Controles en correcties

Controle beginsaldo bij boeken van rubrieken
Zoeker “Openstaande rubriektransfers”
Corrigeren van foute boekingen

Controle beginsaldo bij boeken van rubrieken

Bij het boeken van uittreksels van rubrieken, wordt gecontroleerd of het beginsaldo van het rubriekbank-uittreksel overeenstemt met het rubrieksaldo voor die klant bij die bank. Is dat niet het geval, dan krijgt u volgende melding:

Antwoord “Nee” om deze bewerking te annuleren. Merk op dat het rubriek-boekstuk wel blijft bestaan. Als u dit uittreksel bij een andere rubriekbank wenst te boeken, kan u dit boekstuk best eerst schrappen. Klik bovenaan in het veld “Stuknummer”, en Schrap (F8) dit boekstuk.

Er zijn vier mogelijke redenen waarom de beginstand van een rubriekuittreksel kan verschillen van het rubrieksaldo van de betreffende cliënt bij die rubriekbank (=rubriekdagboek) :

• U bent een uittreksel vergeten boeken.
• U hebt een verkeerde rubriekbank gekozen voor deze boeking.
• U hebt een verkeerde rubriekbank gekozen voor een voorgaande boeking. Consulteer de cliënthistoriek (“Historiek cliënten” of “Historiek cliënten en rubrieken”, en selecteer enkel rubrieken), en verifieer of alle rubriekboekingen via het juiste rubriekdagboek zijn verlopen.
• U hebt een openingspost voor deze rubriekrekening niet of onjuist ingebracht, of deze openingspost nog niet verwerkt. (zie menu “Openingsposten à Openingsposten cliënten”)

_{naar boven}

Zoeker “Openstaande rubriektransfers”

Deze zoeker, terug te vinden in het menu “Financieel” geeft een overzicht van rubriektransfers die nog niet of slechts gedeeltelijk werden afgepunt in een rubriekuittreksel.

U kunt zoekcriteria aangeven voor cliënt (code of naam), dagboek (bank-dagboek waarop de transfer eerder werd geboekt), boekingsdatum of bedrag.

Tip : U kunt het resultaat van deze zoeker exporteren naar een Excel-bestand om het eventueel van daaruit af te drukken.  Gebruik hiervoor de Excelknop naast de Annuleerknop.  Deze lijst kan als controle-instrument worden gebruikt.

 

Bij het gebruik van de zoeker “Openstaande rubriektransfers” (menu “Financieel”) wordt bij het selecteren van een lijn in de resultaatlijst het overeenstemmende boekstuk geopend.

_{naar boven}

Corrigeren van foute boekingen
 

Geval 1   Is het saldo op de rekening 580100 correct?

1. Staat er een bedrag op de rekening “Geldbewegingen rubrieken” (rekening 580100)?
2. Vergelijk het saldo van de rekening 580100 op de balans met de openstaande rubriektransfers via Openstaande rubriektransfers (menu Financieel).
3. Druk op de Enter-toets of klik “OK” om alle openstaande rubriektransfers te selecteren.
4. In de resultaatlijst maakt u de som van alle bedragen uit de kolom “BedragOpen”, en u vergelijkt dit saldo met het saldo van de rekening 580100 op de balans. Als er een verschil is tussen beide saldi betekent dit dat er op de rekening 580100 is geboekt zonder transfer.
5. Om dit te controleren drukt u de historiek van de rekening 580100 af via Historiek algemene rekeningen (menu Algemene rekeningen). Op de afdruk mag u enkel een bedrag debet of een bedrag credit terugvinden voor de transfers die openstaand zijn. Openstaande transfers waarvoor u zowel een bedrag debet als een bedrag credit terugvindt zijn fout. De boeking die zonder transfer op de rekening 580100 is geboekt (bv. via Diversen of Compensatie) dient u dan te annuleren door de omgekeerde boeking uit te voeren.

_{naar boven}

Geval 2    U vergat de “Openstaande rubriektransfer” af te punten in uw bankuittreksel van de rubriekrekening

Een transfer staat onterecht open als de desbetreffende rubriekboeking reeds werd uitgevoerd zonder transfer of als u het vinkje bij “Transfer van of naar een rubriekrekening” onterecht hebt aangezet.

Transfers bij de openstaande rubriektransfers die onterecht openstaan dienen gecorrigeerd te worden. Onterecht openstaande rubriektransfers kunt u enkel corrigeren via Boekingen rubriekrekeningen (menu Financieel).
Deze transfers dient u als volgt te corrigeren:

1. Controleer voor de cliënt waarvoor er een onterechte transfer is bij welke bank deze gerubriceerd is of was. Gebruik hiervoor Historiek cliënten (menu Cliënten). Onderaan deze historiek ziet u ook de openstaande rubriektransfers voor deze cliënt.
2. Maak een nieuw boekstuk aan in het eerder gebruikte rubriekdagboek via Boekingen rubriekrekeningen (menu Financieel) met de klassieke F7 of + toets. Merk op dat voor cliënten die nog geen rubriekboekingen hebben u eender welk rubriekdagboek mag selecteren om de correctie uit te voeren.
3. Als datum geeft u de datum in van de rubriekboeking die u zonder transfer heeft uitgevoerd (terug te vinden op de historiek van de cliënt) tenzij deze datum in een reeds afgesloten periode valt. In dat geval neemt u als datum beter de eerste dag van de periode die u aan het controleren bent. Merk op: voor cliënten die nog geen rubriekboekingen hebben neemt u de datum van de openstaande rubriektransfer tenzij deze datum in een reeds afgesloten periode valt.
4. Als begin –en eindstand laat u de voorgestelde nul staan. Bewaar de hoofding van het rubriek-boekstuk met de F9 toets.
5. Via optie “3. Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek” punt u de onterecht openstaande rubriektransfer af. U selecteert hiervoor de cliënt en klikt op de knop Volgende zonder eerst een bedrag in te vullen.
6. Selecteer de lijn door te dubbelklikken op het optievakje in de eerste kolom, of door de spatiebalk op uw toetsenbord te gebruiken en klik Voltooi.
7. Via de klassieke F7 of + toets maakt u een 2e lijn aan. U kiest nogmaals voor optie “3. Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek”. Hierbij vult u na de selectie van de cliënt het tegengestelde bedrag in en zet u het vinkje bij “Transfer van of naar een derdenrekening” af.
8. Klik op Voltooi. Nu is dit rubriekboekstuk in evenwicht (Rest = € 0,00) en kunt u dit boekstuk ventileren.
9.  

U zal wellicht op deze fout botsen bij het raadplegen van de historiek van een cliënt, waar u een onterecht openstaande rubriektransfer ziet, of via de zoeker voor “Openstaande rubriektransfers”.

_{naar boven}

Geval 3   U vergat de optie “Transfer van of naar een rubriekrekening” aan te vinken in uw bankuittreksel van de derdenrekening

Als u bij het boeken van het bankuittreksel van de derdenrekening voor een cliëntboeking vergeet aan te geven dat het een transfer van of naar een rubriekrekening betreft (u vergat de optie “Transfer van of naar een rubriekrekening” aan te vinken), en dat boekstuk werd reeds geventileerd, dan dient u volgende werkwijze te volgen:

1. Maak een nieuw boekstuk aan in het juiste rubriekendagboek (menu Financieel à Boekingen rubriekrekeningen).
2. U gebruikt  “1. boeking op cliënt”, vult de naam van de cliënt alsook het bedrag.
3. U zet het vinkje “Transfer van of naar een derdenrekening” AF.

U zal wellicht op deze fout botsen bij het boeken van het rubriekuittreksel, waar u geen af te punten transfer terugvindt.

_{naar boven}

Geval 4   Correctie van boekingen die in een verkeerd rubriekdagboek werden geboekt

Heeft u de opening en de afsluiting van een rubriekuittreksel in 2 verschillende rubriekdagboeken geboekt?
Maak gebruik van de lijst “Overzicht rubrieken per bank”, terug te vinden in het menu “Cliënten” om deze fout op te sporen.

Voorbeeld

In bovenstaand voorbeeld ziet u dat cliënt Bearelle Gerard een creditsaldo heeft van 25.000,00 EUR op de rubriekbank Fortis-ASLK en een debetsaldo heeft van 25.000,00 EUR voor rubriekbank KBC. Dit betekent dat de opening van de rubriekrekening in het dagboek Rubriekbank Fortis-ASLK werd geboekt terwijl de afsluiting van de rubriekrekening in het dagboek Rubriekbank KBC werd geboekt.

Een dergelijke fout dient u als volgt te corrigeren: in het rubriekdagboek Fortis-ASLK dient u een afsluiting van de rubriek te boeken terwijl u in het rubriekdagboek KBC een opening van de rubriek moet boeken. Hierbij gaat u als volgt tewerk:

1. Maak een nieuw boekstuk aan in het rubriekdagboek Fortis-ASLK via Boekingen rubriekrekeningen (menu Financieel) met de klassieke F7 of + toets.
2. Als datum geeft u de datum in van de rubriekboeking die u in dit dagboek heeft uitgevoerd (terug te vinden op de historiek van de cliënt) tenzij deze datum in een reeds afgesloten periode valt. In dat geval neemt u als datum beter de eerste dag van de periode die u aan het controleren bent.
3. Als beginstand geeft u in dit voorbeeld 25.000,00 EUR in.
4. Bewaar de hoofding van het rubriek-boekstuk met de F9 toets.
5. U kiest optie “2. Boeking afsluiting rubriekrekening” en selecteert de cliënt.
6. Bij “Bedrag in EUR” geeft u -25.000,00 in en u zet het vinkje bij “Transfer van of naar een derdenrekening” af.
7. Specifieer in de commentaar dat het een correctieboeking betreft, en klik Voltooi.
8. Ventileer het boekstuk.
9. Maak een nieuw boekstuk aan in het rubriekdagboek KBC via Boekingen rubriekrekeningen (menu Financieel) met de klassieke F7 of + toets.
10. Als datum geeft u de datum in van de rubriekboeking die u in dit dagboek heeft uitgevoerd (terug te vinden op de historiek van de cliënt) tenzij deze datum in een reeds afgesloten periode valt. In dat geval neemt u als datum beter de eerste dag van de periode die u aan het controleren bent.
11. Als eindstand geeft u in dit voorbeeld 25.000,00 EUR in. Bewaar de hoofding van het rubriek-boekstuk met de F9 toets.
12. U kiest optie “1. Boeking opening rubriekrekening” en selecteert de cliënt. Bij “Bedrag in EUR” geeft u 25.000,00 in en u zet het vinkje bij “Transfer van of naar een derdenrekening” af. Specifieer in de commentaar dat het een correctieboeking betreft, en klik Voltooi.
13. Ventileer het boekstuk.

U zal wellicht op deze fout botsen bij het raadplegen van de lijst “Overzicht rubrieken per bank”  waarop u geen cliënten met een debetsaldo mag terugvinden.

_{naar boven}