Indien u uw lopende rekeningen bij externe administraties (zoals hypotheekkantoor, registratiekantoor, OVAM, …) opvolgt via ‘betalingen externe administraties’, dient u per maand de stand bij de betreffende administratie te controleren. Kijk na of die stand overeenstemt met de stand op de 416-rekening (=provisierekening) en de stand in het betreffende dagboek externe administraties.
Vraag ook bij de hypotheekkantoren regelmatig een overzicht (op datum van aflevering) van hetgeen ze verwerkt hebben van uw provisierekening.
Is er een verschil, gebruik dan volgende mogelijkheden voor het opsporen van de fout :
- Indien u met expeditie-opvolging werkt, controleer dan eerst de expeditie lijnen waarvan de werkelijke kost nog niet geboekt werd. Misschien hebt u er een aantal vergeten in te boeken.
- Indien de werkelijke kost toch geboekt is in uw boekje, klik dan het vinkje aan en bewaar via F9
- Boek de hypotheekstukken steeds op datum van aflevering (indien datum onbekend boekt u op datum van ontvangst).
- Indien een verschil is, drukt u beter het dagboek af via de knop “Afdruk boekje”, en vergelijkt u dit in detail met de lijst van de betreffende administratie.
- Voor de registratie controleert u best het lopend saldo per decade. Zo dient u enkel binnen die periode (10 dagen) af te punten met de lijsten van de administratie.
- Voor de hypotheken en de andere administraties controleert u maandelijks.
- Indien u hypotheken aan het afpunten bent, is het belangrijk te weten dat u kunt zoeken in uw boekje (Financieel --> Betalingen aan externe administraties). Op de lijst van hypotheken staat bv. een stuk met formaliteit ‘55-14-10-2013-01542’. U kunt dit niet direct terugvinden op de afdruk van uw boekje. U neemt de zoeker (of Ctrl+F) om te zoeken. U zoekt als volgt :
In het resultaat zien we dat deze kost werd geboekt op 15/10/2013
Selecteer die lijn en via de knop “Kenmerken”, past u de datum aan naar de datum van aflevering.
Opmerking: De saldi van de boekjes ‘externe administraties’ waarvoor u geen lopende rekening heeft, dienen steevast een nul-saldo te hebben (HYPAND,BS, RECHTB,DIVAK,DIV, …)
