Overzicht van de verbeteringen en aanpassingen in ActaLibra - editie november 2021.
(Deze documentatie bevat eveneens uitleg over de verbeteringen in kleinere updates sinds 1 september 2021)
Dossier schrappen voortaan via menu Extra
Extra waarschuwing bij het schrappen van een goed
SSH: Melding ontbrekende gegevens (VME en AKB) tijdens opmaak SSH aanvraag
SSH: eigenaars kopiëren
SSH: dashboard "Verzending mislukt"-lijnen wegwerken
SSH: verbeteringen achter de schermen
Vernieuwde editie van het formulier Aangifte van Nalatenschap Vlabel met bijhorende taak
Correspondentbepaling van briefmodel Opvragen eigendomsattest bij het bevoegde registratiekantoor
Versmelten persoonsfiches: extra kolommen en sortering voor de lijst van de zoekresultaten
De zoeker voor personen toont geboortedatum en rijksregisternummer in de resultatenlijst
PersonenDossiersGoederen zoeker toont meer resultaten
Verbergen commentaar in Memo-veld nu ook mogelijk op dossierfiche
CRT / CRT+ of CRH-taken zijn nu gelinkt met de CRF applicatie op e-notariaat.
T-Taken voor OVAM verwijzen nu naar vernieuwd webloket van OVAM
Opkuis verouderde Documenttaak voor aanvraag hypothecaire staat
Boekhouding: Historiek cliënt en rubriek afgeschaft
Ter info: veiligheidswaarschuwing van Microsoft Word in geval van bijwerken velden
Dossier schrappen voortaan via menu Extra
De knop "-" bovenaan in het ActaLibra-venster (of de sneltoets F8) wordt gebruikt om iets te schrappen. Wat precies geschrapt wordt, hangt af van waar de cursor zich bevindt. Ondanks een dubbele waarschuwing, gebeurde het wel eens dat een gebruiker ongewild het gehele dossier schrapte, terwijl men bv. een taak wou schrappen. Om dergelijke ongelukjes te voorkomen, is het voortaan enkel nog mogelijk om een dossier te schrappen via het menu Extra.
Indien je toch de schrapknop "-" of F8 gebruikt in de hoofding van de dossierfiche krijg je de volgende mededeling:
Wie een dossierfiche wil schrappen, kan klikken op Extra>Dossier verwijderen.
Vooraleer het dossier verwijderd wordt, krijg je nog steeds de volgende vertrouwde bevestigingsvensters:
Een goed schrappen
Om ook het ongewild schrappen van een goed (met alle extra eigenaars) te vermijden, wordt een extra waarschuwingsvenster weergegeven:
SSH: Melding ontbrekende gegevens (VME en AKB) tijdens opmaak SSH aanvraag
- ontbrekende VME
Voor een SSH aanvraag voor een appartement, heb je al de mogelijkheid om de Vereniging van Mede-Eigenaars als partij met hoedanigheid VME in te geven, zodat deze automatisch als eigenaar mee wordt voorzien in de SSH aanvraag:
Heb je de VME nog niet toegevoegd als eigenaar (in geval van type goed=appartement), dan geeft Actalibra nu een geheugensteuntje weer:
- ontbrekend AKB
Om de kosten van de hypothecaire staten te kunnen boeken, is het absoluut noodzakelijk dat er een aktekostenblad is opgemaakt in het dossier op naam van de cliënt. Indien dit aktekostenblad ontbreekt, krijg je een melding wanneer je op de knop Te verzenden klikt:
SSH - Eigenaars kopiëren
Wie in een dossier veel eigenaars heeft ingegeven, wil deze in sommige gevallen op eenvoudige wijze kunnen meenemen naar een ander dossier. Dit kan nu op 3 verschillende plaatsen:
1. Bij aanmaak van een subdossier via de knop Kopie: duid aan uit welk dossier je partijen en goederen wilt overnemen en vink daaronder de optie aan om ook vorige eigenaars mee te kopiëren.
2. Ook bij aanmaak van een Nieuw dossier vanuit een Persoonsfiche (tabblad "Dossiers") krijg je dezelfde mogelijkheid:
3. En tenslotte, op het tabblad "Goed" van het dossier via de knop Kopie Eigenaars.
Via deze knop kan je aanduiden uit welk dossier je eigenaars wil kopiëren.
Klik Selecteer en bevestig om de eigenaars uit het geselecteerde dossier over te nemen.
Via de knop Eigenaars op het tabblad "Goed", kan je voor elke eigenaar nog het type aanpassen, of een eventueel te veel gekopieerde eigenaar schrappen.
SSH - "Verzending mislukt"-lijnen wegwerken in het dashboard
Het kan voorkomen dat een SSH aanvraag wel succesvol is verzonden vanuit ActaLibra maar dat de verzending vanuit het SSH platform op eNot naar het bevoegde kantoor Rechtszekerheid mislukt is. Bij het inhalen van de feedback via de Sync SSH-knop, worden dergelijke gevallen in het ActaLibra SSH Dashboard aangeduid met status "Verzending mislukt".
Je moet dan de aanvraag opnieuw doen via de knop Kopie... of +Nieuwe aanvraag...
Zodra deze nieuwe aanvraag succesvol verzonden is en in verwerking bij het Kantoor Rechtszekerheid, kan je de lijn met status "Verzending mislukt" wegwerken uit het SSH Dashboard met behulp van de knop Negeer, net zoals je dit al kon doen voor geweigerde aanvragen.
SSH - Verbeteringen achter de schermen
- De snelheid van het ophalen van de feedback werd geoptimaliseerd.
- Gevallen van aanvragen die niet vanuit ActaLibra zijn gebeurd maar vanuit het SSH platform op e-notariaat worden nu beter opgepikt om deze alsnog in ActaLibra te kunnen verwerken.
- Er zijn extra controles ingebouwd in geval geen enkele eigenaar of goed is aangevinkt in de SSH aanvraag.
Vernieuwde editie van het formulier Aangifte van Nalatenschap Vlabel met bijhorende taak
In de loop van oktober werd de vernieuwde editie van het formulier Aangifte van Nalatenschap van Vlabel geïnstalleerd.
Vlabel had een aangepast formulier voorzien voor overlijdens tot en met 30-06-21 en een nieuw formulier voor overlijdens vanaf 1-07-21.
Beide formulieren werden geïnstalleerd en als taak voorzien in de modeltaaklijst SUCCESSIE AANGIFTE. De oude taak met het oude formulier werd niet verwijderd.
Wie enkel nog het nieuwe formulier nodig heeft, mag de oude taken in de modeltaaklijst schrappen met F8. Dit zal enkel de taak schrappen. De modeldocumenten blijven in de map T:\Modellen\Formulieren SDP staan.
Correspondentbepaling van het briefmodel Opvragen eigendomsattest bij het bevoegde registratiekantoor
Bij gebruik van het ActaLibramodel Opvragen eigendomsattest kon het gebeuren dat het registratiekantoor niet correct bepaald werd als correspondent voor deze brief. Nu wordt het correcte registratiekantoor bepaald op basis van de ligging van het goed.
Versmelten persoonsfiches: extra kolommen en sortering voor de lijst van de zoekresultaten
In de resultaatlijst van de zoeker voor personen in het venster voor de versmelting van persoonsfiches zijn nu meer kolommen voorzien (en meer sorteermogelijkehden onder het tabblad Sortering) die moeten toelaten om de juiste personen terug te vinden om te versmelten.
De zoeker voor personen op het tabblad Partijen toont geboortedatum en rijksregisternummer in de resultatenlijst
Ook in het resultaatvenster van de personenzoeker die je gebruikt wanneer je een partij toevoegt in het dossier onder het tabblad Partijen, zijn extra kolommen toegevoegd: RR-nr en Geboren te. Dit helpt om de juiste persoon te selecteren in geval van gelijke naam en voornaam.
PDG zoeker toont meer resultaten
Om te vermijden dat het resultaat te lang op zich zou laten wachten, beperkte de “PDG” zoeker (gecombineerde zoeker voor personen, dossiers en goederen) zich tot de eerste 100 gevonden dossiers of personen die overeenstemmen met de selectiecriteria. Deze beperking is nu opgetrokken tot de eerste 200 gevonden gevallen.
Verbergen commentaar in Memo-veld nu ook mogelijk op dossierfiche
Wanneer cliënten kunnen meekijken op het scherm (bv. tijdens het voorlezen/redigeren van de akte) kan ActaLibra ook op de voorgrond komen. En dan is het misschien wenselijk dat de vrije memo-tekst onderaan op de persoonsfiches en dossierfiches verborgen blijft.
Eerder kon je al de memo-tekst, de vrije-tekst (naast partner-naam) en de eventuele info rechtsbekwaamheid onderaan de persoonsfiche al verbergen door te dubbelklikken op het notitieblokje-icoon in het gele Memo-veld.
Voortaan is dit nu ook mogelijk voor de memo-tekst onderaan op de dossierfiche, de memo-tekst onderaan onder het tabblad Dossiers van een persoonsfiche en de memo-tekst op het tabblad Partijen van een dossierfiche.
Het dubbelklikken op het notitieblokje-icoon schakelt op beide vensters (Dossierfiche en Persoonsfiche) tegelijk, tussen de memo-info weergeven of verbergen. Deze instelling wordt/blijft bewaard per ActaLibra-gebruiker.
CRT / CRT+ of CRH-taken gelinkt met de nieuwe CRF applicatie op e-notariaat
In de modeltaaklijsten werden de URL's voor de CRT, CRT+ of CRH taken aangepast. De knop Website in het dossier brengt je nu naar de CRF applicatie op e-notariaat.
T-Taken voor OVAM verwijzen nu naar nieuw OVAM webloket
In alle taaklijsten waar een T-taak voor OVAM voorkomt, werd als URL het adres van het vernieuwde loket voor aanvraag van een bodemattest ingesteld:
Opkuis verouderde Documenttaak voor aanvraag hypothecaire staat
De verouderde Document-taken "Aanvraag hypothecaire staat" werden uit alle modeltaaklijsten geschrapt. Het formulier is echter nog steeds beschikbaar als ActaLibra-model.
Wie nood heeft aan een T-taak in een dossier - waarin de aanvraag niet via de SSH-taak is gebeurd, en dus geen expeditielijn heeft om de kosten te boeken, kan via de knop Taken overnemen deze T-taak halen uit de lijst__HYPstukken zonder ActaLibra document
Boekhouding : Historiek cliënt en rubriek afgeschaft
Via de knop Historiek onder het tabblad partijen kan je voor een klant nu enkel nog het rapport Historiek cliënt opvragen.
De keuzeoptie tussen de lijst "Historiek cliënten" en "Historiek cliënten - rubrieken" zorgde voor verwarring en werd bij de meeste gebruikers al niet meer voorgesteld.
Via de Historiek cliënt krijg je een duidelijker onderscheid tussen de boekingen op cliënt, boekingen op dossier en boekingen op rubrieken, en worden ook de IBAN rekeningnummers vermeld.
Update NOT fiches
Zoals gewoonlijk werden bij elke update sinds 1 september de NOT-fiches bijgewerkt op basis van de gegevens die we oppikken van de Notabase.
Ter info: veiligheidswaarschuwing van Microsoft Word in geval van bijwerken velden
Tot slot: ten gevolge van een Microsoft Office beveiligingsupdate worden meer en meer gebruikers geconfronteerd met een beveiligingswaaschuwing van Microsoft Office bij de merge van bv. een briefmodel:
Het briefmodel bevat immers velden in kop- en voettekst die bij de merge tekst ophalen uit aparte bestanden op de T:\schijf (bv. Brief kop1epag.doc)
Het is dus belangrijk om hier Ja te kiezen, zodat de kop- en voetteksten correct bijgewerkt worden.
Ook bij het gebruik van de macro Akteafdruk kan je deze melding krijgen. (de macro wil de afbeelding van het wapenschild invoegen dat op de T:\schijf staat). We raden voor de Akteafdruk steeds aan om de optie Afdrukweergave aan te vinken.
Dan wordt de tijdelijke kopie eerst op het scherm getoond met de nummering in de marge en (eventueel) het wapenschild vooraleer deze naar de printer gestuurd wordt. Op die manier wordt ook deze beveiligingswaarschuwing zichtbaar (indien jouw Office versie deze update al heeft gehad) en kan je op JA klikken.
Momenteel biedt Microsoft geen mogelijkheid om dit waarschuwingsvenster te onderdrukken.
De volgende ActaLibra update
In de volgende ActaLibra update worden alle aanpassingen voorzien voor een vlotte overschakeling naar het systeem van de betalingen op een unieke provisierekening voor de Kantoren Rechtszekerheid.
Meer informatie hierover kan je al in dit artikel lezen.
