Wanneer je een nieuwe rekening bij de bank opent, moet deze ook in ActaLibra worden toegevoegd. Dit kunnen alle gebruikers doen die toegang hebben tot het boekhoudplan en de dagboeken.
Volg deze stappen om de rekening toe te voegen:
-
Maak een rekening aan in het boekhoudplan, waar alle boekingen achterliggend aan de dagboeken worden geboekt.
-
Bovenaan het scherm van het boekhoudplan kies je voor ‘Alle rekeningen’. Dit zorgt ervoor dat je geen rekeningnummer invoert dat al bestaat, aangezien sommige rekeningen mogelijk geblokkeerd zijn en niet zichtbaar zijn bij ‘Enkel de Actieve rekeningen’.
-
Het is aangeraden om een logische nummering te hanteren. In dit voorbeeld hebben we een nieuwe rekening geopend bij Belfius. Als jouw kantoor onderverdelingen heeft tussen kantoor-, derden- en rubriekrekeningen, kies je een rekeningnummer uit de juiste klasse.
-
Mogelijk vraagt het programma ook om een Franstalige omschrijving toe te voegen. Dit kan je doen door op de 3 puntjes te klikken en de omschrijving toe te voegen.
-
Controleer of de koppeling aan de solvabiliteitsstaat en bijlage II correct is. Je kan hiervoor kijken naar andere gelijkaardige rekeningen. In ons voorbeeld konden wij ons baseren op rekening 550400.
Eenmaal de rekening is toegevoegd aan het boekhoudplan, moet er een dagboek worden aangemaakt.
-
Hiervoor ga je in het verkennersmenu naar: Basisgegevens > Boekhouding > Dagboeken.
-
Hier maak je een nieuw dagboek aan met behulp van de F7-toets of de ‘+’-knop.
-
Vul een logische code in links bovenaan (maximum 8 tekens) en een logische omschrijving.
-
Met de drie puntjes achter het veld 'omschrijving' kan je een Franstalige omschrijving toevoegen.
-
Vervolgens ga je onderaan naar het tabblad ‘Financieel’.
In ons voorbeeld hebben we een tweede kantoorrekening voor Belfius toegevoegd. Als code gebruiken we ‘BELF-K2’ en als omschrijving ‘Belfius kantoorrekening BEXX XXXX XXXX XXXX’.
In het tabblad ‘financieel’ vul je de velden in die omkaderd zijn.
-
Gebruik: Hier geef je aan of het een kantoor-, derden- of rubriekrekening (n.v.t.) is.
-
IBAN: Hier vul je het IBAN-nummer in. (niet nodig bij een rubriek)
-
CodeNr: Hier vul je de eerste drie cijfers van het tweede blok van het rekeningnummer in. In ons voorbeeld is dit 775. (niet nodig bij een rubriek)
-
Centralisatie op: Hier vul je het rekeningnummer in dat je eerder hebt aangemaakt in het boekhoudplan.
-
Finaliseer door op de F9-toets of het vinkje te drukken. Het financiële dagboek is nu aangemaakt.
Tip: Indien je geen banklijsten zult aanmaken voor deze rekening, dan hoef je het veld ‘CodeNr’ niet in te vullen.
