Introductie
Vanaf januari 2024 treedt het Vastgoedinformatieplatform (VIP) in werking voor alle Vlaamse steden en gemeenten. Dit zal resulteren in een maandelijkse factuur van Athumi, die voor de Vlaamse gemeenten de retributies voor stedenbouwkundige inlichtingen en de VIP-platformretributie zal aanrekenen. Fednot zal die facturen voor de notariskantoren betalen en zal de bedragen recupereren via haar maandelijkse factuur aan de kantoren.
Hoe de gerelateerde kosten en factuur best worden geboekt in ActaLibra, lees je in dit artikel.
Werkwijze
Bij het aanvragen van de gemeentelijke inlichtingen via de iBOT applicatie van Fednot, zal u het totaalbedrag te zien krijgen voor uw aanvraag. Dit bedrag zal u moeten aanrekenen in het aktekostenblad van het betreffende dossier.
Dit bedrag zal u bij het aanvragen jammer genoeg niet onmiddellijk te zien krijgen, maar pas na 'enige tijd'. Men zegt, binnen een 20-tal minuten na de aanvraag. Dus om de juiste kost te kennen en te kunnen vermelden in het AKB, moet u (minstens) 20 minuten na de aanvraag eens opnieuw naar de iBot applicatie op eNotariaat, opent u daar deze laatste iBot-opzoeking, en kijkt u via de tab "Kosten" of u die informatie daar al vindt.
Opgelet: Indien u in uw akteberekeningsmodellen voor de kost van een aanvraag vastgoedinformatie gebruik maakt van vaste bedragen of constanten voor zal u deze (indien dat nog niet gebeurd was) best verhogen met de platformretributie (+ 36,50€).
Door de ActaLibra update wordt een extra rekening voorzien om de maandelijkse factuur van Fednot te kunnen boeken. Deze rekening zal aangemaakt worden in de klasse "619" met als omschrijving "Retributie VIP via Fednot".
Hiervoor hoeft u zelf niets te doen.
Stappenplan voor de boekhoudkundige verwerking
Sommige kantoren gebruiken in de boekhouding een apart Boekje "Stedenbouw" voor het opvolgen van de werkelijke kosten voor aanvragen stedenbouwkundige inlichtingen/vastgoedinformatie. Andere kantoren doen dat niet. Afhankelijk van de situatie (wel of geen boekje) moet je hieronder de passende werkwijze volgen.
Methode 1 : Boekhoudkundige verwerking zonder boekje ‘Stedenbouw’
-
Het aktekostenblad wordt gefactureerd met de totale kost van de retributies (gemeentelijke retributie + platformretributie)
-
De maandelijkse factuur van Athumi wordt ingeboekt met het totaalbedrag op de 619-rekening ‘Stedenbouw’.
Opgelet: deze factuur mag niet betaald worden.
-
Op de maandelijkse factuur van Fednot zal een lijn extra te zien zijn zoals ‘recuperatie vastgoedinformatie’ met 0% BTW. Deze lijn zal ingeboekt worden op de nieuw toegevoegde rekening ‘619xxx Kosten Athumi VIP’.
-
Het bedrag dat u hier dient in te vullen is de som van de bedragen op de lijnen 'VIP-Muni', 'VIP-PLAT' en 'VIP-VAT'.
-
Laatste stap: een compensatieboeking met afpunting van de factuur van Athumi en tegenboeking op de rekening ‘619xxx Kosten Athumi VIP’, waardoor het saldo op deze rekening 0 moet zijn.
- Indien u met enkele centiemen verschil zit, dient u dit verschil weg te boeken naar de algemene rekening betalingsverschillen.
Methode 2 : Boekhoudkundige verwerking met boekje ‘Stedenbouw’
-
Het aktekostenblad wordt gefactureerd met de totale kost van de retributies (gemeentelijke retributie + platformretributie)
-
De maandelijkse factuur van Athumi:
-
Voor elke lijn of elk detail op de factuur: werkelijke kosten boeken in alle betrokken dossiers (totaalbedrag retributies)
-
Eénmalig om de aankoopfactuur te boeken : in het boekje ‘Stedenbouw’ (URB) een lijn toevoegen en kiezen voor ‘storting van provisie’. De betalingswijze stelt u in op 'manuele overschrijving' (+ dagboek MAN-OVER) en het vinkje om een aankoopfactuur te boeken staat aan.
-
Controle: de (witte) lijnen van de werkelijke kosten en de betalingslijn (groen) moeten samen '0' zijn. M.a.w. het lopend saldo zou op 0 moeten komen.
-
-
Op de maandelijkse factuur van Fednot zal een lijn extra te zien zijn zoals ‘recuperatie vastgoedinformatie’ met 0% BTW. Deze lijn zal ingeboekt worden op de nieuw toegevoegde rekening ‘619xxx Kosten Athumi VIP’.
-
Laatste stap: een compensatieboeking met afpunting van de eerder gemaakte manuele overschrijving en tegenboeken op de rekening ‘619xxx Kosten Athumi VIP’, waardoor het saldo op deze rekening 0 moet zijn.
