Wanneer je de hypothecaire staat hebt aangevraagd in een verkeerd dossier, bijvoorbeeld in hoofddossier 2240001 in plaats van in subdossier 2240001-3, is het belangrijk te weten dat een hypothecaire staat niet kan worden overgezet naar een ander dossier zodra deze is aangevraagd. Om dit boekhoudkundig correct af te handelen, moeten we ervoor zorgen dat:
-
De foutieve aanvraag niet meer als "te boeken" wordt weergegeven in het verkeerde dossier.
-
De juiste kosten worden geprovisioneerd in zowel het dossier waarvoor de aanvraag bedoeld was als het dossier waarin de aanvraag per ongeluk is gedaan.
Aan de hand van de volgende stappen leggen we uit hoe je dit correct kunt afhandelen:
Methode 1:
-
Boek de hypothecaire staat in het dossier waarin deze per ongeluk is aangevraagd.
-
Ga naar het AKB en voeg een detaillijn toe in het blokje "Aktekosten". Noem deze detaillijn "Correctie voorafgaandelijke staat".
-
Vul het bedrag van de hypothecaire staat negatief in in de kolom "Provisie".
-
Als de hypothecaire staat niet binnen het forfait valt, reken je deze lijn bovenop het forfait aan.
-
Zo zorg je ervoor dat de som van de bovenstaande boekingen nul is, en het bedrag dus niet in dit AKB wordt opgenomen.
-
-
Ga naar het AKB van het dossier waarvoor de aanvraag oorspronkelijk bedoeld was.
-
*Voeg een detaillijn toe in het blokje "Aktekosten" en noem deze detaillijn "Voorafgaandelijke staat".
-
Geef het bedrag positief in en druk op F9 of het vinkje om de wijziging te bevestigen.
*Het is belangrijk om het bedrag in het blokje "Aktekosten" in te vullen. Dit voorkomt dat er een "?" verschijnt in de kolom "Werkel.Kost". Door deze aanpak vervalt de verplichting om de werkelijke kosten te volgen, aangezien deze reeds zijn verwerkt in het dossier waarin de hypothecaire staat per ongeluk is aangevraagd.
Methode 2:
-
Ga naar het dossier waarvoor de hypothecaire staat bestemd was en voeg de taak toe door de volgende stappen te volgen:
-
Klik op het tabblad ‘Taken’ (1).
-
Klik op ‘Taken overnemen…’ (2).
-
Kies bovenaan als taakgroep ‘HYP stukken zonder ActaLibra document’ (3).
-
Selecteer de taak van de voorafgaandelijke staat (4) en schuif deze naar rechts (5).
-
Druk op OK (6).
-
-
Kopieer de referentie die is ingeschreven in Expeditie in het dossier waar de hypothecaire staat onterecht is aangevraagd, en plak deze in de lege velden.
-
Boek de werkelijke kost in het dossier waarvoor de hypothecaire staat bedoeld is.
-
Zet het vinkje aan bij ‘Geboekt in…’ bij Expeditie in het dossier waar de hypothecaire staat onterecht is aangevraagd.
