Les améliorations et adaptations de la mise à jour ActaLibra de novembre 2021.
(Cette documentation comprend également les petites mises à jour intermédiaires depuis le 1er septembre 2021)
Supprimer un dossier via menu Supplémentaire
Avertissement supplémentaire lors de la suppression d'un bien
SSH: avertissement données manquantes (ACP et FFA)
SSH: copier les propriétaires
SSH: Se débarasser des lignes "Envoi échoué" dans le tableau de bord
SSH: autres améliorations
Nouvelle édition du formulaire "Aangifte van Nalatenschap Vlabel"
Bureau d'enregistrement pour la lettre Recherche origine de propriété
Fusion de doublons de fiches personnes : colonnes supplémentaire dans liste de résultats
La liste de résultats de la recherche personnes - onglets Parties - montre la date de naissance et le numéro national
Recherche combinée PartiesDossiersBiens
Afficher/cacher le texte du champ Commentaire su la fiche dossier
Tâches CRT / CRT+ ou CRH liées à lapplication CRF sur eNot
Tâches OVAM (Flandre) - liées au nouveau site internet
Nettoyage des anciennes tâches de demande d'état hypothécaire par document
Compta: Option Historique client et rubrique supprimée
Pour info: message d'avertissement de Microsoft Word lors de la fusion
Supprimer un dossier via le menu Supplémentaire
Pour supprimer un élément dans ActaLibra, vous utilisez le bouton "-" en haut de l'écran ActaLibra (ou la touche F8). Ce qui est supprimé, dépend d'où se trouve votre curseur.
Malgré un double avertissement lors de la suppression d'un dossier, un utilisateur pouvait supprimer un dossier alors qu'il/elle voulait simplement effacer une tâche par exemple. Pour éviter ces petits accidents, il n'est plus possible de supprimer une fiche dossier avec "-" ou F8. Le logiciel vous avertit :
Si vous voulez effacer un dossier, vous devez donc cliquer sous le menu Supplémentaire>Effacer dossier
Avant la suppression définitive du dossier, ActaLibra vous montre toujours les 2 fenêtres de confirmation :
Avertissement supplémentaire lors de la suppression d'un bien
Pour éviter de supprimer un bien par accident (et tous les propriétaires encodés pour la demande d'état hypothécaire), ActaLibra montre une fenêtre d'avertisement.
SSH: avertissement en cas de données manquantes (ACP et FFA)
- ACP manquante
Pour la demande SSH pour un appartement, vous aviez déjà la possibilité d'ajouter l'ACP (Association des Copropriétaires) en tant que partie dans le dossier avec la qualité "ACP ass. copropriétaires". Ainsi l'ACP était reprise dans la liste des propriétaires dans la demande SSH.
Pour ne pas oublier l'ACP - si elle n'a pas été ajoutée en tant que partie - ActaLibra vous avertit maintenant dès que vous cliquez le bouton "à envoyer" (en cas de demande SSH pour un type de bien=appartement).
- FFA manquante
Pour pouvoir comptabiliser les frais des états hypothécaires délivrés, la feuille de frais doit exister dans le dossier. Il est donc important d'avoir créé la feuille de frais au nom du client dès la création du dossier.
Quand vous cliquez le bouton "Envoyer" pour envoyer votre demande d'état hypothécaire, ActaLibra vous avertit si la feuille de frais manque dans le dossier.
SSH - Copier les propriétaires
Si vous avez encodé beaucoup d'anciens propriétaires manuellement pour votre demande SSH, vous voulez probablement vous épargner ce travail pour un autre (sous-)dossier qui doit contenir ces mêmes propriétaires.
Vous pouvez dorénavant copier des propriétaires à trois endroits différents.
1. Quand vous créez un sous-dossier à l'aide du bouton Copier... sur la fiche dossier, dans la fenêtre qui s'ouvre vous pouvez - après avoir indiqué le type de dossier, la description, gestionnaire et exécutant etc - cocher l'option en bas de fenêtre de reprendre x propriétaires du (sous-)dossier indiqué.
2. Vous avez la même option quand vous créez un dossier à partir de la fiche Personne>onglet Dossiers. Vous pouvez ainsi copier des propriétaires qui se trouvent dans un autre dossier de cette personne.
3. Vous trouvez également un bouton Copier propriétaires sous: Fiche Dossier>onglet Bien>onglet Propriétaires qui vous permet de copier des propriétaires de n'importe quel dossier.
Après avoir trouvé le dossier, cliquez Sélectionner et confirmez pour copier les propriétaires du dossier sélectionné.
Via le bouton Propriétaires sous l'onglet "Bien", vous pouvez ensuite encore adapter le type de propriétaire, ou même supprimer un propriétaire.
SSH - Se débarasser des lignes "Envoi échoué" dans le tableau de bord
Il peut arriver que votre demande a bien été transmise vers la plateforme SSH sur eNot, mais que l'envoi vers le bureau SJ compétent a échoué pour cause technique. Le feedback via le bouton SyncSSH inscrit un tel échec comme "Envoi échoué" dans la colonne "Statut" du tableau de bord SSH.
Dans un tel cas, vous devez faire une nouvelle demande via le bouton Copie... ou le bouton +Nouvelle demande.
Dès que votre nouvelle demande est bien arrivée (statut "en traitement"), vous pouvez maintenant vous débarrasser de la ligne avec statut "Envoi échoué" à l'aide du bouton Ignorer, comme vous pouviez déjà le faire pour les demandes refusées.
SSH - Autres améliorations
- La rapidité du feedback vers ActaLibra a été optimalisée.
- ActaLibra récupère mieux les demandes qui n'ont pas été faites depuis ActaLibra, mais directement depuis l'application SSH (à déconseiller). Ainsi elles peuvent être traitées et comptabilisées dans ActaLibra.
- Des côntrôles supplémentaires ont été ajoutés pour éviter de pouvoir envoyer une demande avec aucun bien, ni propriétaire coché.
Nouvelle édition du formulaire "Aangifte van Nalatenschap Vlabel"
Lors d'une mise à jour en octobre dernier, la nouvelle édition du formulaire de Vlabel pour la déclaration de succession en Flandre a été installée. Elle est liée à une nouvelle tâche pour les décès à partir du 1er juillet 2021.
Si vous n'avez plus besoin des anciennes tâches, vous pouvez les supprimer (F8) de la liste modèle DECLARATION DE SUCCESSION.
Seule la tâche sera supprimée. Les anciens modèles de document se trouvent encore dans T:\Modellen\FormulierenSDP
Bureau d'enregistrement pour la lettre Recherche origine de propriété
Lors de l'utilisation du modèle de courrier lier à la tâche Recherche origine de propriété il pouvait arriver qu'ActaLibra ne déterminait pas le bureau de SJ (enregistrement) correct - sur base du lieu du bien comme correspondant .Ceci a été corrigé.
Fusion de doublons de fiches personnes : colonnes supplémentaire dans liste de résultats
Dans la fenêtre pour la fusion de doublons de fiches personnes, vous recherchez les fiches personnes à fusionner via le bouton "...". Dans la liste de résultats de cette recherche, des colonnes supplémentaires ont été ajoutées pour mieux reconnaître les fiches (personnes) à fusionner. Il s'agit des colonnes n°RN et Né le.
La liste de résultats de la recherche personnes - onglets Parties - montre la date de naissance et le numéro national
Ces mêmes colonnes ont été ajoutées dans liste de résultats de la recherche personnes sous l'onglet Parties de la fiche dossier. Elle vous aideront à sélectionner la fiche correcte pour les personnes ayant le même nom et prénom.
Recherche combinée PartiesDossiersBiens
La recherche combinée PartiesDossiersBiens ne montrait que les 100 premières personnes qui répondaient aux critères de la recherche. Cette limitation permettait d'avoir le résultat très rapidement à l'écran. La limite est maintenant 200 résultats.
Afficher ou cacher le texte du champ Commentaire sur la fiche dossier
Si les clients lisent avec vous le texte de l'acte sur grand écran dans une salle d'acte, il peut arriver qu'ActaLibra soit également ouvert sur le PC et passe à l'avant-plan. Il est probablement préférable de pouvoir cacher les champs commentaires. C'était déjà le cas pour le champ Commentaire de la fiche Personne : Il suffit de faire un double-clic sur l'icône du bloc notes. Le champ est alors gris au lieu de jaune et le texte est caché. Vous affichez le texte caché en refaisant un double-clic sur l'icône.
La même fonction est maintenant disponible sur la fiche Dossier, sus l'onglet Général, mais également sous l'onglet Parties oû peut afficher/cacher le champ commentaire de la fiche personne. Sur la fiche Personne, sous l'onglet Dossiers, vous pouvez afficher/cacher le texte de commentaire du dossier.
Le choix d'afficher ou de cacher est retenu par utilisateur ActaLibra.
Tâches CRT / CRT+ ou CRH liées à lappliclation CRF sur eNot
Les URL (adresses internet) pour les tâches CRT, CRT+ ou CRH ont été adaptés. Le bouton Site internet dans le dossier vous mènera à l'application CRFsur e-Not.
Tâches OVAM (Flandre) - liées au nouveau site internet
Les tâches de type T "OVAM" dans les listes de tâches sont liées à la nouvelle adresse internet d'OVAM pour les demandes d'attestation de sol :
https://bodemattest.ovam.be/
Nettoyage de l'ancienne tâche document pour la demande d'état hypothécaire
Les anciennes tâches de demande d'état hypothécaire par document, devenus obsolètes, ont été supprimées des listes de tâches. Le formulaire et encore disponible dans ActaLibra sous les Formulaires SDP
Les comptables parmi vous, qui ont besoin de l'ancienne tâche parce que le gestionnaire, de dossier n'a pas utilisé la tâche SSH, et donc aucune ligne n'existe dans le Livre des Expédition pour comptabiliser les frais, peut ajouter la tâche nécessaire via le bouton Ajouter des tâches... de la liste__Pièces HYP sans documents
Comptabilité : Historique client et rubrique supprimé
Sur la fiche Dossier, sous l'onglet Parties, le bouton Historique donne maintenant accès à une liste Historique client (Il n'y a plus de fenêtre de choix entre Historique Client et Historique Clients et Rubriques.) La liste Historique client affiche plus clairement la distinction entre les écritures clients et les écritures dossiers, ainsi que les n° de comptes IBAN.
Mise à jour fiches NOT
Lors de chaque mise à jour, les fiches des notaires (fiches code NOT) sont mises à jour sur base des données de Notabase.
Pour votre information : message d'avertissement de Microsoft Word lors de la fusion
Suite à une mise à jour de sécurité de Microsoft Office de plus en plus d'utilisateurs sont confrontés à un message d'avertissement de Microsoft Office lors de la fusion d'une lettrre par exemple.
Le message parle d'un risque potentiel parce que le document comprend des champs. Vos modèles de courriers préparés pour utilisation dans ActaLibra contiennent en effet des champs dans l'en-tête et pied de page, qui pointent vers des fichiers sous T:\Modellen\Werkgroepsjablonen. Ces fichiers contiennent le contenu de vos en-têtes et pieds de pages. Lors de la fusion, ces champs sont donc mis à jour.
Il est donc important de cliquer OUI dans la fenêtre d'avertissement pour mettre les champs à jour.
Si vous utilisez la macro Impression acte, vous pouvez également être confronté à ce message d'avertissement (Si vous avez par exemple coché l'option pour insérer le sceau)
Nous conseillons à tout le monde de toujours cocher l'option Montrer l'aperçu avant impression.
Ceci montrera la copie temporaire à l'écran avec la numérotation (et le sceau si l'option est cochée) avant d'être irmprimée. Ainsi vous pourrez également voir le l'éventuel message d'avertissement de Microsoft et cliquer OUI
Malheureusement Microsoft n'offre pour l'instant aucune possibilité de cacher ce message d'avertissement.
La prochaine mise à jour ActaLibra
Dans la prochaine mise à jour d'ActaLibra vous trouverez les adaptations nécessaires pour les paiements sur le compte de provision unique des Bureaux de Sécurité Judiciaire. Vous pouvez déjà lire plus à ce sujet dans cet article.
