ActaLibra update 18 mei 2018 - build 126

Ingediend door FilipVW op di, 29/05/2018 - 09:47

Aanpassingen voor eRegistration 2.0

Op 18 mei schakelt Fednot over naar versie 2.0 van eRegistration. Voor eventuele functionele veranderingen van de applicatie op e-Notariaat, verwijzen we u naar het e-Notariaat of naar Fednot ICT.

Met deze omschakeling worden ook een aantal wijzigingen doorgevoerd met betrekking tot de beschikbare aktetypes. Een aantal worden afgeschaft, en enkele worden vervangen door een nieuw aktetype.
Voor een volledig overzicht, verwijzen we ook naar de documentatie van Fednot.

Afgeschafte aktetypes kunnen vanaf 18/05/2018 niet meer geüpload worden naar de online DossierManager (DM). Probeer je alsnog zo'n geval online te zetten (via de knop Sync akte), dan krijg je in ActaLibra een foutmelding.
In dit voorbeeld probeerden we een akte met aktetype "Huur < 9 jaar [immo]" - welke werd afgeschaft - te uploaden naar DM.

Zoals de melding aangeeft, moet je eerst een ander aktetype instellen.
Kies een aktetype via de keuzelijst [1], in dit voorbeeld kiezen we het nieuwe aktetype "Huur < 9 jaar" [2], en bewaar [3].

Bevestig met Ja.

Vervolledig zo nodig de te bewaren en te verzenden gegevens van de partijen, goederen en bedragen, en klik opnieuw op Sync Akte om te uploaden.

Extra beveiliging in ActaLibra

In de ActaLibra databanken (op uw server) werden nieuwe voorzieningen aangebracht om de bewaarde gegevens strenger te beveiligingen. Dat is nodig om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen die op 25 mei 2018 van kracht worden onder de GDPR regelgeving. Lees ook dit artikel over onze aanpak ivm GDPR.

Vanaf deze editie (build 126) van ActaLibra wordt elke toegang tot de ActaLibra databanken beperkt tot de in ActaLibra geregistreerde gebruikers. Andere (vreemde) accounts wordt elke toegang ontzegd.

Ook wordt het vanaf nu voor alle gebruikers verplicht om een persoonlijk wachtwoord te hanteren voor je ActaLibra account. Volgens het onder GDPR verplicht te hanteren model "security by design", mag ActaLibra het werken zonder wachtwoord niet toelaten.
Werk je zonder wachtwoord, dan krijg je bij het starten van ActaLibra volgende melding.

Via OK kan je dan voor jezelf gemakkelijk een persoonlijk Actalibra wachtwoord instellen.

Typ 2x je nieuw persoonlijk wachtwoord in de vakken Nieuw wachtwoord en Nieuw wachtwoord herhaald, en klik Bewaren.

ActaLibra start op MAAR u kan best alle ActaLibra-modules herstarten en aanmelden met uw nieuw wachtwoord.

Gebruik vanaf nu dit wachtwoord wanneer je aanmeldt in ActaLibra :

Wachtwoord vergeten ?

Ben je je wachtwoord vergeten, dan kan een ActaLibra systeembeheerder [meestal ook de notaris] dat voor je resetten (via Gebruikersbeheer).
Daarna kan je dan zelf opnieuw aanmelden en voor jezelf een nieuw persoonlijk wachtwoord instellen.
Al dergelijke operaties worden door ActaLibra nauwkeurig gelogd, wat ermee voor zorgt dat je als gebruiker goed beschermd bent.

Wachtwoorden zijn geheim

Een wachtwoord moet persoonlijk en geheim zijn. Door het gebruik van een persoonlijk wachtwoord zorg je ervoor dat anderen niet onder jouw gebruikersnaam kunnen aanmelden in ActaLibra en dan alsof jij het was allerhande bewerkingen, opzoekingen, etc... uitvoeren. Met de introductie van GDPR kan je bijvoorbeeld persoonlijk verantwoordelijk gesteld worden voor niet toegelaten gebruik van persoonsgegevens van cliënten.

Wachtwoorden zijn persoonlijk

Ook de systeembeheerder of de notaris moet (en mag) je wachtwoord niet kennen. Anders kan die met jouw accountnaam en wachtwoord aanmelden. Is het nodig dat iemand anders toegang moet krijgen tot jouw ActaLibra account, dan zal een systeembeheerder eerst een wachtwoord reset moeten doen. En dat wordt uiteraard ook gelogd (wie, wanneer, welke account heeft gereset). Wanneer jij dan opnieuw aanmeldt, zal je merken dat je persoonlijke wachtwoord niet meer werkt. Je moet dan eerst een nieuw persoonlijk wachtwoord instellen.

Diverse aanpassingen in ActaLibra

Aanpassingen in de persoonsfiches

Van de Brusselse en Waalse kantoren Registratie Diversen (RDI fiches) werden adres, e-mailadres, telefoonnummers correct ingesteld.
Adres van de kantoren rechtszekerheid Hasselt 1 en 2 werd aangepast.
De fiches van notarissen en associaties werden bijgewerkt met de laatste wijzigingen die we op 14/05/2018 ontvingen van Fednot.

ActaMaps update - Aanklikbare links naar webportaal Onroerend Erfgoed

Recent werd de mogelijkheid toegevoegd om vanuit de ActaMaps PDF rapporten direct naar het betreffende perceel in het GEO-portaal Erfgoed Vlaanderen door te klikken in je browser.
Lees meer in dit artikel...

Link naar Google maps

De API voor Google Maps werd gewijzigd.
Het doorklikken naar Google maps voor een adres in een persoonsfiche of een goederenfiche zal nu beter werken; ook voor adressen met accenten in de straat- of gemeentenaam.

Link naar website Geopunt.be

De URL-parameters voor de basiskaartselectie op Geopunt is gewijzigd.
Het doorklikken naar Geopunt.be voor een perceel (op basis van CapaKey of adres) toont nu terug de GRB basiskaart als achtergrond.

Verbeteringen CODA verwerking [ActaLibra boekhouding]

De CODA verwerkingsmodule in ActaLibra vangt nog meer anomalieën op in coda-bestanden van bepaalde banken.

Bij het automatisch inboeken van een domiciliëring wordt de omschrijving van de vorige boeking niet meer overgenomen, omdat er in de CODA-commentaar meestal een referentie naar de betaling wordt meegestuurd die je telkens in de omschrijving wilt vermelden.

jBox - Vlabel Aanslagbiljetten vlot verwerken in ActaLibra

In een recent gepubliceerd artikel beschrijven we een mogelijke werkwijze om Vlabel aanslagbiljetten die worden afgeleverd in jBox, snel in ActaLibra te verwerken.
lees meer ...

Extra formulier : Opzoeking registratie voor nalatenschap

In een recente update (25/04/2018) werd een nieuw formulier en taakmodel Opzoeking registratie voor nalatenschap toegevoegd. (ook Franstalig model Recherche enregistrement pour succession.docx beschikbaar).
Voor dit formulier is in de takenlijst SUCCESSIE AANGIFTE een extra taak voorzien, net onder de taak "Opzoeking CER".

Extra formulier : Stedenbouwkundige inlichtingen Brussel

In een recente update (04/05/2018) werd een nieuw vernieuwd formulier Stedenbouwkundige inlichtingen Brussel voorzien. (ook Franstalig model RU - formulaire de demande.docx beschikbaar).
Voor dit model was al een taak in de takenlijst VERKOOP IN BRUSSEL. Heb je zo geen takenlijst, dan wordt hiervoor een modeltaak voorzien in takenlijst _SDP_Taken.

Het aangepaste briefmodel is onmiddellijk klaar voor gebruik met Merge.

Extra model (Wallonië) : Lettre Demande renseignements urbanistiques

In een recente update (08/05/2018) werd een vernieuwd formulier Demande renseignements urbanistiques voorzien :
lees meer ...

Aanvullingen en correcties na 18 mei 2018

Aanvullingen op 25 mei 2018

Bij elke rijksregisteropzoeking het dossier bijhouden

Met de introductie van GDPR heeft elke EU-burger het recht te informeren naar het doel waartoe u zijn gegevens (bv. in het rijksregister) hebt geconsulteerd. Om die reden wordt het ActaLibra dossier nu ook bij elke rijksregisteropzoeking bijgehouden.

Net zoals dat al het geval was voor KBO opzoekingen, moet je nu ook bij elke opzoeking in het rijksregister het ActaLibra dossier aanduiden in het kader waarvan u de opzoeking doet. Standaard wordt het laatst geopende dossier voorgesteld, maar met behulp van de knoppen eerder/recenter gebruikt dossier (groene pijltjes) kan je ook snel navigeren (naar eerder of recenter geopend dossiers), en met de ... knop kan je een dossier zoeken.

Is er nog geen dossier gekend, maar wil je toch al een rijksregisteropzoeking doen, klik dan op de X-knop. Dan wordt bij die opzoeking en eventueel verdere opzoekingen van bv. gelinkte familieleden, geen dossier bijgehouden.

Het wordt dan wel lastig(er) om later te kunnen verantwoorden / toelichten waarom u die gegevens hebt opgezocht, zeker wanneer er dan toch geen dossier meer werd geopend of opgestart.
Het is dus best om pas na het opmaken van het dossier de nodige rijksregisteropzoekingen te doen.

Zoeker Overzicht rijksregisteropzoekingen

In de module Studie bevat de zoeker "Overzicht rijksregisteropzoekingen" (onder het menu Zoekers -> extra zoekers Personen) een extra kolom Dossier. En je kan er ook zoeken op een specifiek dossier.

Aanvullingen op 29 mei 2018

Zoekers ActaMaps

In de module Studie, via het menu Zoekers -> Extra zoekers Dossiers, vind je twee nieuwe zoekers voor ActaMaps opzoekingen. [enkel voor gebruikers die als systeembeheerder zijn aangeduid]

1. ActaMaps aanvragen
Deze zoeker geeft een algemeen overzicht van alle aanvragen die werden verstuurd naar de ActaMaps webservice; voor welk dossier, goed/perceel, door wie en wanneer.

2. ActaMaps - aantal opzoekingen per dossier (per jaar / maand)
Via deze zoeker krijg je per jaar+maand, het aantal opzoekingen per dossier.
Je kan dit maandoverzicht (na het einde van elke maand) gebruiken om het (in die maand) aantal vezonden ActaMaps opzoekingen in het aktekostenblad van elk dossier te kunnen vermelden, om zo de extra opzoekingskost door te rekenen.