Aperçu des améliorations dans le module ActaLibra SSH- 21 mai 2021 (21/5/2021)
- Refresh automatique pour les bureaux où vous n'avez pas de provision
- Tâche automatique pour un refresh pré-acte
- Adaptations aux modèles de calcul de FFA pour les demandes refresh pré-acte (31/5/2021)
Aperçu des améliorations dans le module ActaLibra SSH- début mai 2021
- Tableau de bord SSH par groupe de dossiers
- Demande SSH à envoyer peut encore être modifiée
- Les données requises pour les propriétaires
- Types de propriétaires modifiés
- Quelques améliorations pour la préparation d'une nouvelle demande SSH
- Nouvelle approche pour la demande d'un état complémentaire
- Copie d'une autre demande (5/5/2021)
- Indiquer le comptable
Refresh automatique pour les bureaux où vous n'avez pas de provision
A cause d'une méthode de travail de l'administration de Sécurité juridique, qui déviait des autres cas pour le refresh automatique de demandes auprès des bureaux où vous n'avez pas de provision, il n'était pas possible jusqu'à présent, de faire un tel refresh automatique à partir d'ActaLibra. Cette mise à jour offre maintenant cette possibilité.
Puisqu'une demande refresh doit être payée à l'avance, avant l'envoi de la demande, ActaLibra suit un autre flux de travail pour ces demandes. Voici les étapes :
- Via le bouton "Complémentaire..." vous faites une demande refresh (certificat complémentaire automatisé) auprès d'un bureau pour lequel vous n'avez pas de compte courant de provision.
Cette demande a le statut "A payer".
- Via le bouton "Payer demandes" (ActaLibra Compta) cette demande refresh SSH se trouve dans une liste bancaire.
Le statut de cette demande est "Paiement en cours"
- Le paiement est envoyé à la banque et le montant est retiré de votre compte le lendemain.
- La demande est considérée comme payée après avoir pointé le paiement par liste bancaire (éventuellement via CODA) dans votre extrait bancaire.
Le statut de la demande est "A envoyer"
- Ce n'est que maintenant que le gestionnaire de dossier (ou demandeur de l'état hyp) peut envoyer la demande SSH refresh via le bouton "Envoyer"
Le statut de la demande est "Envoyé"
- Le PDF de ce certificat complémentaire automatisé (refresh) peut être téléchargé au plus tard le jour ouvrable suivant (le matin?) via le bouton "Sync SSH".
Le statut de la demande est "A inscrire"
- Après avoir comptabilisé les frais réels, la demande a le statut "Terminé"
ActaLibra reprend automatiquement la référénce hyp. de la demande originale en tant que communication structurée pour le paiement de la demande "refresh".
Tâche automatique pour un refresh pré-acte
Le refresh a été prévu par l'administration pour être couvert en demandant un certificat hypothécaire supplémentaire, juste avant l'acte, qui est traité automatiquement et qui est délivré rapidement. Si la demande est faite avant midi, vous avez la réponse le jour même.
Pour faciliter votre flux de travail, ActaLibra ajoutera automatiquement une tâche supplémentaire dès la réception du certificat original, afin de pouvoir demander ce refresh à tout moment utile. Cette tâche sera positionnée dans votre liste de tâches du dossier sous la tâche SSH originale. Elle est planifiée automatiquement pour être exécutée 5 jours avant la date de l'acte planifiée.
Dès que ce refresh peut être demandé (entre les dates "Au plus tôt le" et "Au plus tard le"), vous cliquez en bas à droite "SSH demandes..."
Dans le tableau de bord SSH, vous cliquez - positionné sur la demande originale - le bouton "Complémentaire..." et vous sélectionnez l'option 1. Certificat complémentaire automatisé.
Les 5 jours ouvrables avant la date de l'acte planifiée, doivent vous permettre de parcourir tout le trajet de la demande (préparer la demande -> préparer les paiements -> envoi du paiement-> montant retiré du compte-> envoi de la demande-> réception du certifcat). Ce n'est que quand le montant a été reçu par MinFin que vous pouvez envoyer la demande refresh. Sinon, la demande sera refusée automatiquement et vous devez recommencer depuis le début.
Si vous ne voulez pas faire de demande de refresh automatique, vous pouvez supprimer la tâche qui a été ajoutée automatiquement après la demande originale.
Avec la mise à jour ActaLibra du 25 mai 2021, dans chaque dossier courant pour lequel l'acte n'est pas encore passé, et pour lequel un certificat hypothécaire original a déjà été reçu via une précédente application SSH, une telle tâche supplémentaire sera automatiquement ajoutée au dossier.
Adaptations aux modèles de calcul de FFA pour les demandes refresh pré-acte
La mise à jour automatique du 31 mai 2021 a installé les améliorations suivantes pour le calcul des frais d'une demande complémentaire automatique pré-acte (refresh) i
- Dans chaque de vos modèles de calcul dans lesquels des frais de demandes hypothécaires figurent, une ligne supplémentaire a été ajoutée.
Etat complémentaire automatique pré-acte (NL: Automatisch aanvullende staat pre-akte).
Remarque: cette ligne fait partie du forfait. Adaptez le forfait de vos modèles de calcul concernés si vous estimez que c'est nécessaire.
- Une constante "HYP état complémentaire automatique" (NL: HYP automatisch aanvullende staat) a été ajoutée aux modèles de calcul de FFA avec un montant de 52 euro.
Amélioriations diverses
Demande préparée avant l'acte, et ne l'envoyer qu'après l'acte
Si la demande a été préparée avant l'acte et que vous essayez d'envoyer cette demande après la passation de l'acte, un message vous demande de vérifier les types de propriétaire.
En cliquant OK, la fenêtre de la demande s'ouvre, les types de propriétaire sont maintenant présentés comme "Type de propriétaire après acte".
Vérifiez et modifiez si nécessaire. Cliquez ensuite sur "Envoyer" pour préparer cette demande pour l'envoi vers la plateforme SSH.
Nettoyage des données encodées
Souvent l'encodage de noms de personnes, d'entreprises, d'adresses e-mail etc. se fait par un copier-coller d'autres sources (une page internet par exemple) vers ActaLibra. Ainsi certains signes ou caractères fautifs (parfois invisibles) étaient encodés involontairement ce qui pouvait provoquer des messages d'erreur lors de l'envoi de la demande ou même des refus de demandes SSH.
Pour éviter tout ça, ActaLibra procède à un nettoyage encore plus approffondi des données avant l'envoi.
Traitement du feedback
Depuis l'introduction du module SSH, il pouvait arriver que - au moment d'inscrire le feedback d'eRegistration (formalités d'inscription ou transcription hypothécaire) - on pouvait se retrouver sur une ligne SSH dans le Livre des Expéditions. Ce problème est résolu.
Statut "Feedback?"
Un des statuts affichés dans le tableau de bord pouvait être "feedback?" ce qui n'était pas très clair. Maintenant ActaLibra affiche "Document non disponible", ce qui veut dire que le document PDF du certificat "traine" encore chez MinFin.
ActaLibra tentera de le télécharger la prochaine fois que l'on clique "Sync SSH".
Tableau de bord SSH par groupe de dossiers
Lorsque vous appliquez le filtre sur dossier dans le tableau de bord SSH, vous voyez maintenant toutes les demandes SSH du dossier, ainsi que celles des sous-dossiers, donc l'ensemble des demandes de ce groupe de dossiers.
En dessous du code, vous voyez le type de dossier (le préfixe) ce qui permet de mieux reconnaître le dossier dans le groupe.
Si vous ne filtrez pas sur 1 dossier mais sur les demandes "à envoyer" ou "à payer" ou "à inscrire", ou votre nom, vous voyez une liste de différents dossiers. Si vous faites un double-clic dans la colonne "Dossier", vous appliquez un filtre qui vous affiche toutes les demandes de ce groupe de dossiers : le dossier principal et ses sous-dossiers.
Demande SSH à envoyer peut encore être modifiée
Un demande SSH qui n'a pas encore été envoyée, peut encore être modifiée.
Dans la liste dans le tableau de bord, vous cliquez le bouton "Encore modifier..."
Ceci ouvre la fenêtre de votre demande comme vous l'aviez sauvegardé et préparé pour envoi. Vous voyez tous les biens et propriétaires, y compris ceux que vous aviez complétés. Vous disposez maintenant dans cette fenêtre des mêmes possibilités pour modifier ou complétér la demande.
Les demandes SSH qui ont déjà été envoyées, ne peuvent plus être modifiées. Pour une telle demande, vous voyer le bouton "Voir les détails..."
Ceci ouvre la fenêre de la demande en lecture seule.
Les données requises pour les propriétaires
Si vous encodez un propriétaire supplémentaire manuellement, vous devez encoder pour une entreprise : le nom, la forme juridique, et le siège. Pour le siège la commune et le pays suffisent. La rue n'est pas une information requise. Par défaut, la Belgique est indiquée pour le siège.
Type de propriétaires modifié
Quand vous envoyez une demande SSH vers les bureaux de sécurité juridique, vous devez indiquer - par propriétaire - de quel type de propriétaire il s'agit.
Voici les différents types utilisés :
• propriétaire actuel
• futur propriétaire
• ancien propriétaire, également pour certificat complémentaire
• ancien propriétaire, pas pour certificat complémentaire
Quand vous encodez déjà vos propriétaires (onglet Propriétaires sous l'onglet Bien du dossier) avant de faire une demande SSH, vous pouvez déjà indiquer de quel type de propriétaire il s'agit.
Mais, l'inconvénient de ces types définis, est que le type peut changer du point de vue avant acte ou après acte.
P.ex.
Avant l'acte, l'acquéreur est un futur propriétaire. Mais après l'acte, il devient un propriétaire actuel
Le vendeur est un propriétaire actuel avant l'acte et devient ancien propriétaire après l'acte, y compris pour le certificat complémentaire.
Suite à l'évolution de ce type/rôle, ActaLibra se chargeait de modifier le type de prorpriétaire automatiquement après la passation de l'acte. Mais cette modification n'était pas toujours comme attendu, ce qui prêtait à confusion chez les utilisateurs.
C'est pourquoi nous introduisions une approche modifiée:
Pour se débarrasser de l'évolution de type de propriétaire avant acte et après acte, ActaLibra utilise à partir de maintenant les types de propriétaire suivants :
• propriétaire avant l'acte
• propriétaire après l'acte
• propriétaire avant+après acte
• propriétaire précédent, également pour le certificat complémentaire
• propriétaire précédent, pas pour le certificat complémentaire
Quel que soit le moment (avant ou après acte) le type de propriétaire reste inchangé et correct. Un propriétaire avant acte, reste propriétaire avant acte après la passation de l'acte. Idem pour le propriétaire après acte.
En plus, nous avons ajouté un type supplémentaire pour les propriétaires qui sont, et restent propriétaires (ou propriétaires partiels) des biens (ou d'une partie des biens), aussi bien avant qu'après l'acte : propriétaire avant+après l'acte
Et, au lieu de "propriétaire précédent", nous utilisons maintenant le terme "ancien propriétaire".
Ainsi ActaLibra, ou l'utilisateur, ne doit plus modifier le type dans le courant du dossier. Vous trouvez ces nouveaux types de propriétaires ici, mais également sous l'onglet Propriétaires sous l'onglet Bien du dossier.
Quand vous préparez une demande SSH, ActaLibra convertit le type de propriétaire vers le type requis par Fednot et SPF Fin en tenant compte du fait que l'acte est passé ou non.
Pour une nouvelle demande avant acte voici les types envoyés vers SPF Fin pour l'exemple ci-dessus. Vous avez la possibilité d'adapter le type de propriétaire via le menu déroulant, si nécessaire.
Voici les types proposés automatiquement pour l'exemple ci-dessus pour une nouvelle demande après acte :
Quelques améliorations pour la préparation d'une nouvelle demande SSH
Via le bouton “Nouvelle demande” dans le tableau de bord, vous ouvrez la fenêtre “Demande de certificat hypothécaire via SSH”.
Nous allons prévoir (dans une prochaine version) la possibilité de lier une demande SSH - avec n'importe quel statut - à un autre dossier.
Pour une nouvelle demande SSH pour laquelle plusieurs bureaux de sécurité juridique sont impliqués, votre sélection 'normal/urgent' n'était pas toujours indiquée correctement.
Ce problème a été résolu.
Pour une demande SSH "Depuis une autre date", il n'est plus possible d'encoder une date dans le futur.
Si vous encodez quand même une date dans le futur, mais dans l'année actuelle, ActaLibra vous demande si vous vouliez encoder cette date, mais de l'année passée.
P.ex. Si vous tapez 01/12, ActaLibra ajoute l'année actuelle ce qui donne 01/12/2021. Quand vous sauvegardez, ActaLibra fait la suggestion suivante :
Nouvelle approche pour la demande d'un état complémentaire
Le bouton “Complém. autom. ” est renommé “Complémentaire …”. Il vous donne maintenant le choix entre une demande complémentaire automatique ou une demande complémentaire manuelle.
A partir de maintenant, ce bouton est d'ailleurs uniquement disponible à partir d'une demande délivrée ou une demande complémentaire manuelle.
Demande complémentaire automatique
Si vous sélectionnez Certificat complémentaire automatisé, ce n'est pas une nouvelle demande qui est envoyée, ni de nouvelles données vers le bureau de sécurité juridique.
Il s'agit alors d'un REFRESH de votre demande originale. L'avantage ici est la rapidité du délivrement. L'inconvénient est que le certifcat délivré contient beaucoup moins d'informations. Consultez la documentation SSH de Fednot à ce sujet.
Dans certains cas, vous avez fait une demande originale dans un dossier, mais vous voulez demander un état complémentaire pour une autre (sous)dossier faisant partie d'un groupe (dossier principal+sous-dossiers).
Vous avez la possibilité dans un tel cas de sélectionner un autre dossier dans lequel l'état complémentaire automatique doit être lié à la tâche et le suivi dans le Livre des Expéditions.
Remarque
La demande complémentaire automatique (refresh) n'est pas disponible pour un bureau où vous n'avez pas de compte de provision.
Comme indiqué, vous devez alors sélectionner l'option de demande complémentaire manuelle.
Demande complémentaire manuelle
Si vous sélectionnez la deuxième option, pour un certificat Complémentaire manuel, une nouvelle demande est créée avec les données actuelles (biens et propriétaires) du dossier indiqué. Vous avez ici la possibilité de sélectionner les données d'un (sous)dossier du même groupe dans lequel vous avez fait la demande originale.
La sélection "Complémentaire manuelle" vous mène vers la fenêtre pour une nouvelle demande, dans laquelle vous pouvez complêter les données requises.
La référence hypothécaire, ainsi que la date à partir de sont reprises de la demande originale.
Sont également repris automatiquement de la demande originale: le contenu des champs “Ref. dern. formalité” et “Divergence au dernier titre", pour autant qu'il s'agisse des mêmes biens dans le dossier sélectionné pour cette demande manuelle complémentaire.
Copie d'une autre demande
Dans le tableau de bord SSH, le bouton “Copie ...” permet de faire une copie d'une demande existante. Les données des biens et des propriétaires sont actualisées et complétées avec les informations encodées dans la demande orginale : par exemple la référence hypothécaire, la date "à partir" de, mais également le contenu des champs “Ref. dern. formalité” et “Divergence au dernier titre"
Indiquer le comptable
Le comptable responsable pour la demande SSH est plus facile à sélectionner et épingler.
Le menu déroulant pour indiquer le comptable est maintenant toujours visible. Il n'y a plus d'option à cocher.
En plus, un bouton à droite du menu déroulant permet d'épingler votre choix de comptable pour vos prochaines demandes.
Attention : ce préréglage est ainsi fait pour toute l'étude ! (Ce n'est pas une préférence par utilisateur.) Si vous voulez sélectionner une autre personne pour une seule demande particulière, n'utilisez pas l'épingle.
Remarque
Le fait d'indiquer 'un comptable' responsable pour la demande SSH n'a pas de grande utilité. Les bureaux de sécurité juridique ne prendront pas contact avec cette personne si par exemple le paiement n'est pas fait, ou si la provision est insuffisante. Dans un tel cas, la demande sera simplement refusée.
