ActaLibra updates april 2019 | ActaLibra Team

Ingediend door FilipVW op di, 16/04/2019 - 15:00

Aanpassingen eRegistration 2.3

Tussenkomende notarissen toevoegen

Op 23/04/2019, vanaf 12u30 wordt bij Fednot een nieuwe versie van eRegistration in gebruik genomen. Hierbij is het nu ook mogelijk om vanuit ActaLibra de tussenkomende notarissen toe te voegen in de online gegevens van uw akte.

In het venster eRegistration rechts, naast de notaris - penhouder, is nu een extra een knop waarmee je een nieuw venster opent waar je de tussenkomende notaris(sen) die je wilt mee sturen naar het online eDossier, kunt aanduiden.
Je doet dit best op het moment dat je het eDossier in ActaLibra klaar maakt. Zonder langs deze knop te passeren, zullen er geen tussenkomende notarissen mee verstuurd worden.

In dit venster krijg je alle (max 5) tussenkomende notarissen te zien die als confrater zijn vermeld bij de partijen van het dossier. Merk op dat dit uiteraard notarissen moeten zijn, en geen associaties.

Hier kan je nog aanvinken welke tussenkomende notarissen je online wilt toevoegen aan de meta-data van de akte, en klik op Bewaren.

Staat de status daarna op Bewaard, dan zullen de notaris(sen) samen met de akte-gegevens mee worden geüpload.

Indien de akte-gegevens eerder al werden geüpload, dan kan je ook nog de tussenkomende notarissen Bewaren, en kan je die van hieruit direct uploaden.

Zodra de tussenkomende notarissen online staan, kan je via de knop Open akte direct naar de online webpagina waar deze meta-gegevens zijn bewaard. Zo nodig kan je daar terecht om die nog te wijzigen.

Na een upload, kan je vanuit ActaLibra geen wijzigingen of toevoegingen meer doen. Die moeten zo nodig online gebeuren.

Zodra de tussenkomende notaris(sen) werd(en) doorgestuurd, zie je een groen vinkje op deze knop :

Je kan dan nog steeds via deze knop naar het venster, waarop je eventueel kunt doorklikken naar de online akte.

Staan er geen confraters in het ActaLibra dossier vermeld, dan is deze knop uitgeschakeld.

Nieuwe manier om weigeringen te melden

Bij FOD FIN maakt men vanaf nu gebruik van standaard codes om de reden van een weigering (van een verzending) te melden. Er kunnen (in theorie) meerdere redenen zijn. Alle gekende codes worden door ActaLibra in tekst omgezet, en onderaan de feedback weergegeven.

Indien er voor een bepaalde weigering toch een onbekende code zou gebruikt worden door FODFIN, moet je contact nemen met de FEDNOT helpdesk.

Nieuw aktetype

Voorts is er in deze release ook een nieuw aktetype toegevoegd [nog niet in gebruik] :
Gifte tussen echtgenoten van toekomstige goederen buiten huwelijkscontract / Donation entre époux de biens futurs hors contrat de mariage.
Dit aktetype vind je onder de categorie Diverse akte.

Controle op BTW nummers via VIES webservice

Met de update van 17 april 2019 (build 131) heb je in ActaLibra nu de mogelijkheid om de geldigheid van een Btw-nummer te verifiëren via de VIES webservice. Deze webservice is een gratis dienst van de Europese commissie die daarvoor de nationale databanken raadpleegt. In ActaLibra vind je op de persoonsfiche, naast het Btw-nummer, een kleine knop waarmee de geldigheid van het betreffende Btw-nummer wordt getoond, en kan worden gecontroleerd.

Houd er wel rekening mee dat deze service en de achterliggende service(s) van de lidstaat niet altijd werken zoals het hoort.

Een Btw-nummer valideren op de persoonsfiche

Wanneer een Btw-nummer nog niet gevalideerd werd, zie je op de validatie-knop naast het Btw-nummer een zoeker-icoon.

Zoals de hint op deze knop aangeeft, kan je met een simpele klik, het Btw-nummer via de VIES webservice valideren.
Wanneer de VIES service het nummer als een geldig Btw-nummer herkent, krijg je een groen vinkje te zien.

Wanneer VIES het nummer als een ongeldig Btw-nummer ziet, krijg je een rood kruisje te zien.

In beide gevallen kan je nogmaals klikken op deze knop, waarmee je in onderstaand venster te zien krijgt welke informatie de VIES webservice over dit nummer gaf.
Was het een geldig nummer, dan zie je hier de naam, het adres en daaronder de datum van de validatie door VIES.

Was het een ongeldig nummer, dan zie je dat ook hier aangegeven worden.

In dit geval kan je, ondanks de ongeldig-status verkregen via VIES, dit Btw-nummer zelf toch geldig verklaren.
Dat kan je bijvoorbeeld doen wanneer je zeker weet dat deze persoon of onderneming wel degelijk (al) bestaat en dit Btw-nummer heeft. Om dat te verifiëren kan je onderaan dit venster best eerst eens doorklikken naar de KBO Public Search website.Vind je daar wat je zocht, dan kan je hier de knop Geldig verklaren aanklikken. Daarmee wordt naast het Btw-nummer nu een blauw vinkje getoond.

Je kan later via deze knop opnieuw een VIES-validatie doen. Wanneer het nummer dan wel als geldig wordt herkend, dan wordt dat een groen vinkje.

Wanneer een validatie ouder dan 2 jaar is, dan wordt geen groen maar een oranje vinkje getoond. Zo nodig kan je dan nogmaals valideren om er zeker van te zijn dat het Btw-nummer nog steeds geldig is.

Ook in de ActaLibra boekhouding

Ook bij het boeken van aan- en verkoopfacturen is deze validatieknop beschikbaar. Wanneer je dan bv. bij het intypen van een aankoopfactuur voor een nieuwe leverancier hier een Btw-nummer intypt, direct valideren of het nummer klopt.

Ook bij het opmaken van de jaarlijkse cliëntenlisting, kan je voor alle door te sturen Btw-nummers automatisch de geldigheid laten bepalen.

De VIES service reageert niet.

Het gebeurt dat de VIES webservice niet of erg traag werkt, of dat er geen of een onverwachte respons terug komt van die service. In zo'n geval zal ActaLibra je de volgende melding geven.

Probeer best niet onmiddellijk opnieuw. De service wordt wel eens meer door storingen geplaagd. In zo'n geval kunt u altijd zelf op de VIES website gaan kijken wat er aan de hand is.
Je opent deze website via deze link : http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html?locale=nl. Daar zie je dan bv. deze melding :

Aanpassingen ivm eRegistration

Goederen groeperen

Het (her)groeperen van goederen binnen een IMMO-aktetype verloopt nu een stuk eenvoudiger en intuïtiever dan voorheen. Zodra je in ActaLibra een nieuw aktetype klaarmaakt van het type IMMO, krijg je alle betrokken goederen van het eDossier gegroepeerd te zien onder Goederen (groep 1). Onderaan zo'n Goederen-groep is nu een aparte sub-tak Partijen met daarin de partijen en rechten voor goederen uit die groep.

Indien je voor een of meerdere goederen andere rechten en/of partijen wilt toekennen, begin je met een van de goederen uit groep 1 af te scheiden.
Maar voor je goederen kan beginnen herschikken, begin je eerst met het bewaren van de voorstelde goederen, partijen en rechten.

Zodra alles bewaard is, kan je een eerste goed in een aparte groep zetten. Dat kan je op twee manieren. Ofwel gebruik je de knop Andere groep, ofwel kan je via drag & drop (met de muis slepen en laten vallen) het af te scheiden goed naar een lege plaats in het venster verslepen.

Zodra dat gebeurd is krijg je een aparte Goederen (groep 2), waarin ook de partijen en rechten uit groep 1 werden overgenomen. Nu kan je per groep de de partijen (aan of af-vinken; of andere hoedanigheid toekennen) en de rechten verschillend instellen.

Zodra er twee of meer groepen zijn, kan je eenderwelk goed via drag&drop van de ene naar de andere groep verslepen.

Maar als er nog meer groepen zijn, wordt het misschien al wat moeilijker om via drag&drop goederen te verplaatsen van de ene naar een andere groep. Daarom kan dat ook via de knop Andere groep.

Met optie 1 wordt het aangeduide goed aparte in een nieuwe groep geplaatst.

Met optie 2 kan je het aangeduide goed naar een andere bestaande groep verplaatsen door het nummer van die andere groep te kiezen.
Optioneel kan je hierbij aanduiden dat je ineens ook alle volgende goederen in die groep wilt mee verplaatsen naar die andere groep.

Heb je bijvoorbeeld een aktetype met 10 goederen, waarvan je de eerste 3 goederen in groep 1 wilt houden, en de laatste 7 goederen in groep 2 wilt plaatsen, dan doe je dat in twee stappen :

klik op het vierde goed, en klik op de knop Andere groep. Hierdoor komt dat vierde goed nu als enige goed in groep 2.
scroll terug naar groep 1, en klik daar op het vierde goed (van de resterende 9), en klik opnieuw op de knop Andere groep. Kies daar voor optie 2, en vink ook de optie "plus alle volgende goederen in groep 1" AAN, en klik OK.

Gegroepeerde sync naar online aktetype

Voor IMMO-aktetypes, worden alle goederen die samen in een groep zitten, nu ook als groep naar eRegistration doorgestuurd. Dat gaat niet alleen veel sneller, maar ook de samenhang van een groep goederen met de daarbij horende partijen en rechten, blijft daarmee ook online behouden.

Hieronder zie je het resultaat van de upload (Sync) van het voorbeeld hier hogerop. Je ziet dat de structuur van de (gegroepeerde) goederen en de daaraan gelinkt partijen en hun rechten binnen die groep nu de zelfde is online als in ActaLibra.

Indien je dan na het uploaden van een aktetype nog iets wilt wijzigen aan de gekoppelde partijen of rechten, kan je dat ook met veel minder werk doen.

Mergebaar formulier Nieuwe aangifte van Nalatenschap (VLABEL)

Ook voor het Vlabel formulier Nieuwe aangifte van Nalatenschap (of aanvullende aangifte van nalatenschap), wordt met deze update een nieuwe, direct te mergen versie klaargezet op uw server. Dit model is niet gekoppeld aan een taak. Om het model te gebruiken klikt u in het Documentoverzicht in het dossier op de knop Nieuw document, kies verder voor Windowsmodel en kies dan : T:\Modellen\Formulieren SDP\Aangifte van Nalatenschap_Vlabel_nieuwe aangifte.doc. Net zoals in het formulier voor de eerste aangifte van nalatenschap (of oorspronkelijke aangifte van nalatenschap), wordt de identiteit van alle erfgenamen onder elkaar gemerged en moet je zelf de identeitsbeschrijving van de juiste personen naar het juiste vak verplaatsen (en de eventueel overtollige gemergde erfgenamen gewoon schrappen).

Andere aanpassingen in ActaLibra

Keuze van titularis

Bij de keuze van de titularis op de dossierfiche, kan nu enkel gekozen worden uit de actieve notarissen.
(Namen van erenotarissen die aan oudere dossiers zijn verbonden, worden behouden)

Recente wijzigingen in de AKB-modellen

Een extra constante "Fonds juridische tweedelijnsbijstand" met waarde € 20,00 werd toegvoegd
De constante "Neerlegging familierechtbank" verhoogd van € 100,00 naar € 165,00
In het model HUWWIJZ werd het roze blokje "Rolrechten rechtbank" verwijderd
In de modellen EOT-REG, EOT-TOEB, NALATEN, ALGEMOND
- werd een lijn toegevoegd (onder "Neerlegging rechtbank") "Fonds juridische tweedelijnsbijstand" met standaard het aantal op 2, behalve in model ALGEMOND, waar aantal standaard 0 is.
- In de lijn "Neerlegging familierechtbank" werd de formule gewist
In de modellen "ALGEMEEN" en "EOT-BEKR", indien er een lijntje "Neerlegging familierechtbank" staat, werd ook een extra lijn "Fonds juridische tweedelijnsbijstand" voorzien.

BDES
Met volgende aanpassingen kan je de BDES opzoekingen die je via eNotariaat doet, verrekenen via de AKBs :

Een extra schaal "BDES maximum" wat de berekende prijs plafonneert op 320,00
Een extra constante "BDES eerste perceel"/"BDES première parcelle" van € 30,00
Een extra constante "BDES extra percelen"/"BDES parcelles supplementaires" van € 10,00
In het Fednot blokje van elk AKB-model waarin goederen een rol spelen is een rekenlijn "BDES (aantal percelen)"/"BDES (nombre de parcelles)" toegevoegd
Met als formule : Schaal[(AxC1-S151[(A-1)x(C1-C2)])].
Als aantal moet je op zo'n lijn het aantal percelen ingeven.

Extra controle bij afsluiting van een dossier

Om te vermijden dat een ActaLibra dossier al wordt afgesloten nog voor alles is voltooid in eRegistration, werd een extra controle aan de dossierafsluiting toegevoegd.

CODA verwerking

Recent stelden we vast dat ING ongeschikte "uittreksels" stuurt die toch gekoppeld lijken aan de zichtrekening, met de speciale "rekening omschrijving" : "VAB Depositofase" en ook "ING Flexibonus Account 3".
Deze gevallen worden nu door ActaLibra overgeslagen als waren het "lege" uittreksels (status = 'X').

Correcties

Wanneer je een ongekoppeld document koppelt aan een dossier, door de Categorie te kiezen, dan wordt nu de datum "Gewijzigd op" van het document ingeschreven, en niet het moment waarop het document wordt gekoppeld.
De recente fusiegemeenten hebben geen onderscheiden deelgemeente-namen meer, en daardoor gaf de automatische bepaling van het bevoegde GB-fiche (gemeentebestuur) voor Lievegem (omdat er daar nog 3 bestaan), de foute persoon. Dat is nu verholpen.