Dit document helpt u op weg om op een correcte manier de jaarlijkse aanpassingen aan te brengen.

Zorg ervoor dat enkele volgnummers die worden gehanteerd vanaf 1 januari 2024 het juiste jaarnummer bevatten. Verderop wordt uitgelegd op welke wijze je de volgnummering in ActaLibra moet aanpassen.

Instellen van de volgnummers
De tekstblok A_JAARTAL als mergeveld in de aanhef van de aktemodellen
Feestdagen en verlof

Instellen van de volgnummers

Boekstuknummers, dossiernummers, archiefnummers en repertoriumnummers

WORDEN AUTOMATISCH INGESTELD:

Voor volgende gevallen hoef je dus niets zelf te doen:

• Alle boekstuknummers in de boekhouding
• De dossiernummers ENKEL in geval van Jaarprefix+volgnummer. Met andere woorden als je elke jaar opnieuw begint met nummeren (met een jaarprefix ervoor) hoef je niets d te doen. In dit geval zorgt ActaLibra automatisch voor een correcte dossiernummering. Het eerste dossier van 2024 zal automatisch 20240001 of 2240001 zijn.
  Opmerking : wie een dossiernummering heeft op basis van een deel van de code van de persoonsfiche van de cliënt hoeft ook niets te doen, tenzij je occasioneel een los dossier opmaakt (niet vertrekkend van een cliëntfiche). Dan zal je het eerstvolgend dossiernummer zelf moeten instellen zoals aangegeven in onderstaand venster.
• De Repertoriumnummers: de kantoren die een jaarprefix+repnr. gebruiken en elk jaar hernummeren, moeten niks doen. Voor de eerste akte begin januari; zal ActaLibra automatisch 2024001 voorstellen (of 20240001) naargelang de instellingen. 
  Wie enkel een doorlopend repertoriumnummer hanteert, zonder jaarprefix moet geen volgnummer aanpassen. In januari wordt gewoon verder genummerd.

MANUEEL IN TE STELLEN

• De dossiernummering ENKEL in onderstaand geval bij te stellen:
  Sommige kantoren hanteren een algemeen doorlopend dossiernummer (al dan niet voorafgegaan door een jaarprefix), bv: het laatste dossier van 2023 is 2230556… en het eerste dossier van 2024 moet  2240557 zijn. 
  In dit geval zal ActaLibra jou bij de aanmaak van het eerste dossier van 2024 niet het gewenste nummer voorstellen, maar wordt automatisch 224001 (of 2024001) voorgesteld. Dit voorgestelde nummer kan de gebruiker die het eerste dossier aanmaakt in 2024 zelf manueel aanpassen:
  
  
  
  (Om te bepalen welk nummer dit moet zijn, kan je best eerst de zoeker voor dossiers gebruiken om na te gaan welk nummer het laatste dossier had in 2022. Zoek op  Geopend op  - later dan - 23/12/22 bv.)
  
  Werd de nummering niet manueel aangepast voor de eerste dossiers van het jaar, dan kan je de fout genummerde dossiers nog achteraf wijzigen via het menu Extra -> Dossiercode wijzigen. Plaats hiervoor eerst de cursor in het veld van de dossiercode.
   
• Stel nu zelf in welk nummer het volgend dossier moet krijgen onder Basisgegevens ->Instellingen-> Volgnummers. Typ daar zelf wat de volgende dossiercode moet zijn.
  
  Daarna verloopt de nummering verder automatisch.
   
• Het eerstvolgend archiefnummer
  Indien je het archiefnummer momenteel niet gebruikt, of je gebruikt hiervoor een nummering zonder jaarnummer of vrije tekst, moet niets aanpassen. Enkel wie een automatische nummering voor het archiefnummer gebruikt, met behulp van een + knopje, kan het eerste te geven volgnummer van het jaar ingeven via  Basisgegevens ->Instellingen-> Volgnummers.
  
   
• Het eerstvolgende repertoriumnummer ENKEL voor wie een jaarprefix+doorlopend nummer gebruikt.  
  Wie voordien voor deze eerder ongewone combinatie koos, zal alle akten, op de eerste werkdag van januari elke akte ZELF moeten nummeren.   Bv. de laatste akte van 2022 had het nummer 202300887. Geef dan op de eerste werkdag in januari zelf 202400888 in, 202400889 voor de volgende enz. Vanaf de dag daarop zal er automatisch verder genummerd worden met die hogere waarde.

De tekstblok A_JAARTAL

Wie de tekstblok A_JAARTAL als mergeveld gebruikt in de aanhef van aktemodellen, moet deze in het begin van het jaar aanpassen. Deze wordt niet automatisch aangepast aangezien de formulering en opmaak van kantoor tot kantoor verschillend kan zijn.

Het venster van de tekstblokken vind je onder Programma->Menu->Documentenbeheer->Mergesysteem->Tekstblokken.

Plaats de cursor in het veld Unieke Blok-code en type Ctrl+F om een zoeker te starten. Typ in de zoeker A_JAARTAL.

Pas het jaartal aan. Let hierbij op dat je geen haakjes of accolades wist of verplaatst. Sla op met F9.

Feestdagen en verlof

De timing die werd ingesteld op een aantal modeltaken, bepaalt de planning van dossiers.  ActaLibra houdt hierbij rekening met feestdagen en weekends om de datum Te verlijden op of Uiterlijk op te bepalen.

Je kan ook zelf eigen verlofdagen ingeven (voor de timing van de taken waar jij uitvoerder van bent) of een verlofperiode voor het het ganse kantoor zodat het programma ook hier rekening mee houdt voor het bepalen van de datum Uiterlijk op. 

Je vindt het venster voor verlofdagen onder Menu->Basisgegevens->Feestdagen en verlof.
- Met F7 voeg je een lijn toe voor één verlofdag: geef de datum in, een omschrijving en kies uit de uitklaplijst of dit geldig is voor het ganse kantoor of enkel voor jezelf. Bewaar met F9.

Om een ganse periode in te voegen (bv een sluitingsperiode van het ganse kantoor tijdens de zomervakantie) selecteer je de begin- en eindperiode onderaan en klik je daarna op de  "+" knop. Het programma zal de individuele dagen van die periode als aparte lijnen ingeven.