Situering
De omschakeling naar de unieke provisierekening (voor Hypotheekkantoren) heeft ook een impact op de verwerking van de feedback en het boeken van de werkelijke kosten voor hypotheekkantoren.
Meer details leest u hieronder :
ActaLibra update van 24 nov 2023
Virtueel saldo van HYP-boekjes en RZALLE/SJTOUS
In de ActaLibra boekhouding werd het venster Betalingen à externe administraties aangepast.
Voor de ‘oude’ HYP boekjes (HYP1, HYP2, …, HYPAND) wordt er geen virtueel saldo meer bepaald of weergegeven. Daar staat nu (? RZALLE) of (? SJTOUS), wat verwijst naar het boekje van de eengemaakte provisierekening voor kantoren rechtszekerheid, waarin sedert 1 nov 2023 alle betaalde provisies en verrekende kosten voor alle Hypotheekkantoren worden geboekt.
Momenteel blijven de ‘oude’ HYP-boekjes beschikbaar zodat u er nog steeds boekingen kunt in opzoeken, maar ook bv. de saldo-boeking (teruggave na een eindafrekening) kunt in boeken.
Bovenaan het overzicht van boekjes, is er een filter voorzien waarmee u de ‘oude’ HYP-boekjes niet meer weergeeft in het overzicht.
Aangezien er nu maar 1 provisierekening meer is voor alle hypotheekkantoren, verloopt de controle / opvolging van die rekening nu via het enige boekje RZALLE.
Bij dat boekje toont ActaLibra nu ook het berekend virtueel saldo voor alle hypotheekkantoren samen. Dat wordt bepaald obv het huidig saldo, min de HYP-provisies die al werden geboekt (en waarvoor er nog geen werkelijke kosten geboekt zijn), min de voorziene HYP-provisies in AKB’s die nog te boeken zijn.
Met het RZALLE (SJTOUS) boekje geselecteerd, kan je via de … zoeker knoppen onderaan een detailoverzicht krijgen van die bedragen
Voor de geboekte bedragen wordt de nieuwe zoeker “Ontbrekende werkelijke kosten HYP” gebruikt, waarin standaard deze kosten voor alle hypotheekkantoren worden opgelijst, en waarin je niet kunt selecteren op een boekje, maar waarin je zo nodig wel op “Kantoor RZ” kunt selecteren. Deze extra zoeker is beschikbaar in het ActaLibra menu.
In deze zoeker is er geen sprake meer van een Boekje, maar kan je nu wel selecteren op "Kantoor RZ", wat ook kan via de zoom functie.
Merk op:
Via de bestaande zoeker “Ontbrekende werkelijke kosten“, worden GEEN HYP-kantoren meer in de zoekerresultaten opgenomen. Voor de HYP-info is er nu de aparte zoeker “Ontbrekende werkelijke kosten HYP“.
Voor de nog te boeken bedragen is het de nieuwe zoeker “Nog te boeken HYP-kosten” die je de details voorschoteld. Zoals in dit voorbeeld
Andere “Werkelijke Kosten” boeken vanuit het AKB
Vanop het AKB-blokje BS (Belgisch staatsblad), lukte het niet om direct naar het boekje te geraken om werkelijk kosten te boeken. Men kwam ten onrechte op een niet-gerelateerde lijn in het Expeditievenster terecht.
Dat is nu opgelost.
Verwerking van eReg HYP-feedback naar expeditie
Wanneer er een tweede verzending is naar het DER platform van FOD Fin (eRegistration), zal die tweede, latere verzenddatum nu ook correct worden overgenomen als verzenddatum in het expeditieboekje. Dat is belangrijk omdat voor Hypotheken de verzenddatum bepaalt via welke boekhouding (bij FOD Fin) en dus via welke boekje (in ActaLibra) de kosten verrekend moeten worden.
Voor notariskantoren met enkel ActaLibra Boekhouding (+mini-studie)
Kantoren met deze (uiterst zeldzame) softwareconfiguratie hebben in ActaLibra geen expeditieboek, geen SSH-, en geen eReg-integratie … maar moeten vanuit een aktekostenblad toch de werkelijke kosten voor hypotheken kunnen boeken op de nieuwe dan wel de oude provisierekening.
Daarom werd ook voor deze softwareconfiguratie de volgende mogelijkheid voorzien:
Bij het klikken op “Werkelijke kosten” onderaan het AKB, voor een hypotheek-kost in een blokje dat (nog) gekoppeld staat aan een oud HYP-boekje (HYP1, HYP2, … HYPAND) zal men nu bovenstaande vraag krijgen.
- met Ja te antwoorden , komt men in het RZALLE boekje terecht.
- met Nee te antwoorden, wordt het oude HYP1, … boekje geopend.
Is het blokje al gekoppeld aan het RZALLE blokje, zoals het geval zal zijn met elk nieuw AKB of HYP-blokje waarop nog geen bedragen staan/stonden, dan wordt deze vraag niet gesteld, en krijg je direct het RZALLE boekje.
Stand van zaken op vrijdag 17 nov
12u00 UPDATE via Fednot ivm SSH-Refresh - Aangezien de test op woensdag 15 november goed is verlopen (cf. bericht eNot nr. 17341, 14 november 2023), zal ook dit weekend de aanvraag van een SSH “refresh” terug mogelijk zijn en dit vanaf 17 november om 16u , en dat tot maandagochtend, 20 november 9u.
09u15 UPDATE - Verwerking eReg feedback : In ActaLibra mag iedereen terug de eRegistration feedback ophalen ... en verwerken ... en de werkelijke kosten doorboeken.
Die werkelijke kosten voor HYP formaliteiten zullen nu bij het ophalen correct worden berekend door ActaLibra (dus geen 0,00 meer), en ook de data die eerder al was opgehaald zal gecorrigeerd zijn (ook in Expeditie)...
Stand van zaken op donderdag 16 nov
10u20 UPDATE - Aanvullende staten : Fednot meldt dat de mogelijkheid om een SSH “refresh” aan te vragen tijdelijk terug wordt afgesloten. Meer communicatie volgt zodra we die hebben.
08u00 ActaLibra Update : Bij een aantal kantoren heeft onderstaande update de geplande correcties nog niet kunnen doorvoeren. U hoeft dit verder niet te melden. Deze operatie zal morgen 17 nov worden hernomen.
05u00 ActaLibra Update : In de eRegistration feedback van hypothecaire formaliteiten (voor expedities na 1 november) worden de aangerekende kosten anders vermeld dan voorheen, waardoor zowel de applicatie op eNotariaat als ActaLibra die totale kost niet uit die feedback kon halen. Daardoor werd die feedback in ActaLibra ten onrechte als € 0,00 verwerkt.
In afwachting van een eventuele aanpassing door FOD Fin, heeft het ActaLibra team nu al gezorgd voor een automatisch correctie van de gegevens die tot nu toe waren binnengehaald, en werd de software aangepast om nieuwe feedback onmiddellijk correct te verwerken.
U hoeft dus wederom zelf geen extra actie(s) te ondernemen. De werkelijke kost wordt in ActaLibra herrekend en bijgewerkt in zowel de eRegistration feedback als in het expeditieboek.
Door deze update zal u via het expeditieboek, met een filter op "Hypotheken" en "Werkelijke kost te boeken"
nu ook de automatisch gecorrigeeerde en nog te boeken werkelijke kosten zien verschijnen. Het doorboeken doe je zoals steeds via de knop "Werkelijke kosten"
Stand van zaken op woensdag 15 nov
10u00 UPDATE : Op aangeven van FOD Fin en na een eerste evaluatie van Fednot, blijkt de verwerking van delta-SSH-aanvragen (automatisch aanvullende) bij FOD Fin momenteel stand te houden. Daarom kunnen uw op verzending wachtende delta-SSH-aanvragen vanaf 10u deze ochtend vanuit ActaLibra opnieuw verzonden worden.
Fednot houdt de verwerking door FOD Fin in de gaten. Mochten er opnieuw problemen opduiken, dan zullen we prompt het kunnen verzenden van delta-SSH-aanvragen opnieuw blokkeren, om erger te voorkomen.
Stand van zaken op maandag 13 nov
05u00 UPDATE : Deze ochtend werd een update van ActaLibra geïnstalleerd. Die bevat alle nodige aanpassingen opdat u opnieuw alle workflows die met hypotheken te maken opnieuw helemaal kunt gebruiken.
09u00 UPDATE : Na controle of deze update goed is verlopen, wordt het vanaf 9u opnieuw mogelijk om de werkelijke kosten voor hypotheken in ActaLibra te boeken en te verrekenen.
Het goede nieuws is ...
- Dat ActaLibra de via SSH-feedback fout gerapporteerde werkelijke kosten automatisch corrigeert.
Wanneer u vandaag het SSH-dashboard opent, zal u direct alle correcte bedragen terugvinden. Idem in het expeditieboek.
- Dat de omschakeling van de kantoor-gebonden provisierekeningen naar de eengemaakte provisierekening voor alle hypotheekkantoren, zo goed als automatisch voor u geregeld wordt. De meeste gebruikers zullen van deze veranderingen weinig of niets merken. De aanpassingen zitten hoofdzakelijk in de verwerking van de werkelijke kosten, en het beheren van de nieuwe provisierekening in de boekhouding. Maar ook daarbij is aan de workflows en de handlingen niets gewijzigd.
Wat moet u hierover als gebruiker van de boekhouding best weten ?
- Alle aanvragen en expedities die vóór 1 nov ingediend werden bij de hypotheekkantoren, zullen nog via de 'oude' boekhouding van de individuele hypotheekkantoren worden verrekend. ActaLibra zal de werkelijke kosten voor zo'n gevallen dus nog steeds boeken via de 'oude' HYP1, HYP2, ... HYPAND boekjes.
Dat kunnen dus ook boekingen zijn in de maand november. Maar uiteraard geen stortingen meer in november. - Aanvragen en expedities die vanaf 1 nov ingediend werden bij de hypotheekkantoren, zullen via hun nieuwe boekhouding van de eengemaakte provisierekening worden verrekend. Het boekje voor die externe rekening is in ActaLibra het nieuwe boekje RZALLE.
- Bij het klikken op "Werkelijke kosten" (in expeditie) , zal ActaLibra u automatisch naar het juiste boekje leiden. U hoeft die keuze niet zelf te maken.
- Omdat nu alle hypotheekkantoren een zelfde provisierekening hebben, en in ActaLibra het zelfde boekje (RZALLE) delen, zal je nu in de aktekostenbladen niet meer het HYP-boekje vermeld zien staan, maar wel de code van het hypotheekkantoor (bv. HYPOOST of HYPANT1, ...)
- ActaLibra bepaalt (nog steeds) automatisch de bevoegde hypotheekkantoren voor de goederen van het dossier, en zal (nog steeds) op basis daarvan automatisch de juiste hypotheekblokjes voorzien in de aktekostenbladen.
- Bij het boeken van werkelijke kosten voor hypotheken, zal ActaLibra de keuzemogelijkheid van de kostenlijn nog precieser doen in functie van het kantoor, en de aard van de kost (formaliteit of opzoeking). Hierdoor wordt de kans dat je op een foute lijn boekt nog kleiner.
Dagafschriften
- Vanaf vandaag zouden ook de eerste dagafschriften van de unieke provisierekening consulteerbaar moeten zijn via een applicatie op eNotariaat.
- Binnenkort zal het ActaLibra team een nieuwe webservice integreren, waarbij we de verrichtingen op de unieke provisierekening gaan ophalen, en waarmee we de controle van die provisierekening willen vereenvoudigen. Meer nieuws hierover volgt later.
Eindafrekening van de 'oude' provisierekeningen
De eerste eindafrekeningen van 'oude' provisierekeningen werden vorige week al verstuurd.
Zo'n teruggave van een resterend saldo zal u in de resp. boekjes HYP1, HYP2, ... boeken via optie 2, als een vordering (een negatief bedrag) te boeken via een man. overschrijving. bv.
Stand van zaken op donderdag 9 nov
SSH Sync
10u30 UPDATE : De sedert 1 november opgehaalde feedback van SSH bevat helaas een foute werkelijke kost voor afgeleverde hypotheekstaten. Om die reden hielden we de Sync SSH functie uitgeschakeld. Maar omdat u toch al de aangevraagde hypotheekstaten zou kunnen ophalen, gaan we vandaag om 10u45 de Sync SSH functie opnieuw activeren.
Maar hou er dus rekening mee dat de werkelijke kost momenteel niet doorgestuurd wordt door FOD Fin, waardoor ActaLibra zo'n hypotheekstaten ten onrechte als kosteloos beschouwt.
Het ActaLibra team werkt ondertussen zelf aan een oplossing om, in geval van een ontbrekende werkelijke kost, in ActaLibra een work-around te voorzien, waardoor u toch een correcte workflow kan opvolgen, en de kost manueel zal kunnen overnemen (uit het document) en doorboeken.
Tot we klaar zijn met die aangepaste versie van ActaLibra, blijft de functie "Werkelijke kosten boeken" nog steeds uitgeschakeld.
Gelieve ondertussen zelf geen andere werkwijzen te volgen om alvast die hypotheekkosten door te boeken.
Stand van zaken op woensdag 8 nov
Aanvullende staten
15u10 UPDATE : Op verzoek van FodFin heeft Fednot de delta-aanvraagfunctie opnieuw uitgeschakeld om de prestatieproblemen te verlichten. Meer communicatie volgt zodra we die hebben.
12u12 UPDATE : Helaas lijken de systemen bij FOD Fin momenteel prestatieproblemen te hebben bij het genereren van certificaten, waardoor het merendeel van de aanvragen in de status VERWERKING blijft. Deze zijn niet verloren, maar worden opgeslagen in een foutenwachtrij bij FodFin en kunnen/moeten worden VERWERKT wanneer hun systemen stabieler zijn. Concreet is de meeste impact zichtbaar op de delta’s, waar de meeste aanvragen niet automatisch naar VERWERKT zullen gaan, maar in VERWERKING blijven.
Fednot houdt nauw contact met FOD Fin, en zal ons op de hoogte brengen zodra er nieuws is.
10u18 UPDATE : Fednot meldt dat het SSH platform terug actief is, en er nu ook opnieuw automatisch aanvullende hypotheekstaten kunnen aangevraagd worden. Dus alle SSH-aanvragen die in ActaLibra klaar staan voor verzending, kunnen nu verzonden worden.
08u45 UPDATE : FOD FIN liet via Fednot weten dat er op woensdagochtend 08/11 tussen 8u45 tot 10u een nieuwe versie van de SSH software in productie wordt gezet. Met die versie zou het opnieuw mogelijk zijn om automatisch aanvullende hypotheekstaten aan te vragen.
Stand van zaken op 7 nov
Aanvullende staten
Op 6 november kwam het bericht dat er bij FOD Fin toch nog enkele zaken niet in orde waren, waardoor u nog steeds geen automatisch aanvullende staten kunt aanvragen.
Werkelijke kosten boeken Hypotheken- tijdelijk nog geblokkeerd
Op vrijdagavond 3 november kregen we extra duiding van FOD Fin over de wijze waarop zij de kosten verrekenen. Nu blijkt dat niet alle verrekeningen van werkelijke kosten vanaf 1 nov verlopen via de nieuwe eengemaakte provisierekening, maar dat voor alle aanvragen (staten en formaliteiten) die werden aangeboden vóór 1 november, nog via de oude provisierekeningen (via de oude boekhouding van de individuele hypotheekkantoren) zullen afgeboekt worden, ook al is dat op een datum later dan 1 nov.
Omdat dit niet overeenstemt met wat we vooraf wisten, werken we nog een aangepaste versie van ActaLibra die voor boekingen van werkelijke kosten voor zaken die werden aangevraagd vóór 1 november toch nog zal schakelen naar de oude HYP1, HYP2, ... HYPAND boekjes, ook al valt die boekingsdatum na 1 november.
Om te vermijden dat er massaal vanalles verkeerd zou geboekt worden, moeten we het inboeken van werkelijke kosten via ActaLibra nog even geblokkeerd houden. We doen er alles aan om dit zo gauw mogelijk aan te passen. U krijgt een melding zodra een nieuwe update geïnstalleerd werd.
Werkelijke kosten voor andere administraties kunnen wel geboekt worden.
vanaf woensdag 25 oktober - provisies storten op de unieke provisierekening
Lees hierover meer in dit artikel.
vanaf dinsdag 31 oktober 11u30
Vanaf 31/10 om 11u30 is worden op instructie van FOD Fin en Fednot volgende mogelijkheden tijdelijk uitgeschakeld:
- Tot donderdag 2 november 9u is de SSH applicatie is niet beschikbaar
Omdat elke SSH-aanvraag - ook de oorspronkelijke - bij FOD Fin toch pas vanaf maandag 6 nov behandeld
zullen worden, wordt het versturen van elke SSH-aanvraag vanuit ActaLibra tot dan tegengehouden.
- tot maandag 6 november 12u is het niet mogelijk om automatisch aanvullende hypotheekstaten aan te vragen
- Omdat de hypotheekkantoren rechtszekerheid op 1, 2 en 3 november gesloten blijven, en de eerste feedback (via SSH en eRegistration) pas terug op gang zal komen vanaf 6 november, zal u tussen dinsdag 31 oktober 19u en vrijdag 10 november, in ActaLibra geen werkelijke kosten kunnen boeken.
Tijdens deze sperperiode, worden in ActaLibra de nodige softwareaanpassingen voorzien om het opvolgen en het boeken van werkelijke kosten ook na de introductie van de eengemaakte provisierekening voor hypotheken correct te laten verlopen.
Mogelijke meldingen
Wanneer je in deze sper-periode (tussen 31/10 en 7/11) probeert om werkelijke kosten te boeken voor hypotheken, krijg je volgende melding:
of
Wanneer je in de ´oude´ hypotheekboekjes (HYP1, HYP2, … HYPAND) op of na 1 nov 2023 een provisie wilt storten via een banklijst, krijg je volgende melding:
