ActaLibra update januari 2023
Gegevens bestemd voor Notarieel Fonds ingeven en doorsturen via het ActaLibra e-Dossier
Sinds de hervorming van de erelonen van kracht is gegaan begin januari 2023, moeten er in het eDossier voor verkoopakten en verwerpingen van nalatenschap extra gegevens worden ingevuld in de Dossier Manager. (De volledige lijst van aktetypes vind je in de handleiding van Fednot: module Notarieel Fonds.)
Op het het moment van de verzending van eRegistration naar NABAN worden deze ingevulde gegevens doorgesluisd naar de NFN app (Notarieel Fonds Notarial). Binnenkort zullen de notarissen in deze app toegang hebben tot een maandelijks overzicht en de trimestriële afrekening.
Om dit extra invulwerk te vergemakkelijken, werd het venster van het eDossier in ActaLibra nu aangepast zodat je hier al de gewenste gegevens die ActaLibra kan oppikken, kan nakijken en aanvullen. Deze extra gegevens worden dan mee geüpload en ingevuld online.
De vereiste gegevens in ActaLibra
De NFN gegevens voor een Akte van verkoop
De NFN gegevens voor verwerping van nalatenschap
De upload zelf
In geval van onvolledige gegevens
Speciale Zoeker voor akten doorgestuurd met NFN gegevens
De vereiste gegevens in ActaLibra
Om ervoor te zorgen dat ActaLibra de naar NFN door te sturen informatie kan vinden, moet de informatie ook correct in ActaLibra ingevoerd zijn. Het gaat dan over :
- tussenkomende notaris(sen) (als dossierpartijen / % te betalen erelonen in AKB / in de eDossier-Akte)
- de erelonen in het AKB (volgens de formules met de nieuwe barema's)
- het gekozen aktetype (in het eDossier-Akte)
1. de tussenkomende notaris(sen)
Om de tussenkomende notarissen en hun %-aandeel in de erelonen correct door te sturen, moet de volgende informatie in ActaLibra te vinden zijn :
- Tussenkomende notaris(sen) als partij(en) in het dossier
Om de verdeling van de erelonen correct te kunnen meegeven, moet de tussenkomende notaris(sen) met hoedanigheid "confrater" bij de Partijen van het dossier vermeld staan.
Tip: Als het een geassocieerd notaris betreft, en je weet vooraf nog niet welke notaris van dat kantoor de tussenkomst zal doen, kan je ook het notariskantoor als confrater instellen.
- Aandeel in de erelonen voor elk van de tussenkomende notarissen
Via het tabblad "Te betalen erelonen" van het AKB moet worden aangegeven welk percentage van de erelonen toekomt aan elk van de tussenkomende notarissen.
- Tussenkomende notarissen in eDossier-Akte, te uploaden naar DossierManager
Het was voordien al mogelijk om de tussenkomende notaris(sen) mee te uploaden naar de Dossier Manager (o.a. voor Naban), maar dit wordt al eens vergeten. Dat wordt nu dus voor NFN nog belangrijker om dat niet te vergeten.
Rechts bovenaan het tabblad Akte van het ActaLibra eDossier, kan je via de knop naast de titularis voor de akte, snel aanstippen welke de tussenkomende notarissen zijn.
Wanneer in de partijen een notarisassociatie is opgenomen als confrater, kan je in dit venster de tussenkomende notaris aanduiden.
2. de erelonen in het Aktekostenblad
- In de huidige passerelle naar NFN moet je enkel het basisbedrag ingeven waarop de erelonen werden berekend, en het barema dat daarbij is toegepast. Het is dus niet het berekende ereloon dat wordt doorgegeven (ook niet ter controle).
- Het basisbedrag waarop het ereloon berekend wordt, wordt afgeleid uit de formule achter de gekozen ereloon-lijn in het AKB. Als er bv. dit in de formule staat : S305[P364+P365] ... , waarbij S305 refereert naar het nieuwe Barema J, dan is het dus [P364+P365], zijnde de som van de parameters Basisbedrag en Lasten, die het basisbedrag vormt voor de berekening van het ereloon.
Vul dus steeds de juiste parameters in, en kies de juiste ereloon-lijn.
- het barema wordt afgeleid van de formule van de gekozen ereloon-lijn in het AKB.
3. het gekozen aktetype
Enkel voor de verkoopakten en verwerpingen van nalatenschap moet je extra gegevens meegeven voor het NFN. Daarom zal je op het tabblad "Akte" van het eDossier in ActaLibra enkel voor deze aktetypes een extra knop zien verschijnen : NFN Details...
Merk op dat naast deze knop de status "NFN-info nog in te voeren" staat. De gegevens zijn dus nog niet klaar voor upload.
Wanneer je op deze knop "NFN details" klikt, krijg je het venster met de door te sturen informatie te zien. Dat kan zijn :
- voor een Akte van verkoop
- voor een Verwerping van nalatenschap
De NFN gegevens voor een Akte van verkoop
- Status: Voorstel vanuit ActaLibra
Wat ActaLibra gevonden heeft in het dossier en het aktekostenblad wordt hier VOORGESTELD.
Kijk na of de de gegevens kloppen, en je ze inderdaad zo wil uploaden.
- Sociale regels van toepassing?
Stip zelf de juiste optie aan. Ja of Nee. (in bovenstaand voorbeeld is het Nee)
- Basisbedrag berekening ereloon
Dit is de som van de bedragen van de parameters (*) uit het aktekostenblad, waarop het ereloon-barema (J, K, JBis of KBis) is toegepast. In de meeste gevallen gaat het over Basisbedrag en Aanhorigheden.
Als je denkt dat dit bedrag niet correct is, moet je het - aan de bron - in het AKB aanpassen en vervolgens klik je in dit venster op de knop Vernieuw.
- Barema
Ook hier, indien dit barema niet het juiste is, best eerst in het AKB corrigeren en op Vernieuw klikken.
- Bijdrage van tussenkomende notaris(sen) : zoals gevonden onder tabblad Te betalen erelonen van het AKB.
Zijn de sociale regels WEL van toepassing, dan moet je nog een paar details zelf ingeven i.v.m. de lening: 
Als alle gegevens kloppen, zet je een vinkje bij Gegevens klaar voor upload naar DossierManager en klik je op de knop Bewaren.
De status wijzigt naar Te uploaden.
Dit zijn dus de gegevens die bij upload van het ganse eDossier meegaan en ingevuld zullen staan online.
In het NFN-venster op de online DossierManager vind je de doorgestuurde gegevens dan zo terug:
De NFN gegevens voor verwerping van nalatenschap
Voor dit type akte ziet het NFN-venster in ActaLibra er als volgt uit :
- Kies de optie Gratis of Betalend.
- Ook hier zet je een vinkje bij Gegevens klaar voor upload naar DossierManager.
- Klik op Bewaren. De (eerste) partij met hoedanigheid 'overledene' uit het dossier zal worden geüpload.
De status wijzigt naar te uploaden. Je mag nu dit venster sluiten.
De upload zelf
Zoals eerder vermeld, worden de gegevens die je in het ActaLibra eDossier onder de knop NFN Details... hebt aangeduid/aangevuld, mee geüpload met de andere metadata uit het dossier, partijen; goederen, rechten en documenten.
De beveiligingsmethode voor de upload van de NFN gegevens is de nieuwe beveiligingsmethode zoals die ook voor de SSH module gebruikt wordt. De medewerker die de upload doet naar DossierManager waarbij ook NFN gegevens worden meegegeven, zal zich dan mogelijks ook eerst moeten authenticeren zoals bij een upload naar SSH.
In geval van onvolledige gegevens
In het venster voor de NFN details, kan ActaLibra bij ontbrekende gegevens of eventueel foute gegevens een waarschuwing tonen.
Ontbrekende gegevens over tussenkomende notaris(sen)
- Je hebt de tussenkomende notaris(sen) nog niet bewaard om mee te geven in e-registratie. Je kan dit meteen doen vanuit dit venster via de knop bepalen....
- Je hebt de tussenkomende notaris pas bij de partijen toegevoegd na aanmaak van het AKB en dus bestaat er geen tussenkomende notaris onder het tabblad Te betalen erelonen van het AKB. je kan dan meteen naar het AKB doorklikken om deze toe te voegen via de knop open AKB.
Dan kom je direct op het tabblad "Te betalen erelonen" van het AKB terecht. Zodra je op de "..." klikt om een tussenkomende notaris te kiezen, stelt ActaLibra voor om alle partijen met hoedanigheid "confrater" hier toe te voegen.
In geval van één tussenkomende notaris, is de verdeling van de erelonen 50% voor elk. Zijn er meerdere tussenkomende notarissen, dan gaat 40% naar de minuuthouder en wordt de overige 60% verdeeld onder de tussenkomende confraters. (Zie ook de documentatie van december 2022 i.v.m. hervorming van de erelonen)
Ontbrekende gegevens over de berekening van het ereloon
- In de huidige passerelle naar NFN moet enkel het basisbedrag waarop de erelonen werden berekend, en het barema dat daarbij is toegepast, worden doorgegeven. Het is dus niet het berekende ereloon dat wordt doorgegeven (ook niet ter controle).
ActaLibra zal dat basisbedrag afleiden uit de formule achter het gekozen ereloon in het AKB.
Heb je zelf manueel het ereloon-bedrag in het AKB aangepast, of een lijn gebruikt zonder correcte achterliggende formule, krijg je deze waarschuwing:
Ofwel corrigeer je dit eerst op het AKB en kom je daarna terug naar dit venster, en klik je zo nodig op Vernieuw, ofwel vul je hier zelf met de hand het basisbedrag en barema in. Dit wordt dan in ActaLibra wel als aan manuele verzending genoteerd.
Meer dan 1 AKB met aangerekende erelonen
- Indien je voor één dossier meer dan 1 aktekostenblad hebt waarin erelonen worden aangerekend, krijg je geen automatisch voorstel van door te geven informatie voor NFN.
De mogelijkheid om ook via ActaLibra voor meerdere rechtshandelingen in één akte de NFN-gegevens door te sturen, is momenteel niet voorzien.
In zo'n eerder uitzonderlijk geval, moet je zelf via de NFN knop in de online DossierManager de nodige gegevens voor elke rechtshandeling apart toevoegen. Elk met een eigen basisbedrag en barema.
Speciale Zoeker voor akten doorgestuurd met NFN gegevens
Tot slot werd ook een speciale zoeker voorzien te vinden onder ActaLibra Studie>Menu>Zoekers>extra zoekers Dossier>NFN informatie of in ActaLibra Boekhouding>Menu>Zoekers>zoekers Aktekostenbladen>NFN informatie
Deze controlelijst is een hulpmiddel om te controleren of je voor alle betrokken akten vanaf 2023 wel NFN-info hebt doorgegeven.
Enkel voor die akten waarbij je het ActaLibra NFN-doorgeefsysteem gebruikt, zie je in deze controlelijst in de kolommen Input NFN, Barema, Online, Confrater en Pct(%) de informatie die door ActaLibra naar NFN in de DossierManager wordt of werd doorgestuurd.
Deze lijst kan later eventueel ook gebruikt worden om te vergelijken met wat je (binnenkort) van het NFN zult terugkrijgen, of om snel iets op te zoeken. Deze controlelijst zullen we in de komende weken/maanden wellicht nog aanpassen zodra we informatie hebben over wat precies de notarissen zelf zullen terugkrijgen van het NFN.
