Deze hervorming die ingaat vanaf 1 januari 2023, brengt voor verschillende dossiersoorten een verandering teweeg qua erelonen en/of administratieve kosten. Dit artikel beschrijft enkel de wijzigingen in ActaLibra. Voor een overzicht van alle gewijzigde berekeningen en in welke gevallen deze te rekenen of vragen hieromtrent, richt je je beter tot FEDNOT.
We zetten hieronder op een rij welke impact dit heeft op de akteberekeningsmodellen.
Let op: Deze update omvat een eerste deel van de wijzigingen, de wijzigingen voor vennootschapsakten vind je terug blogartikel (deel 2).De hervorming van het Notarieel Fonds en diens wijzigen in de boekhouding volgen later.
We willen ook benadrukken dat je zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid van jouw akteberekeningsmodel. De update omvat de toevoeging van de nodige barema’s en vaste erelonen/administratieve kosten, de toepassing hiervan is aan jou. Daar waar mogelijk hebben wij een standaard ereloon of kost gerekend. Dit artikel vertelt je wat je kan doen indien dit niet correct zou zijn.
Van oud naar nieuw
Om deze overgang beter te laten verlopen, hebben we gekozen om de huidige modellen te behouden maar wel een andere code toe te kennen. Deze modellen beginnen nu telkens met een paragraafteken (§). Dit laat je toe om toch nog ‘oude’ aktekostenbladen te maken, dan wel om de nieuwe te kiezen.
Wil je een ‘oud’ model kiezen, dan kan je als volgt te werk gaan:
In het venster voor creatie van een nieuw aktekostenblad of berekeningsblad, klik je bij het veld ‘Code’ op de 3 puntjes, vervolgens scrol je in het selectievenster naar beneden en kies je het gewenste model dat qua code begint met §. Je kan ook bovenaan in het selectievenster zoeken op ‘Code’, waarbij je als eerste teken het paragraafteken § zet en vervolgens de code van het akteberekeningsmodel.
Opmerking: als je een nieuwe lijn toevoegt en bewaart in het aktekostenblad, is het standaard antwoord niet langer dat de lijn binnen het forfait bewaart wordt maar wel buiten het forfait.
Reeds gemaakte oude aktekostenbladen overzetten naar een nieuwe
Heb je al een aktekostenblad van het ‘oude’ berekeningsmodel gemaakt, terwijl jouw akte zal verleden worden in 2023? Dan kan je als volgt te werk gaan om jouw kosten van het oude aktekostenblad over te zetten naar een nieuw aktekostenblad.
We onderscheiden 2 mogelijkheden, een aktekostenblad waar nog niets op geboekt en een aktekostenblad waar al werkelijke kosten op geboekt zijn. Het verschil ontdek je het snelst bij de totalen onderaan centraal in je aktekostenblad. Is de kolom ‘Al geboekt’ 0,00 in de bovenste groene veld dan zijn er nog geen werkelijke kosten geboekt. Staat daar wel een bedrag, dan zijn er al werkelijke kosten geboekt.
Indien er geen werkelijke kosten geboekt zijn, dan kan je nog het aktekostenblad volledig schrappen. Dit doe je door één van de velden in de hoofding van je aktekostenblad te selecteren (vb. dossiercode) en vervolgens te schrappen via F8 of de – knop in de navigatiebalk. Tip: om details van de kosten en ingevulde parameters van het oude aktekostenblad niet verliezen kan je best eerst een klassieke afdruk van het aktekostenblad bewaren in PDF, dit doe je via de printerknop rechts bovenaan in aktekostenblad via optie 1. Krijg je deze keuze niet? Houdt dan de CTRL-toets ingedrukt terwijl je op de printerknop klikt. Kies als afdrukstijl voor ‘Intern gebruik’.
Heb je een aktekostenblad waar wel al werkelijke kosten geboekt zijn? Dan kan je deze niet meer schrappen. Je zal dan eerst een ‘nieuw’ aktekostenblad maken door een veld in de hoofding te selecteren (vb. dossiercode) en vervolgens op F7 of + knop te gebruiken (automatisch zal in het selectievenster het nieuwe berekeningsmodel als keuze voorgesteld worden). Je kan de parameter(s) meteen invullen of nadien via het tabblad ‘Parameters’ onderaan het aktekostenblad aanvullen.
Eens je je nieuwe aktekostenblad gecreëerd hebt, kan je de corresponderende rechten en kosten aanrekenen zoals in je oud aktekostenblad. Let wel op, het nieuwe aktekostenblad heeft mogelijks een ander bedrag voor administratieve kosten of aktekosten en/of ook dat het merendeel van de akterekenlijnen buiten forfait staat. Zorg ervoor dat het totaal (gele veld) van je nieuw aktekostenblad overeenkomt met het oude. Het totaal van je aktekostenblad vind je rechts onderaan terug.
Een akterekenlijn die reeds als werkelijke kost geboekt is in het oude aktekostenblad, vergt echter speciale aandacht. Je herkent dergelijke lijnen indien in de laatste kolom ‘Werkelijke kosten’ een bedrag staat, meestal gaat het over een hypothecaire staat die geboekt is in het groene blokje ‘Kantoor rechtszekerheid…’.
Heb je alle lijnen die geen werkelijke kost hebben overgezet naar het nieuwe aktekostenblad? Maak dan gebruik van de nieuwe knop ‘Provisies op €0,00’ onderaan het aktekostenblad (Ongedaan maken via CTRL + knop Provisies op €0,00). Deze zet in 1 klik alle geprovisioneerde lijnen op 0 behalve deze met een werkelijke kost.
De geboekte werkelijke kosten kan je op de 2 volgende manieren overzetten van het oude naar het nieuwe aktekostenblad:
Overboeken van werkelijke kosten (enkel mogelijk met boekhoudrechten)
Je selecteert de lijn waarvan je de werkelijke kosten wil overboeken en klikt onderaan je aktekostenblad op de knop ‘Werkelijke kosten’. Je zal volgende waarschuwing krijgen:
Je kiest hier voor ‘Ja’. Indien het gaat om een hypothecaire staat word je vervolgens doorverwezen naar het expeditieboek. Daar kies je de juiste lijn welke je wil overboeken. Je zal hier 2 boekingen willen maken, enerzijds om de lijn in het oude aktekostenblad op 0 te zetten en anderzijds in het nieuwe aktekostenblad weer bij te boeken. Hiervoor klik je telkens op de knop ‘Werkelijke kosten’ rechts onderaan het venster. In het selectievenster kan je aan de hand van de kolom ‘Model’ zien welk aktekostenblad het oude (begint met §) is en welke het nieuwe.
In het volgende venster kan je dan de werkelijke kost aanpassen:
Het is mogelijk dat in het veld ‘Op’ geen datum vermeld staat. Dit wil zeggen dat het een hypothecaire staat betreft uit een periode die reeds boekhoudkundig afgesloten is. In dat geval kies je zelf een datum in een nog openstaande periode. Belangrijk is dan dat je bij beide boekingen dezelfde datum invult zoniet heb je mogelijks geen correct saldo meer bij je lopende rekeningen voor het hypotheekkantoor.
Let op: wil je een ander type werkelijke kost overboeken (anders dan een hypothecaire staat), dan passeer je niet langs het expeditieboek en kan je de werkelijke kost meteen aanpassen.
Verplaatsen van een hypothecaire kost via het blokje aktekosten (mogelijk voor iedere gebruiker)
Bij deze keuze worden er geen werkelijke kosten geboekt, er zijn ook geen boekhoudrechten nodig. Deze methode kan je dus toepassen vanuit de ActaLibra Studie applicatie.
In het oude aktekostenblad ga je als volgt te werk. Aangezien een ‘werkelijke kost’ een boekhoudkundig gevolg heeft, zal zelfs de knop ‘Provisie is 0,00’ een dergelijke lijn niet herleiden naar 0. Het idee is om deze lijn als dusdanig met oorspronkelijke kost te behouden maar hem wel te ‘neutraliseren’ via een andere lijn voor het tegengestelde bedrag. Concreet kan je een lijn toevoegen in het blokje ‘Aktekosten’ aangezien in deze blok geen werkelijke kost hoeft geboekt te worden. Je mag in geen geval een lijn toevoegen in dezelfde blok als daar waar je werkelijke kost geboekt is.
Voorbeeld:
Je hebt in je oud aktekostenblad een werkelijke kost van 155 EUR in het groene blokje ‘Kantoor rechtszekerheid …’. Ter neutralisatie voeg je een lijn toe in het blokje ‘Aktekosten’ die je buiten forfait bewaart voor een bedrag van -155 EUR.
Heb je meerdere werkelijke kosten op 1 aktekostenblad? Dan mag je kiezen om ofwel 1 neutraliserende lijn voor het geheel van werkelijke kosten toe te voegen, dan wel 1 per werkelijke kost.
In je nieuwe aktekostenblad doe je dan het tegengestelde. Je voegt ook hier een lijn toe in de blok aktekosten en bewaart deze buiten forfait. Let op: heb je meerdere werkelijke kosten over te nemen van je oud aktekostenblad, zal je evenveel lijnen willen voorzien in je nieuw aktekostenblad. De hervorming van het notariaat verplicht je immers om een detail van de kosten te kunnen aantonen.
Hetzelfde voorbeeld in het nieuwe aktekostenblad toegepast:
Tip: Je kan een lijst trekken van niet verleden dossiers met een debetsaldo (dit wijst normaliter op reeds geboekte werkelijke kosten) per dossierbeheerder. Zo kan elke dossierbeheerder voor zijn dossiers sneller aan de slag. Enkel iemand met de juiste boekhoudrechten kan deze lijst trekken. Kies voor Menu, Balansen en resultaat, Aktekostenbalans. Filter en/of sorteer op dossierbeheerder. Kies Repertorium van -1 tem 0 (= niet verleden akten). Duid aan enkel debet-saldi.
Aanpak nieuwe modellen
Op gebied van erelonen en administratieve kosten kunnen we de hervorming van het notariaat in meerdere categorieën uitsplitsen:
• Dossiers waar erelonen EN administratieve kosten gewijzigd zijn
• Dossiers waar erelonen gewijzigd zijn door middel van een extra parameter
• Dossiers waar erelonen gewijzigd zijn door een vast tarief
Dossiers waar erelonen EN administratieve kosten gewijzigd zijn
Voor volgende dossiersoorten zijn de erelonen en administratieve kosten gewijzigd:
- verkoop (uit de hand en openbaar)
- krediet
- hypothecaire volmacht
- herfinanciering
- basisakte, verkaveling, 1ste verkoop na basisakte.
- Een standaard oprichting BV behoort hier ook toe, de uitleg hierover lees je in artikel (deel 2).
De wijziging in erelonen houdt voor de meeste akteberekeningsmodellen in dat naast de berekening van het ‘gewone’ barema er nu een lijn is toegevoegd voor het ‘bis’ barema (wat in grote lijnen overeenkomt met de aankoop en verwante akten van enige woning door een natuurlijk persoon). Voor het krediet en hypothecaire volmacht komt er nog een lijn bij voor een vast ereloon.
Daar het ‘gewone’ barema het duurdere barema is, hebben we deze uit voorzichtigheidsprincipe voor de meeste modellen als standaard gerekend. Ben je van oordeel dat de standaard gerekende lijn niet correct is en een andere lijn moet zijn, dan zet je in de kolom Aantal de 1 op de gewenste lijn. Wil je helemaal geen standaard lijn ereloon rekenen? Dan lees je op deze pagina je hoe je dit kan aanpassen.
Let op:
• Voor de modellen voor krediet zijn de lijnen verwijderd verwijzend naar het barema F, de administratieve kosten staan op 550 EUR.
• Voor de modellen voor hypothecaire volmacht zijn alle bestaande lijnen vervangen, de administratieve kosten staan op 550 EUR.
• Voor de modellen verkoop (uit de hand) is het nu noodzakelijk om in de kolom ‘Aantal’ het correcte aantal te vermelden per lijn ereloon. In het ‘oude’ werd het ereloon meteen correct gerekend op basis van de parameters.
• Voor de modellen eot werd uw huidige formule overgenomen en is er enkel het vernieuwde barema op toegepast. Hier willen wij sterk benadrukken dat je deze eerst controleert vóór gebruik.
We opteren voor de term ‘administratieve kosten’ uit de wettekst om zo duidelijk te maken dat deze verschillend zijn van de lijnen ‘aktekosten’.
In de andere akteberekeningsmodellen hebben we ook uit voorzichtigheidsprincipe meestal voor het duurdere 750 EUR geopteerd in plaats van de 550 EUR. Wil je dit aanpassen? Dan kan bovenstaande link je daar ook bij helpen.
Naast het aanpassen van het tarief van de administratieve kosten, zijn ook het overgrote deel van de lijnen buiten het ‘forfait’ gehaald. Enkel de lijnen in blokjes van type ‘vacatie’ of ‘dossierrecht’ zijn ongewijzigd gebleven. Ben je ook hier van oordeel dat je andere lijnen nog steeds in de ‘forfait’ wil rekenen? Ook dan kan de pagina met documentatie die je via bovenstaande link bereikt, je helpen.
Welke kosten maken deel uit van de administratieve kosten en welke niet? Voor dergelijke vragen richt je je ook beter tot FEDNOT.
Zijn er modellen die niet door onze update werden aangepast en je van oordeel bent dat dit wel nodig is? Probeer dan niet zelf formules en dergelijke te kopiëren maar overleg best met onze HelpDesk.
Dossiers waar erelonen gewijzigd zijn door middel van een extra parameter
Voor enkele dossiersoorten zal het ereloon vanaf 1 januari berekend worden op een barema waar dat voordien niet het geval was. Concreet gaat het om types: erfovereenkomst, eot regelingsakte, wijziging huwelijkscontract.
Voor deze modellen hebben wij een parameter ‘Basisbedrag’ toegevoegd welke geïmplementeerd is voor de berekeningen van het nodige barema.
Zijn er nog andere modellen waar er een parameter en bijgevolg ook een formule moet toegevoegd worden? Raadpleeg dan meteen onze helpdesk.
Dossiers waar erelonen gewijzigd zijn door een vast tarief
Voor een hele reeks dossiers komt er een vast ereloon. Deze hebben we via ‘Constanten’ toegevoegd aan de nodige modellen.
Zijn er nog andere modellen waar één of meerdere constanten moeten worden toegevoegd? Doe de gewenste aanpassingen met behulp van de documentatie te bereiken via bovenstaande link.
Klik hier voor de documentatie van deel 2 van de hervormingen.
