Dans cet article, nous donnons un aperçu de certains changements et améliorations récents dans ActaLibra Étude et Compta. Un certain nombre d’ajustements moins récents sur lesquels aucune information n’a été partagée auparavant sont également mentionnés ci-dessous.
Quelques nouveaux raccourcis clavier
Pour travailler encore plus facilement, vous pouvez désormais utiliser les raccourcis suivants n'importe où dans le module Étude ou Compta :
Ctrl+P pour ouvrir la fiche Personne
Ctrl+D pour ouvrir la fiche Dossier
Ctrl+A pour ouvrir la feuille de frais d'Acte
Choix entre Aperçu de Documents et vNext DocumentViewer
Si vous n'avez pas encore choisi le nouveau DocumentViewer ☹, ActaLibra continuera à vous présenter ce choix :
Si vous choisissez (temporairement) l'aperçu classique de documents, ActaLibra - tant que l'aperçu classique du document reste ouvert - ne posera plus la question/le choix ci-dessus et ActaLibra continuera à utiliser la fenêtre classique.
Mais nous vous recommandons de passer au nouveau DocumentViewer. Cela peut prendre un certain temps pour s'y habituer, mais vous ne voudrez bientôt plus manquer les options supplémentaires de ce nouveau module.
Ouvrez directement le PDF du certificat SSH à partir de l'e-mail de notification
Lorsqu'ActaLibra a récupéré les certificats hypothécaires demandés via SSH, et ActaLibra les a enregistrés dans le dossier correspondant, une notification est envoyée par e-mail au gestionnaire de dossier.
À partir de cet e-mail, vous pouvez cliquer ouvrir ce document via le bouton Message vers Dossier.
Auparavant, il pouvait arriver que vous ne voyiez pas le certificat hypothécaire demandé, mais le PDF de la demande.
Mais cela est désormais résolu. Maintenant, le bon document, le certificat hypothécaire demandé, est toujours affiché.
La catégorie du document est extraite du document du même nom
Prenons le cas suivant :
Vous disposez d'un document Word ou Excel dans un dossier que vous souhaitez envoyer à un client au format PDF.
Pour ce faire, ouvrez le document dans Word ou Excel depuis DocumentViewer par un double-clic.
Et pour l'enregistrer au format .PDF dans le même dossier, utilisez l'option Exporter dans Word (ou Excel) (dans le menu Fichier) et cliquez sur le bouton PDF.
Demandez ensuite une actualisation de l'écran dans DocumentViewer. Vous faites cela via la touche F5 ou via le bouton Actualiser en haut à droite.
Cela se traduit par :
- le nouveau document PDF est automatiquement lié au même Dossier,
- et la catégorie de document du document Word ou Excel du même nom, est également reprise.
La fenêtre Collecter les pièces jointes pour les nouveaux messages
La fenêtre dans laquelle nous collectons les documents dans ActaLibra sous forme de pièces jointes à envoyer par e-mail, restait toujours ouverte, même après avoir cliqué le bouton « Créer e-mail » pour compléter et envoyer l'e-mail dans Outlook.
- Cela visait à permettre aux documents envoyés par courrier électronique en pièce jointe d'être marqués comme Envoyés via le bouton « Envoyés » même après l'envoi de l'e-mail.
- Cela visait également à permettre aux mêmes documents (ou à une sélection différente de ces documents) d'être renvoyés à un autre destinataire.
On constate que le bouton « Envoyé » présenté ci-dessus est peu utilisé. Et en plus, lors de l'envoi d'e-mails depuis Outlook, nous pouvons désormais immédiatement indiquer que nous voulons classer l'e-mail envoyé dans ActaLibra.
L'utilité de laisser la boîte de dialogue e-mail ouverte est donc moindre. Certains considèrent même cela comme un inconvénient, voire un danger, d'envoyer accidentellement des documents précédemment envoyés par courrier électronique dans un courrier électronique ultérieur sans rapport.
Par conséquent, l'option suivante a été ajoutée au bas de cette fenêtre :
Si vous décochez cette option, cette fenêtre de dialogue se fermera automatiquement après la rédaction et l'envoi du nouvel e-mail.
Dans ce cas, vous ne pouvez plus utiliser le bouton "Créer email". Mais comme lors de l'envoi d'un e-mail dans Outlook, nous pouvons déjà choisir de classer l'e-mail envoyé dans ActaLibra, il ne sert plus à rien de marquer séparément les pièces jointes comme envoyées.
Mise à jour récente :
Voir qui a ajouté un rendez-vous au calendrier Outlook
Lorsque vous utilisez le bouton Outlook pour ouvrir le calendrier Outlook à partir du contexte de la feuille de personne, les initiales de l'utilisateur qui enregistrera le rendez-vous n'étaient pas encore incluses dans le texte du rendez-vous à coller. C'est désormais le cas. Tout comme ce fut le cas lorsque vous avez utilisé le bouton Outlook de la fiche de dossier.
Le texte du rendez-vous déposé dans le presse-papier sera par exemple :
- du dossier : (fvw) Vente Vandurme Kerkstraat Baarle (D:2240048-4)
- à partir d'une fiche personne : (fvw) Cronlez Patrick (P:P09544)
Corriger le bureau d'enregistrement compétent plus facilement
Lors de la récupération des retours de l'eRegistration, il apparaît parfois que le bureau d'enregistrement compétent ne correspond pas à ce qui est indiqué dans le dossier ActaLibra. Cela est généralement dû au fait que l'attribut «mutatif/non-mutatif» n'a pas été défini correctement dans le dossier ActaLibra.
Afin que les données du feedback d'enregistrement puissent être correctement saisies dans le livret d'expédition ActaLibra, le bureau d'enregistrement correct doit déjà y être mentionné. Auparavant, il était assez laborieux de procéder à cette (tardive) correction.
Vous pouvez désormais corriger cela rapidement via une simple correction dans le fichier. Habituellement en changeant le mutatif en non-mutatif, ou vice versa. Même si une date d'envoi à l'inscription a déjà été corrigée dans le livret d'expédition, le bureau d'enregistrement et le livret corrects seront automatiquement adaptés dans le livret d'expédition.
Rechercher des propriétaires supplémentaires à partir de la recherche dans le cadastre
Depuis cette mise à jour, il est à nouveau possible de rechercher les propriétaires (supplémentaires) d'une propriété que vous venez de rechercher et qui ne sont pas encore connus dans ActaLibra depuis la fenêtre de recherche du cadastre, également en 1 clic via le nouveau module RN/BCE
Tableau de bord post-acte
Dans le tableau de bord Post-acte, l'un des contrôles est de savoir si l'avis d'imposition VLABEL a déjà été reçu. Avec cette mise à jour, un délai d'attente de 70 jours est désormais calculé au lieu de 35 jours.
Module Comptabilité
Fiche de personne pour l’AGDP
Pour l'administration générale de la documentation patrimoniale (AGDP), une fiche de personne est ajoutée (si nécessaire) dans ActaLibra, avec le code AGDP (ou AAPD pour les études néerlandophone), qui précise le numéro de compte bancaire à partir duquel cette administration centrale transfère les fonds.
Nous faisons cela afin que le traitement CODA des transactions bancaires dans ActaLibra puisse reconnaître correctement ces remboursements.
Traitement des informations CODA
Parfois, les banques transmettent des codes de transaction qui ne sont pas définis selon la norme CODA 2.6. Lors du traitement de ces codes, ActaLibra affichera désormais des transactions telles que « transaction inconnue » ou « opération inconnue "transaction inconnue" ou "opération inconnue".
La banque wallonne CPH n'applique pas strictement les règles du format CODA, ce qui a provoqué des erreurs dans le traitement dans ActaLibra. En particulier, les marques de fin des lignes sont parfois omises. ActaLibra s'occupe désormais également de tels cas.
Ne pas afficher les anciens livrets HYP par défaut
Les anciens livrets HYP ne sont plus affichés par défaut dans la fenêtre Administrations Externes. Si vous souhaitez toujours voir ces livrets HYP, il vous suffit de décocher à nouveau la case ON. 
Ce choix est enregistré par utilisateur.
Imprimer le livret SJTOUS
Comme c'était le cas pour les anciens livrets HYP, lors de l'impression des transactions dans le livret SJTOUS / RZALLE, celles-ci sont désormais regroupées en 3 rubriques : Paiements / Formalités / Certificats hypothécaires
Comptabilité - Résultat par mois
Lors de l'établissement de ce rapport, vous pouvez désormais choisir de ne pas inclure les comptes des classes 67, 69 et 79. Par défaut, cette option n'est pas cochée, mais votre choix personnel sera enregistré.
Clôture de fin d'année d'un système comptable secondaire
Lors de la clôture annuelle d'une comptabilité secondaire (et non de la comptabilité de l'étude notariale), les clôtures mensuelles/trimestrielles non encore réalisées ne sont plus contrôlées (et donc plus bloquées).
Passer au nouveau service web ASF / SFB
La passerelle ActaLibra ASF/SFB a été convertie vers la nouvelle API Soils REST de Fednot.
Dans ActaLibra, l'utilisation du module Avis Sociaux et Fiscaux, et l'échange de points de comparaison associé, restent fonctionnellement inchangés. Nous avons développé de A à Z un nouveau logiciel sous-jacent pour assurer l’échange correct des données, selon les normes API et de sécurité en vigueur, à savoir REST et Open ID Connect.
La seule différence notable est que l'authentification des utilisateurs s'effectue désormais également via l'enregistrement e-Notarial standard, tout comme c'est déjà le cas pour les recherches RN et BCE, pour SSH, le DossierManager et l'eRegistration. Cela signifie que vous pouvez désormais également vous identifier via eId et via Itsme.
Tout cela remplace l'ancienne intégration de services Web SOAP pour SFB/ASF. Les utilisateurs qui ne parvenaient pas à s'authentifier pour ce module depuis un certain temps avec un certain type de carte eID pourront désormais le faire.
Cette conversion se fait en plusieurs phases. Un certain nombre d'études pilotes seront transférés à partir du 20 octobre. S'il n'y a aucun problème, toutes les autres études ActaLibra suivront peu de temps après.
En collaboration avec Fednot, nous travaillons également sur la transition des services Web Cadastre vers cette nouvelle technologie API REST. D’autres nouvelles à ce sujet suivront plus tard.
