Ce document vous aide à faire les quelques adaptations annuelles nécessaires d'une façon correcte.

Ces adaptations concernent les numéros d’ordre à utiliser à partir du 1er janvier 2024, le bloc de texte A_ ANNEE_EN_COURS et les jours de congés

Les numéros d'ordre
Le bloc de texte A_ANNEE_EN_COURS utilisé en début de texte dans les documents d'actes.
Les jours de congé

Les numéros d'ordre

Numéros de pièces comptable, numéros de fiches dossier, numéros d'archives, numéros de répertoire

Adaptation de numérotation automatisée pour:
(ne nécessite aucune intervention de votre part)

• Les pièces comptable: la première écriture de l'année aura automatiquement le préfixe 2024xxxx 224xxx ou 24xxxx   
• Les numéros de dossiers : méme système pour les études qui utilisent un préfixe annuel et recommencent la numérotation chaque année. Le premier dossier créé en janvier 2024 aura le numéro 2240001 ou 20240001.
• Les études qui utilisent un préfixe annuel et qui recommence la numérotation chaque année, ne doivent rien faire. ActaLibra proposera  automatiquement un numéro 2024001 ou 20240001 selon la configuration. 

Adaptation manuelle à faire pour:

• Les numéros de dossiers uniquement dans le cas suivant: 
  Les quelques études qui utilisent une numérotation de dossier en continu (précédé ou non d’un préfixe annuel). Par exemple: 
  - sans préfixe: le dernier dossier en 2023 a le numéro 19556. Le premier de 2024 doit avoir le numéro19557.
  - avec préfixe : la numérotation doit passer de 202319956 à 222419557
  
  Pour ceux qui utilisent ce système, ActaLibra ne proposera pas automatiquement le numéro souhaité pour le premier dossier de 2024. Le numéro proposé lors de la création du premier dossier dans l'étude sera 2240001 ou 20240001. 
  
  Ce numéro doit être encodé manuellement par la personne qui crée le premier dossier de l'année. 
  Tapez 19557, ou 202419557.
  
  
  
  
  
  Si cela n'a pas été fait lors de la création du premier dossier, vous pouvez encore adapter le numéro du(des) dossier(s) déjà créé's) en janvier via le menu Supplémentaire->Modifier le code du dossier. 
  
  
   
   
• Allez sous le menu Configuration->gestion numéros d'ordre et tapez vous même le numéro qu'ActaLibra doit proposer pour le prochain dossier.
  
  
  
  A partir de là, la numérotation se poursuit automatiquement.
   
• Le numéro d'archives
  Uniquement pour ceux qui utilisent un système automatique de numérotation en cliquant le bouton + de la cette case. Une personne de l'étude peut taper le premier numéro à attribuer sous le menu Configuration->gestion numéros de 'ordre.
   
   
• Cas exceptionnel pour les numéros de répertoire.
  La plupart des études utilisent un préfixe annuel + une numérotation qui recommence chaque année, soit une numérotation qui continue au fil des années. Pour ces deux configurations, ActaLibra proposera le numéro souhaité.Vous ne devez donc rien faire.
  Quelques études combinent un préfixe annuel avec une numérotation continue. Dans ces cas exceptionnels; il faudra taper le numéro souhaité pour les actes du premier jour de l'an. (ActaLibra voit le numéro tapé comme une valeur mais le montre comme un préfixe+un numéro) 
  
  Remarque: Utilisez en tout cas le même système de numérotation qu'en 2023.  

Le bloc de texte A_ANNEE_EN_COURS

Le bloc de texte A_ANNEE_EN COURS est utilisé comme champs de fusion dans les modèles d'actes en début de texte. Puisque chaque étude a ses propres préférences en ce qui concerne la formule à utiliser, le bloc de texte n'est pas adapté automatiquement. Il suffit de l'adapter début janvier.

Vous trouvez ce bloc de texte dans ActaLibra Etude->Menu->Gestion des documents->Système de fusion à Blocs de texte.
- Positionnez le curseur dans le champ contenant le nom du bloc (Code-bloc unique).

- Démarrez la recherche (Ctrl+F ou) et chercher dans le champ “code-bloc unique”, le bloc de texte commençant par “A_JAARTAL” 

- Adaptez le texte concernant l’année dans le champ ‘Définition de bloc’ l en français (et en néerlandais si vous avez des modèles d'acte en néerlandais). Prenez soin de ne pas effacer de () ou de {}. Sauvegardez avec F9.

Les jours de congé

Le timing des tâches détermine la planification des dossiers. Le logiciel tient compte des weekends et jours fériés pour déterminer les dates A passer le, Au plus tard le etc.....

Vous pouvez ajouter des jours de congé pour toute l'étude ou des jours individuels pour que le timing en prenne compte. Par exemple la date de passation A passer le, peut tenir compte du congé du notaire ou de la fermeture annuelle de l'étude.

Pour ajouter de telles dates, ouvrez la fenêtre: Menu->Données de base->Jours de fêtes et congés.  

• Avec F7 ou + vous ajoutez une ligne pour un jour de congé : indiquez la date, une description et sélectionnez de la liste déroulante s'il s'agit d'un jour de congé pour vous même ou pour tout l'étude. Sauvegardez avec F9. 
• Pour ajouter une période de plusieurs jours, - la fermeture annuelle de l'étude par exemple - sélectionnez la date de début et de fin en bas de l'écran en cliquer le bouton "+". Le logiciel ajoutera les jours individuels pour vous.