Frais réels manquants
Utilisez Recherches -> Recherches de Feuilles de frais d’acte -> Frais réels manquants et Frais réels manquants HYP
- La recherche Frais réels manquants est utilisé pour tous les administrations externes (RAA, MB, TRIBUNAL,... et DIVACQ) sauf les hypothèques.
La recherche Frais réels manquants HYP doit être utlisé pour vérifier les provisions ouverts des hypothèques
Pour vérifier s’il existe des droits d’enregistrement (ou hypothèques,…) mis en compte qui n’ont pas été traités dans le journal d’administration externe. Sous l’onglet “Sélection” de la fenêtre de recherche, sélectionnez les critères suivants pour votre recherche :
“Journal externe” : tapez le code du journal externe.
- Le suivi des frais réels implique que pour chaque coût préalablement facturé (c’est-à-dire : un montant est indiqué en Provisions), il doit être précisé à combien s’élève le coût réel (dans la colonne Effectif). Si le coût réel est manquant, cela sera clairement indiqué dans la feuille des frais par un « (?) ».
- L’outil de recherche « Frais réels manquants » vous montre directement tous les blocs où le coût réel doit encore être enregistré. Il est évidemment possible que les pièces n’aient pas encore été envoyées/reçues et que vous ne connaissiez pas encore le coût réel. Dans ces cas-là, le « (?) » est correct, et il n’est pas nécessaire d’apporter des corrections.
- Il est préférable de travailler par livret. Pour cela, utilisez une sélection par Livret dans cet outil de recherche.
- Dans les résultats de recherche, les montants sont affichés de la même manière que dans les feuilles de frais d'acte :
- La colonne « frais réel » indique désormais également les montants manquants à l'aide d’un « 0 ». Dans la colonne « Enregistré », nous indiquons (uniquement par sous-total) le montant de provision déjà enregistré (sur le compte 458xxx), mais pour lequel aucun montant réel (et donc aucun transfert vers le compte 416xxx) n’a encore été versé/enregistré.
- Si vous additionnez ces montants (par exemple après exportation dans Excel), ils devraient correspondre au solde du compte 458xxx correspondant. Pour cela, vous utilisez le bilan des comptes généraux. La date de fin du bilan est toujours la date d’exécution et non pas la dernière date du trimestre à clôturer !
Vers Excel :
Exportez votre liste de résultat vers un tableur Excel. Dans Excel, calculez le total de la colonne “Encore à verser” à l’aide la fonction ∑. Comparer ce solde à la situation actuelle du compte 458XXX. Si le solde ne correspond pas avec le solde sur le compte 458XXX et vous utilisez ActaLibra avant 01/01/2012. Vous devez controler les 'Anciennes listes' pour des frais réels manquants (pré2012).
Provisionné à tort?
Si le gestionnaire du dossier a provisionné un montant à tort, ce montant doit être corrigé sur la feuille de frais d’acte :
- Sélectionnez la feuille de frais d’acte et cliquez sur la ligne qui été facturée à tort.
- Cliquez sur le bouton ‘frais réels’, et encodez 0,00 EUR comme montant à payer. Si le coût ne fait pas partie du forfait (lignes (f)), et vous ne voulez rien changer au montant total de la feuille de frais d’acte, sélectionnez ‘pour compte propre’.
Remarque :
Si vous utilisez le module “Paiements aux administrations externes” pour d’autres comptes courants, contrôlez-les (comptes 458) également avec la même fonction de recherche. (REG,HYP,MB,TRIB,DIVACQ).
