Nieuwe versie ActaLibra - juni 2016

Ingediend door ColetteP op wo, 01/06/2016 - 10:01

In deze release

Vergelijkingspunten beheren in ActaLibra
Kadasteropzoekingen via ConsultImmo
KBO opzoekingen in ActaLibra
Support voor Microsoft Office 2016
Andere aanpassingen in de module Studie
Aanpassingen in de module Boekhouding
Data-correcties en -updates

Vergelijkingspunten in ActaLibra

Op 10 juni 2016 wordt op e-notariaat de nieuwe versie van de applicatie ASF / SFB (Sociale en Fiscale Berichten) voor alle kantoren in gebruik genomen. Voortaan moet je bij een vervreemding voor elk goed ook de vergelijkingspunten meegeven. Die vergelijkingspunten moet je vanaf nu in ActaLibra ingeven. Ze worden dan doorgestuurd via de SFB passerelle samen met de gegevens van je SFB aanvraag.

Vergelijkingspunten invoeren

Wanneer je vanop een dossierfiche het tabblad Goederen opent, zie je onderaan een nieuwe knop VGP staan.

Via deze knop open je onderstaand venster waar je de vergelijkingspunten beheert voor de goederen van dit dossier.

Op basis van het type vastgoed dat je kiest, zijn er andere vergelijkingspunten in te stellen. Welke dat zijn, en welke informatie je daarin dient aan te geven, wordt bepaald door de online applicatie op e-notariaat. Voor eventuele vragen hierover kan je contact nemen met de helpdesk van Credoc.

In dit venster worden de verplicht in te vullen velden in het geel gemarkeerd.

Net zoals in de online applicatie, kan je onderaan links zo nodig aanvinken dat je geen vergelijkingspunten wenst mee te geven.

Gebruik de knop Bewaren om de ingestelde vergelijkingspunten in ActaLibra te bewaren.

Wanneer er meerdere goederen zijn in het geopende dossier, kan je met de knoppen links onderaan direct een vorig of volgend goed kiezen zonder dit venster te moeten sluiten.

Vergelijkingspunten mee verzenden via SFB-passerelle

Net zoals voorheen, krijg je via de taak "Sociale en Fiscale Berichten" de knop SFB-passerelle te zien.

Hiermee wordt het venster SFB Passerelle geopend.

Bij het bewaren van de geselecteerde goederen wordt, in geval van een Vervreemding, geverifieerd of de vergelijkingspunten al werden ingegeven. Zo niet kan je niet verder, en kan je via de knop "VGP in te vullen" snel de ontbrekende vergelijkingspunten invoeren.

Pas dan kunnen de geselecteerde goederen bewaard worden, en kan je alle nodige informatie via de knop "Upload" doorsturen naar de nieuwe versie van de online applicatie.

Merk op :
Met de knop "Open online" wordt je vanaf deze versie naar de nieuwe versie van de online app SFB gebracht. De oude online applicatie is vanaf 10 juni 2016 niet meer beschikbaar.

Kadaster-opzoekingen via ConsultImmo

Vanuit een ActaLibra dossier kan je nu eenvoudig en snel eigendommen opzoeken via de geïntegreerde ConsultImmo webservice van het kadaster. Wanneer je vanop een dossierfiche het tabblad Goederen opent, zie je onderaan een nieuwe knop ConsultImmo staan.

Via deze knop wordt onderstaand venster geopend waar je eigendommen kan opzoeken.

Eigendom opzoeken

Wanneer je dit venster voor een bepaald dossier voor het eerst opent, krijg je al onmiddellijk de partijen te zien van dit dossier.

Het volstaat om de betreffende eigenaar aan te duiden, en onderaan de (hoofd)gemeente waar het goed is gelegen te kiezen uit de lijst (typen kan ook). Dan klik je op de knop "Opzoeken..." om de opzoeking te starten. Zo nodig kan je bovenaan rechts een andere taal voor de opzoeking instellen. Voor tweetalige gemeenten krijg je dan o.a. de straatnaam in de gevraagde taal.

Deze opzoeking via de ConsultImmo webservice van het kadaster (patrimoniumdiensten van FOD Fin) verloopt via KFBN/Credoc. De kosten voor een opzoeking worden dan ook via de maandelijkse afrekening van de KFBN gefactureerd.

Rechts onderaan het venster geeft een rood of groen vierkantje de verbindingsstatus met Credoc weer. Wanneer je na het starten van ActaLibra voor het eerst een Credoc webservice wilt gebruiken, moet je hiervoor eerst aanmelden met je eID- of eNot-kaart. Zo lang ActaLibra actief bljift, hoef je dit niet te herhalen.

Zodra de resultaten van de opzoeking binnenkomen, krijg je de gevonden eigendom(men) te zien.

Wil je los van reeds gekende partijen een eigendom zoeken van een andere eigenaar, kan je dat via de knop "Extra opzoeking", waarbij je met de hand een rijksregisternummer of een ondernemingsnummer kan ingeven, in combinatie met een (hoofd)gemeente (+TAB), en de opzoeking starten via de knop "Opzoeken".

Eigendom in dossier opnemen

Zodra de informatie via ConsultImmo is ontvangen, krijg je die in onderstaand venster te zien :

Het volstaat de gewenste goederen aan te vinken, en ze via de knop "Goed overnemen" in het ActaLibra dosier als goed toe te voegen. Daarbij is het wel nodig dat je eerst aanduidt welke goederensoort elk geselecteerd goed in ActaLibra moet krijgen.

Alle kadastrale kenmerken alsook de ligging worden in de ActaLibra goederenfiche overgenomen. Aangezien de straatnamen in het kadaster in een wat ongelukkige vorm staan vermeld (in hoofdletters, en doorgaans met een afkorting voor straat, weg, laan, ...) tracht ActaLibra dit toch zo goed mogelijk om te vormen tot de juiste straatnaam. Toch kan je best even verifiëren.

De volgorde waarin je de over te nemen goederen in dit venster aanvinkt, bepaalt ook de volgorde waarin de goederen in het dossier en akte zullen worden vermeld. Om dat duidelijk te visualiseren, zie je in de rechter kolom van een over te nemen goed steeds als hoeveelste goed elk aangeduide eigendom in het dossier zal terecht komen. Uiteraard kan je ook nog achteraf de volgorde van de goederen in het dossier wijzigen.
Het label op de knop "Goed overnemen" geeft ook aan hoeveel goederen er bij het klikken zullen worden overgenomen in het dossier, bv. 1x Goed overnemen

Meerdere loten of privatieven als 1 goed overnemen

Wanneer een opzoeking verschillende loten of privatieven oplevert die binnen eenzelfde Afdeling +Sectie vallen, en die eenzelfde kadastrale aard hebben, dan kan ActaLibra die als één goed overnemen in ActaLibra.

In dit voorbeeld worden de twee privatieve delen gegroepeerd weergegeven, en kan je ze via die groepering samen aanvinken. In de rechterkolom geeft ActaLibra aan dat deze samen, als goed n° 1, zullen worden overgenomen in het dossier.

Wil je toch voor elk een apart goed in ActaLibra maken, dan vink je eerst het ene privatieve deel aan en klik je op Goed overnemen. Pas dan klik je het tweede privatieve deel aan gevolgd door een klik op de knop Goed overnemen.

Na overname, op de goederenfiche

In deze release werd de lay-out van het tabblad Goederen wat gewijzigd. Residentie staat nu onder het adres, en Fiscale Antenne wordt rechts getoond. De kadastrale afdeling staat nu niet meer enkel met het nummer aangeduid, maar met de ganse benaming.

Wanneer een goed, qua kadastrale identificatie, 100% overeenstemt met een voor dat dossier opgezocht goed, dan wordt dat in de blauwe zone aangegeven met de vermelding "via ConsultImmo". Zo kan je er vanop aan dat de kadastrale kenmerken helemaal kloppen met de informatie in de authentieke bron STIPAD. Zodra er een manuele wijziging gebeurt, wordt "via manuele ingave" getoond.

(mede)Eigenaars opzoeken / toevoegen / in het dossier opnemen

Behalve informatie over het goed zelf, wordt onder elk gevonden goed de lijst van (mede)eigenaars vermeld. Via de + knop, links van elk goed, krijg je alle (mede)eigenaars voor het goed te zien.

Is een eigenaar nog niet gekend in ActaLibra, dan kan je die snel en eenvoudig toevoegen.

Via de knop "Persoon toevoegen", wordt een nieuwe persoonsfiche gemaakt waarin de beschikbare gegevens van de eigenaar al zijn ingevuld, en die je met de hand kan aanvullen (o.a. het adres).

Gebruikers die toegang hebben tot de Cevi webservices, kunnen de gegevens van de eigenaar via de knop "opzoeken in RR" opzoeken in het rijksregister. Zijn er meerdere (mede)eigenaars nog niet gekend in ActaLibra, dan kan je deze allen ineens opzoeken in het rijksregister. In zo'n geval krijg je deze vraag :

Merk op dat je vanaf deze release ook ondernemingen in het KBO kan opzoeken (meer info hierover verderop). Ook de eigenaars-vennootschappen die nog niet gekend zijn in ActaLibra kunnen gelijk worden opgezocht.

Is een (mede)eigenaar wel al gekend in ActaLibra, maar is die nog geen partij in het dossier, dan kan je die vanuit dit venster direct als partij toevoegen aan het dossier.

Duid eerst de eigenaar aan, kies onderaan het venster uit de lijst de gewenste hoedanigheid, en klik op de knop "Als partij toevoegen" om deze eigenaar als partij aan het dossier te koppelen.

Merk op dat het kadaster niet altijd alle mede-eigenaars vermeldt. In de documentatie over de “kadastrale legger” staat :
Wanneer een meergezinswoning toebehoort aan meerdere eigenaars, wordt het artikel, geopend voor de oppervlakte en de gemeenschappelijke delen, ingeschreven op naam van één mede-eigenaar gevolgd door de vermelding " EN RECHTHEBBENDEN ", zonder vermelding van het aantal rechthebbenden.
Indien mogelijk neemt men een mede-eigenaar die het gebouw bewoont, of anders de gemeente bewoont, zo niet neemt men deze die volgens de onverdeelde aandelen in mede-eigendom de voornaamste is.

Alle opzoekingen blijven bewaard

Alle opzoekingen via ConsultImmo blijven in het dossier aanwezig. Ook wanneer je achteraf terug het ConsultImmo venster opent, vind je daar alle eerder gedane opzoekingen terug. Je kan van daaruit dus ook nog nadien goederen of eigenaars toevoegen.
Merk op dat je in de rechter kolom van elke opzoeking steeds ziet staan wanneer die werd opgevraagd.

We hebben van de Consultimmo opzoeking nog geen ActaLibra afdruk voorzien. Dat zijn we wel van plan, maar omdat de oude versie van de SFB-passerelle op 10 juni uit productie gaat bij Credoc moesten we imperatief de nieuwe versie al uitbrengen. Alle kadasteropzoekingen die je via ActaLibra doet, blijven bewaard bij het dossier, en de afdruk zal je achteraf snel en zonder bijkomende kost kunnen maken, eenmaal dit in ActaLibra is voorzien.

Het gaat wel over een Afdruk “Opzoeking Kadaster”, vergelijkbaar met hetgeen je op het e-notariaat krijgt van Credoc, en niet de officiële Kadastrale legger, die door het Kadaster wordt geproduceerd.
Online kan je er direct een plan bij vragen: dit kunnen we (jammer genoeg) niet aanvragen via de webservice van Credoc.

KBO-opzoekingen

Net zoals reeds de mogelijkheid bestond om natuurlijke personen op te zoeken in het rijksregister, kan je nu ook ondernemingsinfo opzoeken in het KBO. Dat kan zowel voor natuurlijke personen zijn als voor vennootschappen. Deze KBO opzoekingen zijn geïntegreerd in het venster waarmee je eerder al rijksregisteropzoekingen deed. KBO opzoekingen verlopen via een KFBN/Credoc webservice, en zijn gratis voor notarissen en hun medewerkers.

Gezien de gelinkte mogelijkheden met opzoekingen van natuurlijke personen in het Rijksregister, is deze module enkel beschikbaar voor gebruikers die ook toegang en gebruiksrecht hebben voor opzoekingen in het rijksregister via Cevi.

Het vernieuwde opzoekingsvenster open je via het menu :

of via een extra knop rechts onderaan de persoonsfiche :

Merk op :
Wanneer eerder een KBO opzoeking voor een persoon is gebeurd, kan je de verkregen info m.b.v. Ctrl+Klik op de knop "KBO" opnieuw afdrukken.

Een KBO-opzoeking uitvoeren

Stap 1 : Een onderneming opzoeken via het tabblad "via KBO"

Daar moet je eerst aangeven in het kader van welk dossier je deze opzoeking wilt doen (een vereiste van KFBN/Credoc). ActaLibra stelt standaard het laatst geopende dossier voor, maar met de groene vorig- of volgend-dossier knoppen kan je ook snel naar eerder gebruikte dossiers navigeren.
Wanneer er nog geen dossierfiche is opgemaakt, kan je het kruisje aanklikken, en de opzoeking doen met de aanduiding "nog geen dossier gekend"

Verder beschik je over twee mogelijke pistes om de onderneming op de te zoeken : op basis van het ondernemingsnummer, of op basis van naam en postcode. Kies een van beide opties, en vul de bijhorende zoekwaarden in. Klik op de knop "Verder" om de opzoeking te starten.

Aangezien de KBO opzoeking via KFBN/Credoc verloopt, moet je je een eerste keer aanmelden via je eID of eNOT kaart.

Je kan ook meerdere opzoekingen ineens doen. Gebruik daarvoor de knop "Extra opzoeking". Dat kunnen zowel opzoekingen in het Rijksregister als in het KBO zijn.

Stap 2 : resultaat van de opzoeking(en)

Zodra de resultaten van de KBO-opzoeking werden ontvangen, krijg je die in onderstaand overzicht te zien.

Onder elke gevonden onderneming staan de verbonden personen of vennootschappen met hun functiebeschrijving. Ook die kan je aanvinken. Voor natuurlijke personen wordt dan een Rijksregisteropzoeking gestart. Voor vennootschappen wordt een bijkomende KBO opzoeking gestart.

Zodra je de gewenste ondernemingen en/of personen hebt aangevinkt, klik je op de knop "Verder".

Stap 3 : personen in ActaLibra toevoegen of bijwerken

Voor elke in stap 2 aangevinkte persoon of onderneming krijg je in dit venster de ontvangen gegevens te zien. Afhankelijk van de aard van de onderneming krijg je andere gegevens te zien. Is het een vennootschap, dan krijg je deze informatie : o.a. de vennootschapsvorm, de startdatum en eventuele einddatum van de onderneming, het maatschappelijk kapitaal, informatie over het boekjaar en de jaarvergadering.

Is het een natuurlijk persoon, dan bevat de informatie ook een voornaam, de geboortedatum, het rijksregisternummer, maar geen vennootschapsgegevens.

Zijn er meerdere mogelijke (deel)gemeenten met eenzelfde postcode, dan wordt dat aangegeven in een oranje kleur, en kan je die zelf kiezen. Standaard wordt de gemeentenaam op de hoofdgemeente ingesteld.

Net zoals ook bij een rijksregisteropzoeking het geval is, krijg je extra hulp als het een buitenlands adres is.

Het bankrekeningnummer dat in het KBO vermeld staat, wordt standaard niet mee overgenomen of bijgewerkt in de ActaLibra fiche. Wil je dat toch, dan moet je op het rode slotje klikken om te ontsluiten.

Een eventuele historiek van de rechtstoestand wordt enkel ter informatie getoond en wordt niet in de persoonsfiche overgenomen.

Via de knop "Nieuwe fiche" wordt op basis van de gevonden gegevens een nieuwe persoonsfiche toegevoegd. Is er al een bestaande gevonden, dan wordt je die aan de rechter zijde getoond, en kan je die ev. bijwerken met de knop "Fiche bijwerken".

Via de printknop, onderaan links, kan je (best na het maken of bijwerken van een nieuwe fiche), de opgezochte gegevens van het KBO afdrukken, en evenueel als PDF opslaan in de ActaLibra map gelinkt aan de fiche van deze persoon of onderneming.

Support voor Microsoft Office 2016

Vanaf deze versie van ActaLibra wordt nu ook Microsoft Office 2016 ondersteund, op Windows 7, Windows 8.1 en Windows 10.

Andere aanpassingen in de module Studie

Soms wordt in de vrije-tekst-zone van de persoonsfiche confidentiële informatie genoteerd. Om te vermijden dat cliënten (bv. in de aktezaal) deze informatie zouden te zien krijgen, kan je door te dubbelklikken op het icoon, links in het gele tekstvak, de inhoud ervan verbergen. Nogmaals dubbelklikken op het icoon maakt de informatie terug zichtbaar.

Deze instelling blijft behouden, ook wanneer je ActaLibra had afgesloten.

Wanneer een goed wordt aangeduid als een "Handelsfonds", moet je niet langer een P-nummer ingeven.
Bij het bewaren van de fiche van een onderneming of Btw-plichtige, wordt nu automatisch de bevoegde Rechtbank van koophandel bepaald
Voor de taak “Aanvraag CRL” is web-link naar de nieuwe app op e-notariaat ingesteld
Voor de taak “Aanvraag CRV” is web-link naar de nieuwe app op e-notariaat ingesteld
Bij het voorbereiden van een akte voor eRegistratie worden de goederen nu steeds in de zelfde volgorde vermeld als in het ActaLibra dossier.
Het gewijzigde formulier Vlabel Aangifte van Nalatenschap versie mei 2016 wordt vervangen in uw modellencollectie

Andere aanpassingen in de module Boekhouding

Het afdrukken van de RAA- en HYP-boekjes werd herwerkt :
- er wordt gesorteerd op categorie : eerst de betalingen, dan de formaliteiten en tenslotte de getuigschriften
  - en binnen categorie, volgens oplopend nummer in de referentie
  - wanneer met deze nieuwe sortering wordt gewerkt, wordt niet per maand een nieuwe pagina gestart
- extra filter mogelijkheid, vooral nuttig voor RAA-AND : "Enkel dossiers waarvoor de betaling verschilt van de werkelijke kost"
  
  Dit berekent het "saldo" per dossier in dit boekje, en enkel de dossiers waarvan het saldo niet nul is, of de lijnen waarvoor geen dossier is gekend worden op de lijst weergegeven. Zo vind je de B-lijnen waarvan de A-lijn bv in een ander boekje is geboekt, of de A-lijnen waarvan de betaling niet is gebeurd.
  Wanneer je deze filtering gebruikt, wordt de lijst niet met 1 blad per maand opgebouwd, en worden de lijnen gesorteerd op repertoriumnummer en dossier.
Bij afdruk van een factuur staat de optionele vermelding "reeds betaald" nu in het rood.
Wil je dat toch liever niet, dan kan dat via door instelling "ReedsBetaald_Rood" op N te zetten.
Een ongemak bij afdruk van een factuur zonder de korting-clausule werd opgelost
In de dagboeken voor externe administraties werd de optie "3. Openingssaldo instellen" verwijderd. Die kan nu enkel nog door een ActaLibra consultant worden gehanteerd bij de initiële ingebruikname van een nieuw 'boekje'.

Data-correcties en -updates

De NOT-fiches werden geactualiseerd op basis van de laatst ontvangen update van KFBN, dd. 12 mei 2016
Van alle fiches voor de Rechtbanken van Koophandel werd de benaming aangepast.
Voor de goede werken van de KBO integratie, werden enkele ontbrekende persoontypes voor ondernemingen toegevoegd:
- in de groep Vennootschappen :
  - BV ovv CVBA / SC sfd SCRL
  - Gewone commanditaire vennootschap / Société en commandite simple
  - Vennootschap onder firma / Société en nom collectif
  - Buitenlandse onderneming / Entreprise étrangère
- in de groep “Gemeenten” :
  - OCMW
Op eRegistratie vervalt het akte-type "Openbare Verkoop - PV van vaststelling afwezigheid van hoger bod" [TT-UID-107]
Volgende tariefaanpassingen worden ingesteld in uw akteberekeningsmodellen :
- IBGE : ingesteld op 35 €
- Overschrijving per pagina : ingesteld op 17,70 €
Extra akte-constante "Credoc eRegistration" toegevoegd in blokje "KFBN diensten"
In de nodige akteberekeningsmodellen wordt een extra lijn voor "5% registratie in Wallonië" toegevoegd
De volgende schalen werden geactualiseerd :
- Hypotheek - Conventionele inschrijving
- Hypotheek - ambtshalve in/overschrijving
- Hypotheek - Doorhaling
De koppelingen naar bevoegde registratiekantoren (types RSU, RDI, RCL en RCF) verwijzen nu naar het REG1 kantoor van de fiscale antennes
Om vergissingen te vermijden werden bankrekeningnummers verwijderd uit alle EX-fiches, ttz. ex-registratiekantoren, ex-associaties en bij ere-notarissen.
Bij enkele gemeenten werd een foute link naar een RVK-kantoor gecorrigeerd
In alle bestaande fiches van vennootschappen en BTW-plichtigen wordt de Rechtbank van Koophandel bijgewerkt (RvK)
14/06/2016: Alle wijzigingen aan de Belgische banken (namen, BIC-codes) werden overgenomen van de Nationale Bank van België

Deze softwareversie installeren

De software en de instructies voor de update vind je via deze link.