ActaLibra updates van mei 2019 | ActaLibra Team

Ingediend door FilipVW op vr, 10/05/2019 - 17:00

eDepot onderhandse akten sync naar DossierManager 2.4

In de laatste versie van DossierManager (beschikbaar vanaf 1 mei 2019 ) moet je nu bij het maken van een nieuw eDossier ook de aard van de akte aanduiden.
Naast authentieke akte, kan je nu ook opteren voor een onderhandse akte voor eDepot C (Creatie) of voor eDepot M (modificatie).

Wanneer men bij de oprichting kiest voor een nv, bv of cv, verloopt dat via een authentieke akte, waarbij u dan (net zoals voorheen) ook een akte-type moet kiezen.
Als men kiest voor een van de andere vennootschapsvormen, vof of Comm. V., volstaat een onderhandse akte.

Consulteer zo nodig de documentatie van de DossierManager, of neem contact met Fednot indien u vragen heeft over de te hanteren aard en type van aktes.

In ActaLibra vind je nu die zelfde keuzemogelijkheid bij het voorbereiden van het eDossier en akte-info :

Hier kan je nu ook hier de aard van de akte instellen op Authentiek, eDepot C (onderhandse akte) of eDepot M (onderhandse akte). Je kan deze keuze in ActaLibra nog veranderen zolang de akte niet online is gezet via Sync.

Kies je voor een van de twee (onderhandse) eDepot types, dan zie onmiddellijk dat daarbij geen sprake is van Akte types met goederen en of partijen, zoals we dat kennen bij authentieke akten die worden verzonden via eRegistration. Momenteel beschikken we nog niet over een webservice waarmee u vanuit ActaLibra automatisch de partijen van het eDossier aan zo'n onderhandse eDepot-akte kunt koppelen. Wellicht zal Fednot die mogelijkheid in de nabije toekomst voorzien.

In afwachting daarvan, hebben we ervoor gezorgd dat je na Sync Akte via de knop Partijen link(en) direct naar de juiste plek online wordt gebracht om daar met enkele kliks toch de nodige partijen uit het eDossier aan deze akte te linken. Online, in de DossierManager, doe je dat door ook daar de knop Partij(en) linken aan te klikken, de te linken partijen aan te vinken, en Ok te klikken.

Ook de nodige documenten kan je vanuit ActaLibra aan deze eDepot-akte toevoegen. Via de knop Volgende kom je op het documentenoverzicht waar je met de knop +Document documenten kunt toevoegen en ze met de knop Sync akte kunt uploaden, net zoals je dat doet voor authentieke akten die je wilt verzenden via eRegistration.

De rest van de eDepot afhandeling verloopt online, in de DossierManager. Voor onderhandse akten is er geen eRegistration, en dus verder ook geen feedback naar uw kantoorsoftware ActaLibra.

Extra vennootschapsvormen vanaf 1 mei 2019

Met deze update worden in ActaLibra een aantal extra vennootschapsvormen toegevoegd. De interne codes (o.a. voor uitwisseling met eDossier), de afkortingen en omschrijvingen zijn in overeenstemming met de lijsten van Fednot en Fodfin.

Alle voorheen gebruikte vennootschapstypes blijven momenteel in ActaLibra bestaan, tot wanneer die definitief afgeschaft zijn (op 1 januari 2024). Uiteraard mag u bij een oprichting de afgeschafte vennootschapsvormen nu al niet meer hanteren. Momenteel wordt dat niet door ActaLibra gecontroleerd.

In ActaLibra kunt u deze afkorting nu ook selecteren in de keuzelijst Type (van groep Vennootschappen), bv.

Tussenkomende notaris via associatie kiezen

Sinds de vorige versie van ActaLibra kan je nu ook de tussenkomende notarissen mee uploaden naar de akte-gegevens in de online DossierManager. Het venster waar je de tussenkomende notarissen kunt aanstippen, open je via de knop naast de notaris-penhouder. In dit venster kreeg je de notarissen te zien die als partij in het dossier waren vermeld als confrater. Wanneer u echter als tussenkomende partij een associatie koos, dan kreeg u die in dit venster niet te zien. In het online eDossier kunnen immers enkel notarissen en niet de associaties gekoppeld worden als tussenkomend notaris.

Soms weet u echter niet op voorhand welke notaris van een associatie bij de akte zal tussenkomen, en verkiest u daarom om de associatie als partij (confrater) in het dossier te vermelden. Ook in dat geval zal ActaLibra u vanaf nu ook voor de associaties de tussenkomende notaris laten kiezen. Neem volgend voorbeeld :

In dit dossier zijn er twee tussenkomende notarissen. De ene is notaris Vanstaen, de andere is een notaris van de associatie Berquin notarissen. Wanneer u dan bij het voorbereiden van het eDossier de tussenkomende notarissen voor deze akte wilt aanduiden, krijgt u dat nu als volgt voorgesteld :

De notaris(sen) onder de dossierpartijen staan standaard AAN gevinkt, terwijl er voor de associatie(s) onder de dossierpartijen een keuzelijst is waarin u de tussenkomende notaris kunt aanduiden. Aangezien er in het online eDossier enkel notarissen en geen associaties gekoppeld kunnen worden aan een akte, kan je hier ook geen associatie aan vinken; Het moet de tussenkomende notaris zelf zijn.

Zodra de tussenkomende notaris(sen) via Sync online zijn gezet, kan je je keuze hier niet meer wijzigen. Zo nodig moet je dat dan online, in de DossierManager doen.

Extra AKB-model en dossier(sub)soort BIDDIT

Een toenemend aantal openbare verkopen gebeurt via BIDDIT. Daarom hebben we een nieuw AKB-model BIDDIT voorzien. Dit is gebaseerd op uw model OVD (Openbare verkoop definitieve toewijs), met zelfde parameters maar een andere berekening van de registratierechten. Eerst werd ook de berekeningswijze van de registratierechten in het model OVD correct ingesteld. Terwille van deze nieuwe berekeningswijze voor BIDDIT, werden achterliggend de nodige schalen toegevoegd.

Om u vlot te kunnen organiseren, werd onder de dossiersoort Verkoop (of Openbare verkoop) een nieuwe dossiersubsoort BIDDIT toegevoegd. Hieraan wordt automatisch de zelfde takenlijst als voor een OVD (Openbare verkoop definitieve toewijs) gekoppeld.

Bij het opmaken van een nieuw AKB in zo'n dossier wordt standaard het nieuwe BIDDIT AKB-model voorgesteld.

In zo'n AKB Openbare verkoop via Biddit vind je de nodige berekeningslijnen, zowel in het blokje voor VLABEL als voor de federale registratie-rechten, waarvan een van beide te gebruiken is.

Gebruik je liever een andere standaard takenlijst of een andere dossieromschrijvingsprefix voor BIDDIT verkopen, dan kan je dat instellen via de kenmerken van de dossiersoort+subsoort (via het menu Dosierbeheer -> Randgegevens voor dossierbeheer -> Dossiersoorten).

Andere aanpassingen in ActaLibra

Opzoeking KBO

Bij het opzoeken van vennootschapsgegevens via de KBO webservice, wordt sinds kort de benaming van bepaalde ondernemingen anders gecommuniceerd.
Met de update van 10 mei wordt deze gewijzigde structuur nu ook in ActaLibra correct verwerkt.

Persoonsfiche - Btwregime

Tevoren kon je voor een particulier geen "RPR nummer" kiezen, maar die beperking is nergens voor nodig. Dat is nu opgelost.

Actalibra Boekhouding - Banklijsten

Bij het intypen van het veld "commentaar" bij een voor betalingsopdracht in banklijst, kan je nu via "=p" de naam van de persoon (cliënt) overnemen, en via "=b" de naam van de begunstigde overnemen.

Actalibra Boekhouding - CODA verwerking

Wanneer je in een banklijst een factuur en een creditnota van een zelfde leverancier opneemt, en je boekt je bankuittreksels in ActaLibra via de automatische CODA-verwerking, dan worden beide boekingen via de banklijst correct afgepunt.Voorheen kon dat al eens een foutmelding opleveren.

Update-systeem

Wanneer ActaLibra na een update een feedback-e-mail moet sturen naar de ActaLibra helpdesk, zal die vanaf nu automatisch worden verstuurd. Je moet dus zelf niet meer het bericht verzenden. Zoals voorheen, moet Outlook wel al geopend zijn.

Merge-systeem

In de DBLinker en Dataviewer is het veld akte_uiterlijk_op als merge-veld toegevoegd.