In dit artikel, geven we een overzicht van enkele recente aanpassingen en verbeteringen in ActaLibra Studie en Boekhouding. Ook een aantal minder recente aanpassingen waarover eerder nog geen informatie werd gedeeld, worden hieronder vermeld.
Na een vruchtbare periode van samenwerken met een aantal pilootkantoren, zijn we trots om onze nieuwste module te lanceren: ActaLibra Analytics. Dit nieuwe dashboard biedt u als notaris een diepgaand zicht op de actuele toestand en de evolutie van de financiële en operationele prestaties van uw kantoor, alles in één overzichtelijke tool.
Deze module is beschikbaar sinds 16/10/2024.
Bekijk onze uitgebreide handleiding voor alle nodige uitleg over dit dashboard.
Klik op onderstaande links om het artikel te openen
Rubrieken:
Hypotheken/Registratie/Vlabel:
Verwerking van terugstortingen door registratie- of hypotheekkantoren
Indien je de WK reeds verkeerdelijk geboekt hebt in het oude hyp-boekje:
1. De WK op 0 boeken in het oude boekje
a. Hiervoor moet de datum 'verzonden op' in expeditie voor 01/11/2023 ingesteld staan.
b. Nadat je dit ingesteld hebt kan je de WK op 0 boeken.
2. Datum verzonden op veranderen naar 01/11/2023 of later + WK boeken.
Indien je de WK nog niet geboekt hebt:
1. De datum verzonden op de expeditielijn aanpassen naar 01/11/2023 of later.
2. De WK boeken.
Indien je de WK reeds verkeerdelijk geboekt hebt in het nieuw hyp-boekje:
1. De WK op 0 boeken in het nieuw boekje
a. Hiervoor moet de datum 'verzonden op' in expeditie na 01/11/2023 ingesteld staan.
b. Nadat je dit ingesteld hebt kan je de WK op 0 boeken.
2. Datum verzonden op veranderen naar 31/10/2023 of vroeger + WK boeken.
Mogelijk is er een venster buiten beeld. U kunt dit verhelpen door meerdere keren op de ‘Esc’-toets te drukken.
Als dit niet helpt, kunt u ActaLibra geforceerd afsluiten via de sneltoets Ctrl+Alt+End.
In dit scenario heeft u in een BIDDIT-dossier een factuur (van Medianot) ontvangen van 2600 euro exclusief btw. U heeft vervolgens een lijn aangemaakt in het blok 'Diverse kosten-aankoopfacturen cliënten' (DIVAK) en het bedrag exclusief btw ingevuld. Daarna heeft u de factuur geboekt door op de knop 'werkelijke kost' te klikken.
Zoals u wellicht al heeft opgemerkt, kunnen er verschillen zijn tussen het minimum beschikbaar overschot dat ActaLibra berekent en dat welke door het CNK wordt berekend.
Wanneer u een AKB verkeerd heeft gefactureerd, is het belangrijk dat u het verschil tussen onderstaande opties goed begrijpt.
Stel dat u per ongeluk of opzettelijk ooit bij het printerknopje in het AKB het vinkje heeft aangevinkt bij ‘Deze vraag in de toekomst niet meer stellen'.
Als u een aanslagbiljet ontvangt met een totaalbedrag voor VLABEL en u heeft verschillende percentages voor VLABEL voor meerdere partijen, volgt u deze stappen:
Voorbeeldsituatie: Het hypotheekkantoor heeft onterecht een doorhaling aangerekend voor 350 euro.
Het kan voorkomen dat er wijzigingen worden aangebracht aan de voorschotten (roze lijnen) nadat het AKB al is gefactureerd. Wanneer deze wijzigingen zijn doorgevoerd en u factureert, zullen ze nog niet zichtbaar zijn op de reeds opgemaakte factuur.
Wanneer u een nieuwe rekening bij de bank opent, moet deze ook in ActaLibra worden toegevoegd. Dit kunnen alle gebruikers doen die toegang hebben tot het boekhoudplan en de dagboeken.
Maak een rekening aan in het boekhoudplan, waar alle boekingen achterliggend aan de dagboeken worden geboekt.
Stel dat u tijdens de verwerking van de werkelijke kosten ontdekt dat een bepaalde kost niet geprovisioneerd was.
Soms gebeurt het dat per ongeluk het vinkje wordt aangezet bij “Transfer van of naar een rubriekrekening”.
Open image-20240829-081943.png
Stel dat u een factuur heeft ontvangen van de confrater, zodat u het ereloon dat de confrater toekomt kunt doorstorten. Hiervoor gaat u naar het AKB, waarna het tabblad ‘Te betalen erelonen’ verschijnt. In dit tabblad wordt automatisch de berekening gemaakt van het door te storten deel van het ereloon. U controleert het te betalen bedrag (exclusief btw) en boekt vervolgens de aankoopfactuur.
Soms kan het voorkomen dat er geen expeditielijn voor Vlabel is aangemaakt.
Wanneer u een bepaald rapport naar Excel wilt exporteren, dient u gebruik te maken van de zoekers onderaan in het verkennermenu.
Stel dat u een creditnota ontvangt, hoe verwerkt u dit het best?
Wanneer je de hypothecaire staat hebt aangevraagd in een verkeerd dossier, bijvoorbeeld in hoofddossier 2240001 in plaats van in subdossier 2240001-3, is het belangrijk te weten dat een hypothecaire staat niet kan worden overgezet naar een ander dossier zodra deze is aangevraagd. Om dit boekhoudkundig correct af te handelen, moeten we ervoor zorgen dat:
De foutieve aanvraag niet meer als "te boeken" wordt weergegeven in het verkeerde dossier.
Bij een verkoopdossier via BIDDIT kan je sinds begin 2023 een aktekostenblad voor de koper (BIDDITFK) maken naast het aktekostenblad voor de verkoper (BIDDIT). Door het uitbrengen van de vernieuwde afrekeningsmodellen (zie link: https://www.actalibrateam.be/nl/article/vernieuwde-afrekeningsmodellen/924) kan je ook beschikken over een afrekeningsmodel specifiek bestemd voor BIDDIT verkopen.
Recent publiceerde Fednot een vernieuwd afrekeningsmodel voor 3 akten (aankoop / krediet / hypothecaire volmacht).
De volledige set ActaLibra afrekeningsmodellen werd naar analogie aangepast met o.a. meer mogelijkheden om kosten in detail weer te geven.
Uw huidige modellen blijven momenteel actief en ongewijzigd. De vernieuwde modellen worden toegevoegd, maar staan standaard geblokkeerd omdat deze misschien eerst nog aangepast dienen te worden met bijvoorbeeld een eigen kantoorlogo.
Wil je ze niet personaliseren, dan kunnen deze modellen op eenvoudige manier geactiveerd worden zodat ze direct beschikbaar zijn voor gebruik.
Er werd ook een volledig nieuw model toegevoegd voor afrekeningen in het kader van een BIDDIT verkoop.
De Federale Belastingdienst heeft de barema’s die van toepassing zijn op alle openbare verkopen aangepast voor de berekening van de wettelijke kosten bij verkoop van onroerende goederen (zie Repertoire RJ onder nummer R 45/02-02 of bericht 17496 op het e-notariaat).
Deze nieuwe schalen zijn van toepassing op alle openbare verkopen waarvan het proces-verbaal van toewijzing wordt verleden vanaf 11 maart 2024.
Hiervoor werd een update uitgevoerd met de indexering van 2 schalen in het AKB-model BIDDIT, zijnde de wettelijke kosten voor barema K en Kbis.
Het toepasselijke tarief wordt door ActaLibra automatisch gekozen in functie van de aktedatum van PV van toewijs.
Met deze update worden de tarieven van het Belgisch Staatsblad die op 1 maart 2024 veranderen, correct gehanteerd in de ActaLibra aktekostenbladen.
Vanaf januari 2024 treedt het Vastgoedinformatieplatform (VIP) in werking voor alle Vlaamse steden en gemeenten. Dit zal resulteren in een maandelijkse factuur van Athumi, die voor de Vlaamse gemeenten de retributies voor stedenbouwkundige inlichtingen en de VIP-platformretributie zal aanrekenen. Fednot zal die facturen voor de notariskantoren betalen en zal de bedragen recupereren via haar maandelijkse factuur aan de kantoren.
Hoe de gerelateerde kosten en factuur best worden geboekt in ActaLibra, lees je in dit artikel.
De BTW-administratie aanvaardt een bijkomende tolerantie betreffende de boeking van hypothecaire getuigschriften. Een inschatting van de kosten volstaat. Deze mogen prorata, op basis van de cijfers t.e.m. oktober, berekend worden.
In ActaLibra worden de hypothecaire getuigschriften correct verwerkt via de SSH applicatie in de ActaLibra boekhouding , en hoeft u dus geen rekening te houden met de hierboven voorgestelde prorata regel. Net zoals de voorbije jaren, kan de aankooptolerantie-tool gebruikt worden , met name op basis van de effectief geboekte kosten.
Meer uitleg over de aankooptolerantie vindt u in dit artikel:
https://www.actalibrateam.be/nl/article/actalibra-tolerantie-dossiergebonden-kosten/866
Het ontwerp van de programmawet is goedgekeurd waarin de verhoging van het tarief van de registratierechten voor akten van vestiging of overdracht van een erfpacht- of opstalrecht van 2% naar 5% werd opgenomen.
Het akteberekeningsmodel "Huurcontract - pacht" werd daarom aangepast. De lijn "Registratie 2%" werd vervangen door "Registratie 5%".
Met de omschakeling naar een nieuw jaar met ActaLibra, bieden we je via deze pagina een overzicht van enkele aanpassingen en een te volgen aanpak voor de komende weken.
Gelieve dit aandachtig te lezen en nauwgezet te volgen a.u.b.
Het ActaLibra team brengt deze update waarin de nakende tariefwijzigingen automatisch in ActaLibra worden toegevoegd, naast de huidige tarieven.
Naast de tarieven zelf, bieden we u nu ook de mogelijkheid om in uw aktekostenberekening te kunnen schakelen tussen de huidige of toekomstige tarieven.
Hoe dit in zijn werk gaat en wat er in de laatste update van 28 december gewijzigd werd, leest u in dit artikel
Op 5 en 6 december stuurde FOD Fin via eRegistration feedback voor heel wat akten de verkeerde informatie/feedback van registratiekantoren.
Omdat er van FOD Fin geen data-correctie zal komen, hebben we de Sync-functie terug geactiveerd.
In dit artikel leggen we uit welke stappen u in zo'n gevallen dient te zetten.
