Het totaal van de dossiergebonden kosten die aan de notaris zonder btw worden aangerekend en niet als inkomend factuur moeten worden geboekt, moeten wel één keer per jaar opgenomen worden in de btw-aangifte.
In de BTW aangifte van de maand december of van het 4de kwartaal 2023 (aangifte in te dienen tegen 20 januari 2024) moeten de totaalbedragen worden opgenomen van alle kosten die niet onderworpen zijn aan BTW, doch die bij doorrekening aan de cliënt onder de belastbare basis vallen (zie ook bericht van 13/03/2012, ref 8330 op het e-notariaat).
Het betreft de kosten van de hypothecaire staten en opzoekingen, OVAM/BIM, stedenbouw, kadaster, opzoekingen op de registratie en de kosten van de getuigen.
De administratie is begin 2012 akkoord gegaan met het feit dat deze kosten niet moeten worden opgenomen in het boek voor inkomende facturen. De documenten mogen, afhankelijk van het geval, rechtstreeks betaald worden vanuit een kostenrekening, via de 4-klasse of in rekening van het lopende saldo bij de betreffende administratie gebracht worden. Op deze wijze werd vermeden dat deze documenten extra verwerkt moesten worden door de boekhouding.
Voorwaarde van de tolerantie was wel dat de kosten opgenomen worden in het vak 82 “Bedrag van de inkomende handelingen rekening houdend met de ontvangen creditnota's en de andere verbeteringen”. De administratie eist dus dat de totaalbedragen van deze kosten één keer per jaar worden opgenomen, nl. in de btw-aangifte die betrekking heeft op de maand december of op het vierde kwartaal.
Merk op :
Het totaal bedrag te betalen of terug te vorderen BTW voor de maand december zal hierdoor geenszins beïnvloed worden. Deze kosten betreffen immers aankoopkosten waarop er geen Btw van toepassing is. Door deze handeling zal er nu wel aansluiting zijn tussen de 61-rekeningen (in de boekhouding) en het rooster “III inkomende handelingen” van de BTW aangifte.
ActaLibra hulpmiddel
Het ActaLibra team stelt een Excel rekenblad ter beschikking waarmee je deze kosten uit jouw ActaLibra boekhouding kan bekomen.
Je vindt dit Excel rekenblad op jouw server:
- Open het Excelbestand T:\Stats\AankoopTolerantie.xls
- Geef eerst toestemming om in dit document verbinding te maken met de gegevens uit de ActaLibra boekhouding. Klik op de knop Inhoud inschakelen.
- Klik op Ja in onderstaande waarschuwing:
- Daarna gebruik je de knop Gegevens vernieuwen. Dit zorgt ervoor dat een ActaLibra macro de gewenste gegevens uit jouw boekhouding ophaalt, en in een voorgevormde draaitabel presenteert. Die kan er bv. als onderstaand scherm uitzien :
Filter hier (cel B8) op het juiste kalenderjaar: Klik eerst Meerdere items selecteren en vink dan enkel 2023 aan)
In deze draaitabel vind je :
- de totalen van de geboekte bedragen
- per 619-rekening (met uitzondering van de 619 rekening gebruikt voor DIVAK-boekingen)
- per dagboek
Rechts onderaan staat het eindtotaal. In principe mag je dat bedrag (in dit vb. € 182.939,25) manueel toevoegen in vak 82 van jouw BTW-aangifte voor december.
Je kunt deze Excel best voorleggen aan jouw accountant, en in samenspraak het nodige bedrag manueel aan vak 82 toevoegen.
UITZONDERINGEN
Om ervoor te zorgen dat er zeker geen boekingen dubbel zouden aangegeven worden, worden volgende boekingen uit deze Excel uitgesloten:
Boekingen in dagboek “AKTE” (of “ACTE”), geboekt op een 619 rekening die geassocieerd is met een boekje (externe administraties) waarin de betalingen standaard met bijhorende aankoopfactuur worden geboekt (waar dus het vinkje AAN staat), worden NIET in deze Excel draaitabel opgenomen. Voor deze kosten zijn de aankoopfacturen (normaal gezien) al geboekt, en moeten de kosten niet nogmaals in de BTW-aangifte(s) worden opgenomen.
Voorbeeld:
Voor betalingen aan KFBN (wanneer je de werkelijke kosten daarvoor opvolgt via onderstaand boekje) wordt standaard MET een aankoopfactuur gewerkt. Daarom wordt de hiermee geassocieerde 619-rekening, 619301, NIET opgenomen in de Excel-draaitabel. (opm. boekje en rekening kan bij in jouw boekhouding anders zijn)
Tip
Door in de Excel draaitabel te dubbelklikken op eender welk bedrag, krijg je de details van de achterliggende boeking(en) te zien die tot dit cijfer hebben aanleiding gegeven. Die informatie wordt geopend in een extra rekenblad. Daarin vind je o.a. de kolommen dagboek, boekstuknummer, en boekstuklijnnummer.Na consultatie, kan je dit extra Blad best terug schrappen/ Klik rechts op het extra tabblad met de details onderaan en kies voor Verwijderen.
