La réforme, qui entre en vigueur à partir du 1er janvier 2023, apporte des modifications pour différents types de d'acte (types de dossier) en ce qui concerne les honoraires et/ou les frais administratifs. Cet article décrit uniquement les modifications dans ActaLibra dans le cadre de cette réforme.
Pour l'aperçu de tous les nouveaux calculs d'honoraires et de frais administratifs et dans quels cas ces calculs sont applicables, veuillez voir les infos fournies par Fednot.
Cette documentation explique l'impact sur les modèles de calcul de frais d'acte dans ActaLibra.
Attention: cette mise à jour contient la première partie des modifications. Une mise à jour supplémentaire contenant la deuxième partie va modifier les modifications pour les tarifs des actes de société. Une mise à jour pour la réforme du Fonds notarial sera fait plus tard.
Nous voulons souligner ici que vous restez responsable pour le calcul correct et donc la gestion de vos modèles de calcul. La mise à jour d'ActaLibra contient l'ajout des barèmes nécessaires et des honoraires et frais adminstratifs fixes. A vous d'appliquer les tarifs correctement. Nous avons prévu des montants d'honoraires ou des frais d'administrations par défaut là où c'est possible. Cet article explique ce qu'il faut faire si ce n'est pas correct.
Transition vers la nouvelle année
Transition vers la nouvelle année
Pour assurer une transition fluide vers les nouveaux modèles de calcul, nous avons choisi de garder les modèles actuels, mais, nous avons changé le code de ces modèles de calcul; Ils sont tous précédés d'un signe de paragraphe (§). Ceci vous laisse le choix d'encore utiliser ces anciennes feuilles de frais ou bien de sélectionner un nouveau modèle, selon les cas.
Pour utiliser un 'ancien' modèle de calcul de frais :
Cliquez les '...' du champ Code dans la fenêtre de création d'une FFA. Descendez dans la liste pour atteindre les 'anciens' modèles et sélectionnez le modèle souhaité avec un code précédé d'un §. Vous pouvez également faire une recherche sur base du code: tapez $ suivi du code habituel
Remarque: une mise à jour supplémentaire qui prévoit le mécanisme suivant suivra bientôt: quand vous ajoutez une nouvelle ligne dans une feuille de frais, la réponse par défaut ne sera plus de l'inclure dans le forfait mais de l'enregistrer hors forfait.
Transférer les feuilles de frais d’acte vers les nouveaux modèles :
Si vous avez déjà créé une FFA pour un dossier qui va se passer en 2023, vous allez devoir transférer la feuille de frais d’acte de l'ancien modèle vers le nouveau modèle.
Le transfert peut se faire de deux manières différentes en fonction de s'il y a eu des frais réels comptabilisé ou non. Pour savoir si des frais ont été comptabilisé, vous pouvez regarder la colonne "déjà comptabilisé". Si le montant est de 0, cela indique qu’il n’y a pas de frais qui ont été comptabilisé. Si la colonne indique un montant (155 dans l'exemple), c’est que des frais ont déjà été comptabilisé. Vous pouvez également le voir en essayant de modifier le client. Si vous pouvez modifier le client de la FFA, c'est qu'il n'y a pas de frais comptabilisé.
1. S’il n’y a pas de frais réel comptabilisé, vous pouvez supprimer directement la FFA.
Placez votre souris dans l’en-tête (sur le numéro de dossier par exemple) et cliquez sur F8 ou le bouton "-".
Tip: Il est sans doute préférable d’imprimer une "édition classique de la FFA détaillée" en PDF dans le but d'avoir les montants pour ensuite recréer la nouvelle FFA . Pour imprimer l’édition classique de la FFA, vous devez cliquer sur l’imprimante en haut à droite et sélectionner l’option 1. Si l’application ne vous propose pas de choix, cliquez sur l’imprimante en ayant la touche Ctrl du clavier enfoncée. Cochez la case "Usage interne" dans le filtre.
2. Si des frais réels ont été comptabilisé, vous ne pouvez plus supprimer la FFA. Vous allez donc devoir recréer une nouvelle FFA dans le dossier.
Pour ce faire, mettez-vous dans l’en-tête, sur le numéro de dossier par exemple et cliquez sur F7 ou le bouton "+". Le nouveau modèle de FFA sera automatiquement proposé par l’application. Ensuite, vous pouvez remplir l’onglet paramètres avec les données correspondantes.
Votre nouvelle feuille de frais d’acte est maintenant créée. Vous pouvez sélectionner les montants pour l'enregistrement et l'hypothèque. La nouvelle feuille de frais d'acte peut avoir des montants différents pour les frais administratifs, les frais d'acte et que la plupart des lignes de frais d'acte ne sont plus dans le forfait (une ligne dans le forfait possède un (f) dans la description). Assurez-vous que le total (champ jaune) de votre nouvelle feuille de frais d'acte correspond à l'ancienne. Le total de votre fiche d'acte se trouve en bas à droite de l'écran.
Cependant, une ligne qui a déjà été inscrite comme un frais réel dans l'ancienne feuille de frais d'acte nécessite une attention particulière (par exemple, les certificats hypothécaire qui sont déjà revenu). Vous reconnaîtrez ces lignes s'il y a un montant dans la dernière colonne "Frais réels", qui concerne généralement un état hypothécaire inscrit dans le bloc vert "Bureau de sécurité juridique...".
Dans ce cas, vous pouvez procéder de l'une des deux manières suivantes :
A. Le transfert des frais réels (uniquement possible avec les droits comptables) :
Dans un premier temps, vous pouvez remettre tous les frais non comptabilisé à 0 en cliquant sur le bouton "provisions à 0" :
Vous sélectionnez ensuite la ligne pour laquelle vous voulez transférer les frais réels et vous cliquez sur le bouton "Frais réels" en bas de votre feuille de frais. Un avertissement va s’afficher :
Sélectionnez "Oui".
S'il s'agit d'un relevé hypothécaire, vous serez alors redirigé vers le livre des expéditions. Sélectionnez la ligne de l’état hypothécaire que vous souhaitez transférer. Vous allez devoir faire deux opérations, d'une part remettre la ligne à 0 dans l'ancienne feuille de frais d'acte et, d'autre part, ajouter la ligne dans la nouvelle feuille de frais d'acte. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Frais réels" en bas à droite. Dans la fenêtre de sélection, vous pouvez voir dans la colonne "Modèle" l'ancienne FFA (qui commence par §) et la nouvelle.
Dans la fenêtre suivante, vous pouvez alors ajuster le frais réel :
Le champ "Le" peut ne pas indiquer de date. Cela signifie qu'il s'agit d'un relevé hypothécaire d'une période qui a déjà été clôturée. Dans ce cas, vous pouvez choisir une date dans une période encore ouverte. Vous devez saisir la même date dans les deux entrées, sinon vous risquez de ne plus avoir un solde correct dans vos comptes courants hypothécaires.
Remarque : si vous voulez transférer un autre type de frais réel (autre qu'un certificat hypothécaire), vous ne passez pas par le livre de l’expédition et vous pouvez ajuster le frais réel immédiatement.
B. Déplacer un certificat hypothécaire via le bloc frais d'acte (possible sans passer par la comptabilité) :
En passant par ce procédé, aucun frais réel n'est comptabilisé, donc il n'y a pas besoin de droit dans la comptabilité.
Dans l'ancienne feuille de frais d’acte, cliquez sur le bouton "provision à 0€" et ensuite vous neutralisez le coût du certificat hypothécaire en rajoutant une ligne dans le bloc « frais d’acte » d’un montant inverse du certificat. Il ne faut jamais rajouter cette ligne dans le même bloc que le certificat hypothécaire lui-même.
Exemple :
Neutralisation d’un certificat hypothécaire de 155€.
Si vous avez plusieurs certificats hypothécaires sur une seule FFA, vous pouvez choisir de les neutraliser en une seule ligne.
Dans la FFA du nouveau modèle, vous allez ensuite faire l’inverse. Vous allez donc rajouter une ligne dans le bloc "Frais d’acte" du même montant que le certificat hypothécaire. Vous la mettez hors forfait en répondant "oui" au message qui s’affiche. Si vous avez plusieurs frais réels, vous allez devoir les remettre ligne par ligne.
Tip : Vous pouvez établir une liste des FFA à transférer par gestionnaire. Il faut les droits dans la comptabilité pour établir cette liste. Via l'option "Menu, Bilans et résultat, Bilan frais d’acte". Filtrez et/ou triez par gestionnaire de fichiers. Choisissez le répertoire de -1 à 0 (= actes non passés). Indiquez uniquement les soldes débiteurs.
Les nouveaux modèles
En ce qui concerne les honoraires et les frais administratifs, nous distinguons trois catégories dans cette réforme du notariat.
• Les dossiers pour lesquels les honoraires ET les frais administratifs sont modifiés
• Les dossiers pour lesquels les honoraires sont modifiés par le biais d'un paramètre supplémentaire
• Les dossiers pour lesquels les honoraires sont modifiés vers un tarif fixe
Les dossiers pour lesquels les honoraires ET les frais administratifs sont modifiés
ll s'agit des types de dossiers suivants :
- vente (de gré à gré et publique)
- ouverture de crédit
- mandat hypothécaire
- refinancement
- acte de base, lotissement et première vente après acte de base
- une constitution de SA : les modifications pour ce type de dossier suivront dans la deuxième partie de la mise à jour (voyez l'autre article)
Pour la plupart des modèles de calcul de frais d'acte, la modification des honoraires signifie que concrètement, en plus du barème normal, une ligne a été ajoutée pour le barème bis.
(D'une manière générale, ceci correspond à l'acquisition - et actes similaires - d'un domicile unique par une personne physique).
Pour les actes de crédit et mandat hypothécaire, une ligne a été ajoutée pour un montant d'honoraires fixe.
Par principe de prudence, le ‘barème normal' est sélectionné par défaut (colonne Nmbre=1) dans les nouveaux modèles (parce que c'est le barème le plus cher).
Si vous estimez qu'une autre ligne (un autre barème) devrait être sélectionnée par défaut, ou même aucune ligne (valeur Nmbr=0 pour toutes les lignes d'honoraires), vous trouverez comment adapter le modèle ici dans la documentation générale.
Attention:
• Dans les modèles pour les ouvertures de crédit, les lignes pour le barème F sont supprimées et les frais administratifs sont fixés à 550 euros.
• Dans les modèles pour les mandats hypothécaires toutes les lignes existantes pour les honoraires ont été supprimées et les frais administratifs sont fixés à 550 euros
• Dans les modèles de vente (de gré à gré) il faut maintenant indiquer le nombre correct dans la colonne "Nmbre" par ligne d'honoraires. (Dans 'l'ancien" modèle les honoraires étaient immédiatement calculés sur base des paramètres.)
• Dans les modèles de divorce votre formule a été reprise et seulement le nouveau barème a été modifié. Nous vous demandons de bien controller les différentes modèles avant de les utiliser.
Nous avons choisi d'utiliser le terme ‘frais administratifs'’ du texte législatif pour faire la distinction des lignes de frais d'acte.
Dans les autres modèles de calcul de frais d'actes, nous avons également sélectionné par défaut le barème le plus cher de 750 euros au lieu de celui de 550 euros, par principe de prudence. Si vous voulez adapter le modèle, vous trouvez les instructions via ce lien vers la documentation générale.
En plus des modifications des honoraires et des frais administratifs, la plupart des lignes ont été sorties du forfait.
Les lignes dans les blocs de 'vacation' ou 'droits de dossier' sont restées inchangées.
Si vous voulez quand même inclure certaines lignes dans le forfait, vous trouvez les instructions sur la page de documentation générale.
Quels frais font partie des frais administratifs? Pour ce type de questions, demandez conseil à Fednot.
Si vous trouvez parmi vos modèles de calcul, des modèles qui n'ont pas été adaptés et vous estimez que c'est nécessaire, veuillez ne pas adapter les formules vous-même mais contactez notre HelpDesk pour faire les modifications nécessaires après concertation.
Dossiers pour lesquels les honoraires sont modifiés par le biais d'un paramètre supplémentaire
Pour quelques types de dossier, les honoraires seront désormais calculés sur base d'un barème à partir du 1er janvier. Concrètement il s'agit des types suivants: pacte successoral, DCM règlement, modifications de régime matrimonial.
Dans ces modèles nous avons ajouté un paramètre ‘Montant de base’ qui peut être utilisé pour les calculs des barèmes nécessaires.
Si vous estimez que d'autres de vos modèles ont besoin de l'ajout d'un tel paramètre avec formule, contactez notre HelpDesk.
Dossiers pour lesquels les honoraires sont modifiés vers un tarif fixe
Pour un certain nombre de dossiers, les honoraires ont maintenant un tarif fixe. Ce tarif a été ajouté dans ces modèles par le biais des ‘Constantes’.
Pour ajouter d'autres constantes à d'autres modèles, veuillez voir la documentation générale
Vous trouvez la documentation de la deuxième partie de la réforme ici.
