bij Opt (Optioneel) wat bij het mergen moet gebeuren indien het veld niet ingevuld is op de fiche. Dat kan zijn meteen een vervangteken (bv. $) invoegen ofwel het veld blanco laten (bv. als het huisnummer niet is ingevuld omdat er geen is). Je kan ook kiezen dat een pop-up verschijnt waarin de ontbrekende gegevens kunnen aangevuld worden. Indien de gegevens niet worden aangevuld, zal – afhankelijk van de gekozen optie – al dan niet een vervangteken worden geplaatst. De opties met de pop-up om de gegevens aan te vullen zijn niet mogelijk als je een tekstblok plakt.
  
• Kies bij Herh (Herhaling) wat moet gebeuren als er meerdere tekstblokken of velden beantwoorden aan je focus (bv. meerdere kopers of meerdere goederen). Met ‘één goed’ of ‘één persoon’ krijg je bij het mergen de vraag om er één te kiezen. Met ‘selectie van’ kan je bij het mergen een of meerdere selecteren. De vermelding ‘per koppel’ betekent dat er een tekst per koppel ingevoegd wordt, en niet per persoon. De tekst past zich dan aan naargelang de partner ook partij in het dossier is of niet.
  
• Kies bij Tuss (Tussen) hoe velden of tekstblokken moeten gescheiden worden als er meerdere zijn. Kies bv. bij ‘A_IDENTITEIT’ voor ‘nieuwe paragraaf’, om elke identiteit op een nieuwe paragraaf te starten. Wil je velden in een tabel invoegen, kies dan het aantal tab-tekens gelijk aan het aantal kolommen in die tabel.
  
• Kies bij Conv (Conversie) of de tekst moet omgezet worden in hoofdletters. Getallen, bedragen of data kan je weergeven in een gekozen formaat of omzetten naar tekst. Indien er (N) staat, betekent dit dat het getal tussen haakjes in cijfers zal staan.
  

_{naar boven}

Tekstblokken en hun resultaat na de merge

Hieronder vind je enkele van de meest gebruikte tekstblokken die je invoegt via de DBLinker. We gaan uit van de volgende ingevulde fiches :

Beschikbare focus dossier → goed

A_AANDUIDING_GOED  

STAD GENT eerste afdeling

In een appartementsgebouw, Residentie "Bellevue", gelegen Congreslaan 88, kadastraal bekend volgens titel, sectie A, nummer(s) 124, met een oppervlakte van één are tachtig centiare (1a 80ca), thans kadastraal bekend, sectie A, nummer(s) 123, met een oppervlakte van één are tachtig centiare (1a 80ca).

appartement op de derde verdieping

Palend of vroeger gepaald hebbende aan: (inhoud van het tabblad Aanpalers)

AANDUIDING_GOED 

STAD GENT 1° afdeling

In een appartementsgebouw, Residentie "Bellevue", gelegen Congreslaan 88, kadastraal bekend  volgens titel, sectie A, nummer(s) 124, met een oppervlakte van 180 m², thans kadastraal bekend, sectie A, nummer(s) 123, met een oppervlakte van 180 m².

appartement op de derde verdieping

Kadastrale legger nr : 12345

GEMEENTE_GOED 

Gent

HYP_ADRES_GOED 

appartement op de derde verdieping

Gent, Congreslaan 88

KAD_GEGEVENS_VOLLEDIG  

STAD GENT, Congreslaan 88 (appartement)

Kadastrale sectie: A - Perceelnummer(s): 123 - Oppervlakte: 180 m²

Volgens titel: Kadastrale sectie: A - Perceelnummer(s): 124  - Oppervlakte: 180 m²

KAD_KAD_GEGEVENS

A - Perceelnummer(s) : 123 - Oppervlakte: 180 m²

A - Perceelnummer(s) : 124  - Oppervlakte: 180 m² (volgens titel)

STRAAT_NR_GOED 

Congreslaan 88

Beschikbare focus dossier → cliënt

A_BTW 

[De heer Bernard ROOSE: Niet Btw-plichtig]

A_IDENTITEIT 

De heer ROOSE, Bernard Louis Jozef, geboren te Gavere op drieëntwintig december negentienhonderd zevenenvijftig, van Duitse nationaliteit (identiteitskaart nummer 278 0568911 85 geldig van zes juni tweeduizend en drie tot zes juni tweeduizend en acht, rijksregister nummer $), en zijn echtgenote mevrouw PERQUY, Colette Christiane Marc, geboren te Gent op vierentwintig september negentienhonderd tweeënzestig, van Italiaanse nationaliteit (identiteitskaart nummer 278 0568911 85 geldig van vier juni tweeduizend en twee tot vier juni tweeduizend en twaalf, rijksregister nummer $), samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid.

Zij verklaren gehuwd te zijn te Merelbeke op twee juli negentienhonderd negentig onder het stelsel van de scheiding van goederen blijkens huwelijkscontract verleden voor notaris VANPETEGHEM Benoit te Merelbeke op één augustus negentienhonderd negentig.

Zij verklaren geen enkele akte van wijziging, vereffening of verklaring aangaande hun huwelijkse voorwaarden verleden te hebben. 

A_NOTARIS_HOOFDING_TSKOMST

notaris Angélique VANDAELE met standplaats te Sint-Denijs-Westrem

A_SAMENLEVINGSCONTRACT 

Samenwonenden die een verklaring van wettelijke samenwoning hebben afgelegd in de Gemeente Merelbeke op één augustus negentienhonderd negentig.

ADRES

De heer en Mevrouw

Bernard Roose-PERQUY

Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid

9000 GENT

ADRES_LIJN_1 

De heer en Mevrouw

ADRES_LIJN_2 

Bernard Roose-PERQUY

ADRES_LIJN_STAD 

9000 GENT

ADRES_LIJN_STRAAT_NR 

Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid

BE_BTW_NUMMER 

nihil

GEACHTE cliënt (alle)

Geachte heer, mevrouw,

IDENTITEIT 

De heer ROOSE Bernard Louis Jozef, geboren te Gavere op 23/12/1957, en zijn echtgenote mevrouw PERQUY Colette Christiane Marc, geboren te Gent op 24/09/1962, samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid. 

IDENTITEIT_EN_TELEFOONNR  

De heer ROOSE Bernard Louis Jozef, geboren te Gavere op 23/12/1957, en zijn echtgenote mevrouw PERQUY Colette Christiane Marc, geboren te Gent op 24/09/1962, samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid.

Telefoonnr: 09 555 666

IDENTITEIT_GEMEENTE 

Gemeente Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid, 9000 Gent.

IDENTITEIT_KORT 

De heer en mevrouw Bernard ROOSE-PERQUY, samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid

IDENTITEIT_MET_RR  

De heer ROOSE Bernard Louis Jozef, geboren te Gavere op 23/12/1957 (rijksreg.nr. $) en zijn echtgenote mevrouw PERQUY Colette Christiane Marc, geboren te Gent op 24/09/1962 (rijksreg.nr. 62.09.24-022.41), samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid.

NAAM_VOORNAAM 

ROOSE Bernard

NAAM_VOORNAMEN

ROOSE Bernard Louis Jozef

PLAATS_STRAAT_NR 

9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid

SLOTZIN_BRIEF 

Met voorname hoogachting.

VOORNAAM_NAAM 

Bernard Roose

Beschikbare focus dossier → cliënt (notariële info)

A_HUWELIJK_STELSEL 

Zij verklaren gehuwd te zijn te Merelbeke op twee juli negentienhonderd negentig onder het stelsel van de scheiding van goederen blijkens huwelijkscontract verleden voor notaris VANPETEGHEM Benoit te Merelbeke op één augustus negentienhonderd negentig.

Zij verklaren geen enkele akte van wijziging, vereffening of verklaring aangaande hun huwelijkse voorwaarden verleden te hebben.

A_IDCARD 

(identiteitskaart nummer 278 0568911 85 geldig van zes juni tweeduizend en drie tot zes juni tweeduizend en acht, rijksregister nummer $)

A_NATIONALITEIT 

van Duitse nationaliteit 

A_P_IDCARD

(identiteitskaart nummer 278 0568911 85 geldig van vier juni tweeduizend en twee tot vier juni tweeduizend en twaalf, rijksregister nummer $)

A_P_NATIONALITEIT 

van Italiaanse nationaliteit 

ADRES_LIJN_1_ANDERE 

De heer Bernard Roose

ADRES_LIJN_1_PARTICULIER

De heer en Mevrouw

ADRES_LIJN_2_PARTICULIER 

Bernard Roose-PERQUY

IDENTITEIT  

De heer ROOSE Bernard Louis Jozef, geboren te Gavere op 23/12/1957, en zijn echtgenote mevrouw PERQUY Colette Christiane Marc, geboren te Gent op 24/09/1962, samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid.

IDENTITEIT_HANDLICHTING 

De heer ROOSE Bernard Louis Jozef, geboren te Gavere op drieëntwintig december negentienhonderd zevenenvijftig en Mevrouw PERQUY Colette Christiane Marc geboren te Gent op vierentwintig september negentienhonderd tweeënzestig

IDENTITEIT_KORT_PARTICUL 

De heer en mevrouw Bernard ROOSE-PERQUY, samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid

IDENTITEIT_NAAM_BEROEP 

De heer ROOSE Bernard Louis Jozef, leraar en zijn echtgenote mevrouw PERQUY Colette Christiane Marc, opleider

IDENTITEIT_PARTICULIER_RR  

De heer ROOSE Bernard Louis Jozef, geboren te Gavere op 23/12/1957 (rijksreg.nr. $) en zijn echtgenote mevrouw PERQUY Colette Christiane Marc, geboren te Gent op 24/09/1962 (rijksreg.nr. $), samenwonende te 9000 Gent, Rooseveltlaan 58 Residentie 't Zuid.

Beschikbare focus dossier → vennootschap (notariële info vennootschap)

ADRES_LIJN_1_VENNOOTSCHAP 

"BURO MODERN" BVA

BE_BTW_NUMMER_VOLUIT 

rechtspersonenregister $ 0000.000.097

BODEMATTEST_NAAM_TYPE_VENN 

"BURO MODERN" BVA

HYP_NAAM_VENNOOTSCHAP 

BURO MODERN

RPR $ 0000.000.097

HYP_OPRICHTING_VENN 

10/01/1983

Notaris DE GROOTE François

Waregem

HYP_VOORNAMEN_VENNOOTSCHAP 

besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

IDENTITEIT 

"BURO MODERN" in het kort "BM" BVA, opgericht onder de benaming "BURO MAGIQUE" in het kort "BM" blijkens akte verleden voor notaris DE GROOTE François te Waregem op 10/01/1983, gepubliceerd in de bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 10/02/1983 onder nummer 123456.

Vennootschap met maatschappelijke zetel te 8790 Waregem,  Jozef Duthoystraat 44 Renbaanpark, RPR $ 0000.000.097.

IDENTITEIT_KORT_VENN 

"BURO MODERN" in het kort "BM" BVA, met maatschappelijke zetel te 8790 Waregem, Jozef Duthoystraat 44 Renbaanpark, RPR $ 0000.000.097.

Focus dossier

A_JAARTAL  

In het jaar tweeduizend vijftien.

A_NOTARIS_HOOFDING 

Voor mij, notaris Gerardus TEST met standplaats te Waregem en notaris *SDP* met standplaats te *SDP*.

DATUM_VANDAAG 

27/06/2014

KAD_REK_NR 

Lopende rekening nr. 0123* (West-Vlaanderen)

KANTOOR_CRT  

2345

KANTOOR_EMAIL 

Gerardus.test@notaris.be

KANTOOR_FAXNR  

056 61 53 99

KANTOOR_GEMEENTE  

Waregem

KANTOOR_IDENTITEIT  / KANTOOR_IDENTITEIT_HYP/ KANTOOR_IDENTITEIT_RB 

NOTARIS Gerardus Test

Jozef Duthoystraat 40 – 8790 Waregem

Tel 056 60 93 61 – Fax 056 61 53 99

KANTOOR_REFERENTIE 

KV/2060213

REPLACESYMBOL 

$ of * of #

_{naar boven}

Clausule-vraagcodes

Bepaalde clausules wil je slechts onder bepaalde voorwaarden vermelden in een document. Je kan hiervoor een vraag en mogelijke antwoorden definiëren, die via een pop-up scherm verschijnen bij het mergen. Afhankelijk van het gekozen antwoord wordt een overeenkomstige clausule ingevoegd.

Bv. Clausules voor het Vlaams bosdecreet. De vraag is dan : “Is er sprake van bosdecreet?”, met 3 antwoordmogelijkheden : “Bosdecreet niet van toepassing”, “Bosdecreet van toepassing met verplichtingen” en “Bosdecreet van toepassing zonder verplichtingen”. Afhankelijk van het gekozen antwoord wordt een andere clausule ingevoegd.

Vraagcode invoegen

1. Open je documentmodel en plaats je cursor waar de uiteindelijke clausule moet komen.
2. Ga naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Invoegen codes clausulemerge → Vraagcode
   
3. In het venster dat verschijnt, vul je de verschillende velden in:
   

• Het Nr (nummer) van de vraag wordt automatisch voorgesteld. Per vraag wordt het volgnummer met 1 verhoogd.
• In het veld Vraag vul je de vraag in die moet verschijnen bij het mergen.
• Kies bij Antwoord of het een Ja/Neen-vraag is of een meerkeuzevraag, waarbij je dan het aantal antwoordmogelijkheden aanduidt.
• Vink aan dat er naast de vraag ook nog clausulecodes geplaatst moeten worden. Meestal zal je immers de vraag stellen op de plaats in het document waar ook het stukje tekst moet komen dat afhankelijk is van het antwoord.

4. Klik op OK om de vraag in te voegen.
   Hierdoor wordt onderstaand stukje tekst  ingevoegd :
   
   [Q001:03=]Is er sprake van een bosdecreet?[=Q001]$Antwoord 1$ [=Q001:01]$Antwoord 2$ [=Q001:02]$Antwoord 3$ [=Q001:03]
   [Q001A01=]$Clausule igv antwoord 1$ [=Q001A01]
   [Q001A02=]$Clausule igv antwoord 2$ [=Q001A02]
   [Q001A03=]$Clausule igv antwoord 3$ [=Q001A03]
    
5. Vervang de tekst tussen de clausulecodes, nl. $Antwoord1$, door het eerste antwoord dat in het pop-up venster moet verschijnen. Herhaal dit voor de andere antwoordmogelijk-heden.
    
6. Vervang op dezelfde manier de tekst $Clausule igv antwoord 1$ door de eigenlijke clausule die moet ingevoegd worden indien antwoord 1 wordt gekozen. Herhaal dit voor de andere clausules.
   
   Je krijgt dan bijvoorbeeld :
   [Q001:03=]Is er sprake van een bosdecreet?[=Q001]Bosdecreet niet van toepassing [=Q001:01]Bosdecreet van toepassing met verplichtingen[=Q001:02]Bosdecreet van toepassing zonder verplichtingen[=Q001:03]
   [Q001A01=]Hier zet je de clausule indien bosdecreet niet van toepassing is.[=Q001A01]
   [Q001A02=]Hier zet je de clausule indien bosdecreet van toepassing is met verplichtingen.[=Q001A02]
   [Q001A03=]Hier zet je de clausule indien bosdecreet van toepassing is zonder verplichtingen.[=Q001A03]
    
7. Bewaar je documentmodel met Ctrl+S of Bestand → Opslaan.

Clausulecode invoegen

Indien op verschillende plaatsen in je documentmodel meerdere clausules afhangen van dezelfde voorwaarde, kan je door middel van één vraag de overeenkomstige clausules laten invullen op de verschillende plaatsen. Op die manier kan je dus een eerder gedefinieerde vraag hergebruiken.

Om clausules in te voegen zonder dat een nieuwe vraag wordt gedefinieerd:

1. Open je documentmodel en plaats je cursor waar de uiteindelijke clausule moet komen.
2. Ga naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Invoegen codes clausulemerge → Clausulecode
   
3. Kies in het venster dat verschijnt voor welke vraag je een clausulecode wil invoegen en klik op OK.
   Hierdoor wordt onderstaand stukje tekst  ingevoegd :
   
   [Q001A01=]$Clausule igv antwoord ‘Bosdecreet niet van toepassing’$ [=Q001A01]
   [Q001A02=]$Clausule igv antwoord ‘Bosdecreet van toepassing met verplichtingen’$ [=Q001A02]
   [Q001A03=]$Clausule igv antwoord ‘Bosdecreet van toepassing zonder verplichtingen’$ [=Q001A03]
   
   of in het geval van een Ja/Neen-vraag
   [Q002A01=]$Clausule igv antwoord Neen$ [=Q002A01]
   [Q002A02=]$Clausule igv antwoord Ja$ [=Q002A02]
    
4. Vervang de tekst tussen de clausulecodes, nl. $Clausule igv antwoord 1$, door de eigenlijke clausule die moet ingevoegd worden indien antwoord 1 wordt gekozen. Herhaal dit voor de andere clausules.
5. Bewaar je documentmodel met Ctrl+S of Bestand → Opslaan.

Hyperlink invoegen

Indien je de tekst van de clausules in een afzonderlijk Word-document wil bewaren, kan je in de clausulevragen een hyperlink invoegen naar de tekst van de clausule. Indien je die clausule in meerdere documenten gebruikt, moet je eventuele aanpassingen enkel in het afzonderlijke document doen, en wordt door de hyperlink telkens de laatste versie van de clausule ingevoegd.

Om de hyperlink in te voegen:

1. Voeg de vraagcode of clausulecode toe zoals hierboven beschreven.
2. Verwijder de tekst tussen de clausulecode-markeringen.
   bv. [Q002A01=]$Clausule igv antwoord Neen$ [=Q002A01] wordt dan
         [Q002A01=] [=Q002A01]
3. Ga naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Invoegen codes clausulemerge → SDPHyperlink
   
4. Duid het gewenste bestand aan en klik op OK. In het modeldocument is er nu een hyperlink te zien naar het aparte bestand.
   bv. [Q002A00=]T:\MODELLEN\Clausules\Recht van voorkoop - JA.doc [=Q002A00]

Tip

Bewaar de bestanden met clausuletekst in een submap van de algemene modellenmap (Bv. T:\Modellen). Verzamel bij voorkeur alle bestanden met clausules in eenzelfde map.

Het is namelijk zo dat het gebruik van hyperlinks vereist dat het basispad waaronder hyperlinks terug te vinden zijn, staat ingesteld bij de eigenschappen van elk document. Dit wordt automatisch ingesteld. Je kunt dit nazien via de Eigenschappen van het Word-bestand.

_{naar boven}

Verpersoonlijking

De wijze waarop partijen van een dossier in een akte worden vermeld, kan variëren naargelang het aantal personen (één of meerdere) en het geslacht (man of vrouw) van die persoon of personen. Zo kan je verkiezen dat persoonlijke voornaamwoorden om een partij aan te duiden (hij, zij, ...) automatisch in de tekst aangepast worden, net zoals de daarbij horende vervoeging van werkwoorden.

Indien het model bijvoorbeeld vermeldt “Hierna genoemd ‘de verkoper’.” heb je deze verpersoonlijkingcodes niet nodig.

De entiteiten die je kan verpersoonlijken zijn volgende.

• Partij 1 : hier heb je 4 verschijningsvormen, nl. mannelijk enkelvoud, vrouwelijk enkelvoud, mannelijk meervoud en vrouwelijk meervoud, of 2 verschijningsvormen nl. enkelvoud en meervoud
• Partij 2 : hier heb je 4 verschijningsvormen, nl. mannelijk enkelvoud, vrouwelijk enkelvoud, mannelijk meervoud en vrouwelijk meervoud, of 2 verschijningsvormen nl. enkelvoud en meervoud
• Goed(eren) : hier heb je 2 verschijningsvormen, nl. enkelvoud en meervoud
• Notaris(sen) : hier heb je 2 verschijningsvormen, nl. enkelvoud en meervoud
  
  De keuze of je voor Partij1 en Partij2 met 2 dan wel met 4 verschijningsvormen werkt, wordt ingesteld in het bestand “SDP_NotServer.ini”.

Om de codes voor verpersoonlijking in te voegen:

1. Open je documentmodel en plaats je cursor waar je de tekst wil invoegen.
2. Ga naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Invoegen codes verpersoonlijking  en kies een van de entiteiten.
   
   
   Afhankelijk van de gekozen entiteit, wordt in je Word document de overeenkomstige code ingevoegd:
   
   Partij1 = [P1]$\$\$\$[p1]
   Partij2 = [P2]$\$\$\$[p2]
   Notaris = [N]$\$[n]
   Goed = [G]$\$[g]
    
3. Elk $-teken staat voor een verschijningsvorm. Je vervangt het door de overeenkomstige tekst. Indien je een ander vervangteken hanteert, zal er een * of # verschijnen in de plaats van het $-teken.
   Voorbeeld 1 : de [P1]koper heeft\koopster heeft\kopers hebben\koopsters hebben[p1]
   Voorbeeld 2 : BESCHRIJVING VAN[G]HET GOED\DE GOEDEREN[g]
    
4. Wanneer je op basis van dit documentmodel een nieuw document maakt, en klikt op merge, verschijnt een venster waarin je de juiste verschijningsvorm voor elk van de entiteiten moet aanduiden.
   
   
   Nadat je op OK klikt, wordt in het document telkens de overeenkomstige tekst ingevoegd.
   Let op: Je kan dit niet ongedaan maken om een andere verschijningsvorm te kiezen.

Tip

Om de diverse codes gemakkelijker terug te vinden in het document kan je een kleurmarkering aanbrengen.

Ga in Word naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Invoegen codes verpersoonlijking →Plaatsen kleurmarkering en kies een code. Iedere code heeft een eigen kleur :

• mergeveld: ADRES correspondent
• [P1]$\$\$\$[p1]
• [P2]$\$\$\$[p2]
• [N]$\$[n]
• [G]$\$[g]

 

Let op! Kleurmarkeringen worden mee afgedrukt. Voor je print, kan je ze best weer verwijderen.

_{naar boven}

Documentmodellen uitwisselen

Documentmodellen bevatten vaak mergevelden, die o.a. verwijzen naar hoedanigheden. Om documentmodellen met mergevelden te kunnen uitwisselen met een confrater die ook ActaLibra gebruikt, maar mogelijk andere hoedanigheden hanteert, moet het model gestandaardiseerd worden door degene die het aanbiedt. De ontvanger moet dan het modeldocument personaliseren.

Sommige documentmodellen die SDP levert zijn om diezelfde reden gestandaardiseerd. En moet je bijgevolg ook personaliseren voor je ze kan gebruiken.

Documentmodel standaardiseren

Je standaardiseert een documentmodel opdat je het kan uitwisselen met een confrater die mogelijk andere hoedanigheden hanteert.

1. Open je documentmodel.
2. Ga naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Modelopmaak → Documentmodel standaardiseren.
   Een pop-up meldt hoeveel verschillende hoedanigheden er gestandaardiseerd werden.
   

Documentmodel personaliseren

Indien een confrater met jou een model uitwisselt, zal die het eerst standaardiseren. Nadien moet jij het personaliseren zodat het mergen rekening houdt met de hoedanigheden die jij hanteert.

Sommige documentmodellen geleverd door SDP zijn gestandaardiseerd. Omdat de hoedanigheden in elk kantoor kunnen verschillen, moet je die modellen  personaliseren alvorens je erin kan mergen.

1. Open je documentmodel.
2. Ga naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Modelopmaak → Documentmodel personaliseren.
   Dit venster opent.
   
3. Indien de gevraagde hoedanigheid automatisch herkend wordt in de lijst, dan wordt die geselecteerd. Wordt de hoedanigheid niet gevonden, dan moet je de overeenstemmende hoedanigheid in je kantoor zelf aangeven. Klik OK om te bevestigen. Vind je geen geschikte hoedanigheid, dan kan klik je op Annuleer en voeg je de gevraagde hoedanigheid eerst toe (zie verder Hoedanigheden toevoegen).

_{naar boven}

Hoedanigheid vervangen

Documentmodellen bevatten mergevelden die verwijzen naar hoedanigheden. Je kan de hoedanigheid in een mergeveld aanpassen, zonder dat je het mergeveld moet verwijderen en opnieuw plakken.

1. Open je documentmodel en ga naar Invoegtoepassingen → ActaLibra → Modelopmaak → Hoedanigheid vervangen.
   Dit venster opent.
   
2. Selecteer links de hoedanigheid die je wenst te vervangen en rechts door welke hoedanigheid je die vervangt. Klik daarna op OK.

_{naar boven}