ActaLibra update september 2023

• e-Mail verzenden + automatisch klasseren via Bericht naar Dossier
• eReg - Rechten - Telefoonnummer correct ingesteld
• eReg - kosteloze erfopvolgingen - geen werkelijke kost te boeken
• SSH - beperkte keuze van type opzoeking i.g.v. kosteloze akte van erfopvolging
• Aanpassing van het formulier aangifte van nalatenschap
• Creatie van een AKB voor een dossier met een confrater
• Positie van dialoogvensters
• ActaMaps - extra kaarten/datasets werden recent toegevoegd
• Aanpassingen voor de CNK data-extractie
• ActaLibra update-systeem

e-Mail verzenden + automatisch klasseren via Bericht naar Dossier

Samen met deze update worden de ActaLibra Word- en Outlook macro’s vernieuwd. Dat was noodzakelijk omdat het oude certificaat net is vervallen.

Daarnaast is er nog een nieuwe functie in Outlook toegevoegd, waardoor je bij het verzenden van een e-mail met 1 klik kan aangeven of de te verzenden e-mail na verzending in ActaLibra geklasseerd mag worden. 
Het zal dus niet meer nodig zijn om zelf na het verzenden van e-mails naar de map Verzonden items te navigeren, daar de verzonden e-mail aan te klikken, en de knop “Bericht naar Dossier” te moeten aanklikken om een verzonden e-mail in ActaLibra te klasseren. 

Direct na het Verzenden van de e-mail in Outlook, krijg je bovenstaand venster … waar je met slechts 1 extra klik kan kiezen tussen “Verzenden en klasseren in ActaLibra” of “Enkel verzenden”. 

Kies je voor “Verzenden en klasseren”, dan krijg je na het verzenden het gekende venster in ActaLibra te zien waar je het dossier kunt kiezen, etc.

Je kan via het nieuwe dialoogvenster het verzenden ook nog even tegenhouden door te Annuleren wanneer je bv. merkt dat je nog iets vergat, zoals een bijlage toe te voegen of iemand in CC te zetten.

Wil je dit venster liever niet zien verschijnen, volstaat het om het vinkje onderaan aan te vinken. 

Wat als het klasseer-venster in ActaLibra niet verschijnt ?

Sluit dan Outlook nog eens af, en start Outlook opnieuw. Desnoods doe je dit 2x. Daarna zou bij het klasseer-venster in ActaLibra moeten verschijnen wanneer je bij het verzenden van een e-mail kiest voor “Verzenden en klasseren”. 

Lukt het nog niet, stuur dan even een e-mail naar de ActaLibra helpdesk (vanuit ActaLibra à menu Help à E-mail naar het ActaLibra team)

Als toemaatje zorgt ActaLibra er nu ook voor dat e-mailberichten die in ActaLibra werden geklasseerd, in Outlook automatisch gemarkeerd worden met een groen vinkje. 

e-mail verzonden via mijn @belnot.be account, komt terecht in uw standaard map Verzonden Items

Wanneer je een e-mail verzendt via jouw ...@belnot.be e-mailaccount, dan wordt de verzonden e-mail normaal gezien (standaard) in de Verzonden Items map onder dat belnot-account geplaatst. Maar wanneer je voor de nieuwe functie "Verzend en klasseer" kiest, moet de macro (* noodgedwongen) de verzonden e-mail in de standaard map "verzonden items" plaatsen, en dat is (normaal gezien) die onder het outlook-account van het 'eigen' domain (bv. ...@uwnotariskantoor.be)

(*) Omdat onze Outlook macro geen monitoring kan doen op de Verzonden Items van een externe e-mail-store (zoals @belnot.be ... of ook @gmail.com) moet onze macro, wanneer je kiest voor "Verzend en klasseer", de te verzenden e-mail naar de 'standaard' Verzonden items sturen.

Zo nodig kan je de verzonden items (met een groen vinkje) na het klasseren met de hand verslepen naar de map Sent Items onder het belnot account...

Merk op:

• Deze nieuwe mogelijkheden zijn enkel voorzien voor Outlook 2016 of later, of Office 365. Gebruikers die nog een Outlook 2013 gebruiken willen we aanbevelen over te schakelen naar een recentere versie. Neem hiervoor contact met SDP of uw IT leverancier.

• In een volgende update zal deze functie nog verder verfijnd worden. Zo zal het venster niet meer standaard verschijnen wanneer je een e-mail stuurt naar een collega of notaris binnen uw kantoor, of wanneer ActaLibra automatische e-mails stuurt, zoals de meldingen aan dossierbeheerders bij het ophalen van aangevraagde hypotheekstaten. 

eReg - Rechten - Telefoonnummer correct ingesteld

In het e-Registratie venster in ActaLibra, op het tabblad “Details akte en Rechten” wordt het telefoonnummer van de dossierbeheerder of het kantoor nu steeds standaard ingevuld. 
 

eReg - kosteloze erfopvolgingen - geen werkelijke kost te boeken

Bij het verwerken van de eRegistration feedback, zijn er in geval van kosteloze erfopvolgingen ook geen hypotheekrechten te betalen voor het neerleggen van de uitgifte.

Net zoals eerder al het geval was bij kosteloze registratie, wordt nu ook bij het inschrijven van een kosteloze overschrijving door het hypotheekkantoor, het vinkje “geboekt” automatisch aan gevinkt.

SSH - beperkte keuze van type opzoeking i.g.v. kosteloze akte van erfopvolging

Wanneer het vinkje kosteloze akte van erfopvolging aangevinkt wordt bij een SSH-aanvraag, dan kan je nu als type enkel ‘Overschrijvingen’ aangevinkt laten. De andere drie types worden bij het bewaren uit gevinkt, en kunnen ook niet meer aangevinkt worden. 

Ook als de opzoeking naar meerdere kantoren wordt gestuurd, geldt deze beperking voor elk van hen. 

Door Fednot werd hierover het volgende meegedeeld : 

Gezien de doelstelling van het gratis hypothecair getuigschrift in het kader van een akte van erfopvolging beperkt de FOD Financiën de vermeldingen op deze getuigschriften tot de "Overschrijvingen". Indien aangevinkt wordt dat de aanvraag een gratis aanvraag akte erfopvolging betreft, dan moeten de ‘Te bevatten vermeldingen’ beperkt worden tot ‘Overschrijvingen’.

Aanpassing van het formulier aangifte van nalatenschap

Er werd een nieuwe versie van het formulier van de aangifte van nalatenschap door Vlabel ter beschikking gesteld (VLABEL-81-230907) waarbij er enkele tekstuele aanpassingen werden doorgevoerd, zijnde:

Pagina 20 – wettelijk opvolgend vruchtgebruik

De tekst onder deze titel werd gewijzigd naar: “Wettelijk opvolgend vruchtgebruik kan zich voordien als de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner het vruchtgebruik erft op de goederen die de overledene vanaf 01/09/2018 tijdens het leven heeft geschonken met voorbehoud van vruchtgebruik. De langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner krijgt dus het vruchtgebruik in plaats van dat het uitdooft bij het overlijden van de overledene.”

Pagina 21 – onder de gunstregelingen

“3) vermindering voor de kinderen van de overledene die jonger zijn dan 21 jaar”

Onder puntje 5) werd de regel waarin de voornamen en achternaam van de samenwonende partner en kinderen moest ingevuld worden, geschrapt.

Onder puntje 6) werd polis gewijzigd naar polisnummer

Onder puntje 8) werd buitenlands onroerend goed gewijzigd naar “buitenlands(e) goed(eren)”

Bijlage 2 (gegevens van de vennootschap bij de aanvraag van een verlaagd tarief voor familiale vennootschappen)

onder puntje 2 dient de verwantschapsband te worden ingevuld. Hierin stond aanvankelijk “verwantschapsband met erflater” daar waar dit nu “verwantschapsbank met overledene” is.

Enkele aanpassingen in de Aktekostenbladen

Creatie van een AKB voor een dossier met een confrater

Indien het dossier een confrater heeft als partij, maar het AKB-model bevat geen ereloon-blokje, dan worden ook geen confraters meer toegevoegd onder het tabblad "Te betalen erelonen". Dat is bv. het geval bij de AKB-modellen BIDDITFK en VERKOPER.

Nog enkele verbeteringen

Onderaan het tabblad Afrekening werden eventuele grijze blokjes ten onrechte vermeld bij de nog af te rekenen voorschotten. Dat is nu niet meer het geval.

Bij het afsluiten van een dossier worden ongebruikte AKB-blokjes soms verwijderd. In dat geval kwam ten onrechte een melding over eventuele verwijzingen naar grijze (= niet te boeken) blokje(s). Ook dat werd opgelost.

Positie van dialoogvensters

Sommige gebruikers wisselen geregeld van Pc (of Thin client) binnen het kantoor, of tussen het kantoor en een thuis-Pc. Die twee werkplekken hebben meestal een verschillende schermopstelling, met afwijkende grootte en/of resolutie, en een verschillend aantal schermen.

ActaLibra houdt voor elke gebruiker de laatste plaats en grootte van de ActaLibra-vensters bij, en bij het opnieuw openen van een venster plaatst ActaLibra het op die plaats en grootte terug. Maar het wisselen van werkplek kan ervoor zorgen bepaalde venster ‘buiten beeld’ openen, wat de gebruiker de indruk geeft dat ActaLibra niet werkt of blokkeert.

Om dat te vermijden worden een aantal vensters nu niet meer op de laatst gebruikte plaats opnieuw geopend, maar telkens in het midden van het scherm waarop ActaLibra draait geopend. Dat is o.a. het geval voor de dialoogvensters voor het toevoegen van details aan een financieel boekstuk of een banklijst, maar ook de vensters voor het toevoegen van taken aan een dossier, ...

Mochten er nog vensters ‘buiten beeld’ verschijnen, gelieve dat te melden aan de ActaLibra helpdesk. 

ActaMaps

Deze kaarten/datasets werden recent toegevoegd:

• Duinendecreet
• Natuurbeheerplan
• Digitale Boswijzer 2021 

zie ook dit blogartikel.

Aanpassingen voor de CNK data-extractie

Op vraag van het CNK werden enkele aanpassingen gedaan aan de wijze waarop de boekhouddata wordt doorgestuurd. 

ActaLibra Update systeem

Het ActaLibra Update systeem werd verder uitgebouwd om binnenkort ook nieuwe ActaLibra modules die in uw Browser zullen draaien te kunnen installeren. Meer info hierover volgt later.