Le virement d’une provision à une administration externe
La communication structurée
Aperçu des soldes financiers
Configuration d’un compte pour utiliser les listes bancaires
Eviter le regroupement de paiements
Historique fournisseurs avec information de pointage
Historique de clients avec listes bancaires non-traitées
Recherche dans lignes de détail d’une liste bancaire
Le virement d’une provision à une administration externe
Pour toute la procédure des journaux des administrations externes, veuillez consulter la documentation à propos des administrations externes.
Les journaux pour les administrations externes permettent de faire un suivi détaillé des frais auprès d’une administration externe, une bureau d’enregistrement ou des hypothèques par exemple.
Dans ce contexte, nous voulons parler ici des paiements à ces administrations externes sous forme de liste bancaire:
Pour les administrations externes pour lesquelles vous faites un suivi des frais détaillé, les provisions versées sont comptabilisées via le journal spécifique pour cette administration externe. Ces virements ne sont pas ajoutés manuellement à une liste bancaire. Lors de la comptabilisation d’un virement de provision, vous pouvez opter de faire le virement via une liste bancaire. L’ordre de paiement est alors automatiquement ajouté à la liste bancaire à partir de là. Il peut s‘agir d’une nouvelle liste bancaire ou bien d’une liste qui doit encore être transférée.
La communication structurée
Lors de la comptabilisation de factures d’achat, vous pouvez taper une communication structurée dans le champ pour la référence. Si vous commencez et finissez par “+++”, cette référence sera traitée comme une communication structurée.
Aperçu des soldes financiers
Cette liste sous le menu “Bilans”, donne un aperçu de l’état de tous les comptes bancaires avec mention des chèques ouverts et des listes bancaires à traiter par banque. Elle vous donne une vue sur les liquidités de l’étude disponibles immédiatement puisque elle tient compte des chèques ouverts et des listes bancaires encore à traiter.
Configuration d’un compte pour utiliser les listes bancaires
Les listes bancaires sont liées à un journal financier. Pour chaque compte bancaire pour lequel vous voulez utiliser des listes bancaires, il faut indiquer une seule fois un N° de Code et un numéro de compte..
Procédure:
- Ouvrez la fenêtre des Listes bancaires sous Menu-->Financier.
- Comme dans toute autre fenêtre de comptabilisation, vous commencez par sélectionner le journal. Si le n° de compte d’un journal financier n’est pas encodé, ce champ est vide.
- Sélectionnez la ligne du journal souhaité et cliquez le bouton Listes bancaires (pu double-cliquez la ligne. Le logiciel vous pose la question suivante:
- Répondez “Oui” pour encoder le numéro de compte. La fenêtre des “Journaux” s’ouvre sous l’onglet Financier. (voir aussi Menu-->Données de base à Compta, fenêtre Journaux, onglet Financier).
- Remplissez le champ “N°de compte” (ex. BE90 7380 3761 7632).
- Dans le champ “N°Code” vous encodez un numéro d’identification pour la banque. Ce numéro comprend toujours 3 chiffres. Ces trois chiffres peuvent être les trois premiers chiffres du numéro de compte (ex. 400). Consultez votre filiale bancaire locale pour connaître ce numéro d’identification.
- Enregistrez avec F9.
- Répétez la procédure pour chaque journal financier pour lequel vous voulez utiliser des listes bancaires.
Eviter le regroupement de paiements
Dans le chapitre 6 Imprimer une liste de contrôle nous avions déjà indiqué qu’un ordre de paiement avec un montant négatif est considéré comme “Erreur”.
Pour éviter l’erreur, nous avons prévu l’option “Regrouper les paiements pour un même bénéficiaire?”.
Cette option est à utiliser si vous voulez soustraire (et donc regrouper) une note de crédit pointée (montant positif) ou un acompte pour un fournisseur, d’un montant d’un autre paiement, à ce même fournisseur dans la même liste bancaire.
Vous devez activer cette option lors de la création de la liste bancaire sur papier ou lors de la création du fichier électronique.
Cette procédure compliquée peut être évitée en pointant la note de crédit avec la facture.
Par ce pointage, la facture reste ouverte pour le montant restant à payer. Le pointage se fait via une écriture de compensation (menu Financier), voir Écritures de compensation.
Historique fournisseurs avec information de pointage
Cette liste, que vous trouvez sous Menu-->Fournisseurs, donne un aperçu chronologique de toutes les écritures pour un fournisseur.
Via l’option “avec information de pointage” vous voyez sous chaque facture pointée (complètement ou partiellement) dans quelle liste bancaire cela a été fait. Même si cette liste bancaire n’a pas encore été pointée dans un extrait bancaire. La phase de la liste bancaire est affichée en dessous de l’information de pointage entre [ ].
Historique de clients avec listes bancaires non-traitées
Cette liste que vous retrouvez sous Menu-->Clients, donne un aperçu chronologique des toutes les écritures pour un client.
Les ordres de paiements à un client (ou à tiers pour un client) se trouvant encore dans des listes bancaires à traiter, peuvent être repris dans ce rapport d’historique.
L’option d’affichage est activée par défaut lorsque vous demandez l’historique d’un seul client en particulier. Elle est décochée par défaut quand vous demandez l’historique de tous les clients.Ces montants ne sont pas repris dans les totaux généraux de client
Recherche dans lignes de détail d’une liste bancaire
Il est possible de faire un recherche dans tous les ordres de paiements de toutes les listes bancaires pour un compte bancaire (journal) sélectionné.
- Placez le curseur sur une ligne de détail d’une liste bancaire (l’ordre de paiement individuel)
- Démarrez une recherche avec Ctrl+F.
- Parcourez la liste des résultats trouvés avec les flèches bleues ou Shift+F3/Shift+F4.
Remarque : la recherche ne se fait pas dans tous les journaux mais dans un journal particulier.
