Verbeteringen en extra's voor ActaLibra SSH-module - 31 mei 2021
Verbeteringen en extra's voor ActaLibra SSH-module - 21 mei 2021
- automatische "refresh", nu ook naar niet-provisie-kantoren
- automatisch een extra taak voor de pre-akte refresh
Verbeteringen en extra's voor ActaLibra SSH-module - begin mei 2021.
- Verplichte gegevens voor eigenaars
- Type eigenaars gewijzigd
- SSH-dashboard, ook per dossiercluster
- Aanpassen van een nog te verzenden SSH-aanvraag
- Enkele verbeteringen bij het opmaken van een nieuwe SSH-aanvraag
- Nieuwe aanpak voor het aanvragen van een aanvullende staat
- Een kopie maken van een eerdere aanvraag
- Instellen van voorkeur boekhouder
Automatische "refresh", nu ook naar niet-provisie-kantoren
Omdat Rechtszekerheid een afwijkende werkwijze volgt voor de zgn. “refresh”-aanvragen bij niet-provisie-kantoren, was tot nog toe voor die gevallen de SSH-refresh niet mogelijk.
Dat is nu wel mogelijk.
Omdat zo'n refresh-aanvraag vooraf moet betaald zijn, en pas dan kan verzonden worden, volgt ActaLibra voor deze aanvragen een andere workflow. Die verloopt als volgt :
- Via de knop "Aanvullende..." Je maakt een nieuwe (automatisch aanvullende) refresh-aanvraag bij een niet-provisie-kantoor.
Deze aanvraag krijgt de status “Te betalen”.
- Via de knop "Betalen" [module Boekhouding] wordt deze SSH-refresh-aanvraag in een banklijst geplaatst. (Heb je niet de ActaLibra boekhouding, dan betaal je deze kost buiten ActaLibra, en komt de status direct op "Te verzenden")
De status van de aanvraag komt op “Betaling onderweg”.
- De betaling wordt doorgestuurd naar de bank, en gaat de volgende dag van de rekening
- Bij het afpunten van de banklijst-betaling (evt. via CODA) in uw bankuittreksel, wordt de aanvraag beschouwd als betaald.
Hiermee komt de status van de aanvraag op “Te verzenden”.
- Pas nu kan de dossierbeheerder of aanvrager via de knop "Verzenden" de SSH-refresh-aanvraag verzenden.
De aanvraag krijgt als status “Verzonden”.
- Ten laatste de volgende werkdag (’s ochtends?) zal de refresh-hypotheekstaat-PDF via de knop "Sync" opgehaald kunnen worden. De aanvraag krijgt als status “Te boeken”
- Na het boeken van de werkelijk kost, krijgt de aanvraag de status “Voltooid”
Voor de voorafgaandelijke betaling van deze refresh aanvragen, zal ActaLibra automatisch de hypo-referentie van de oorspronkelijke aanvraag als gestructureerde mededeling voor de refresh-betaling hernemen.
Automatisch een extra taak voor de pre-akte refresh
De "refresh" is o.a. in het leven geroepen om het zgn. ‘dode hoek probleem’ op te lossen, door kort voor de akte een extra hypothecaire opzoeking aan te vragen, die volautomatisch wordt verwerkt en snel afgeleverd wordt. Indien aangevraagd voor de middag, heb je het antwoord nog de dag zelf.
Om het u nog gemakkelijker te maken, zal ActaLibra bij ontvangst van de oorspronkelijke hypotheekstaat automatisch een extra taak voorzien om deze refresh op het gepaste moment aan te vragen. Die taak wordt onder de eerdere SSH-taak in het taakoverzicht geplaatst. Die taak staat automatisch gepland om uiterlijk 5 werkdagen voor de geplande aktedatum uit te voeren.
Zodra deze Refresh kan aangevraagd worden (tussen "Ten vroegste op" en "Uiterlijk op"), klik je rechts onderaan op de knop "SSH-aanvraag", en in het SSH-dashboard klik vanop de oorspronkelijke aanvraag op de knop "Aanvullende...", en kies je daar voor optie 1. Automatisch aanvullende.
Die 5 werkdagen voor de geplande aktedatum moeten u toelaten om door die ganse workflow te geraken (aanvraag maken -> betaling klaarzetten -> betaling doorsturen -> betaling gaat van de rekening -> aanvraag doorsturen -> Aanvraag ontvangen). Pas wanneer het bedrag bij Min Fin is geraakt, kan je de refresh-aanvraag verzenden. Zo niet, zal die aanvraag automatisch geweigerd worden… en kan je opnieuw van vooraf aan beginnen.
Wil je de refresh toch niet aanvragen, dan volstaat het om de automatisch toegevoegde taak te verwijderen.
Met de ActaLibra update van 25 mei 2021, zal in elk lopend dossier waarvan de akte nog niet verleden is, en waarvoor er via een eerdere SSH-aanvraag al een oorspronkelijke hypothecair getuigschrift is ontvangen, zal automatisch zo'n extra taak worden toegevoegd in het dossier.
Extra kost in uw AKB-modellen voor een automatisch aanvullende staat
Om de kost van 52 euro voor een automatisch aanvullende staat vlot te kunnen verrekenen, werd via de ActaLibra update van 31 mei 2021 het volgende voorzien in uw akteberekeningsmodellen:
In elk berekeningsmodel waar een kost voor hypothecaire staten is voorzien, werd een extra lijn toegevoegd voor een automatisch aanvullende staat pre-akte. (FR: Etat complémentaire automatique pré-acte)
Opmerking:
deze kost valt standaard onder de forfaitaire aktekosten.
Indien nodig, kan je het basisbedrag van het forfait aanpassen in de betrokken berekeningsmodellen.
Voor de kost van zo'n automatisch aanvullende staat werd een extra constante toegevoegd: HYP automatisch aanvullende staat (FR: HYP état complémentaire automatique) met een bedrag van 52 eur
Diverse verbeteringen
Aanvraag opgemaakt voor de akte, en pas verzenden na de akte
Indien de aanvraag is opgemaakt vóór de akte, en je probeert die aanvraag pas na het verlijden van de akte te verzenden, dan krijgt je een melding om eerst de eigenaar-types na te zien.
met OK, wordt de aanvraag terug geopend, worden de eigenaar-types nu als "Type eigenaar na de akte" voorgesteld..
Pas zo nodig aan, en klik ten slotte op "Te verzenden" om deze aanvraag opnieuw klaar te zetten voor verzending naar SSH.
Door te sturen gegevens worden opgeschoond
Regelmatig worden namen van personen, benamingen van ondernemingen, of emailadressen uit webpagina's of gescande documenten gekopieerd (ctrl+c) en in ActaLibra geplakt (ctrl+v). Daarbij kunnen ongewenste en dikwijls onzichtbare opmaak-tekens mee gekopieerd geraken, die dan bij het versturen naar SSH aanleiding geven tot fouten of zelfs geweigerde aanvragen.
Om dat te vermijden, worden die gegevens nu voor het verzenden van de aanvragen door ActaLibra nog grondiger opgeschoond.
Verwerking van eRegistration feedback
Sedert de introductie van SSH, was er een ongemak bij het inschrijven van de eRegistration feedback voor de hypothecaire formaliteiten (over- of inschrijving van een akte). Daarbij kon je ten onrechte op de SSH-expeditie-lijn terecht komen, wat in die context niet de bedoeling is.
Dat is nu verholpen.
Status "Feedback?"
Voorheen kon een SSH-aanvraag als status "Feedback?" weergegeven. Dat was onduidelijk. Nu staat er "Document niet beschikbaar", wat betekent dat het PDF-document nog bij Min Fin is blijven 'hangen'.
Bij een volgende SYNC, zal automatisch opnieuw geprobeerd worden de PDF op te halen.
Verplichte gegevens voor eigenaars
In het formulier extra eigenaar moet bij het ingeven van een onderneming (zonder persoonsfiche) te minste de naam, rechtsvorm en zetel worden ingegeven.
Waarbij zetel enkel de gemeente en land is. Straat is geen deel meer van de verplichte informatie.
België wordt standaard als land ingesteld.
Type eigenaars werden gewijzigd
Bij het doorsturen van een SSH-aanvraag naar en kantoor RZ, moet je per eigenaar aangeven welk type eigenaar het is.
Daarbij hanteert men volgende mogelijkheden :
• huidige eigenaar
• toekomstige eigenaarl
• voormalige eigenaar, ook voor aanvullend getuigschrift
• voormalige eigenaar, niet voor aanvullend getuigschrift
Bij de definitie van eigenaars kan je vooraf (nog voor je een SSH-aanvraag opmaakt) al aangeven welk type eigenaar het is.
Het vervelende aan deze 4 types, is dat die kunnen veranderen naargelang je het bekijkt voor of na de akte.
Bv.
Vóór de akte is een koper de toekomstige eigenaar, terwijl die na de akte de huidige eigenaar wordt.
De verkoper is vóór de akte de eigenaar, en wordt na de akte de vorige eigenaar, ook voor aanvullend getuigschrift.
Omwille van deze veranderlijke betekenis/rol, zorgde ActaLibra ervoor dat na het verlijden van de akte deze eigenaar-types automatisch werden aangepast, wanneer nodig.
Maar dat verliep niet altijd zoals gewenst, en zorgde voor verwarring bij heel wat gebruikers.
Daarom introduceren we nu een gewijzigde aanpak :
Om van de veranderlijke betekenis van deze eigenaar-types af te geraken, hanteert ActaLibra vanaf nu volgende eigenaar-types :
• eigenaar voor de akte
• eigenaar na de akte
• eigenaar voor+na de akte
• voormalige eigenaar, ook voor aanvullend getuigschrift
• voormalige eigenaar, niet voor aanvullend getuigschrift
Ongeacht het moment (voor of na de akte) blijft dit eigenaar-type (en hoe we dit begrijpen) ongewijzigd en correct. Een eigenaar voor de akte, blijft ook na het verlijden van de akte de eigenaar voor de akte. Idem voor de eigenaar na de akte.
Bovendien hebben we een extra type toegevoegd voor eigenaars die zowel voor als na de akte eigenaar (of gedeeltelijk eigenaars) zijn en blijven van (ten minste een deel van) de goederen.
En i.p.v. “vorige” eigenaar spreken we nu van “voormalige” (ancien).
Met deze nieuwe, onveranderlijke eigenaar-types hoeft ActaLibra of de gebruiker deze niet meer te veranderen tijdens het verloop van een dossier.
Die nieuwe eigenaar-types vind je hier, en ook op het tabblad eigenaars onderaan de goederen-info op het dossier.
Zodra je dan een SSH-aanvraag opmaakt, zal ActaLibra deze type-aanduiding in de aanvraag omzetten naar de door Fednot en FOD Fin gehanteerde variant, rekening houdend met het feit of de akte al is verleden of niet.
Voor een nieuwe aanvraag vóór de akte geeft dat voor dit zelfde voorbeeld deze types eigenaar.
Het type eigenaar in de te verzenden aanvraag kan je hier zo nodig nog met de hand veranderen.
Deze worden zo doorgestuurd naar het kantoor RZ van FOD Fin.
Is de akte al verleden, dan krijg je voor dit zelfde voorbeeld bij het opmaken van
een nieuwe aanvraag ná de akte andere types eigenaar voorgesteld om door te sturen:
SSH-dashboard
Wanneer je in het SSH-dashboard filtert op dossier, worden nu alle aanvragen van een dossiercluster (hoofd- en subdossiers samen) samen vermeld.
Onder de dossiercode wordt nu ook de dossiersoort(prefix) weergegeven. Dat geeft iets meer context, o.a. wanneer er hoofd en subdossiers samen staan.
Wanneer je in het SSH-dashboard niet op 1 dossier gefilterd hebt (maar bv. op “te betalen”, “te boeken”, …, of bv. op alle “aanvragen van jezelf”), en je wellicht aanvragen van verschillende dossiers door mekaar ziet staan, kan je door te dubbelklikken in de kolom “Dossier” snel naar de filter op dat ene dossier overschakelen. Zo krijg je snel een zicht op alle aanvragen in die dossier-cluster
Onderaan het SSH-dashboard zijn een aantal nieuwe en gewijzigde knoppen voorzien :
Een nog te verzenden SSH-aanvraag aanpassen
Via de knop "Aanvraag wijzigen" kan je een SSH-aanvraag die nog niet verzonden is, nog wijzigen.
Wanneer je zo’n aanvraag selecteert in het SSH-dashboard zie je onderaan de knop “Aanvraag wijzigen”
Via die knop krijg je de eerder opgemaakte aanvraag opnieuw te zien, compleet zoals die was bewaard en klaargezet voor verzending, maar zo nodig automatisch aangevuld met goederen en/of eigenaars die er eerder ontbraken, en met de actuele gegevens die goederen en eigenaars.
De zelfde mogelijkheden om de aanvraag te vervolledigen of aan te vullen, zijn net zoals bij het opmaken van een nieuwe aanvraag, ook hier aanwezig.
SSH-aanvragen die wel al verzonden werden, kan je niet meer wijzigen. Voor zo’n aanvragen krijg je onderaan het SSH-dashboard de knop “details bekijken …” te zien.
Met die knop kan je enkel de gegevens in de aanvraag bekijken zoals die werden verzonden.
Nieuwe SSH-aanvraag
Via de knop “Nieuwe aanvraag” kom je in het venster “Aanvraag hypothecair getuigschrift via SSH”.
Bij het opmaken van een nieuwe SSH-aanvraag voor meerdere hypotheekkantoren tegelijk, werd de keuze normaal/dringend niet correct bij elke aanvraag ingesteld.
Dat probleem werd opgelost.
Bij het toevoegen van een SSH-aanvraag, kan je geen “Sedert”-datum in de toekomst meer ingeven.
Indien toch een datum in de toekomst wordt ingetypt, maar wel binnen het komende jaar, dan vraagt ActaLibra of je misschien die zelfde datum bedoelde in het voorbije jaar.
Wanneer je nu bv. 01/12 intypt, zet ActaLibra er het huidige jaartal bij, wat dan 01/12/2021 oplevert. Bij het bewaren krijg je dan volgende suggestie:
Opm. in een volgende update wordt het mogelijk om een SSH-aanvraag (ongeacht de status ervan) aan een ander dossier te koppelen.
Aanvullende aanvraag
De knop “Auto. aanvullende” heet nu “Aanvullende …”. Hiermee krijg je dan de keuze tussen een Automatisch aanvullend of een Manueel aanvullend getuigschrift.
Vanaf nu is deze knop nog enkel te gebruiken vanop een reeds afgeleverde oorspronkelijke of manueel aanvullende hypotheekstaat.
Automatisch aanvullend getuigschrift
Kies je voor een automatisch aanvullend (Refresh), dan worden geen nieuwe gegevens of geen nieuwe aanvraag naar het kantoor RZ gestuurd, maar wordt enkel een REFRESH gevraagd van de oorspronkelijke aanvraag. Het voordeel is dat dat snel wordt afgeleverd, maar het nadeel is dat het afgeleverde getuigschrift mogelijks veel te veel informatie bevat. Consulteer daarover de SSH-documentatie van Fednot.
Omdat je in sommige gevallen een oorspronkelijke hypotheekstaat had opgevraagd voor het ene dossier, maar je nu een aanvullend getuigschrift wilt vragen voor een ander (sub)dossier binnen de zelfde dossier-cluster (hoofd- plus subdossiers), kan je hier onderaan dat andere dossier kiezen waarin het automatisch aanvullende getuigschrift moet worden gekoppeld aan een taak en expeditie-opvolging.
Opm.
Wanneer de oorspronkelijke aanvraag gebeurde bij een niet-provisie-kantoor, zal ActaLibra een aparte workflow volgen, en je eerst de kost laten betalen, om pas daarna de aanvraag te verzenden. (zie hogerop).
Manueel aanvullend getuigschrift
Kies je voor een manueel aanvullend getuigschrift, dan wordt een nieuwe aanvraag opgemaakt met de actuele gegevens (goederen, eigenaars) van het dossier (of een (sub)dossier) dat je onderaan kunt kiezen uit de zelfde dossiercluster als het oorspronkelijke aanvraag.
Via deze keuze kom je terecht in het venster voor een nieuwe aanvraag, waar je de nodige gegevens kunt aanvullen.
Ook wordt hier de hypo-referentie en de datum-vanaf overgenomen uit het oorspronkelijk getuigschrift.
Ook de kenmerken “Ref. laatste formaliteit” en “Beschrijving uit laatste titel” worden ook automatisch overgenomen uit de oorspronkelijke aanvraag, voor zover de goederen de zelfde zijn in het hierboven gekozen dossier voor deze manueel aanvullende aanvraag.
Kopie van een andere aanvraag
Met de knop “Kopie ...” maakt ActaLibra snel een kopie van een bestaande aanvraag. Ook hier worden de gegevens van goederen en eigenaars geactualiseerd, en aangevuld met de in de originele aanvraag toegevoegde informatie, zoals de hypo-referentie en de datum-vanaf , maar ook de kenmerken “Ref. laatste formaliteit” en “Beschrijving uit laatste titel”.
SSH - Boekhouder
Het instellen en vastpinnen van de SSH-verantwoordelijke boekhouder, is nu eenvoudiger.
De Boekhouder-keuzelijst wordt nu altijd getoond. Dus geen vinkje “Zelfde als beheerder” meer.
Naast de Boekhouder-keuzelijst staat een pin-knopje waarmee je de gekozen boekhouder kunt vast pinnen als voorkeursinstelling voor volgende SSH-aanvragen.
Deze voorkeursinstelling geldt voor het ganse kantoor (niet per gebruiker). Wil je dus voor één bepaalde aanvraag een andere persoon als boekhouder aanduiden,
dan kies je gewoon die persoon, maar zal je dan niet het pinnetje aan klikken.
Opm.
Eigenlijk heeft deze ‘boekhouder’ in de SSH-context weinig betekenis, aangezien de kantoren RZ zelf geen contact meer nemen met uw kantoor wanneer er bv. niet tijdig voldoende is gestort. In zo’n geval zal men de aanvraag gewoon weigeren.
