Update van oktober
- Extra mogelijkheden bij Verzenden en klasseren van e-mails
- Optie om geklasseerde e-mails niet te markeren
- NFN-data vooraf in stappen kunnen invullen in ActaLibra
- Oplossing voor : Keuzelijst "Selectie e-mailadres" toonde niet alle contacten
Outlook e-mail Verzenden en klasseren
Met de recent geïntroduceerde functie "Verzenden en klasseren" in Outlook, kan je bij het verzenden van een e-mail met 1 klik aangeven of de te verzenden e-mail na verzending in ActaLibra geklasseerd mag worden.
Met deze update werd de werking van deze functie wat aangescherpt:
In deze versie van de outlook macro:
-
wordt het venster “Actie na verzenden” niet meer getoond :
-
wanneer er door ActaLibra (achter de schermen) e-mails verstuurd worden, zoals bv. bij ontvangst van SSH aanvragen (via Sync)
-
wanneer je verzendt via een e-mail-account bij een externe cloudservice, zoals ...@gmail.com, ...@outlook.com, ...@outlook.be
-
-
Heb je in het venster “Actie na verzenden” een extra optie
Bij het gebruik van de nieuwe macro Verzenden + klasseren worden ook de e-mails die je via jouw ...@belnot.be account verzendt, in uw standaard “verzonden items” geplaatst, onder uw kantoor-e-mailprofiel.
Heel wat gebruikers willen dat liever niet. Daarom werd een extra optie-vinkje in bovenstaand venster toegevoegd, waarmee je kan aangeven dat je bij het verzenden van e-mails via je ...@belnot.be account uitsluitend nog de keuze “Enkel verzenden” te zien krijgt.
In dat geval moet je na het verzenden van e-mails via je ...@belnot.be account, net zoals voorheen, zelf nog naar de map Verzonden Items onder je belnot-account, om van daaruit het bericht via de knop “bericht naar dossier” te klasseren.
Geklasseerde e-mails niet markeren
Met een recente update werden e-mails die je in ActaLibra klasseert via “Bericht naar dossier” in Outlook automatisch voorzien van een groen vinkje. Hiermee zorgen we ervoor dat je zonder extra handeling in Outlook duidelijk kunt zien welke e-mails al naar een ActaLibra dossier werden overgebracht.
Sommige gebruikers hanteren echter al een ander gebruik van deze vinkjes in Outlook.
Daarom is het nu voor elke individuele gebruiker mogelijk om het markeren van geklasseerde e-mails uit te schakelen door in deze nieuwe keuzelijst "eMails markeren" te kiezen voor Neen.
Uw keuze wordt bewaard, maar u kunt die hier ook steeds veranderen.
Stapsgewijze invoer van NFN-gegevens
Met de nieuwe update kunt u nu informatie voor het Notarieel Fonds gedeeltelijk of onvolledig invullen en opslaan. De validatie van alle verplichte informatie vindt pas plaats wanneer u het vakje “Gegevens klaar voor upload” aan vinkt. Zolang dit vakje niet is aangevinkt, kunt u de gedeeltelijk ingevulde informatie opslaan.
Dit is vooral handig bij het aanmaken van een eDossier voor een verkoop met sociaal tarief en dus vermindering van registratierechten. De dossierbeheerder, die de vereiste gegevens kent, kan deze gegevens alvast invullen en opslaan. Dit gebeurt in de pre-akte fase, waarin nog niet alle verplicht door te sturen informatie, zoals het repertoriumnummer, bekend is.
Na de akte kan de post-akte-medewerker de ontbrekende informatie aanvullen en opnieuw opslaan.
Zodra alle vereiste informatie volledig is ingevuld, wordt er bij het opslaan gevraagd of de gegevens zo mogen worden doorgestuurd, en wordt het vakje voor u aangevinkt. U kunt dit vakje natuurlijk ook zelf aanvinken. Bij het opslaan wordt dan opnieuw gecontroleerd of alle informatie volledig is.
Met deze aanpassing komen we tegemoet aan de vraag om de NFN-informatie op verschillende momenten te laten aanvullen, eventueel door verschillende medewerkers.
"Selectie e-mailadres" toonde niet alle contacten
Wanneer je vanuit het ActaLibra documentoverzicht een document wilt e-mailen, en daarbij de bestemmeling wilt kiezen uit de lijst van alle correspondenten met een e-mailadres, kon je de laatste weken vaststellen dat de afzenders van recent geklasseerde ontvangen e-mails soms niet meer in deze lijst opdoken.
Dit probleem werd in deze update verholpen. Bij het klasseren van e-mails vanuit Outlook wordt het e-mailadres van de correspondent nu opnieuw correct in ActaLibra bewaard [1].
Dit probleem is dan nu wel verholpen, maar niet voor sommige e-mails die je de voorbije twee weken klasseerde. Voor die e-mails volstaat het ze te openen vanuit het documentoverzicht, en zo krijg je alsnog het emailadres van de bestemmeling(en) te zien. Dat e-mailadres kan je evt. kopiëren en overbrengen (plakken) als correspondent van het document in ActaLibra. [zoals te zien in onderstaande afbeelding]
Of je kan die geopende e-mail ook rechtstreeks "Beantwoorden" of "Allen beantwoorden" vanuit het geopende Outlook-venster.
[1] Merk op:
Indien een email werd verzonden naar meerdere contacten dan zal ActaLibra bij het klasseren van zo'n verzonden e-mail enkel het e-mailadres van de eerste geadresseerde als correspondent bijhouden.
[emailadres uit geklasseerde e-mail kopiëren en overnemen]
