In dit artikel geven we een overzicht van enkele recente aanpassingen en verbeteringen in ActaLibra Studie en Boekhouding. Ook een aantal minder recente aanpassingen waarover eerder nog geen informatie werd gedeeld, worden hieronder vermeld.
Enkele nieuwe sneltoetsen
Om nog iets vlotter te kunnen werken, kan je eender waar in de module Studie of Boekhouding nu de volgende sneltoetsen gebruiken:
Ctrl+P voor het openen van de Persoonsfiche
Ctrl+D voor het openen van de Dossierfiche
Ctrl+A voor het openen van het Aktekostenblad
Keuze tussen D3 Documentoverzicht en vNext DocumentViewer
Wanneer je nog niet voor de nieuwe DocumentViewer gekozen hebt ☹, blijft ActaLibra je deze keuze voorleggen:
Kies je (voorlopig) nog voor het klassieke document-overzicht, dan zal ActaLibra - zolang je het klassieke documentoverzicht geopend blijft staan - bovenstaande vraag/keuze niet opnieuw stellen, en blijft ActaLibra het klassieke venster gebruiken.
Maar we raden u graag aan toch de stap naar de nieuwe DocumentViewer te zetten. Het is wellicht even wennen, maar u zal al gauw de extra mogelijkheden in deze nieuwe module niet graag meer missen.
Direct SSH-Certificaat-PDF openen vanuit notificatie-e-mail
Wanneer ActaLibra de via SSH aangevraagde hypotheekstaten opgehaald heeft, en ze bewaarde in het betreffende dossier, wordt hierover vanuit ActaLibra een notificatie per e-mail gestuurd naar de dossierbeheerder.
Vanuit die e-mail kan je via de knop Bericht naar Dossier, direct naar dat document doorklikken.
Voorheen kon het gebeuren dat je dan niet de aangevraagde hypotheekstaat zelf, maar de aanvraag-PDF te zien kreeg.
Maar dat is nu verholpen. Nu wordt steeds het correcte document, de aangevraagde hypotheekstaat, in beeld gebracht.
Document-categorie wordt overgenomen van gelijknamig document
Neem het volgende geval:
Je hebt een Word of Excel document in een dossier, dat je aan een klant wil sturen als PDF.
Dan open je - vanuit de DocumentViewer, met een dubbelklik - het document in Word of Excel. En om het als .PDF te bewaren in dezelfde map gebruik je in Word (of Excel) de optie Exporteren (in het menu Bestand), en klik de op de knop PDF.
Vraag daarna in de DocumentViewer een refresh. Dat doe je via de F5-toets of via de refresh-knop rechts bovenaan.
Hierdoor wordt:
- het nieuwe PDF-document automatisch aan hetzelfde dossier gekoppeld ,
- en wordt nu ook de documentcategorie van het gelijknamige Word- of Excel- document overgenomen.
e-mail dialoogvenster in ActaLibra
Het e-mail dialoogvenster waarin we in ActaLibra documenten verzamelen als te e-mailen bijlagen, bleef voorheen altijd geopend staan, ook nadat we via de knop “Nieuwe e-mail” naar Outlook doorklikten om daar de e-mail aan te vullen en te verzenden.
Dat was zo bedoeld om ook na het verzenden van de e-mail:
- via de knop “Verzonden” de als bijlagen ge-e-mailde documenten als Verzonden te markeren
- en/of diezelfde documenten (of een andere selectie van die documenten) nogmaals te kunnen verzenden naar een andere bestemmeling.
We stellen vast dat de hierboven getoonde knop "Verzonden" amper gebruikt wordt. En bovendien kunnen we nu we bij het verzenden van e-mails vanuit Outlook al direct aangeven dat we de verzonden e-mail willen klasseren in ActaLibra.
Het nut van het geopend laten staan van het e-mail-dialoogvenster is dan ook een stuk minder. En sommigen ervaren dit eerder als een ongemak, of zelfs als een gevaar om eerder ge-e-mailde documenten per ongeluk ook in een volgende, niet-gerelateerde e-mail mee te sturen.
Daarom werd onderaan dit venster volgende optie toegevoegd:
Wanneer je deze optie UIT vinkt, zal dit e-mail-dialoogvenster automatisch gesloten worden na het opmaken en versturen van de nieuwe e-mail.
Je kan in dat geval ook de knop Verzonden niet meer gebruiken (zie hogerop); Maar aangezien we bij het verzenden van een e-mail in Outlook toch al kunnen kiezen om de verzonden e-mail te klasseren in ActaLibra, is er maar weinig nut meer om de bijlagen apart als verzonden te markeren
Recente update :
Zien wie een bepaald agendapunt heeft toegevoegd aan de Outlook kantooragenda
Wanneer je vanuit de context van de persoonsfiche de Outlook knop gebruikt om de kantooragenda te openen, werden de initialen van de gebruiker die de afspraak zal inschrijven ten onrechte nog niet meegenomen in de te plakken afspraak-tekst. Dat is nu wel zo. Net zoals dat al het geval was wanneer je de Outlook-knop vanuit de dossierfiche gebruikte.
De op het klembord geplaatste afspraak-tekst zal bv zijn:
- vanaf het dossier : (fvw) Verkoop Vandurme Kerkstraat Baarle (D:2240048-4)
- vanaf een persoonsfiche : (fvw) Cronlez Patrick (P:P09544)
Vlotter corrigeren van het bevoegd registratiekantoor
Bij het ophalen van de eRegistration feedback blijkt soms dat het bevoegde registratiekantoor niet overeenstemt met wat in het ActaLibra dossier staat. Meestal komt dat omdat het kenmerk "mutatief / niet mutatief" niet correct werd ingesteld in het ActaLibra dossier.
Om ervoor te zorgen dat de gegevens van het registratierelaas correct ingeschreven kunnen worden in het ActaLibra expeditieboek, moet daarin het correcte registratiekantoor al vermeld staan. Voorheen was het vrij bewerkelijk om die (late) correctie nog te doen.
Vanaf nu kan je dat snel corrigeren via een eenvoudige correctie in de dossierfiche. Meestal door mutatief te veranderen in niet-mutatief, of omgekeerd. Ook al was er reeds een verzenddatum naar Registratie ingesteld in het expeditieboek, zal automatisch ook in het expeditieboek het juiste registratiekantoor en boekje ingesteld worden.
Extra eigenaar(s) opzoeken vanuit kadasteropzoeking
Vanaf deze update is het terug mogelijk om vanuit het venster voor Kadasteropzoekingen de nog niet in ActaLibra gekende (extra) eigenaars van een net opgezocht goed, ook met 1 klik via de nieuwe RR/KBO module te kunnen opzoeken.
Post-akte dashboard
In het Post-akte dashboard is een van de controles of het aanslagbiljet van VLABEL al is binnengekomen. Met deze update wordt nu gerekend met een wachttijd van 70 dagen i.p.v. 35 dagen.
Module Boekhouding
Extra persoonsfiche voor AAPD
Voor de Algemene Administratie voor Patrimoniumdocumentatie wordt (zo nodig) een persoonsfiche toegevoegd in ActaLibra, met als code AAPD (of AGDP voor Franstalige kantoren), die het bankrekeningnummer vermeldt van waarop deze centrale administratie gelden terugstort.
We doen dit zodat de CODA-verwerking van bankverrichtingen in ActaLibra deze terugbetalingen correct kan herkennen.
Verwerking CODA informatie
Soms geven banken verrichtingscodes door die niet gedefineerd zijn volgens coda standaard 2.6. Bij het verwerken van zo'n codes, zal ActaLibra zo'n verrichtingen voortaan weergeven als "onbekende verrichting" of "opération inconnue".
De Waalse bank CPH past de CODA-formaatregels niet strikt toe, waardoor de verwerking in ActaLibra fouten gaf. Met name eindtekens op lijnen worden soms weggelaten. ActaLibra vangt zo'n gevallen nu ook op.
Oude HYP-boekjes standaard niet tonen
In het venster Externe administraties worden de vroegere HYP-boekjes nu standaard niet meer getoond. Wil je alsnog die HYP-boekjes te zien krijgen, volstaat het om het vinkje terug AAN te vinden.
Deze keuze wordt per gebruiker bewaard.
Afdruk boekje RZALLE
Net zoals voor de oude HYP-boekjes het geval was, wordt bij het afdrukken van de verrichtingen in het boekje RZALLE / SJTOUS, die nu gegroepeerd in 3 secties : Betalingen / Formaliteiten / Getuigschriften
Boekhouding - Resultaat per maand
Bij het opmaken van dit rapport, kan je nu opteren om de rekeningen van klasse 67 – 69 en 79 niet mee op te nemen. Standaard staat deze optie niet aangevinkt, maar uw persoonlijke keuze blijft wel bewaard.
Jaarafsluiting van een nevenboekhouding
Bij de jaarafsluiting van een nevenboekhouding (niet de boekhouding van het notariskantoor), wordt er niet meer gecontroleerd (en dus ook niet meer geblokkeerd) op nog niet gedane maand-/kwartaalafsluitingen.
Omschakeling naar nieuwe webservice SFB / ASF
De ActaLibra SFB/ASF passerelle werd omgebouwd naar de nieuwe Soils REST API van Fednot.
In ActaLibra blijft het gebruik van de module Sociale en fiscale berichten, en de daaraan gelinkte uitwisseling van vergelijkingspunten, functioneel onveranderd. De onderliggende software waarmee de data-uitwisseling gebeurt, is helemaal opnieuw gemaakt, volgens actuele API- en Security-standaarden, zijnde REST en Open ID Connect.
Het enige merkbare verschil is dat de gebruikersauthenticatie nu ook via de standaard e-Notariaat aanmelding verloopt, net zoals al het geval is voor RR- en KBO-opzoekingen, voor SSH, DossierManager en eRegistration. Dat wil zeggen dat u hier nu ook kunt authentiseren via eId en via Itsme.
Dit alles vervangt de oudere SOAP webservice-integratie voor SFB/ASF. Gebruikers die zich sinds enige tijd, met een bepaald type van eID kaart, niet meer konden authentiseren voor deze module, zullen dat nu wel kunnen.
Deze omschakeling wordt in verschillende fasen gedaan. Vanaf 20 oktober worden een aantal pilootkantoren omgeschakeld. Als er geen problemen zijn, volgen alle andere ActaLibra kantoren kort daarna.
In samenwerking met Fednot werken we ook nog aan de omschakeling van de Kadaster-webservices naar deze nieuwere REST API technologie. Meer nieuws daarover volgt later.
