ActaLibra update mei 2020

Overzicht van de verbeteringen en aanpassingen in ActaLibra - editie mei 2020.
o.a. met

• Maandstaten ipv kwartaalstaten (Nieuwe module)
• NOT-fiches op basis van Notabase
• Digitale volmacht
• ActaMaps - extra IPIC kaart voor Wallonië
• Excel afrekeningen ook via xlsm-model

 

 

Maandstaten ipv kwartaalstaten - Nieuwe module

De Nationale Kamer van notarissen, FedNot, de Kamervoorzitters en de  Voorzitters van de controlecommissies hebben in gezamenlijk overleg beslist dat alle notarissen vanaf april 2020 moeten overschakelen naar een maandelijkse opgave van de boekhoudkundige toestand i.p.v. per kwartaal. Meer precies vermeldt men volgende maatregelen :

• De overgang van een trimestriële naar een maandelijkse opgave van de boekhoudkundige toestand van het kantoor. De opgave van de boekhoudkundige toestand afgesloten per 31 maart 2020 vormt daarbij de laatste trimestriële opgave die uiterlijk op 30 april 2020 moet ingediend worden;
• Uit de opgave van de boekhoudkundige toestand per 30 april 2020 (in te dienen tegen uiterlijk 31 mei 2020) dient reeds te blijken dat het kantoor over het verhoogde minimum beschikbaar saldo, zoals dit vanaf volgend jaar van toepassing zal zijn, beschikt (i.e. 2,5% van het omzetcijfer van het laatst afgesloten boekjaar)

Daarom werd de ActaLibra Boekhouding nu zo aangepast dat alle notarissen de nieuwe maandstaten automatisch kunnen opmaken.
 

Maandstaat opmaken 

Via het menu Periodieke bewerkingen, of via het icoon-menu Balansen, kan je de nieuwe module "Afsluiting maand" openen.

Deze maandafsluiting werkt op de zelfde manier als de vroegere kwartaalafsluiting, behalve dan per maand. Telkens worden alle cijfers voor de voorbije maand voor bijlage II van de in te dienen maandstaat, automatisch verzameld.

Via Start worden de cijfers voor Bijlage II berekend, en krijg je die in dit venster te zien.

Minimum beschikbaar

Onder het berekende VERSCHIL (totaal Actief - totaal Passief), staat hier nu ook de berekening van het mimimum beschikbaar, op basis van de recente richtlijn van de boekhoudcommissie van de Nationale Kamer.
Dit minimum beschikbaar = 2,5% van de totale omzet (rekeningen 70* t.e.m. 74*) van het laatst afgesloten boekjaar (in dit voorbeeld 2019), en minimum 25.000€ 
Wanneer die omzet niet correct kon bepaald worden (bv. omdat het laatst afgesloten boekjaar niet of enkel deels in ActaLibra werd gevoerd), kan je dat bedrag ook met de hand intypen. ActaLibra zal dan automatisch het minimum bedrag opnieuw bepalen.
Dit berekend minimum blijft uiteraard maar een indicatie voor het kantoor zelf. Het zal de (nationale) kamer zijn die bepaalt hoe men het 'minimum' berekent, en wanneer men dus oordeelt dat het beschikbaar onvoldoende is.

 

Aantal akten

Het aantal akten voor het huidige kwartaal wordt berekend t.e.m. de laatste akte van de af te sluiten maand (en niet tot op vandaag).

 

Manuele aan te passen

Vanaf sectie 4.b. kan je eventueel ontbrekende informatie aanvullen.

Maar ook de cijfers in vak 3. operationele cashflow zijn nu aanpasbaar [vanaf de update van 27/05/2020]

 

Vastleggen en rapporten afdrukken

Om de maandafsluiting met de getoonde gegevens definitief vast te leggen, vink je onderaan "voor waar en echt verklaard" aan, en klik je op Volgende.

Nu kan je alle rapporten, nodig voor het indienen van deze maandstaat, aanduiden en afdrukken.
Kies je voor de afdruk in PDF, dan zal ActaLibra alle rapporten in één PDF-document groeperen.

Opmerking: Op het rapport solvabiliteitsstaat wordt nog steeds het bedrag "over te boeken van derdenrekening" berekend.
In principe moest dit minstens 1x per kwartaal overgeboekt worden, ten laatste 30 dagen na de kwartaalafsluiting, wat betekent dat er ook een maandelijkse overboeking mag gebeuren [maar we hebben hierover nog geen duidelijkheid of dit ook een maandelijkse verplichting zal worden]

 

Eerst de Btw-aangifte

Wanneer je maandelijks een Btw-aangifte doet, moet je die steeds eerst opmaken alvorens je de maandafsluiting kunt doen. 
Wanneer je per kwartaal je Btw-aangifte doet, dan moet je die eerst opmaken alvorens je de maandafsluiting kunt doen voor de 3de, de 6de, de 9de en de 12de maand.
Zo nodig krijg je daarover deze melding :

 

 

 

NOT-fiches op basis van Notabase

Voor het up-to-date houden van de persoonsfiches van de notarissen en de notariskantoren, maakt ActaLibra gebruik van de FedNot-databank Notabase.
FedNot fungeert hierbij als authentieke bron van de meeste gegevens m.b.t. de notarissen en zij streven er naar om deze informatie zo actueel mogelijk bij te houden.
De informatie van Notabase wordt nu via een geautomatiseerd proces dagelijks door SDP geconsulteerd, om zo elke wijziging op te pikken, te verpakken in een ActaLibra update, die automatisch alle betrokken NOT-fiches in uw ActaLibra databank zal bijwerken.

Het ActaLibra team streeft ernaar om de notarisgegevens uw databank zo snel mogelijk up-to-date te maken overeenkomstig de Notabase-toestand. We raden dan ook af dat u zelf fiches aanmaakt voor nieuwe notarissen of associaties. Indien u toch dringend een fiche zou vereisen die nog niet voorhanden is (bv. voor een boeking), neem dan best even contact op met ons via actalibra@sdp.be.
 

Nieuwe notarisfiches o.b.v. Notabase

Wanneer in Notabase een nieuwe notaris of studie is toegevoegd, wordt die als extra NOT-fiche aan de ActaLibra-verzameling toegevoegd. Volgende velden worden hierbij ingevuld worden o.b.v. de Notabase-informatie:

• Naam
• Voornaam
• Adres
• Telefoonnummers
• Emailadres: in nieuwe fiches zal steeds het belnot-adres worden gehanteerd
• BTW-nummer
• Type : Notaris, Geassocieerd Notaris, Associatie, Plaatsvervanger, Ere-notaris, Ex-associatie ; Aangevuld met de totale periode van activiteit
• Commentaar: dit veld bevat de naam van het kantoor en is afhankelijk van het type van de fiche:
  • igv associaties en (alleenwerkende) notarissen die onder vennootschap werken, staat er “V: vennootschapsnaam + rechtsvorm“
  • igv een geassocieerd notaris: “A: Naam van de associatie”.

Voortaan kan ook doorgeklikt worden naar deze associatie via de knop rechts van dit veld.

• Minuutbewaarder: het kantoor waar de akten, die door deze notaris verleden werden, kunnen worden opgevraagd.
  
  
  Via de knop rechts van dit veld kan doorgeklikt worden naar de NOT-fiche van dit kantoor. Indien er meerdere minuutbewaarders zouden zijn, wordt je omgeleid naar het tabblad Relaties (zie hieronder).
   

Een fiche van een ere-notaris of een ex-associatie kan je nu ook makkelijker herkennen dankzij een aparte inkleuring. Zo'n fiche ga je in principe niet gebruiken voor actuele zaken, maar enkel om een historische opzoeking te doen.

In dit voorbeeld zien we de NOT-fiche van een ex-Associatie, dus de naam en het type zijn licht violet gekleurd.
Ook een aantal (3) van de relaties (in dit geval allemaal ex-geassocieerden in die ex-associatie) zijn licht violet gekleurd, omdat zij ondertussen ook niet meer actief zijn.
De anderen (2) staan in het licht gele kleur, omdat ze nog steeds actief zijn, in een andere associatie. 

 

Tabblad Relaties

Voor notarissen en associaties wordt nu op het tabblad Relaties volgende informatie weergegeven. 

Bij notarissen:

• de eventuele (ex-)associatie(s)
  
   
• de opeenvolgende periodes van activiteit met bijhorende minuutbewaarder: een notaris kan gedurende diens carrière verschillende rollen uitoefenen (bv. eerst geassocieerd notaris en vervolgens titularis-notaris, kortstondig plaatsvervangend notaris…) en/of op verschillende standplaatsen werkzaam zijn. Hierdoor is het mogelijk dat voor elk van deze periodes de minuten op een afzonderlijk kantoor worden bewaard. Er wordt een overzicht gegeven van de opeenvolgende periodes (met bijhorende rol en kantoor waarin deze rol uitgeoefend werd), met telkens het kantoor dat voor deze periode de minuten bijhoudt. Op elke lijn kan worden doorgeklikt naar de desbetreffende minuutbewaarder-fiche.
  

Bij associaties:

• de (ex-)geassocieerde notarissen
  (zie het voorbeeld hogerop)
   

Je kan op deze lijnen dubbelkikken om direct de gerefereerde NOT-fiche te openen.

In deze NOT-relaties kan je zelf geen veranderingen meer aanbrengen. Dat gebeurt enkel nog via de automatische updates op basis van de Notabase databank van Fednot.

Ook in de Zoeker voor personen en de (recent toegevoegde) zoeker Notarissen / Notariaten (in de module Studie -> menu Zoekers ->extra zoekers Personen) worden ere-notarissen en ex-associaties nu ook licht violet gekleurd. 
 

 

Bijwerken bestaande notarisfiches o.b.v. Notabase

Wanneer de hierboven opgesomde velden in uw ActaLibra-notarisfiches niet overeenkomen met de actuele informatie uit Notabase, worden die bijgewerkt via een ActaLibra update.
Hierop gelden evenwel volgende uitzonderingen:

• Voornaam
  sommige notarissen verkiezen om een andere voornaam te hanteren dan hun officiële (eerste) voornaam
• Emailadres
  sommige kantoren geven de voorkeur aan een adres met een eigen domeinnaam (bv. actalibra@sdp.be) boven hun belnot-adres

Wanneer het betreffende kantoor ons meedeelt hier een andere voornaam of emailadres te willen hanteren (zie verderop hoe je dit ons best kan melden), zullen deze velden niet meer opnieuw overschreven worden door wat in Notabase staat.
 

 

Volgende informatie wordt NIET gebaseerd op Notabase

Bepaalde informatie is (momenteel) niet beschikbaar in Notabase waardoor wij ons hierop niet kunnen baseren bij de aanmaak of update van notarisfiches:

• Rekeningnummers
  Nieuwe notarisfiches worden niet direct voorzien van bankrekeningnummers. Deze rekeningnummers zullen pas door ons ingevuld worden van zodra wij dit van het betreffende kantoor zelf vernemen (zie hieronder voor hoe dit ons kan worden medegedeeld). Vermits wij ervan uitgaan dat deze de geprefereerde rekeningnummers zijn, zal dit er bovendien toe leiden dat eventuele rekeningnummers die de andere kantoren hierin inmiddels zelf ingevuld zouden hebben, bij een volgende update zullen overschreven worden (indien afwijkend).
• Voorganger / opvolger
  Ook deze informatie is niet beschikbaar via Notabase, en kunnen we dus niet langer in stand houden. De voorgangers/opvolgens-relaties die al in ActaLibra zaten, blijven wel bestaan. Maar er zullen niet langer zo'n relaties toegevoegd worden. In plaats daarvan wordt nu de nieuwe minuutbewaarder-relatie gehanteerd, die rechtstreeks naar de laatste/actuele/actieve opvolger zal leiden (of desgevallend naar de associatie van deze notaris).
   

 

EIGEN aanpassingen aan notarisfiches

Zoals voorheen kan u aan de notarisfiches nog steeds zelf wijzigingen aanbrengen en er daarbij voor kiezen om deze wijziging te melden aan ons team. Ook de Notabase-databank kan fouten bevatten en wij zullen nog steeds elke door u gemelde wijziging aandachtig bekijken.
Bijzondere aandacht gaat naar de wijzigingen die u wilt aanbrengen aan uw eigen fiche. Geprefereerde gegevens zoals o.m. rekeningnummers kunnen ons op deze wijze meegedeeld worden, waarna wij deze kunnen invullen bij uw collega’s.
Teneinde deze informatie zo correct en actueel mogelijk te houden, raden wij tenslotte alle kantoren aan om alle wijzigingen aan hun gegevens (met vermelding van de datum van ingang) rechtstreeks zelf te melden aan FedNot via notabase@cnknot.be.
 

 

 

 

Digitale volmacht

Sedert enkele dagen, kunt u nu ook een Digitale volmacht verlijden. Via deze update worden daarvoor enkele extra's in ActaLibra voorzien :

• dossier(sub)soort Volmacht -> Digitale Volmacht
• Voor deze (sub)soort blijft u gebruik maken van het aktekosten-model "Volmacht BNN"
• extra akte-types, te gebruiken voor eRegistration
• het afschrift van zo'n akte kan ook al vóór registratie worden opgemaakt

We overlopen even de details :
 

Dossier(sub)soort Digitale volmacht

Voor dit nieuwe type aktes, wordt een nieuwe subsoort Digitale volmacht [FR: Procuration digitale] toegevoegd binnen de groep Volmacht.
De standaard Prefix voor de dossieromschrijving is "Volmacht DIG" [FR: "Procuration DIG"]. 
Voor deze dossier(sub)soort wordt standaard de zelfde takenlijst als voor Volmacht BNN gebruikt.

 

AKB opmaken via model "Volmacht BNN"

Wanneer je een nieuw aktekostenblad opmaakt voor dit type akte, wordt het AKB-model "VOLM-BNN" gebruikt [FR: PROC-RNS], net zoals bij de dossier(sub)soort Volmacht BNN.

Bij het aanmaken van een nieuwe aktekostenblad op basis van het model VOLM-BNN zal ActaLibra het blokje Registratatie niet meer standaard overgenomen in het AKB. Voor dit type aktes is er momenteel geen registratie meer van toepassing. Ook wordt voor de berekening van het ereloon en de aktekosten nu standaard met aantal=0 gewerkt, dus met een bedrag van 0€.

Het gebeurt toch nog dat de administratie (al dan niet ten onrechte) registratierechten verrekent. Wanneer dan zo'n bedrag via eRegistration feedback binnenkomt, moet je dat alsnog als werkelijke kost kunnen boeken. Later kan je dat (zo nodig) nog tegenboeken. Maar om die werkelijke kost toch alvast te kunnen toewijzen aan het AKB, volstaat het om via de knop Blokje toevoegen (knopje met de blauwe plus, links onderaan het AKB-venster) het registratieblokje alsnog uit het model VOLM-BNN over te nemen.

 

 

Aktetype kiezen voor eRegistration

Op eRegistration maakt men voor de verschillende types van akten die je als digitale volmacht kan registeren, een aantal extra aktetypes beschikbaar. Ook die aktetypes kan je nu in je ActaLibra eDossier kiezen :

 

Heb je in het ActaLibra dossier als (sub)soort gekozen voor Digitale volmacht, dan kan je hier direct in de keuzelijst het passende type kiezen. Zo niet, kan je ook via de "..."-knop naar het overzicht van akte-types, waar je dan zelf kan filteren op Categorie "Digitale volmacht", en dan het gewenste aktetype kiezen :

 

 

Het afschrift opmaken

Zodra je zo'n akte digitale volmacht via eRegistration hebt verzonden naar de registratie, kan je al direct een afschrift opmaken, ook al is er nog geen registratierelaas. Dit valt nl. ook onder de tolerantie volgens artikel 172 W. registratie. Bij het opmaken van het afschrift via de module Afschrift, krijg je het volgende te zien. 

 

Zoals de tekst hier aangeeft, wordt de gevraagde extra vermelding voor op het afschrift automatisch op het Windows klembord geplaatst, en kan je, zodra het opgemaakt afschtrift in PDF wordt geopend, die extra vermeling als tekst op die PDF plakken (Ctrl+V)
 

 

 

 

ActaMaps - extra IPIC kaart voor Wallonië

De kaart/datalaag 'Inventaire du Patrimoine Immobilier Culturel (IPIC)' wordt nu al elk ActaMaps rapport voor een goed in Wallonië toegevoegd.
Deze extra kaart is in de inhoudstafel terug te vinden onder : 16. Inventaire du Patrimoine Immobilier Culturel (IPIC)



Via de knop Instellingen (links onderaan het ActaMaps venster), kan je aangeven welke kaarten/datasets je al dan niet wenst op te nemen in de PDF rapporten.

 

 

Excel afrekeningen ook via xlsm-model

Voor Excel afrekeningen kan je nu ook werken met .xlsm bestanden; dat zijn Excel bestanden met eigen macro's.
 

 

Andere aanpassingen

Aanpassingen AKB modellen

In het AKB-model "VAVBOED" (Verkl. aanv. onder voorrecht boedelbesch) [FR "DECACSBI" - Décl d'acc. sous bénéfice d'inventaire], wordt in het blokje FEDNOT zo nodig een extra lijn toegevoegd voor de kost van publicatie. Daarvoor wordt eveneens aan constante toegevoegd :
"Publ. aanv. onder voorrecht boedelbesch" toegevoegd [FR: "Publ. d''acc. sous bénéfice d''inventaire"] met als waarde 17.08€

Aangepast formulier “Leegstand of verkrotting - formulier overdracht”

Dit formulier kreeg een update. Het voorgaande model kon maximum 4 partijen correct mergen.