améliorations et extras dans cette mise-à-jour
- Des possibilités supplémentaires pour Envoyer et classer des e-mails
- Option pour ne pas marquer les e-mails classés
- Possibilité de remplir les données NFN par étapes à l’avance
- Solution pour: "Sélectionner une adresse e-mail" n'affichait pas tous les contacts
Outlook - Envoyer et classer des e-mails
Avec la fonction “Envoyer et classer” introduite récemment dans Outlook, vous pouvez indiquer d’un seul clic lors de l’envoi d’un e-mail si l’e-mail à envoyer peut être classé dans ActaLibra après l’envoi.
Avec cette mise à jour, cette fonction a été amélioré:
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La fenêtre “Action après l’envoi” n’apparaît plus :
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Lorsqu’ActaLibra envoie des e-mails (en arrière-plan), comme lors de la réception de demandes SSH (via Sync)
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Lorsque vous envoyez via un compte e-mail d’un service cloud externe, comme …@gmail.com, …@outlook.com, …@outlook.be
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Vous avez une option supplémentaire dans la fenêtre “Action après l’envoi”
Lorsque vous utilisez la nouvelle macro “Envoyer + classer”, aussi les e-mails que vous envoyez via votre adresse mail …@belnot.be sont également placés dans vos “éléments envoyés” standard, sous votre profil de messagerie (principal) de l'étude.
Certains utilisateurs ne veulent pas que les e-mails qu’ils envoient via leur adresse e-mail @belnot se retrouvent dans un autre répertoire Outlook. C’est pourquoi une option supplémentaire a été ajoutée dans la fenêtre ci-dessus, qui vous permet d’indiquer que lorsque vous envoyez des e-mails via votre adresse e-mail @belnot, vous ne voyez que l’option “Envoyer seulement”.
Dans ce cas, après avoir envoyé des e-mails via votre adresse e-mail @belnot, comme auparavant, vous devez vous rendre dans le répertoire Outlook “Éléments envoyés” sous votre profil belnot, et classer le message à partir de là en utilisant le bouton “message vers dossier”.
Ne pas marquer les e-mails classés
Avec une mise à jour récente, les e-mails que vous classez dans ActaLibra via "Message vers dossier" dans Outlook sont automatiquement marqués d'une coche verte.
Cela vous permet de voir clairement dans Outlook quels e-mails ont déjà été transférés vers un dossier ActaLibra sans aucune action supplémentaire.
Cependant, certains utilisateurs utilisent déjà ces coches de manière différente dans Outlook.
C'est pourquoi il est désormais possible pour chaque utilisateur individuel de désactiver le marquage des e-mails classés via cette option supplémentaire dans la fenêtre "Classer les e-mails et les pièces jointes".
Saisie étape par étape des données NFN
Avec la nouvelle mise à jour, vous pouvez désormais remplir et sauvegarder partiellement ou incomplètement les informations pour le Fonds notarial. La validation de toutes les informations obligatoires n’a lieu que lorsque vous cochez la case « Données prêtes à être téléchargées ». Tant que cette case n'est pas cochée, vous pouvez enregistrer les informations partiellement remplies.
Ceci est particulièrement utile lors de la création d'un dossier électronique pour une vente avec un tarif social et donc une réduction des frais d'enregistrement. Le gestionnaire de dossier, qui connaît les données requises, peut déjà remplir et sauvegarder ces données. Cela se fait dans la phase préalable à l'acte, au cours de laquelle toutes les informations obligatoires, telles que le numéro de répertoire, ne sont pas encore connues.
Après l’acte, le collaborateur qui s'occupe du poste-acte, peut remplir les informations manquantes et les sauvegarder à nouveau.
Une fois que toutes les informations requises ont été complètement remplies, lors de les sauvegarder, il vous sera demandé si les données peuvent être transmises de cette manière, et la case sera cochée pour vous. Vous pouvez bien sûr également cocher cette case vous-même. Lors du sauvegarde, il est alors vérifié à nouveau si toutes les informations sont complètes.
Grâce à cet ajustement, nous répondons à la demande d’avoir les informations NFN complétées à différents moments, éventuellement par des employés différents.
"Sélectionner une adresse e-mail" n'affichait pas tous les contacts
Lorsque vous souhaitez envoyer par e-mail un document depuis l'aperçu des documents ActaLibra et choisir le destinataire dans la liste de tous les correspondants possédant une adresse e-mail, vous avez remarqué ces dernières semaines que les expéditeurs des e-mails reçus (récemment classés) ne sont parfois plus visible.
Ce problème a été résolu dans cette mise à jour. Lors du classement des emails depuis Outlook, l'adresse email du correspondant est désormais à nouveau correctement enregistrée dans ActaLibra [1].
Ce problème est désormais résolu, mais pas pour certains emails que vous avez classés au cours des deux dernières semaines. Pour un tel email, il suffit de l'ouvrir depuis l'aperçu des documents en ActaLibra, et vous verrez toujours l'adresse email du ou des destinataires. Vous pouvez fournir cette adresse e-mail, le copier et transférer (coller) en tant que correspondant du document dans ActaLibra. Vous pouvez également « Répondre » ou « Répondre à tous » à cet e-mail directement à partir de la fenêtre Outlook ouverte.
[1] Remarque :
Si un e-mail a été envoyé à plusieurs contacts, ActaLibra conservera uniquement l'adresse e-mail du premier destinataire comme correspondant lors de la classification d'un tel e-mail envoyé.
