Cette recherche est à utiliser pour tous les frais comptabilisés en détail. (= au minimum REG/HYP/MB/TRIBUNAL/DIVACQ)
- Utilisez Recherches à Recherches de Feuilles de frais d’acte à Frais réels manquants pour vérifier s’il existe des droits d’enregistrement (ou hypothèques,…) mis en compte qui n’ont pas été traités dans le journal d’administration externe. Sous l’onglet “Sélection” de la fenêtre de recherche, sélectionnez les critères suivants pour votre recherche :
- Champ :“Journal externe”, Comparaison : “Commence par” , Comparer avec : tapez le code du journal externe.
Si vous comptabilisez un montant (dans la colonne Provision de la FFA) avant que vous savez le montant effectif, ce montant sera crédité sur le compte 458*. Si le montant effectif manque encore sur la FFA (on a pas encore reçu la pièce) nous l’indiquons par “(?)”.
La recherche “Frais réels manquants 2012” vous donne tous les blocs pour lesquels il y a encore des montants effectifs à encoder. Il est possible que les pièces ne sont pas encore envoyées/reçues et que “(?)” le point d’interrogation est juste. Dans ce cas il n’y a rien à corriger.
Recherchez journal par journal ext. :
Les montants sont affichés sur la liste des résultats comme sur la FFA :
La colonne “Effective” vous donnera les montants manquants par un “0”.
Dans la colonne ‘Comptabilisé’ vous verrez (par sous-total) le montant de la provision déjà comptabilisé, mais pour lequel il n’y a pas encore le montant réel (et donc pas d’écriture sur le compte 416xxx).
Le total des montants ‘comptabilisés’ doivent correspondre avec le solde du compte correspondant (458xxx)
Pour faire la comparaison, utilisez la balance des comptes généraux. La date finale de cette balance doit être la date d’exécution. C’est n’est pas la dernière date du trimestre à clôturer.
Vers Excel :
Exportez votre liste de résultat vers un tableur Excel. Dans Excel, calculez le total de la colonne “Encore à verser” à l’aide la fonction ∑. Comparer ce solde à la situation actuelle du compte 458XXX. Si le solde ne correspond pas avec le solde sur le compte 458XXX et vous utilisez ActaLibra avant 01/01/2012. Vous devez controler les 'Anciennes listes' pour des frais réels manquants (pré2012).
Provisionné à tort?
Si le gestionnaire du dossier a provisionné un montant à tort, ce montant doit être corrigé sur la feuille de frais d’acte :
-
Sélectionnez la feuille de frais d’acte et cliquez sur la ligne qui été facturée à tort.
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Cliquez sur le bouton ‘frais réels’, et encodez 0,00 EUR comme montant à payer. Si le coût ne fait pas partie du forfait (lignes (f)), et vous ne voulez rien changer au montant total de la feuille de frais d’acte, sélectionnez ‘pour compte propre’.
Remarque :
Si vous utilisez le module “Paiements aux administrations externes” pour d’autres comptes courants, contrôlez-les (comptes 458) également avec la même fonction de recherche. (REG,HYP,MB,TRIB,DIVACQ).
