Ontbrekende werkelijke kosten
- Zoekers -->zoekers Aktekostenbladen --> “Ontbrekende werkelijke kosten”
- Ook deze zoeker dient u te gebruiken voor alle externe administraties waarvoor u de werkelijke kosten opvolgt. (kan dus worden gebruikt voor REG, HYP, BS, RECHTBANK, … en ook DIVAK)
- Het opvolgen van werkelijke kosten houdt in dat voor elke vooraf aangerekende kost (lees: Er staat een bedrag Provisie) moet worden aangegeven hoeveel de werkelijke kost (in de kolom Effectief) bedraagt. Indien de werkelijke kost ontbreekt, wordt dit duidelijk in het aktekostenblad aangegeven via een “(?)”.
- De zoeker “Ontbrekende werkelijke kosten” geeft u direct alle blokjes waarin de werkelijke kost nog moet worden geboekt. Het is uiteraard mogelijk dat de stukken nog niet werden verzonden/ontvangen en dat u de werkelijke kost nog niet kent. In die gevallen is het “(?)” correct en dient u niets te corrigeren.
- U kunt hierbij best per boekje tewerk gaan. Werk daarom in deze zoeker met een selectie op Boekje
- In het zoekresultaat worden de bedragen weergegeven zoals we ze ook in de kostenbladen terugvinden :
- De kolom “Werk. Kost” geeft hier nu ook de ontbrekende bedragen aan m.b.v. een “0”. In de kolom “Geboekt” geven we (enkel per subtotaal) aan welk bedrag provisie reeds werd geboekt (op 458xxx), maar waarvoor nog geen werkelijk bedrag (en dus geen overboeking op 416xxx) werd doorgestort/geboekt.
- Indien u deze bedragen zou optellen (bv. na export in Excel), zou dit moeten overeenstemmen met het saldo van de overeenkomstige 458xxx-rekening. U gebruikt hiervoor de balans algemene rekeningen. De einddatum van de balans is steevast de datum van uitvoering, en dus niet de laatste datum van het af te sluiten kwartaal!
- Naar Excel :
- Plaats de resultaatlijst in Excel via deze knop (onderaan de zoeker).
- In Excel totaliseert u de kolom “geboekt” onderaan via ∑.
- Dit saldo vergelijkt u met de huidige stand van de 458-rekening, en u werkte reeds met ActaLibra voor 01/01/2012, ga naar 'Oude lijsten' en kijk via zoekers of er nog ontbrekende werkelijke kosten zijn van pre2012.
Ten onrechte geprovisioneerd ?
Indien er door de dossierbeheerder ten onrechte een bedrag was voorzien in het aktekostenblad (in de kolom provisie), dan dient dit ook gecorrigeerd te worden. U gaat dan best als volgt te werk:
- Selecteer het aktekostenblad en klik op de lijn die foutief is aangerekend.
- Klik op de knop ‘Werkelijke kosten’. Bij ‘Betaald’ geeft u in dat u nul euro betaald. Indien deze kost niet behoort tot de forfaitaire aktekosten ((f)-lijn) en u wilt niks veranderen aan het totaal aangerekende aktekosten (u wenst het saldo op de cliënt ongewijzigd te laten), dan kiest U steeds ‘Voor eigen rekening’.
- Indien deze kost onder voorschotten valt, dient elk verschil afgerekend te worden met de cliënt. Aangerekende kosten welke niet onder de voorschotten vallen, dienen best verwerkt te worden ‘voor eigen rekening’, om het totaal van de aangerekende aktekosten ongewijzigd te laten.
- Gebruik de knop “Volgend gevonden” :
. Indien er meerdere aktekostenbladen gevonden werden, dan klikt u telkens bovenaan het kostenblad in het veld met de dossiercode. Met de knop komt U op het volgende aktekostenblad terecht.
