Het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel voorziet de rekening 580100 (Geldbewegingen rubrieken), waarop geldbewegingen van en naar rubriekrekeningen moeten worden geboekt.
ActaLibra zorgt ervoor dat gelden die van een derdenrekening naar een rubriekrekening worden overgeboekt (en omgekeerd), automatisch via deze rekening 580100 worden geboekt. We spreken van rubriektransfers.
Dit mechanisme werkt op basis van een afpuntingssysteem, waarbij u altijd eerst de boeking op de derdenrekening (via bankuittreksel van een derdenrekening) dient te maken, en pas in tweede instantie het rubriekuittreksel boekt.
Boeken van het uittreksel van een derdenrekening
Boeken van het uittreksel van een rubriekrekening
Boeken rubriekopening via afpunting transfer
Boeking afsluiten rubriekrekening
Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek
Boeken van het uittreksel van een derdenrekening
Bij het boeken van het bankuittreksel van een derdenrekening, kan je bij het boeken op cliënt aangeven dat het een transfer van of naar een rubriekrekening betreft.
- Klik op
om een financieel uittreksel te maken.
- Met de optie “Transfer van of naar een rubriekrekening” geef je aan dat het te boeken bedrag naar een rubriekrekening wordt overgeschreven (i.g.v. een negatief bedrag) of van een rubriekrekening naar de derdenrekening wordt overgeschreven (i.g.v. een positief bedrag). Standaard staat deze optie niet aangevinkt (om als ‘gewone’ cliëntboeking door te gaan). Merk op dat u in dit geval geen dossier kan specifiëren.
- Klik op Voltooi.
Deze boeking wordt als T-lijn (het lijntype waarmee rubriektransfers worden aangeduid) in het uittreksel geplaatst.
In de toelichting (onderaan dit venster) lees je dat het een transfer naar een rubriekrekening betreft (aangezien het bedrag hier, in het uittreksel van de derdenrekening, negatief is), en dat er nog geen overeenkomstige rubriekboeking voor bestaat.
Merk op : Een T-lijn wordt bij ventilatie niet op de rekening van de cliënt geboekt, maar op de algemene rekening 580100 (Geldbewegingen Rubrieken) geboekt (ingesteld via softwareparameter “rek_geldbewegingen_rubrieken”). Het geld verdwijnt niet van de cliëntrekening.
Zolang deze transfer niet is afgepunt in een rubriekuittreksel (zie Boeken van het uittreksel van een rubriekrekening), blijven het saldo van de cliënt én het saldo van de rubriek ongewijzigd. Enkel de rekening 580100 zal deze lopende transfer aangeven.
Ook bij inboeken van een betaling (in deze context, een overschrijving naar een rubriek) via een banklijst worden de betalingen naar een rubriekrekening nu als transferlijnen opgenomen.
Bij het afpunten van zo’n banklijst in een bankuittreksel wordt deze transferinformatie overgenomen, en verder analoog verwerkt.
Boeken van het uittreksel van een rubriekrekening
- Voor het boeken van rubriekuittreksels, gebruikt u menu Financieel -->Boekingen rubriekrekeningen (of klik op
). - Net zoals in andere boekingsvensters dient u eerst het gewenste dagboek te selecteren.
- Selecteer de lijn met het gewenste dagboek (bvb RKBC) en klik onderaan op de knop Boekingen (of dubbelklik op de lijn). Als u eerder al rubriekuittreksels had geboekt in dit dagboek, krijgt u het laatste te zien. Zijn er nog geen geboekte rubriekuittreksels, dan krijgt u een leeg venster te zien.Het boekingsvenster is opgedeeld in 2 delen, n.l. de hoofding en de detaillijnen van het rubriekboekstuk:
Rubriekboekstuk – hoofding
- Bovenaan dit venster bevindt zich de hoofding van het rubriekboekstuk. Zorg ervoor dat de focus (de tekstcursor) in één van de vijf velden staat om een nieuw rubriekboekstuk toe te voegen, of om te navigeren of te zoeken naar een ander rubriekboekstuk.
- Gebruik de klassieke F7 of + toets om een nieuw rubriekboekstuk toe te voegen. Het eerstvolgende stuknummer (Stuknr) wordt automatisch toegekend. Het stuknummer is een oplopend nummer dat niet overeenstemt met het stuknummer op uw rubriekuittreksel.
- Als datum neemt u de datum die u terugvindt op het rubriekuittreksel. De begin –en eindstand neemt u over zoals deze op uw rubriekuittreksel staan vermeld.
- Bewaar de hoofding van het rubriekboekstuk met de F9 toets en u komt op de detaillijnen terecht.
Rubriekboekstuk – detaillijnen
- Na het bewaren van de hoofding van een nieuw rubriekboekstuk, komt de focus automatisch op de detaillijnen terecht, en wordt het dialoogvenster “Creatie detail financieel uittreksel” geopend. In dit venster dient u eerst aan te geven welk type rubriekboeking u wenst toe te voegen aan het rubriekboekstuk.
- Het gewenste type kiezen kan het snelst door het nummer dat is onderstreept in te tikken, gevolgd door de Enter-toets. Uiteraard kunt u ook met de muis de gewenste optie aanklikken. Naargelang de keuze die u maakt, krijgt u één van de volgende dialoogvensters.
- Boeking opening rubriekrekening
Via dit dialoogvenster kan u de opening van een rubriekrekening boeken voor een cliënt.
- Een bestaande cliënt kiezen: Code: Als je de code (of nummer) van de cliënt kent, volstaat het de code in te geven, ofwel kan worden gekozen uit een overzicht. Nadat u de code hebt ingegeven, verschijnt de naam van de cliënt.
- Naam: U hebt ook de mogelijkheid om niet de code van de cliënt in te geven maar de naam. Als je in het veld “Naam” een deel van de familienaam ingeeft en daarna “tab” drukt, dan wordt de code en de naam van de cliënt volledig opgehaald. Als er meerdere cliënten met dezelfde naam beginnen, dan krijgt u een lijst waaruit u de juiste cliënt kan selecteren. Telkens kunt u ook op “…” klikken en de zoeker gebruiken om de gewenste cliënt te selecteren. We vullen enkel het veld code of het veld naam in, wanneer we rechtstreeks geld op de rubriek boeken (dus geen transfer van de studierekening naar de rubriekrekening)
- Een nieuwe cliënt toevoegen: wanneer de cliënt nog niet bestaat kunt u deze aanmaken via
. U krijgt dan eerst een overzicht van persoonsfiches die nog niet als cliënt werden geactiveerd. - Als de cliënt al een persoonsfiche heeft, volstaat het deze in de resultaatlijst te selecteren. Is er voor de cliënt nog geen persoonsfiche, dan annuleert u de zoeker (Escape-toets), en krijgt u de mogelijkheid een nieuwe persoonsfiche toe te voegen, die vervolgens automatisch als cliënt wordt geactiveerd.
- De historiek van de cliënt raadplegen: Na de selectie van de cliënt krijgt u het rubrieksaldo van de cliënt te zien. Als u de volledige historiek van de cliëntboekingen voor de geselecteerde cliënt wilt raadplegen, klik dan op
.
Boeken rubriekopening via afpunting transfer.
Bij het boeken van de opening van een rubriek, vul je nooit het veld code of het veld naam in, maar druk je tweemaal op de knop “Volgende”. Op die manier punt je de rubriektransfer af. Standaard staat de optie “Transfer van of naar een studierekening” wel aangevinkt (Het leeuwendeel van de boekingen op een rubriek zijn immers transfers).U krijgt volgend overzicht gepresenteerd van openstaande rubriektransfers:
Selecteer vervolgens de af te punten lijn door te dubbelklikken op het optievakje in de eerste kolom, of door de spatiebalk op uw toetsenbord te gebruiken, en klik Voltooi om de aangestipte transfer(s) af te punten. Afgepunte transfers worden, net zoals in het bankuittreksel van de studierekening, als T-Lijn in het rubriekuittreksel geplaatst.
In de toelichting onderaan, wordt naar het financieel boekstuk waarin de transfer werd geboekt verwezen. Bij ventilatie van een T-lijn in een rubriekboeking wordt (net zoals bij een K-lijn) het rubrieksaldo van de cliënt bijgewerkt.
Aangezien de ventilatie van het derdenrekeninguittreksel waarop de transfer eerst werd geboekt (zie 6.1 Boeken van het uittreksel van een derdenrekening), geen beweging op de cliëntrekening boekt, maar wel een beweging op de rekening 580100 (Geldbewegingen Rubrieken), is het enige wat nog ontbreekt het bijwerken van het cliëntsaldo en het tegenboeken van de rekening 580100.
Deze ontbrekende boeking wordt bij ventilatie van het rubriekuittreksel (waarop T-lijnen voorkomen) automatisch gemaakt via een diverse boeking in het dagboek “DIV-RUB” (Transfers rubrieken) (ingesteld via softwareparameter “dagboek_rubriektransfer”).
De definitieve transfer wordt dus via deze automatisch geboekte diverse boeking gerealiseerd.
Op de cliënthistoriek (
) zal de beweging op de cliëntrekening dus verwijzen naar dit “DIV-RUB” boekstuk, met een vermelding van het oorspronkelijk studierekeningboekstuk.
De beweging op de rubriekrekening van de cliënt verwijst (nog steeds) naar de rubriekboeking.
Boeking afsluiten rubriekrekening
Het boeken van de afsluiting van een rubriekrekening gebeurt op identieke wijze als het boeken van de opening van een rubriekrekening (zie Boeking opening rubriekrekening).
Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek
Het bijplaatsen of vrijmaken van gelden voor een rubriekrekening gebeurt op identieke wijze als het boeken van de opening van een rubriekrekening (zie Boeking opening rubriekrekening). Bij deze optie staat het vinkje standaard AF.
Merk op: Bij het boeken van rubriekboekingen waar er geen sprake is van een “Transfer van of naar een derdenrekening” dient u het vinkje altijd af te zetten (bv. Boeken van rubriekintresten, rechtstreekse betaling van schuldeisers met gelden van een rubriekrekening, het openen van een rubriekrekening zonder de gelden eerst op een derdenrekening te plaatsen).
In dat geval dient u ook de velden “Bedrag in EUR” en “Commentaar” in te vullen alvorens Voltooi te klikken.
