ActaLibra update 28 augustus 2018 - build 128

Ingediend door FilipVW op wo, 12/12/2018 - 17:00

Nieuwe methode voor snelle overboeking tussen dossier en cliënt [Boekhouding]

Situering

Vóór het verlijden van de akte, wordt de ontvangen provisie op de cliënt geboekt.
Ná het verlijden van de akte worden alle gefactureerde kosten (erelonen, aktekosten) samen met de aangerekende voorschotten via het aktekostenblad geboekt op het dossier.
Het overboeken van bedragen tussen cliënt en dossier(s) neemt momenteel nogal wat tijd in beslag en vergt te veel handelingen.

Een nieuwe overboekingsfunctie in ActaLibra laat u onmiddellijk na het factureren de op het dossier geboekte kosten afboeken tegenover de cliënt waarop de provisie werd geboekt.

Deze overboeking kan je met slechts 2 kliks doorvoeren via het tabblad Afrekening van het AKB. Boven de lijst van Facturen is er een nieuwe knop Cliënt/Dossier, waarmee je automatisch een boekingsvoorstel krijgt voor het overboeken (compenseren) van het totaalbedrag op de factuur van de provisiecliënt naar het dossier. Dankzij deze nieuwe functie verloopt het overboeken een pak sneller en eenvoudiger.

Werking

Op het tabblad Afrekening van het AKB staat nu boven het overzicht van facturen een extra knop Cliënt/Dos.
Via die knop kan je, best onmiddellijk na het boeken en afdrukken van een factuur, nu direct ook het totaalbedrag van de geselecteerde factuur overboeken (compenseren) van het betrokken dossier tegenover de cliënt waarop eerder de ontvangen provisie werd geboekt.
Doe dit enkel wanneer de gevraagde provisie al betaald is.

Het over te boeken bedrag is het totaalbedrag van de geselecteerde factuur (incl. eventuele voorschotten), en dit bedrag kan je zelf niet veranderen.

(A) Als provisiecliënt wordt standaard de cliënt uit het AKB voorgesteld.
Omdat de provisie ook op een andere partij geboekt kan zijn, kan je die hier ook kiezen uit een keuzelijst met alle partijen van het betrokken dossier.
Enkel wanneer de provisiecliënt (uit het AKB) verschilt van de cliënt waarop de geselecteerde factuur is geboekt, wordt er (bij A) geen cliënt voorgesteld, maar moet je zelf de juiste provisiecliënt uit de keuzelijst kiezen.
Is er voor de gekozen cliënt wel voldoende saldo, dan wordt het Cliëntsaldo vóór in een groen vakje weergegeven.
Is er onvoldoende saldo op die provisiecliënt, dan wordt Cliëntsaldo vóór in het oranje weergegeven :

(B) Dossier + cliënt (facturatie) zijn die van de eerder geselecteerde factuur. Hierbij wordt het Dossiersaldo (vóór en na) voor de facturatiecliënt getoond.
In een standaardsituatie komt na het doorvoeren van deze overboeking het Dossiersaldo na op 0,00€. Dat zie je direct wanneer het Dossiersaldo na in een groen vakje wordt weergegeven.
Is dat niet zo, dan tonen we dat in een ander kleur, bv. 100,00€.

(C) De voorgestelde omschrijvingen die bij de overboeking zullen gebruikt worden, kan je hier door simpelweg te typen aanpassen.
Via de knop Instellingen (links onderaan het venster) kan je zelf instellen welke de te gebruiken standaardomschrijvingen zijn (zie verder : De standaardomschrijvingen zelf aanpassen).

Met een klik op de Voltooi knop wordt deze transfer automatisch als compensatieboekstuk geboekt in het speciaal daarvoor voorziene compensatiejournaal COMPTCD (Compensatie Transfers Cliënt-Dossier).
De automatisch gemaakte compensatieboeking voor bovenstaand voorbeeld ziet er als volgt uit :

Merk op dat het COMPTCD journaal beveiligd is op alleen lezen. Je kunt er dus met de hand geen boekingen of wijzigingen in aanbrengen.
Eventuele manuele correctieboekingen moeten nog steeds via het COMPEN journaal gebeuren.

De overboeking zie je op de cliënthistoriek zo vermeld staan :

Overboekingen tussen verschillende cliënten

Ook wanneer de over te boeken provisie op een andere cliënt staat geboekt dan die waarop je factureert, gebruik je na facturatie deze nieuwe functie.
Zo heb je bv. de kosten voor leveringsplicht die het je aan de verkoper factureert via een AKB "VERKOPER".

Omdat betaalde provisies steeds op de cliënt (koper) worden geboekt, moet je in dit geval het gefactureerde bedrag leveringsplicht dan ook niet afboeken van de verkoper, maar van de koper.
Wanneer je hier via de knop Cliënt/Dos het overboekingsvenster opent, krijg je standaard de factuur-cliënt (in dit geval de verkoper) voorgesteld. Omdat er (normaal gezien) geen geld is op de verkoper, zie je ook een ontoereikend saldo (in oranje vakje).

In dit geval moet je dus uit de keuzelijst de koper aanduiden als provisiecliënt. Dat geeft dan volgend overboekingsvoorstel, waarbij het Cliëntsaldo voor nu wel toereikend is, en ook het Dossiersaldo na netjes op 0,00 komt.
Merk ook op dat de boekingsomschrijvingen nu ook telkens de naam en code van de andere cliënt vermelden :

Via de knop Voltooi wordt volgend COMPTCD boekstuk als volgt geboekt :

... en krijg je het volgende te zien op de cliënthistoriek van de koper en verkoper :

Na de overboeking

Zodra het algemeen factuurtotaal is overgeboekt, staat het vinkje in de kolom CD (Cliënt/Dossier) aangevinkt, en kan je de knop Cliënt/Dos niet meer gebruiken voor die factuur.

Speciale gevallen

Creditnota's

Wanneer je een factuur al hebt overgeboekt naar de provisiecliënt, en pas daarna beslis je die factuur te neutraliseren, dan moet je best ook de via neutralisatie toegevoegde creditnota afboeken via de knop Cliënt/Dossier.
Zo krijg je een extra COMPTCD-boeking met omgekeerde bedragen van de eerdere COMPTCD-boeking, waardoor ook die is tenietgedaan. Dat je hier een dossiersaldo na verschillend van 0,00 krijgt, is in deze situatie normaal.

Handlichtingen

Handlichtingen worden veelal pas een tijd later verleden, en kunnen pas daarna worden gefactureerd. Zolang dat niet gebeurd is, en zolang er dus geen factuur bestaat, kan je geen gebruik maken van deze nieuwe overboekingsfunctie. Voor handlichtingen moet je daarom nog steeds de provisie handlichting overboeken naar het dossier via het journaal COMPEN.

De standaardomschrijvingen zelf aanpassen

Via deze knop Instellingen (links onderaan), kom je op onderstaan venster, waar je de standaard te hanteren omschrijvingen kunt instellen voor uw kantoor.

Zo wil je misschien liever "TFT ..." gebruiken in plaats van "Transfer ...".
Bovendien kan je in deze omschrijvingen volgende #veldnamen gebruiken die dan worden vervangen door de overeenkomstige tekst :

NL : #dossiercode, #cliëntcode, #cliëntnaam, #repnr
FR : #codedossier, #codeclient, #nomclient, #n°rép

Bij het maken van een dergelijke transfer kan je zowel tussen een zelfde als een verschillende cliënt overboeken, en afhankelijk hiervan wil je ook in de resulterende compensatieboeking andere omschrijvingen hanteren.
Voor elk van deze twee scenario's kan je telkens een standaardomschrijving instellen voor de boeking op cliënt (provisie) en voor de boeking op Dossier+cliënt (factuur).

Zo heeft het weinig zin om bij een cliënt-dossier-transfer voor een zelfde cliënt ook nog eens de cliëntnaam in de boekingsomschrijving te hernemen. De cliënthistoriek vermeldt bovenaan al de naam van de cliënt. Daarom wordt in dit scenario enkel bij de boeking op cliënt (provisie) de dossiercode vermeld.

Voor de cliënt-dossier-overboekingen tussen verschillende cliënten, is het dan weer wel aangewezen om telkens de cliëntnaam (en code) van de andere cliënt te vermelden.

Klik op de knop Instellen om de eventueel gewijzigde wijzigingen te bewaren, en direct toe te passen op de huidige overboeking.

Vernieuwde macro Bericht naar Dossier [Outlook]

In Outlook gebruik je de knop Bericht naar Dossier om e-mails en bijlagen naar ActaLibra over te brengen. Steeds meer e-mails bevatten naast de klassieke, aangehechte bijlagen nu ook allerhande ingesloten afbeeldingen en iconen met links naar externe websites. Zo zie je de laatste tijd steeds meer e-mails van notarissen met deze iconen in de handtekening, bv.

De ActaLibra macro die de overdracht van mails en bijlagen aanstuurt, beschouwt nu nog enkel de aangehechte bijlagen als bijlagen die je apart kunt bewaren in ActaLibra. Alle ingesloten bijlagen, zoals hyperlink-iconen of ingesloten afbeeldingen, blijven bij de overdracht naar ActaLibra nu gewoon in de email bewaard, en worden niet meer als bijlagen vermeld bij de overdracht.

Deze aanpak biedt een aantal voordelen:

Zo zal de overdracht sneller verlopen.
Het soms crashen van Outlook ten gevolge van het schrappen van dergelijke ingesloten iconen en/of afbeelden, behoort nu tot het verleden.
De in ActaLibra bewaarde email behoudt de ingesloten iconen en afbeeldingen, en blijft er zo ook net als het origineel uitzien.

Aanpassingen i.v.m. reorganisatie Kantoren Rechtszekerheid

Met de definitieve integratie van de hypotheekkantoren in de Administratie Rechtszekerheid van de AAPD, zorgt deze update nu ook in ActaLibra voor de nodige aanpassingen. Ondanks het feit dat binnen de nieuwe kantoren rechtszekerheid de vroegere registratiekantoren en hypotheekkantoren samen zijn ondergebracht, blijven we deze entiteiten in ActaLibra apart beschouwen omdat ze qua bevoegdheden, qua opvolging van stukken en kosten, en zelfs qua bankrekeningnummer daarin als verschillend moeten behandeld worden.

Welke aanpassingen zijn voorzien in ActaLibra?

De vroegere hypotheekkantoren kregen (in de HYP-fiches) een nieuwe naam. Net zoals de vroegere registratiekantoren heten die nu Kantoor Rechtszekerheid ... of Bureau Sécurité Juridique ... : bv.

Dat zorgt ervoor dat ActaLibra deze kantoren vanaf nu steeds met deze benaming zal vermelden, zoals bv. op de aanvraag hypothecair getuigschrift :

Hypotheekkosten in de aktekostenbladen

ActaLibra zorgt automatisch voor de nodige hypotheekblokjes in de aktekostenbladen. Op basis van de goederen in het dossier worden de bevoegde Kantoren Rechtszekerheid van de AAPD bepaald, en op basis daarvan worden de nodige hyp-blokjes voorzien in het AKB.

Deze blokjes krijgen net als voorheen de zelfde benaming als die van de bevoegde kantoren. Dat is zo voor alle nieuwe aktekostenbladen, en voor alle bestaande aktekostenbladen van lopende dossiers.
bv.

Merk op dat we voor de federale registratiekosten nog steeds werken met een blokje "Registratie ..." (bv. Registratie Gent II)

In de AKB-modellen wordt "Andere hypotheekkantoren" hernoemd naar "Kantoor Rechtszekerheid". Ook de Romeinse cijfers (I, II, III, V) in de naam van sommige kantoren wordt een gewoon Arabisch cijfer (1,2,3,5)

Het vroegere kantoor Brussel IV wordt Halle, Brussel VI wordt Vilvoorde, en Brussel VII wordt Asse.

Bevoegde kantoren in het expeditieboekje

Wanneer je het expeditieboekje opent voor een bepaald dossier (bv. via tabblad Expeditie onderaan de dossierfiche of het AKB), dan zie je voor zowel de hypothecaire aangelegenheden als de federale registratie het zelfde kantoor rechtszekerheid vermeld staan. Om toch beter het onderscheid te laten zien, wordt hier voor de naam gewerkt met een extra aanduiding [HYP] of [REG]

Boekjes voor opvolging van hypothecaire kosten

Ook de zgn. HYP-boekjes kregen een nieuwe naam. We spreken ook hier niet meer van "Hypotheekkantoor ..." maar kortweg van bv. "HYP-boekje Antwerpen 1"

Zoeken naar het juiste kantoor rechtszekerheid

Ook de vroegere registratiekantoren kregen (al op 1 mei) de nieuwe benaming Kantoor Rechtszekerheid ..., en nu de vroegere hypotheekkantoren ook die zelfde naam toebedeeld krijgen, zal je bij zoeken naar een kantoor rechtszekerheid in ActaLibra nu steeds meerdere personen (kantoren) terugvinden. Wanneer je bv. als volgt zoekt :

krijg je deze twee fiches met een zelfde naam in het zoekresultaat.

Om sneller te zien over welk van de twee kantoren het gaat, kan je zo nodig de kolom Code en/of de kolom Type meer naar links schuiven in het zoekresultaat.
De plaats en breedte van elke kolom in elke zoeker kan door elke gebruiker individueel worden aangepast naar eigen smaak en voorkeur.

Gebruik je deze zoeker om een mail te sturen of om een telefoonnummer op te zoeken, dan doet het er niet toe welke van de twee je kiest, want beide hebben het zelfde telefoonnummer en emailadres.

Gebruik je deze zoeker wanneer je een bedrag wilt betalen voor opzoekingen registratie (AKB -> Werkelijke kosten Diversen), dan moet je de fiche kiezen met code REG1... Anders riskeer je een verkeerd bankrekeningnummer te gebruiken waarop je zal betalen.

Op de meeste andere plaatsen in ActaLibra wordt automatisch de juiste fiche van het juiste kantoor gekozen. Zoals bv. in het expeditieboekje bij het betalen van kosten aan Andere kantoren (waar je geen lopende rekening houdt)

Hier en daar in ActaLibra zal je toch nog de term hypotheekkantoor tegenkomen, zoals bv. bij taken in uw dossiers (bv. Uitgifte neerleggen op het hypotheekkantoor) maar dat is dan een interne kwestie, waar de administratie verder geen last van heeft. Op basis van feedback van gebruikers zullen we (mogelijks) in een toekomstige update ook deze vervangen door een passend alternatief.

Aanpassingen fiches i.v.m. reorganisatie belastingskantoren naar Teams Invordering

Sinds enige tijd werden ook de federale belastingskantoren gereorganiseerd naar zgn. Teams Invordering. Op basis van documentatie van de FOD Financiën, werden volgende aanpassingen gedaan aan de betrokken fiches in ActaLibra :

De vroegere kantoren personenbelastingen (BNP-fiches) en vennootschapsbelastingen (BV-fiches) werden ondergebracht in de toegevoegde categorieën Ex-personenbelasting en Ex-vennootschapsbelasting.
De kantoorbenaming van die BNP- en BV-fiches werd aangepast naar EX benaming, bv.
Het is niet de bedoeling dat je deze EX-fiches nog gebruikt. Ze zijn er enkel nog als referentie in oudere dossiers.
Indien je bij het opmaken van een document in ActaLibra toch een dergelijke EX-fiche als correspondent voorgesteld krijgt, dan moet je zelf een andere correspondent kiezen (een INP- of IRP-fiche).
Voor de nieuwe kantoren Team Invordering Natuurlijke personen en Team Invordering Rechtspersonen werden nieuwe fiches voorzien (INP... en IRP...) binnen de categorieën Personenbelasting en Vennootschapsbelasting.
In de nieuwe INP- en IRP-fiches staat ook de CRESTRA-code vermeld in het veld Commentaar :
Dit is het interne kantoornummer dat bij FOD Fin wordt gehanteerd, en dat ook op alle briefwisseling staat vermeld.
Wanneer je dus een bepaald belastingskantoor wilt opzoeken op basis van die crestra-code, dan doe je dat als volgt :
De Franstalige teams invordering heten Team Recouvrement Personnes Physiques en Team Recouvrement Personnes Morales.

Andere aanpassingen in ActaLibra

1% registratierecht

Op algemene vraag werd in een aantal AKB-modellen een extra lijn voorzien voor Registratierecht 1% i.g.v. aankoop van een beschermd monument.
De AKB-modellen zijn : VK, VKBTW, OVD en ALGEMEEN

Huwelijksstelsels

Voor de verschillende huwelijksstelsels kan je nu veel langere omschrijvingen hanteren. Dat maakt alles wat gemakkelijker en meer leesbaar.

Alle bestaande afgekorte omschrijvingen worden automatisch omgevormd tot de juiste voluit geschreven versie.

ActaMaps kaartenwebservice

De ActaMaps webservice bevraagt de Capakey REST-service van informatie Vlaanderen om kadastrale perceelsinformatie te bekomen, om zo de geometrie van een gezocht perceel te kennen.
Omdat ook geopunt.be nu overgeschakeld is op de ADP gebaseerde versie daarvan, werkt de ActaMaps webservice nu ook via de ADP (meer weten...).

NOT-fiches

Alle fiches van notarissen en associaties worden bijgewerkt op basis van de recentste feedback die we ontvingen van Fednot en van de ActaLibra kantoren.

CTI-module

De CTI-module (integratie van telefonie en ActaLibra) kreeg een volledig nieuwe module voor communicatie met de ActaLibra database, helemaal gescheiden van alle andere ActaLibra modules.

Zoekers voor recuperatie van teveel betaalde retributies voor doorhalingen

De speciale zoekers die eind 2017 werden voorzien in ActaLibra, zijn aangepast qua datum-selectie, en kunnen ook voor 2018 gebruikt worden. Je vindt ze in de module Boekhouding, via het menu Zoekers -> Zoekers aktekostenbladen

Tekst en uitleg vind je in dit artikel van vorig jaar.

CODA verwerking

De ActaLibra CODA module, die ondertussen al meer dan 36000 coda-bestanden verwerkte, werd nog beter in het opvangen van bepaalde anomalieën die bij sommige banken (o.a. VDK) kunnen voorkomen.

Aanvullingen / correcties in build 128

07 sept 2018

Expeditielijst

Ook op de afdruk van de expeditielijst, worden HYP en REG kantoren beter onderscheiden. Omdat beide nu de zelfde naam "Kantoor Rechtszekerheid" hebben, wordt een extra aanduiding [REG] (of [ENR] in het Frans) of [HYP] gebruikt.
Rechts van de naam wordt nu ook de code van het betrokken kantoor vermeld.

Repertoriumnummer in omschrijving(en) bij overboeking tussen dossier en cliënt

In de standaardomschrijvingen voor de overboekingen tussen dossier en cliënt, kan je behalve dossiercode, cliëntcode en cliëntnaam nu ook het repertoriumnummer als veld gebruiken. Daarvoor zijn er deze veldcodes :

NL : #dossiercode, #cliëntcode, #cliëntnaam, #repnr
FR : #codedossier, #codeclient, #nomclient, #n°rép

Formulier Aangifte van Nalatenschap Vlabel

Voor overlijdens na 1 september 2018 heeft Vlabel een nieuwe versie van het formulier Aangifte van Nalatenschap gepubliceerd. De update van 7/9/2018 vervangt het oude formulier door het nieuwe formulier - enkel te gebruiken voor overlijdens na 1 september 2018.
De nieuwe versie van dit formulier Aangifte van Nalatenschap_Vlabel.doc is automatisch gekoppeld aan het ActaLibra-model en aan de taak Aangifte van Nalatenschap Vlabel.

Wie nog een Aangifte Nalatenschap Vlabel moet opmaken voor een overlijden van voor 1 september, kan gebruik maken van het oude formulier dat hernoemd is naar:
Aangifte Nalatenschap_Vlabel overlijden_voor_01-09-2018.doc te vinden in de map T:\Modellen\Formulieren SDP.

In het nieuwe formulier moet men op pagina 2 de gegevens van de partner invullen. Deze gegevens moeten op een verschillende plaats worden ingevuld al naargelang de partner de echtgenoot (echtgenote), de weduwe (weduwnaar), de samenwonende partner of de wettelijk samenwonende partner is.

In de laatste 2 gevallen worden de gegevens op beide plaatsen ingevuld. Aan u om de overbodige gegevens te wissen en de juiste optie aan te vinken.

21 sept 2018

extra Btw-Aard bij aankopen [ActaLibra Boekhouding]

Een intracommunautaire verwerving van goederen kon voorheen enkel in vak 81/86 worden opgenomen; terwijl dit vak eigenlijk bedoeld is voor handelsgoederen.
Nu is er ook voor intracommunautaire verwerving van verbruiksgoederen een aparte BtwAard beschikbaar, die gelinkt is aan het btwvak 82/86.

Vermelding van Kantoor Rechtszekerheid op samenvatting in Afschrift

Wanneer de hypothecaire formaliteit gebeurd is
A: voor 1 mei 2018, dan staat in het hypotheekrelaas het betrokken kantoor vermeld als Hypotheekkantoor.
B: op of na 1 mei 2018, dan staat het betrokken kantoor vermeld als Kantoor Rechtszekerheid.
en dan worden de woorden “De hypotheekbewaarder” of “Le conservateur des hypothèques” uit de samenvattende tekst geschrapt [enkel wanneer het zo letterlijk in het modelblokje staat]

bv. A:

bv. B:

29 oktober 2018

Enkele aanpassingen in de akte-berekeningsmodellen

Naar aanleiding van recente wijzigingen in de wetgeving, worden in deze update volgende zaken verwijderd :

registratie 5% verwijderd uit het VLABEL blokje in deze modellen
registratie 1,5% verwijderd uit alle blokjes
parameter “renovatie abattement” verwijderd uit de formules en de parameters van de AKB-modellen
parameter “Bij-abattement? 0=Neen 1=Ja” verwijderd uit de formules en de parameters van de AKB-modellen

20 november 2018

Boekhouding - Afschaffing van uitgaande cheques

Omdat notarissen zelf geen cheques meer mogen uitschrijven, wordt er op vraag van de boekhoudcommissie in ActaLibra geen vermelding meer gemaakt van uitgaande cheques. Inkomende cheques kunnen nog wel eens voorkomen.
Daarvoor werden volgende aanpassingen aangebracht :

Bij deze update worden alle uitgaande-cheque-dagboeken geblokkeerd, op voorwaarde dat :
1. er een nul-saldo op de gekoppelde rekening is
2. er geen openstaande (nog af te punten) cheques meer zijn

Zie je toch nog uitgaande-cheque-dagboeken staan, dan moet je eerst de resterende openstaande cheques nog afpunten, desnoods via een COMPEN boeking.
Daarna zullen de betrokken uitgaande-cheque-dagboeken alsnog geblokkeerd worden (bij het opnieuw starten van de module Boekhouding).

Voor overschrijvingen die je niet via een banklijst naar de bank stuurt, werd een nieuw financieel dagboek "Manuele overschrijvingen" [MAN-OVER], geïntroduceerd.
Voor Franstalige kantoren wordt dat "Virements manuels" [VIR-MAN].

Onder de financiële dagboeken werd het type > financieel > ‘cheques’ aangepast naar ‘manuele overschrijvingen’
Op allerlei plaatsen, zoals in het menu of in de boekingsvensters, spreken we nu van Manuele overschr. en inkomende cheques.

Ook voor het betalen van kosten van een boekje, is de optie uitgaande cheque vervangen door manuele overschrijving, en wordt nu standaard het MAN-OVER dagboek voorgesteld.

Met de afschaffing van de uitgaande-chequedagboeken worden enkele omschrijvingen in de solvabiliteitsstaat en in bijlage 2 gewijzigd :
SolvStaat :
2.3.3. Manuele overschrijvingen

Bijlage II, onder Passief
11.a. Uitgaande overschrijvingen Banken
11.b. Uitgaande overschrijvingen Post

Diverse verbeteringen

Het genereren van een cliënthistoriek werkt nu nog sneller
Het venster voor het bewerken van document-modellen had op sommige schermresoluties een verkeerde grootte. Dat is nu opgelost.
Bij update 2018-11-05 werden ten onrechte afgesloten dossier terug geopend
Bij ingave van de vergelijkingspunten, bij FSB/ASF, is een verkoopprijs NIET verplicht i.g.v. Openbare verkoop
In het venster saldi-toelichtingen kan je filteren op "met een nul-saldo, en toelichting". Dan krijg je onderaan de knop Opschonen om ineens alle (ondanks een nul-saldo) resterende toelichtingen te wissen. Dat werkte niet helemaal naar behoren, want bij een eerstvolgende boeking op zo'n cliënt kwam de geschrapte toelichting terug tevoorschijn. Dat probleem is nu verholpen.

Referentie voor hypotheekstaten worden nu grotendeels automatisch ingevuld :
Bij ontvangst van een hypotheekstaat [*] noteer je in het expeditie-venster de datum van ontvangst, de datum van adm. verwerking en de hypotheekreferentie.

Wanneer je i.g.v. een hypotheekstaat het veld Referentie betreedt (best via de TAB toets), wordt die nu deels automatisch ingesteld op het hyp-kantoornummer (hieronder bv. 30- voor Arlon) gevolgd door de administratieve datum. (hieronder bv. 26/10/2018-)

Indien je dit veld betrad via de TAB toets, dan staat ook onmiddellijk de cursor achteraan.
Zo volstaat het nu om enkel het resterende deel van deze referentie achteraan bij te typen (meestal een nummer van 5 cijfers), en niet de ganse referentie.
Vul je het resterende deel van deze referentie toch niet aan, dan wordt de referentie terug leeggemaakt zodra je dit veld verlaat, of wanneer je zo zou proberen te bewaren.

[*] Dit werkt dus enkel op HYP-lijnen waarvoor in het taak-kenmerk staat dat het relaastype Vrije tekst is. M.a.w. dat het om een hypotheekstaat gaat, en geen formaliteit.
Dergelijke HYP-expeditie-lijnen herken je ook wanneer onder het vakje Geboekt in HYPxxx een groen balkje staat (en geen roze), verwijzend naar de boeking onder MVH (en niet als VS).

Dit werkt dus niet voor referenties van hypothecaire formaliteiten. Die worden automatisch ingeschreven bij het overnemen van de eRegistration feedback.

In het registratierelaas, moet het aantal rollen en verzendingen nu voluit geschreven worden, bv.

cfr. Ministerieel besluit (3 OKTOBER 2018), houdende wijziging van het ministerieel besluit van 25 januari 1940 betreffende de uitvoering van het Wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten (BS 2018-10-19) :
Artikel 1. Artikel 1 van het ministerieel besluit van 25 januari 1940 betreffende de uitvoering van het Wetboek der Registratie-, Hypotheek- en Griffierechten wordt vervangen als volgt:
"Artikel 1. In de vermelding van de registratie worden opgenomen: de benaming van het kantoor en de datum waarop de akte is geregistreerd, de verwijzing naar het formaliteitsregister, het aantal rollen en verzendingen die de akte bevat en het totaal bedrag van de rechten en desgevallend van de boeten die werden geheven. De datum, het aantal rollen en verzendingen en de totale geheven som worden met volle letters geschreven.
De Minister van Financiën kan afwijkingen van het eerste lid toestaan.".
Brussel, 3 oktober 2018.
J. VAN OVERTVELDT

10 december 2018

Rechtbanken van koophandel worden Ondernemingsrechtbank

In deze update worden alle fiches van de gewezen rechtbanken van koophandel nu benoemd als ondernemingsrechtbank of tribunal de l’entreprise.
Ook het gelijknamige persoontype krijgt deze nieuwe naam. bv.

Virtueel saldo voor boekjes (externe administraties)

In de ActaLibra boekhouding wordt in het overzicht van hypotheek- en registratie-boekjes (dagboeken externe administraties) naast het Huidig saldo nu ook een Virtueel saldo getoond.
Hierdoor wordt voor elk HYP- en RAA-boekje waar u een lopende rekening hebt bij die administratie, een virtueel saldo berekend dat rekening houdt met de voorziene kosten voor akten die al verleden zijn, maar nog verrekend moeten worden in dit boekje. bv.

Het Huidig saldo is de laatste stand van het lopende saldo in dit boekje.
Het Virtueel saldo is het Huidig saldo min het actuele saldo op de 458-rekening voor dit boekje [A], min de som van nog te boeken bedragen voor reeds verleden akten van dit boekje [B].
Wanneer dit virtueel saldo onder nul gaat, wil dat zeggen dat er onvoldoende provisie staat op uw lopende rekening bij die administratie. U kunt dan best dat bedrag als provisie bijstorten (via de knop Betalingen -> F7 -> optie 2. Storting van provisie).
In bovenstaand voorbeeld zou je 2.335,01€ provisie bijstorten om alvast alle voorziene kosten voor Registratie Brugge I voor de reeds verleden akten te dekken.

Opgelet: Wanneer u hypothecaire getuigschriften aanvraagt, kunt u de kost daarvoor best meteen in het aktekostenblad voorzien. Zoniet wordt daarmee geen rekening gehouden in het virtueel saldo.

Wanneer je zo'n lijn selecteert, zie je onderaan dit venster deze twee bedragen [A] en [B] apart staan. Met de ...-knop naast elk van hen, krijg je een zoeker met de details (lijnen uit de betreffende AKBs) die samen dit bedrag vormen. Vanuit onderstaande zoekers kan je ook doorklikken (met de knop Selecteer) naar de betreffende AKB-lijn.

[A] Geboekt : Met de ...-knop krijg je automatisch de resultaten van de zoeker Ontbrekende werkelijke kosten (vanaf 2012) gelinkt aan dit boekje.

[B] Nog te boeken : Met de ...-knop krijg je automatisch de resultaten van de Nog te boeken kosten (AKB) (vanaf 2012) gelinkt aan dit boekje.

Diverse aanpassingen

In de ActaLibra boekhouding kan je met de zoeker "ontbrekende werkelijke kosten" nu ook op beheerder van het dossier zoeken.
Bijgewerkte toestand van de NOTaris-fiches, met nieuwe en gewijzigde gegevens voor notarissen en associaties t.e.m. 10 december

Overzicht aantal akten per dossiersoort, nu ook per taal

N.a.v. van de bevraging door de Vlaamse Kamers naar het aantal Franstalige akten opgemaakt door Vlaamse notarissen in 2017, is er een extra update waarin een extra Excel (met draaitabel) wordt geleverd.

Die Excel heet AantalDossiersPerSoortNF.xlsm en kan je openen onder de map T:\Stats\

Zodra je deze Excel hebt geopend :

moet je eerst op de knop Inhoud inschakelen klikken …
En vervolgens klikken op Ja
Dan klik je op de knop Gegevens vernieuwen …
Wat dan volgend overzicht oplevert, met per dossiersoort het aantal verleden akten (in 2017) met als (dossier)taal Nederlands en Frans.
Wanneer je dubbelklikt op het (sub)totaal, krijg je in een apart werkblad in Excel, die individuele dossiers te zien.